ГЛАВА ГОРОДА ВОЛГОДОНСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 23 мая 2003 г. N 937
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ Г. ВОЛГОДОНСКА
(в ред. постановления Главы г. Волгодонска
от 25.07.2003 N 1451)
В целях совершенствования документационного обеспечения
управления и повышения его эффективности путем унификации состава
и форм управленческих документов, технологий работы с ними
постановляю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации г.
Волгодонска (приложение).
2. Структурным подразделениям администрации г. Волгодонска
руководствоваться в работе с документами Инструкцией по
делопроизводству в администрации г. Волгодонска.
3. Считать утратившим силу постановление главы администрации г.
Волгодонска от 27.02.96 N 262 "Об утверждении инструкции по
делопроизводству в администрации города".
4. Контроль за исполнением постановления возложить на
управляющего делами Т.Б. Ткачеву.
Глава города
А.Н.КЛЕЙМЕНОВ
Проект постановления
вносит общий отдел
Приложение
к постановлению
главы города
от 23.05.2003 N 937
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ Г. ВОЛГОДОНСКА
(в ред. постановления Главы г. Волгодонска
от 25.07.2003 N 1451)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации г.
Волгодонска (далее именуется Инструкция) разработана в целях
совершенствования документационного обеспечения управления и
повышения его эффективности путем унификации состава и форм
управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения
контроля исполнения документов.
Инструкция устанавливает общие требования к документированию и
организации работы с документами в администрации г. Волгодонска.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой
инструкцией по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти.
1.3. Инструкция утверждается постановлением главы города.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию
работы с документами независимо от вида носителя, включая их
подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения,
осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных)
технологий.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы
документационного обеспечения управления, методическое руководство
и контроль за соблюдением установленного порядка работы с
документами в администрации города осуществляются общим отделом
администрации города.
Инструктивные материалы общего отдела администрации города по
вопросам организации и совершенствования работы с документами,
устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве
обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях
администрации города.
1.6. Ответственность за организацию документационного
обеспечения управления в соответствии с установленными настоящей
Инструкцией правилами, порядком работы с документами в структурных
подразделениях администрации города возлагается на их
руководителей.
1.7. Обязанности, права и ответственность сотрудников,
участвующих в делопроизводственном обслуживании администрации
города, определяются их должностными инструкциями.
2. Оформление реквизитов документов
При подготовке документов должны соблюдаться следующие правила
оформления реквизитов:
2.1. Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения,
для протокола - дата заседания, для акта - дата события.
Если авторами документа являются несколько организаций, то
датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -
четырьмя арабскими цифрами (01.03.2003). Допускается словесно-
цифровой способ оформления даты (01 марта 2003 г.), а также
оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца
(2003.03.01).
(в ред. постановления Главы г. Волгодонска от 25.07.2003 N 1451)
2.2. Адресование документа
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям
или конкретным лицам. При адресовании документа должностному лицу
инициалы указывают перед фамилией.
(в ред. постановления Главы г. Волгодонска от 25.07.2003 N 1451)
При адресовании документа организации, ее структурному
подразделению без указания должностного лица их наименования
пишутся в именительном падеже, например:
Администрация
г. Волгодонска
Общий отдел
При направлении документа конкретному должностному лицу
наименование указывается в именительном падеже, а должность и
фамилия в дательном, например:
Администрация
г. Волгодонска
Юридическая служба
Ведущему специалисту
А.Н. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата,
например:
Генеральному
директору
объединения "Луч"
В.М. Иванову
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить
почтовый адрес.
При адресовании документа организации указывают ее
наименование, затем почтовый адрес, например:
Администрация
г. Волгодонска
Советская ул., д.2,
г. Волгодонск,
Ростовская обл., 347360
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Петрову И.М.
ул. Ленина, д. 12, кв. 4,
г. Волгодонск,
Ростовская обл.,
347360
(в ред. постановления Главы г. Волгодонска от 25.07.2003 N 1451)
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по
отношению к самой длинной строке, например:
Главе администрации
г. Азова
О.А. Иванову
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово
"Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большем количестве адресатов составляют список рассылки
документов.
2.3. Утверждение документа
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия),
наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи,
инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО "Старт"
л/п И.В. Иванов
30.03.2003
Допускается центрировать элементы реквизита относительно самой
длинной строки.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом,
протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН
(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек и двоеточия,
наименования утверждающего документа в творительном падеже, его
даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росархива
от 20.03.2003 N 932
(в ред. постановления Главы г. Волгодонска от 25.07.2003 N 1451)
2.4. Резолюция
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным
лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание
поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
(в ред. постановления Главы г. Волгодонска от 25.07.2003 N 1451)
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.
Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их
работы, например:
Петрову В.И.
Зайцеву А.М.
Прошу подготовить
проект ответа
до 01.04.2003
л/п
25.03.2003
(в ред. постановления Главы г. Волгодонска от 25.07.2003 N 1451)
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в
виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием
регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция
относится.
2.5. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно
передающим смысл текста и отвечать на вопросы "о чем (о ком)?",
"чего (кого)?". Заголовок к тексту пишется без кавычек, точка в
конце заголовка не ставится, не допускаются переносы слов, длина
строки не должна превышать 28 ударов.
2.6. Оформление приложений к документу
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют
следующим образом:
Приложение: на 2 листах в 3 экз.
Если приложения не названы в тексте, то их наименования
перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и
числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Положение об отделе экономики на 5 листах в 1 экз.
2. Справка о............. ...... на 3 листах в 2 экз.
В приложении к распорядительному документу на правом верхнем
углу пишут Приложение N с указанием распорядительного документа,
его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 3
к постановлению
главы города
от 30.08.2003 N 615
(в ред. постановления Главы г. Волгодонска от 25.07.2003 N 1451)
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными
буквами, а также центрировать это выражение, наименование
документа, его дату и регистрационный номер относительно самой
длинной строки.
Если приложение одно, то оно не нумеруется.
2.7. Подпись документа
В состав подписи входят наименование должности лица,
подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке
документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке),
личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
При оформлении документа на бланке должностного лица должность
этого лица в подписи не указывают.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее
его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно
указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и
его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным
способом).
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или
проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должность
лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в
соответствии с распределением (фамилии членов комиссии указываются
в алфавитном порядке), например:
Председатель комиссии л/п Н.В. Куликов
Члены комиссии л/п Л.Л. Агапова
л/п О.Л. Орехов
л/п Д.П. Якушев
При подписании совместного документа первый лист оформляют не
на бланке.
