МЭР ГОРОДА ШАХТЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 2 апреля 2002 г. N 860
О СОЗДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МЭРИИ ГОРОДА
Для контроля за ведением делопроизводства в мэрии, структурных
подразделениях и отбора дел на постоянное хранение или
уничтожение:
1. Создать экспертную комиссию в составе 5 человек (приложение
N 1).
2. Утвердить положение о постоянно действующей экспертной
комиссии (приложение N 2).
3. Ответственными за состояние делопроизводства и передачу
документов в архив по структурным подразделениям мэрии назначить
руководителей этих подразделений.
4. Заведующему муниципальным архивом Новикову С.А. обеспечить
руководителей структурных подразделений необходимыми
организационно-методическими материалами. Совместно с общим
отделом мэрии (Санина О.И.) в апреле 2002 г. провести семинар по
работе с документами и подготовке их к сдаче в архив.
5. Экспертной комиссии в месячный срок обновить номенклатуру
дел, рассмотреть описи документов, подлежащих хранению или
уничтожению.
Организовать периодические проверки состояния работы с
документами в структурных подразделениях мэрии города в пределах
своей компетенции.
6. Распоряжения Главы Администрации N 1796 от 3.11.97 г. "О
создании экспертной комиссии", N 660 от 31.01.2000 г. "О внесении
изменений в распоряжение N 1796 от 3.11.1997 г. считать утратившим
силу.
7. Контроль за исполнением распоряжения возложить на
заместителя Мэра по организационно-правовым и кадровым вопросам -
управляющего делами Яновского В.А.
Мэр города
Ю.В.ЗАГОРУЛЬКО
Распоряжение вносит: общий отдел
Приложение N 1
к распоряжению
Мэра города
от 02.04.2002 N 860
СОСТАВ
ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МЭРИИ ГОРОДА
1. Новиков - заведующий архивом по личному составу,
Сергей Алексеевич председатель комиссии
2. Санина - начальник общего отдела, заместитель
Ольга Ильинична председателя комиссии
3. Рысева - заведующий протокольной частью,
Ирина Николаевна ответственный секретарь
4. Вегриянова - главный специалист централизованной
Лариса Викторовна бухгалтерии, член комиссии
5. Маленко - главный специалист отдела по работе
Зинаида Владимировна с муниципальными служащими, член
комиссии
Заместитель Мэра
В.А.ЯНОВСКИЙ
Приложение N 2
к распоряжению
Мэра города
от 02.04.2002 N 860
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ МЭРИИ ГОРОДА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия создается для
организации и проведения работы по экспертизе ценности документов
структурных подразделений мэрии, подготовки их к передаче на
архивное хранение, а также для выделения к уничтожению и
уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
1.2. Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее
решения вступают в силу после утверждения их Мэром, а в
необходимых случаях и соответствующего архивного учреждения.
1.3. Экспертная комиссия назначается распоряжением Мэра из
наиболее квалифицированных специалистов под председательством
одного из руководящих работников.
1.4. В своей работе экспертная комиссия руководствуется
Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах
N 5341-1 от 07.07.1993 г. Основными правилами работы ведомственных
архивов, утвержденных Приказом Главархива СССР N 263 от
05.09.1985 г.
2. ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Экспертная комиссия осуществляет функции:
2.1. Организует и проводит совместно с общим отделом мэрии и
архивом ежегодный отбор документов структурных подразделений для
дальнейшего хранения или уничтожения, осуществляет контроль за
организацией документов в делопроизводстве структурных
подразделений.
2.2. Рассматривает и выносит решения об одобрении и
представлении на утверждение в установленном порядке:
- графиков по подготовке и передаче документов на хранение;
- сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей
дел долговременного (свыше 10 лет) хранения;
- перечней, проектов, научно-технической документации
постоянного хранения;
- актов о выделении к уничтожению, находящихся в архиве мэрии
документов, сроки хранения которых истекли.
2.3. Принимает участие в подготовке и рассмотрении
номенклатуры дел мэрии, методических пособий по организации
документов в делопроизводстве, экспертизе их ценности и подготовке
документов для последующего хранения.
2.4. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения
отдельных документов, установленных действующими перечнями, и
определении/ сроков хранения документов, не предусмотренных
перечнями, и выносит решения на утверждение архивного учреждения.
2.5. Обеспечивает проведение инструктажа и консультаций
работников мэрии и структурных подразделений по вопросам
организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности
и подготовки к передаче на дальнейшее хранение.
3. ПРАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Экспертной комиссии мэрии предоставляется право:
3.1. В соответствии с установленными требованиями давать
рекомендации структурным подразделениям мэрии и соответствующим
работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации
документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки
к передаче на архивное хранение.
3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений
мэрии розыска отсутствующих дел и представления письменного
объяснения в случае их утраты.
3.3. Запрашивать от структурных подразделений мэрии сведения и
заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения
документов.
3.4. Заслушивать на своих заседаниях информации ответственных
за состояние делопроизводства структурных подразделений мэрии и
архива о качестве оформления документов и формирования дел в
делопроизводстве, состоянии учета и сохранности дел постоянного и
долговременного хранения.
3.5. Приглашать на заседания экспертной комиссии в качестве
консультантов специалистов соответствующих организаций.
3.6. Информировать руководство мэрии по вопросам, входящим в
компетенцию экспертной комиссии.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
4.1. Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в
непосредственном контакте с архивами и получает от них необходимые
организационно-методические разъяснения.
4.2. Экспертная комиссия работает по плану, утвержденному
заместителем Мэра по организационно-правовым и кадровым вопросам -
управляющим делами Яновским В.А., и отчитывается перед ним о своей
работе.
4.3. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции
экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые
проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.
4.4. Решения экспертной комиссии принимаются большинством
голосов. Заседания экспертной комиссии протоколируются.
4.5. Обязательному утверждению соответствующим архивным
учреждением подлежат:
- решения экспертной комиссии об одобрении описей на дела
постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;
- предложения об установлении сроков хранения документов, не
предусмотренных перечнями и примерной номенклатурой дел.
4.6. Ведение делопроизводства экспертной комиссии и хранение
ее документов возлагается на секретаря комиссии.
Заместитель Мэра
В.А.ЯНОВСКИЙ
|