(введен постановлением Главы г. Волгодонска от 25.07.2003 N 1451)
2.8. Согласование документа
Согласование документа оформляется визой на документе или
грифом согласования.
Визы включают в себя должность визирующего документ, личную
подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилии) и дату.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим
образом:
Замечания прилагаются
Начальник
юридического отдела л/п Л.М. Петухов
30.03.2003
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и
прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы
проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа
подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации,
визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии
отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на
отдельном листе согласования. Допускается полистное визирование
документа и его приложения.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования,
который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек и
двоеточия), наименование должности лица, с которым согласовывается
документ (включая наименование организации), личную подпись,
расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования; или
название документа (в именительном падеже), подтверждающего
согласование, его дату и номер, например:
СОГЛАСОВАНО
Министр образования
Ростовской области
л/п И.М. Петров
03.03.2003
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Правления страховой
компании "Импульс"
от 03.03.2003 N 3
Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" в
левом нижнем углу документа.
2.9. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию
исполнителя документа и номер его телефона на другой строке.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной
стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
И.П. Петров
2 13 14.
(п. 2.9 в ред. постановления Главы г. Волгодонска от 25.07.2003 N
1451)
2.10. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует
документ, свидетельствующий об исполнении, или при наличии такого
документа ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер
дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись
исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором
исполнен документ.
3. Требования к документам, изготавливаемым
с помощью печатающих устройств
При расположении реквизитов документа на бланке организации или
чистом листе бумаги используют восемь положений табулятора, счет
при этом ведется от границы левого поля листа (не менее 20 мм).
0....1..........2.........3.......4...... 5....... 6...... 7
5 уд. 16 уд. 24 уд. 32 уд. 40 уд. 48 уд. 56 уд.
Реквизиты располагают следующим образом:
0-е положение табулятора
От нулевого положения табулятора печатают следующие реквизиты:
наименование организации, справочные данные об организации,
наименование вида документа, место составления или издания
документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов),
дату документа, ссылку на регистрационный номер и дату документа,
заголовок к тексту, текст (кроме начала абзацев), отметку о
наличии приложения, наименование должности в реквизите, подпись,
гриф согласования (кроме расшифровки подписи), отметку о заверении
копии (заверительную надпись "верно", наименование должности лица,
заверяющего документ, дату заверения), отметку об исполнителе,
второй гриф утверждения, а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ",
"РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ".
1-е положение табулятора
- начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).
2-е положение табулятора
- регистрационный номер документа;
- расшифровка фамилии в первом грифе согласования.
3-е положение табулятора
Его используют при составлении таблиц.
4-е положение табулятора
- адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной
строке).
5-е положение табулятора
- гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);
- гриф ограничения доступа к документу;
- второй гриф согласования.
6-е положение табулятора
- расшифровка подписи в реквизите "Подпись";
- расшифровка подписи в грифе утверждения;
- расшифровка подписи во втором грифе согласования.
7-е положение табулятора
- нумерационный заголовок в таблице;
- слово "копия" при снятии копий с документов.
Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк (кроме
текста), печатают через один межстрочный интервал строчными
буквами.
Составные части одного реквизита печатают через 1,5-2
межстрочных интервала.
Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными
интервалами.
Расшифровку подписи в реквизите "Подпись" печатают на уровне
последней строки наименования должности. При наличии нескольких
подписей их располагают одна под другой и разделяют 1,5-2
интервалами. В расшифровке подписи инициалы стоят перед фамилией и
от фамилии пробелом не отделяются.
Название вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ПРИКАЗ, ДОГОВОР и
др.) печатают прописными буквами. Разрешается название АКТ
печатать прописными буквами вразрядку. Длина строки в
многострочных реквизитах, которые печатаются от нулевого положения
табулятора, не должна превышать 28 ударов (кроме текста служебного
документа).
Тексты служебных документов на бланках формата А4 печатают
через 1,5 межстрочных интервала. Разрешается печатать тексты
документов на бланках формата А5 через один межстрочный интервал.
В этом случае расстояние между абзацами удваивается. Тексты
документов, подготавливаемых к изданию типографским способом,
печатают через два межстрочных интервала.
Каждую законченную мысль в тексте выделяют в отдельный абзац.
Абзацы начинают печатать с красной строки (1-е положение
табулятора).
Текст служебных документов можно разделять на разделы,
подразделы, пункты и подпункты. Их нумеруют арабскими цифрами,
разделенными точками, например:
1 - первый раздел
1.1 - первый раздел, первый подраздел
1.2.1 - первый раздел, второй подраздел, первый пункт
1.2.2.1 - первый раздел, второй подраздел, второй пункт, первый
подпункт.
После номера раздела, подраздела, пункта и подпункта точку не
ставят.
Если в тексте документа имеются примечания или делается ссылка
на документ, послуживший основанием для его издания, то слова
"Примечание" или "Основание" печатают от левого поля (0-е
положение табулятора), а относящийся к ним текст - через один
межстрочный интервал строчными буквами, например:
Основание: заявление Кузнецовой В.А. и докладная записка
главного инженера.
Разрешается печатать текст документа на лицевой и оборотной
стороне листа.
При оформлении документа на двух и более страницах вторая и
последующие страницы нумеруются арабскими цифрами без знаков
препинания посередине верхнего поля листа. Первая страница не
нумеруется.
4. Организация документооборота
и исполнения документов
4.1. Организация документооборота
4.1.1. Движение документов в администрации города с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправки
образует документооборот.
4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые
с ними в администрации города, регламентируются Инструкцией по
делопроизводству в администрации г. Волгодонска, положениями о
структурных подразделениях администрации города и должностными
инструкциями их работников.
4.2. Организация доставки документов
4.2.1. Доставка документов в администрацию города
осуществляется средствами почтовой и электрической связи,
курьерами, заявителями.
4.2.2. С помощью почтовой связи в администрацию города
доставляется письменная корреспонденция в виде простых писем,
почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные
издания.
4.2.3. По каналам электрической связи поступают телеграммы,
факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
4.3. Прием, обработка и распределение
поступающих документов
4.3.1. Документы, поступающие в администрацию города, проходят
первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию,
рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
4.3.2. Прием, регистрация документов, поступивших на имя главы
города, заместителей главы администрации города, управляющего
делами (далее - руководству администрации города) осуществляется
работниками общего отдела, на имя начальников отделов -
работниками отделов.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с
пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность
упаковки документов.
4.3.3. Документы, адресованные руководству администрации
города, предварительно рассматриваются в общем отделе.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется на
основании установленного распределения обязанностей между главой
города, его заместителями, управляющим делами.
4.3.4. Рассмотренные руководством документы возвращаются в
общий отдел, где в регистрационно-контрольные карточки (РКК)
вносится содержание резолюции, а документ передается на
исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими
структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель,
остальным исполнителям передаются копии.
4.3.5. Поступившие телеграммы принимаются под расписку,
регистрируются, передаются на рассмотрение руководству и
исполнение специалистами секретариата главы города.
4.3.6. Текст поступившей телефонограммы записывается
специалистами секретариата главы города в журнале, оперативно
передается руководителю, с содержанием резолюции знакомятся
исполнители.
4.3.7. Поступившие документы по каналам электронной почты
регистрируются системным администратором, специалистами в общем
отделе, и по каналам факсимильной связи - в общем отделе, по общим
правилам регистрации поступающих документов.
4.4. Обработка и передача отправляемых документов
4.4.1. Документы, отправляемые администрацией города,
передаются почтовой и электрической связью.
4.4.2. Регистрация отправляемых документов за подписью
руководства администрации города проводится в общем отделе, за
подписью руководителей структурных подразделений администрации
города - в структурных подразделениях администрации города.
Конвертирование, отправка документов, переданных из общего
отдела, проводится специалистами секретариата главы города.
4.4.3. Отправка документов по электронной почте проводится
системным администратором, телеграмм - специалистами общего
отдела.
Регистрация рассылки копий постановлений и распоряжений главы
города по основной деятельности осуществляется в журнале
специалистом общего отдела.
4.4.4. Передача факсов, телефонограмм осуществляется
специалистами секретариата главы города.
4.5. Порядок прохождения внутренних документов
4.5.1. Проекты постановлений и распоряжений главы города после
подготовки и согласования должностными лицами передаются на
визирование управляющему делами администрации города, который
передает их на подпись руководству с правом подписи документов.
4.5.2. Регистрация постановлений и распоряжений главы города по
основной деятельности осуществляется на регистрационных карточках
в общем отделе.
4.5.3. Регистрация распоряжений главы города по личному составу
осуществляется в журнале в отделе организационной и кадровой
работы.
4.6. Учет количества документов
4.6.1. Учет количества документов за определенный период
времени проводится по регистрационно-контрольным формам по месту
регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются общим отделом
и представляются управляющему делами.
4.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам
документ, без учета копий, создаваемых при печатании и
размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в машинописном
и копировально-множительном бюро по журналу учета копировально-
множительных работ.
4.6.3. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются
отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме
(приложение 1 к Инструкции) или через косую черту.
4.6.4. Аналогично проводится учет количества документов в
структурных подразделениях администрации города.
4.7. Работа исполнителей с документами
4.7.1. Руководители структурных подразделений администрации
города обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение
их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным
исполнением документов по существу вопроса.
4.7.2. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его
оформление, согласование, представление на подписание
(утверждение) руководству, подготовку к пересылке адресату.
4.7.3. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:
о датах промежуточного исполнения (запросе сведений, телефонных
переговорах и т.д.), о дате и результатах окончательного
исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
4.7.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные
исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ
информации и представление ответственному исполнителю в
установленные им сроки необходимых материалов (проектов
документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за
полноту и достоверность информации, использованной при подготовке
документа.
5. Регистрация документов
5.1. Основой построения поисковых систем является регистрация
документов - запись учетных данных о документе по установленной
форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения
и использования в справочных целях. Регистрируются документы,
поступающие из других организаций и от физических лиц, а также
создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются
независимо от способа их доставки, передачи или создания.
5.2. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день
поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При
передаче документа из одного подразделения в другое он повторно,
как правило, не регистрируется.
Регистрация документов производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида документа, автора и содержания.
5.3. В общем отделе администрации города регистрируются
поступающие и отправляемые документы на имя и за подписью главы
города, заместителей главы администрации города, управляющего
делами, постановления главы города, распоряжения главы города по
основной деятельности.
Распоряжения главы города по личному составу регистрируются в
отделе организационной и кадровой работы.
Поступающие, отправляемые телефонограммы и телеграммы
регистрируются в секретариате главы города.
5.4. Документы, создаваемые в структурных подразделениях
администрации города, регистрируются в них.
5.5. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных
формах (РКФ) - в регистрационно-контрольных карточках или
журналах.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера,
который может дополняться буквенным и цифровым индексом
структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел и
др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от
друга косой чертой, тире, точкой.
5.6. Для достижения информационной совместимости
регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается
следующий состав основных реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления документа;
- заголовок к тексту (краткое содержание);
- резолюция;
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в
приложении 2.
Состав основных реквизитов регистрации может дополняться
другими реквизитами.
6. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов
6.1. Подготовка, оформление постановлений
и распоряжений главы города
Подготовка, оформление постановлений и распоряжений главы
города регламентируется разделом "5 Подготовка, оформление,
издание и рассылка постановлений и распоряжений главы города"
Регламента администрации города Волгодонска, утвержденного
постановлением главы города от 23.05.2003 N 935.
6.2. Протокол
6.2.1. Протокол составляется на основании записей,
произведенных во время совещания (заседания). Датой протокола
является дата заседания.
6.2.2. Текст протокола, как правило, состоит из 2 частей:
вводной и составной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель - или Председательствующий -
Секретарь -
Присутствовали: список присутствующих или отсылка к прилагаемому
списку присутствовавших
Приглашенные: список приглашенных или отсылка к прилагаемому
списку приглашенных
Повестка дня: Формулируются вопросы и
докладчики по каждому пункту повестки дня.
6.2.3. Основная часть протокола состоит из разделов,
соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в
тексте сноска "Текст выступления прилагается".
6.2.4. Постановление (решение) в тексте протокола печатается
полностью или прилагается самостоятельным документом. Номера
постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера
протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и номера
постановления (решения) в пределах вопроса. При необходимости
приводятся итоги голосования.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах
календарного года. Протоколы печатаются на бланке протокола, общем
бланке или чистом листе бумаги формата А4. Образец оформления
протокола прилагается (приложение 3).
6.3. Служебные письма
6.3.1. Служебные письма - обобщенное название большой группы
управленческих документов, которые служат средством общения с
предприятиями, учреждениями.
Письмо должно составляться только в тех случаях, когда
невозможно решение вопроса при устном обращении.
6.3.2. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Письмо
может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут
рассматриваться в одном структурном подразделении организации-
адресата.
6.3.3. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа
("Администрация города считает........") или от первого лица
множественного числа (просим, сообщаем и т.д.). Если письмо
оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от
1-го лица единственного числа (прошу, направляю и т.д.).
Текст письма не должен превышать одной - двух машинописных
страниц. Текст письма должен быть кратким, четким, тон письма
должен быть нейтральным.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей.
Первая часть - это обоснование, изложение причин написания
письма, вторая - заключение, просьба, предложение, отказ и т.д.
Возможно обратное расположение частей письма. Если содержание
письма не нуждается в пояснении, то оно может состоять только из 2-
й части.
Письмо может заканчиваться формулой вежливости, которая
отделяется от названия должности запятой. Например:
С уважением,
Директор личная подпись И.А. Павлов
6.3.4. Датой письма является дата его подписания.
6.3.5. Служебные письма печатаются на бланках писем.
6.3.6. Отметку о наличии приложения, названного в тексте,
оформляют следующим образом:
Приложение: на ______л. в _____экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то
указывают его наименование, количество листов и экземпляров; при
наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:
Приложение: 1. Положение о.............на ____л. в _____экз.
(от края левого поля) 2. План....................на ____л. в _____экз.
6.3.7. Фамилию или фамилию, имя, отчество исполнителя письма
располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа
письма в левом нижнем углу, от края левого поля, номер его
телефона на другой строке от края левого поля. Например:
Иванов
2 14 55 или
Иванов Петр Васильевич
21455
Исполнитель визирует 2-й экз. письма.
Образец письма прилагается (приложение 4).
6.4. Положения, правила, инструкции
6.4.1. Положения принимаются в том случае, если в них
устанавливаются системно связанные между собой правила по
определенным вопросам.
6.4.2. В правилах устанавливаются нормы и требования,
обязательные для выполнения.
6.4.3. В инструкциях излагается порядок осуществления какой-
либо деятельности или порядка применения положений законодательных
и иных нормативных актов.
6.4.4. Положения (правила, инструкции) применяются как
самостоятельные правовые акты, которые подписываются
руководителем, или как акты, утверждаемые главой города.
Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем
издания постановления или распоряжения главы города.
6.4.5. Текст положений (правил, инструкций) излагается от
третьего лица единственного или множественного числа (должен, не
допускается и др.).
Констатирующей частью положений (правил, инструкций) служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания
разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его
распространения, ответственность за нарушение установленных правил
и технологий.
Основной текст положений (правил, инструкций) может делиться на
разделы, пункты и подпункты. Заголовки разделов пишутся с
прописной буквы (допускается и написание прописными буквами).
Точка в конце заголовков не проставляется. Разделы, пункты и
подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками,
точка в конце не ставится. Текст пунктов и подпунктов пишется с
красной строки и заканчивается точкой.
6.5. Акт
Акт составляется несколькими лицами и подтверждает
установленные факты или события. Текст акта состоит из двух
частей. В вводной части акта указывается распорядительный
документ, на основании которого актируется факт, событие или
действие, его дата и номер. При перечислении лиц, участвовавших в
составлении акта, указываются наименования должностей с
обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном
падеже). Если акт составлен комиссией, то указывается председатель
комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном
порядке.
Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали
пишутся с прописной буквы от края левого поля.
В основной части акта излагаются установленные факты, а также
выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о
количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество
экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон
или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акт имеет заголовок в предложном или родительном падеже.
Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим вопросам)
необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение
печатью.
Образец акта прилагается (приложение 5).
6.6. Заявление
Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица
(лиц) учреждению или должностному лицу. Заявление должно иметь
следующие реквизиты: наименование вида документа, дату, адресат,
текст, подпись.
Образец заявления прилагается (приложение 6).
(п. 6.6 введен постановлением Главы г. Волгодонска от 25.07.2003 N
1451)
6.7. Служебная записка
Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы,
направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Цель служебной записки - проинформировать должностное лицо о
ходе или завершении какой-либо работы, характер которой ему
известен.
Служебная записка должна иметь следующие реквизиты:
наименование вида документа, дату, заголовок, адресат, текст,
подпись.
Образец служебной записки прилагается (приложение 7).
(п. 6.7 введен постановлением Главы г. Волгодонска от 25.07.2003 N
1451)
6.8. Докладная записка
Докладная записка - документ, адресованный руководству,
излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложения составителя.
Цель докладной записки - побудить руководителя к действию.
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить
руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может
содержать предложения, выводы.
В первой части текста излагаются факты или события, послужившие
поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна
содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по
мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными
фактами.
Докладная записка должна иметь следующие реквизиты:
наименование вида документа, адресат, дату, заголовок, текст,
подпись.
Образец докладной записки прилагается (приложение).
(п. 6.8 введен постановлением Главы г. Волгодонска от 25.07.2003 N
1451)
6.9. Объяснительная записка
Объяснительная записка - документ, в котором должностное лицо
поясняет какое-либо действие, факт, происшествие, представляемый
вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка должна иметь следующие реквизиты:
наименование вида документа, адресат, дату, заголовок, текст,
подпись. Она пишется на чистом листе бумаги или машинописным
способом.
Образец объяснительной записки прилагается (приложение 9).
(п. 6.9 введен постановлением Главы г. Волгодонска от 25.07.2003 N
1451)
7. Выполнение машинописных, копировально-множительных,
типографских работ и магнитофонных записей
7.1. Печатание и копирование (тиражирование) документов
осуществляется в общем отделе администрации города, а также
непосредственно в структурных подразделениях администрации города
на компьютерах, пишущих машинках, ксероксах.
7.2. Техническое обслуживание и ремонт копировально-
множительной техники осуществляет административно-хозяйственная
служба администрации города.
7.3. Общий отдел выполняет работы объемом более 2 печатных
страниц, материалы до 2 страниц машинописного текста печатаются в
приемных заместителей главы администрации города и структурных
подразделениях, в отдельных случаях - в общем отделе.
Материалы для выполнения машинописных работ сдаются в общий
отдел, запись о сдаче материала производится в "Журнале учета
машинописных работ".
Рукопись, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть
написаны разборчиво на одной стороне листа с соблюдением правил
орфографии и пунктуации, выполнены фиолетовыми, синими или черными
чернилами (пастой) и завизированы исполнителями.
Заведующий копировально-множительным и машинописным бюро вправе
не принять для печатания материал, написанный или правленный
неразборчивым почерком, красными, зелеными чернилами или
карандашом.
Специалистами, печатающими документы, не производятся
корректорские работы.
7.4. Машинописные работы выполняются по трем категориям
срочности: весьма срочная, срочная и обычная.
Весьма срочная - при наличии резолюции заместителей главы
администрации города, управляющего делами - до 2 часов.
Срочная - с резолюцией начальника общего отдела в течение дня.
Обычная - в течение двух дней.
Внеочередными машинописными работами являются поручения главы
города, материалы за его подписью.
При необходимости выполнения машинописных работ в другие сроки
разрешение дает начальник общего отдела.
Материал, сданный для печатания после 17 часов, выполняется на
следующий день.
7.5. Тиражирование документов производится в типографии или
общем отделе.
Заказы на множительные работы оформляются письменно на имя
управляющего делами.
Тиражирование документов с расходом более 100 листов бумаги или
тиражом более 50 экземпляров производится, как правило, в
типографии.
Размножение документов большего объема в общем отделе
согласовывается с управляющим делами или начальником общего
отдела.
На копирование передаются первые экземпляры (подлинники)
материалов или качественно исполненные копии. Специалисты общего
отдела вправе не принимать к размножению материал, не отвечающий
соответствующим требованиям.
В общем отделе печатаются и тиражируются документы только
служебного характера. Объем выполняемых работ учитывается в
"Журнале учета копировально-множительных работ".
7.6. Звукозапись мероприятий, проводимых с участием главы
города или его заместителей, обеспечивает общий отдел, если это
предусмотрено планом подготовки и проведения мероприятий.
Учет, техническую обработку и хранение звукозаписей в течение 3
месяцев обеспечивает общий отдел.
7.7. Заказы на работы в типографии оформляются за подписью
управляющего делами. Оформленные заказы передаются в типографию
административно-хозяйственным отделом.
8. Организация документов в делопроизводстве
Организация документов в делопроизводстве представляет собой
совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет,
систематизацию документов, формирование и оформление дел в
делопроизводстве и их передачу в архивный отдел администрации
города в соответствии с нормативно-методическими документами по
архивному делу и делопроизводству.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию
документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры
дел и формирование дел.
8.1. Составление номенклатуры дел
8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень
заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных
подразделениях администрации города, с указанием сроков их
хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел,
определения сроков их хранения и является основой для составления
описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а
также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
положениями о структурных подразделениях администрации города,
штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения (2000 год) и части II
Перечня типовых документов, образующихся в деятельности
госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений,
организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (1988 год).
8.1.2. В структурных подразделениях администрации города
номенклатура дел составляется по форме (приложение 10).
(п. 8.1.2 в ред. постановления Главы г. Волгодонска от 25.07.2003
N 1451)
Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом,
ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивным
отделом администрации города, подписывается руководителем
подразделения и передается в общий отдел. Вновь созданное
структурное подразделение обязано в месячный срок разработать
номенклатуру дел и представить ее в общий отдел.
Сводная номенклатура дел администрации города составляется
общим отделом на основании номенклатур дел структурных
подразделений, согласовывается с архивным отделом администрации
города, утверждается главой города. Первый экземпляр сводной
номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и
включается в номенклатуру дел общего отдела. Сводная номенклатура
дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в
действие с 1 января следующего календарного года. Сводная
номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае
коренных изменений функций и структуры администрации города.
Названиями разделов сводной номенклатуры дел администрации
города являются названия структурных подразделений администрации
города. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, журналов,
картотеки.
8.1.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из кода
структурного подразделения по классификатору структурных
подразделений и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре
дел. Например: 12-04, где 12 - код структурного подразделения, 04
- порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела некоторых
формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а
также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из
элементов, располагаемых в следующей последовательности: название
вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов
(приказы, протоколы и т.д.); автор документа, адресат или
корреспондент документа, краткое содержание документов дела,
название местности (территории), с которой связано содержание
документов дела, дата (период), к которым относятся документы
дела, указание на крайность дат документов дела, указание на
копийность документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения, в качестве дела
употребляется термин "документы", после которого в скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.п.).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов
номенклатуры дел определяется степенью важности документов,
составляющих дела. В начале располагаются заголовки дел,
содержащих организационно-распорядительную документацию. Затем
переписка, картотеки, журналы. Заголовки дел могут уточняться в
процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по
Перечню типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2000 год)
или части II Перечня типовых документов, образующихся в
деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других
учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения
(1988 год).
В графе 5 "Примечание" указываются отметки о переходящих делах,
о лицах, ответственных за формирование дел, и др.
8.1.4. Если в течение года заводятся новые дела, то они
дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел
в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая
запись о количестве заведенных дел (томов).
8.2. Формирование и оформление дел
8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела.
Дела формируются в администрации города децентрализованно, т.е.
в структурных подразделениях.
8.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
общие правила:
- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре дел;
- группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и
временного сроков хранения;
- не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры, черновики;
- по объему дело не должно превышать 250 листов.
Документы внутри дела располагаются в хронологической
последовательности, вопросно-логической последовательности или их
сочетании.
Распорядительные документы формируются в дела по видам их
хронологии с относящимися к ним приложениями.
Приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются
отдельно от приказов (распоряжений) по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической последовательности,
документ-ответ помещается за документом-запросом.
8.2.3. Оформление дела включает в себя комплекс работ по
описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и
составлению заверительной надписи.
Оформление дел проводится сотрудниками структурных
подразделений и муниципального архива.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу.
8.2.4. Полное оформление дел предусматривает: оформление
реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 11);
нумерацию листов в деле; составление листа-заявителя дела
(приложение 12); составление в необходимых случаях внутренней
описи документов дела (приложение 13), подшивку и переплет дела.
(в ред. постановления Главы г. Волгодонска от 25.07.2003 N 1451)
Для учета документов определенных категорий постоянного и
временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается
спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.),
составляется внутренняя опись документов дела.
8.2.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать,
заверительные надписи не составлять, обложки дел оформляются по
форме обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения.
9. Организация оперативного хранения документов
9.1. С момента заведения и до передачи дел в архив или до их
уничтожения дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие
за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и
дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных
для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении
корешками наружу в запираемых шкафах, слева направо и сверху вниз.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре
дел.
9.2. Выдача дел другим подразделениям администрации города
производится с разрешения руководителя структурного подразделения.
На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение 14).
(п. 9.2 в ред. постановления Главы г. Волгодонска от 25.07.2003 N
1451)
9.3. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается
в исключительных случаях и производится с разрешения главы города
с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах
выдачи подлинника.
10. Экспертиза ценности документов
10.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на
государственное хранение или установление сроков их хранения.
Экспертиза ценности документов в администрации города на стадии
делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел, в
процессе формирования дел и проверки правильности отнесения
документов к делам, при подготовке дел к передаче в архивный отдел
администрации города.
10.2. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в администрации города создается постоянно действующая
экспертная комиссия (далее именуется - ЭК), при необходимости -
экспертные комиссии в структурных подразделениях администрации
города.
Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются
положением, которое утверждается распоряжением главы города.
10.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях
администрации города лицами, ответственными за ведение
делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством
архивного отдела администрации города.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется
отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
для передачи в архивный отдел администрации города, выделение к
уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых
истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся
в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и
номенклатуры дел путем полистного просмотра дел.
10.4. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к
уничтожению.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела
временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу по
образцу (приложение 15). По этим описям документы сдаются в
архивный отдел администрации города.
(п. 10.4 в ред. постановления Главы г. Волгодонска от 25.07.2003 N
1451)
Описи дел структурного подразделения составляются в 2 экз.,
один из которых передается вместе с делами в архивный отдел
администрации города, второй остается в качестве контрольного
экземпляра в структурном подразделении.
10.5. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению
и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 16)
производится после составления описей дел постоянного хранения за
этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на
заседании ЭК одновременно, структурные подразделения составляют
акты о выделении к уничтожению документов и передают их в общий
отдел администрации города для составления сводного акта о
выделении к уничтожению документов.
(в ред. постановления Главы г. Волгодонска от 25.07.2003 N 1451)
Согласованные ЭК акты утверждаются главой города, после этого
структурные подразделения имеют право уничтожать дела, включенные
в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
11. Подготовка и передача дел в архивный
отдел администрации города
В архивный отдел администрации города передаются дела с
исполненными документами постоянного срока хранения.
Дела временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет
включительно) хранения и по личному составу хранятся в структурных
подразделениях администрации города и по истечении сроков хранения
подлежат уничтожению в установленном порядке.
В период подготовки дел к передаче в архивный отдел
администрации города структурным подразделением предварительно
проверяется правильность их формирования, оформление и
соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел,
заведенных в соответствии с номенклатурой дел.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на
документы или программные средства и базы данных, содержащие
информацию о регистрации передаваемых документов. Заголовок каждой
картотеки или базы данных включается в опись.
12. Требования к составлению таблиц
Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения
показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее
содержание, быть точным, кратким. Название следует помещать над
таблицей.
Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной
буквы, а подзаголовки граф - со строчкой буквы, если они
составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы,
если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и
подзаголовков точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф
указывают в единственном числе.
Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают
линиями.
Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф
диагональными линиями не допускается.
Графу "Номер по порядку" в таблицу включать не допускается. При
необходимости нумерации показателей порядковые номера следует
указывать в первой графе таблицы, непосредственно перед их
наименованием.
При переносе части таблицы на следующую страницу необходимо
нумеровать графы таблицы арабскими цифрами.
Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в
одной и той же единице физической величины, то ее обозначение
необходимо помещать над таблицей справа, а при делении таблицы на
части - над каждой ее частью. Если числовые значения величин в
графах таблицы выражены в разных единицах физических величин, то
их обозначения указывают в подзаголовке каждой графы, отделяя
запятой от показателя (масса, кг).
Текст, повторяющийся в строках одной и той же графы и состоящий
из одиночных слов, чередующихся с цифрами, заменяют кавычками.
Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом
повторении его заменяют словами "То же", а далее кавычками. Если
повторяется лишь часть фразы, то допускается эту часть заменять
словами "То же" с добавлением дополнительных сведений.
При наличии горизонтальных линий текст необходимо повторять.
Заменять кавычками повторяющиеся в таблице цифры,
математические знаки не допускается.
При отсутствии отдельных данных в таблице следует ставить
прочерк (тире).
Числовое значение показателя проставляют на уровне последней
строки наименования показателя.
Значение показателя, приведенное в виде текста, печатают на
уровне первой строки наименования показателя с прописной буквы.
Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды
чисел во всей графе были расположены один под другим, если они
относятся к одному показателю".
(раздел 12 введен постановлением Главы г. Волгодонска от
25.07.2003 N 1451)
Управляющий делами
Т.Б.ТКАЧЕВА
Приложение 1
к п. 4.6.3
Инструкции
СПРАВКА
ОБ ОБЪЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА
ЗА ______________________ 200___
(за месяц)
------------------T----------------------------------T-----------------¬
¦ ¦ Количество документов ¦ Всего ¦
¦ +----------------T-----------------+ ¦
¦ ¦ подлинники ¦ тираж ¦ ¦
+-----------------+----------------+-----------------+-----------------+
¦поступающие ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------+----------------+-----------------+-----------------+
¦отправляемые ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------+----------------+-----------------+-----------------+
¦внутренние ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------+----------------+-----------------+-----------------+
¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------------+----------------+-----------------+------------------
Начальник
общего отдела
Приложение 2
к п. 5.6
Инструкции
ПРАВИЛА
ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫХ ФОРМ (РКФ)
-------------------T------------------------------------------------------------¬
¦ Реквизиты ¦ Комментарий по заполнению ¦
+------------------+------------------------------------------------------------+
¦Автор (коррес- ¦При регистрации поступающих документов записывается наиме- ¦
¦пондент) ¦нование организации, структурного подразделения или должно- ¦
¦ ¦стного лица - автора документа. ¦
¦ ¦При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчест- ¦
¦ ¦во, фамилия и адрес. ¦
¦ ¦При регистрации отправляемых документов записывается наиме- ¦
¦ ¦нование организации, структурного подразделения или должно- ¦
¦ ¦стного лица - корреспондента. ¦
¦ ¦Допускается применение сокращенного наименования организа- ¦
¦ ¦ции. ¦
+------------------+------------------------------------------------------------+
¦Наименование ¦Заполняется в соответствии с наименованием вида документа. ¦
¦вида документа ¦ ¦
+------------------+------------------------------------------------------------+
¦Дата документа ¦В РКФ переносится дата, присвоенная организацией - автором ¦
¦ ¦документа. ¦
+------------------+------------------------------------------------------------+
¦Регистрационный ¦В РКФ переносится регистрационный номер документа, ¦
¦номер документа ¦присвоенный организацией - автором документа. ¦
+------------------+------------------------------------------------------------+
¦Дата поступления ¦Переносится в РКФ из регистрационного штампа. ¦
+------------------+------------------------------------------------------------+
¦Входящий реги- ¦Переносится в РКФ из регистрационного штампа. ¦
¦страционный ¦ ¦
¦индекс ¦ ¦
+------------------+------------------------------------------------------------+
¦Заголовок к тексту¦Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутст- ¦
¦ ¦вии пишется краткое содержание документа. ¦
+------------------+------------------------------------------------------------+
¦Резолюция ¦В РКФ переносится с документа содержание поручения, испол- ¦
¦ ¦нитель (исполнители), автор и дата резолюции. ¦
+------------------+------------------------------------------------------------+
¦Срок исполнения ¦Проставляется дата, содержащаяся в резолюции или в докумен- ¦
¦ ¦те. При регистрации отправляемого документа может записы- ¦
¦ ¦ваться дата ожидаемого ответа. ¦
+------------------+------------------------------------------------------------+
¦Отметка об ис- ¦В РКФ переносится регистрационный номер и дата созданного ¦
¦полнении доку- ¦документа, ссылка на регистрационный индекс и дату посту- ¦
¦мента ¦пившего документа или краткая запись решения вопроса по ¦
¦ ¦существу. ¦
+------------------+------------------------------------------------------------+
¦Дело N ¦В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклату- ¦
¦ ¦рой дел, в которое помещен исполненный документ. ¦
L------------------+-------------------------------------------------------------
Приложение 3
к п. 6.2.4
Инструкции
Образец оформления протокола
Администрация г. Волгодонска
ПРОТОКОЛ
__________________ N ___________
г. Волгодонск
заседания комиссии по............
Председатель - С.С. Смирнов
Секретарь - О.Л. Орлова
Присутствовали: 20 человек (список прилагается)
Повестка дня:
1. О подготовке.................................
Докладчик..................................
2. О...........................................
1. СЛУШАЛИ:
Петрову А.И. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Иванов П.И. - краткая запись выступления.
Соколова М.П. - краткая запись выступления.
РЕШИЛИ:
1.1. Одобрить.......................
1.2.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председатель л/п С.С. Смирнов
Секретарь л/п О.Л. Орлова
Приложение 4
к п. 6.3.7
Инструкции
Образец письма
Администрация г. Волгодонска
Общий отдел Начальнику отдела
347360, Ростовская область, потребительского рынка
г. Волгодонск, администрации города
ул. Советская, д.2 И.И. Петрову
тел. 2-25-36
10.05.2003 N 13/4-18
На N _______ от__________
О предоставлении
информации
Уважаемый Иван Иванович!
Для подготовки проекта постановления главы города
"О...................." просим Вас до 15.05.2003 предоставить в
общий отдел информацию о выполнении постановления главы города
от__________________ N ______ "О..........".
С уважением,
Начальник отдела л/п О.Л. Драчева
Волкова
21345
Приложение 5
к п. 6.5
Инструкции
Образец акта
ООО "Заря" УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО "Заря"
АКТ
12.05.2003 N 3 л/п А.И. Славин
проверки работы 11.05.2003
с документами
в отделе маркетинга
Основание: приказ директора от 05.05.2003 N 39 "О совершенствовании
документационного обеспечения деятельности
ООО "Заря"
Составлен комиссией:
Председатель - зав. канцелярией О.П. Павлова
Члены комиссии: П.Е. Александров - специалист отдела кадров
(в алфавитном В.И. Тихонова - зам. главного бухгалтера
порядке)
Присутствовали: секретарь отдела маркетинга С.И. Родионова
12.05.2003 комиссия проверила состояние работы с документами в
отделе маркетинга. В результате проверки установлено:
1. В отделе маркетинга заголовки дел не всегда соответствуют
заголовкам, предусмотренным номенклатурой дел.
2. Отсутствуют 2 дела с перепиской за 2002 год.
3. ...................................
Таким образом, в ведении делопроизводства в отделе маркетинга
имеются существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении
действующих нормативных документов в области организации
документационного обеспечения управления.
Составлен в 3 экз.
1-й экз. - в дело 03-10
2-й экз. -................
3-й экз. -................
Председатель комиссии л/п О.П. Павлова
Члены комиссии л/п П.Е. Александров
л/п В.И. Тихонов
С актом ознакомлена
Секретарь отдела
маркетинга л/п С.И. Родионова
12.05.2003
Приложение 6
к п. 6.6
Инструкции
(введено постановлением Главы г. Волгодонска
от 25.07.2003 N 1451)
Образец заявления
Администрация Главе г. Азова
г. Азова И.Л. Петрову
Общий отдел
ЗАЯВЛЕНИЕ
15.07.2003
Прошу Вас оказать мне материальную помощь в связи с тяжелым
финансовым положением в семье.
Ведущий специалист л/п О.Л. Сомов
Приложение 7
к п. 6.7
Инструкции
(введено постановлением Главы г. Волгодонска
от 25.07.2003 N 1451)
Образец служебной записки
Администрация г. Азова Заместителю главы
администрации
Юридическая г. Азова
служба И.Л. Петрову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
15.07.2003 N 07-16
О проведении
проверки
Уважаемый Игорь Леонидович!
По Вашему поручению проведена проверка соблюдения трудового
законодательства в МУ "Больница N 1".
Справка о проведенной проверке прилагается.
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Начальник службы л/п О.С. Светлов
А.Л. Павлов
2 34 15
Приложение 8
к п. 6.8
Инструкции
(введено постановлением Главы г. Волгодонска
от 25.07.2003 N 1451)
Образец докладной записки
Администрация г. Азова Главе г. Азова
И.Л. Петрову
Контрольный отдел
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
15.07.2003
О назначении проведения
инвентаризации
Уважаемый Игорь Леонидович!
При проведении 12.07.2003 проверки деятельности административно-
хозяйственной службы администрации города за I полугодие 2003 г.
обнаружены нарушения учета, приобретения и списания товарно-
материальных ценностей.
Прошу Вас назначить проведение выборочной инвентаризации
имущества администрации города за I полугодие 2003 г.
Начальник отдела л/п О.Б. Ветрова
Приложение 9
к п. 6.9
Инструкции
(введено постановлением Главы г. Волгодонска
от 25.07.2003 N 1451)
Образец объяснительной записки
Администрация г. Азова Главе г. Азова
И.Л. Петрову
Отдел экономики
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
15.07.2003
О причинах невыполнения
в срок постановления
главы города
Постановление главы города от 13.03.2003 N 234 "О разработке
прогноза социально-экономического развития города" исполнено с
нарушением срока в связи с тем, что некоторыми структурными
подразделениями администрации города предложения для включения в
прогноз представлены несвоевременно. Сотрудник отдела не
проконтролировал представление предложений.
Мною взято под личный контроль выполнение всех постановлений
главы города.
Начальник отдела л/п Р.В. Скорых
Приложение 10
к п. 8.1.2
Инструкции
(в ред. постановления Главы г. Волгодонска
от 25.07.2003 N 1451)
Образец номенклатуры дел
структурного подразделения
Администрация г. Волгодонска
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.0000 N ___
____________________
(место составления)
На ____________год
---------T------------------T------------T-------------------T-----------¬
¦Индекс ¦ Заголовок дела ¦Кол-во дел ¦Срок хранения дела ¦Примечание ¦
¦ дела ¦ (тома, частей) ¦ (томов, ¦ (тома, части) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ частей) ¦ и N статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ по перечню ¦ ¦
+--------+------------------+------------+-------------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+--------+------------------+------------+-------------------+-----------+
¦ Название раздела ¦
+--------T------------------T------------T-------------------T-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------+------------------+------------+-------------------+------------
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись И.О.Ф.
СОГЛАСОВАНО
Заведующий архивным отделом Подпись И.О.Ф.
администрации города
Дата
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____________
году ________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
----------------------------T---------T------------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе: ¦
¦ ¦ +-----------T------------------+
¦ ¦ ¦переходящих¦ с отметкой "ЭПК" ¦
+---------------------------+---------+-----------+------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+---------------------------+---------+-----------+------------------+
¦постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------------+---------+-----------+------------------+
¦временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------------+---------+-----------+------------------+
¦временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------------+---------+-----------+------------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦ ¦
L---------------------------+---------+-----------+-------------------
Наименование должности ответственного
за делопроизводство Подпись И.О.Ф.
Дата
Приложение 11
к п. 8.2.4
Инструкции
(в ред. постановления Главы г. Волгодонска
от 25.07.2003 N 1451)
Форма обложки
дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения
___________________________________________________________ ----------------¬
___________________________________________________________ ¦ Ф. N ________ ¦
___________________________________________________________ ¦ Оп. N _______ ¦
¦ Д. N ________ ¦
L----------------
Администрация г. Волгодонска
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения администрации города)
ДЕЛО N ______ ТОМ N _____
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
(заголовок дела)
______________________________________________________________________________
(дата)
На _____лист.
Хранить____________
----------¬
¦Ф. N____ ¦
¦Оп. N___ ¦
¦Д. N____ ¦
L----------
Приложение 12
к п. 8.2.4
Инструкции
(в ред. постановления Главы г. Волгодонска
от 25.07.2003 N 1451)
Форма листа-заверителя дела
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________
В деле подшито и пронумеровано ________________________________ лист(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы______________ пропущенные номера _________________
+ листов внутренней описи____________________________________________________
----------------------------------------------T------------------------¬
¦ Особенности физического состояния ¦ NN листов ¦
¦ и формирования дела ¦ ¦
+---------------------------------------------+------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+---------------------------------------------+------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
L---------------------------------------------+-------------------------
_______________________________________________________________
______
(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)
Приложение 13
к п. 8.2.4
Инструкции
(в ред. постановления Главы г. Волгодонска
от 25.07.2003 N 1451)
Форма внутренней описи документа
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ________________
------T----------T------------T----------------T------------T------------¬
¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера ¦ Примечание ¦
¦ п/п ¦документа ¦ документа ¦ документа ¦листов дела ¦ ¦
+-----+----------+------------+----------------+------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+-----+----------+------------+----------------+------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----+----------+------------+----------------+------------+-------------
Итого ___________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение 14
к п. 9.2
Инструкции
(в ред. постановления Главы г. Волгодонска
от 25.07.2003 N 1451)
Администрация города
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело___________________________________________________________
(N и название дела)
Выдано__________________ ________________________
(дата выдачи) (кому выдано, подпись)
во временное пользование.
Возвращено__________________
(дата, подпись)
Наименование должности
сотрудника, выдавшего дело_____________ _____________________
подпись инициалы, фамилия
Приложение 15
к п. 10.4
Инструкции
(в ред. постановления Главы г. Волгодонска
от 25.07.2003 N 1451)
Форма описи дел постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу
Администрация г. Волгодонска
_______________________________________________________________
_________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
Подпись И.О.Ф.
00.00.0000
ОПИСЬ N
------T--------------T----------------T------------T--------------T----------T-------¬
¦ N ¦ Индекс дела ¦Заголовок дела ¦ Дата дела ¦ Количество ¦ Срок ¦Приме- ¦
¦ п/п ¦(тома, части) ¦ (тома, части) ¦ (тома, ¦листов в деле ¦хранения ¦чание ¦
¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦(томе, части) ¦ дела ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (тома, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦
+-----+--------------+----------------+------------+--------------+----------+-------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+-----+--------------+----------------+------------+--------------+----------+-------+
¦ Название раздела ¦
+-----T--------------T----------------T------------T--------------T----------T-------+
+-----+--------------+----------------+------------+--------------+----------+-------+
+-----+--------------+----------------+------------+--------------+----------+-------+
+-----+--------------+----------------+------------+--------------+----------+-------+
L-----+--------------+----------------+------------+--------------+----------+--------
В данную опись внесено___________________________ дел с N
___________________
(цифрами и прописью)
по N __________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись И.О.Ф.
Дата
Передал____________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и __________________________ регистрационно-контрольных карточек
(цифрами и прописью)
к документам
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись И.О.Ф.
Дата
Принял_______________________дел и _____________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам
Наименование должности работника
архивного отдела
администрации города Подпись И.О.Ф.
Дата
Приложение 16
к п. 10.5
Инструкции
(в ред. постановления Главы г. Волгодонска
от 25.07.2003 N 1451)
Образец акта
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению
Администрация г. Волгодонска УТВЕРЖДАЮ
Наименование структурного Глава г. Волгодонска
подразделения
л/п И.О.Ф.
АКТ
______________ N __________ 00.00.0000
___________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании_______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
_______________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие
практическое значение документы фонда N ______________________________
(название фонда)
----T---------T-----------T-------T---------------T----------T-------------T------¬
¦ N ¦Заголовок¦ Дата дела ¦Номера ¦ Индекс дела ¦Количество¦ Сроки ¦Приме-¦
¦п/п¦дела или ¦или крайние¦описей ¦ (тома, части) ¦ дел ¦хранения дела¦чание ¦
¦ ¦групповой¦ даты дел ¦(номен-¦по номенклатуре¦ (томов, ¦(тома, части)¦ ¦
¦ ¦заголовок¦ ¦клатур)¦ или N дела ¦ частей) ¦ и номера ¦ ¦
¦ ¦ дел ¦ ¦за годы¦ по описи ¦ ¦ статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ по перечню ¦ ¦
+---+---------+-----------+-------+---------------+----------+-------------+------+
+---+---------+-----------+-------+---------------+----------+-------------+------+
+---+---------+-----------+-------+---------------+----------+-------------+------+
+---+---------+-----------+-------+---------------+----------+-------------+------+
L---+---------+-----------+-------+---------------+----------+-------------+-------
Итого _________________________ дел за ___________________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за______ годы утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭПК __________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от________________ N ________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись И.О.Ф.
Дата
Документы в количестве ___________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом ____________________ кг сданы в _________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от_____________ N ________
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись И.О.Ф.
|
