МЭР ГОРОДА ШАХТЫ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 ноября 2005 г. N 180
О РЕГЛАМЕНТЕ РАБОТЫ АППАРАТА МЭРИИ
Г. ШАХТЫ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. постановления Мэра г. Шахты
от 10.01.2006 N 1/2)
В соответствии с Уставом города Шахты, в целях установления
единой системы делопроизводства, порядка работы с документами,
обеспечения выполнения принимаемых решений и повышения
эффективности управленческой деятельности мэрии, ее структурных
подразделений постановляю:
1. Утвердить Регламент работы аппарата мэрии г. Шахты
Ростовской области (приложение N 1).
2. Руководителям структурных подразделений мэрии довести
настоящий Регламент до сведения всех заинтересованных лиц и
обеспечить строгое соблюдение его в практической деятельности.
3. Постановление N 124 от 20.10.2000 "О регламенте работы
аппарата мэрии г. Шахты Ростовской области" считать утратившим
силу.
4. Ранее принятые постановления и распоряжения по вопросам,
регламентирующим работу мэрии, действуют в части не противоречащей
данному Регламенту.
5. Контроль за выполнением Регламента работы аппарата мэрии г.
Шахты Ростовской области возложить на управляющего делами Жигунову
Т.Г.
Мэр города
С.А.ПОНАМАРЕНКО
Постановление вносит
общий отдел
Приложение N 1
к постановлению
Мэра города
от 30.11.2005 N 180
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ АППАРАТА МЭРИИ Г. ШАХТЫ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. постановления Мэра г. Шахты
от 10.01.2006 N 1/2)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. В соответствии с Уставом города мэрия города является
исполнительно-распорядительным органом городского самоуправления.
1.2. В своей деятельности мэрия города руководствуется:
- Конституцией Российской Федерации;
- федеральными законами;
- Уставом Ростовской области, законами Ростовской области,
Уставом города, постановлениями и распоряжениями Мэра, решениями
городской Думы г. Шахты, настоящим Регламентом.
1.3. Возглавляет мэрию города, руководит ею на принципах
единоначалия Мэр города, являющийся высшим должностным лицом
города. Мэр города самостоятельно определяет структуру мэрии и
представляет ее на утверждение городской Думе, утверждает своим
распоряжением штаты городской мэрии в пределах бюджетного
финансирования, Положение о городской мэрии и ее структурных
подразделениях, формирует аппарат мэрии города на условиях
срочного трудового договора на период исполнения своих полномочий
для муниципальных служащих категории "Б" и бессрочно - для
муниципальных служащих категории "В".
1.4. Мэр города самостоятельно назначает на должность и
освобождает от должности первого заместителя по согласованию с
городской Думой, других заместителей Мэра города.
1.5. Заместители Мэра города выполняют свои функции в
соответствии с разграничением обязанностей, утвержденным
распоряжением Мэра города. Проект распоряжения по данному вопросу
готовится отделом муниципальной службы на основе предложений
заместителей Мэра города в 2-месячный срок после вступления в
должность Мэра города. В соответствии с распределением
обязанностей между заместителями Мэра города ими разрабатываются
должностные инструкции, утверждаемые Мэром города.
1.6. В случае временного отсутствия Мэра города исполнение его
обязанностей возлагается на первого заместителя Мэра города в
объеме полномочий п. 2 ст. 15 Устава города Шахты. На время
отсутствия кого-либо из заместителей Мэра города его обязанности,
как правило, возлагаются на другого заместителя Мэра. Не
допускается возложение обязанностей заместителя Мэра на
руководителей муниципальных учреждений (предприятий).
1.7. Структурные подразделения аппарата мэрии города
осуществляют свою деятельность на основе Положений,
разрабатываемых их руководителями и утверждаемых Мэром города в
месячный срок со дня их образования. Организует и контролирует эту
работу отдел муниципальной службы.
Положения об отделах, секторах, входящих в состав
департаментов, управлений, комитетов, разрабатываются их
руководителями и утверждаются соответствующими заместителями Мэра,
управляющим делами.
Руководители структурных подразделений в месячный срок со дня
их назначения разрабатывают должностные инструкции каждого
сотрудника подразделения на основании примерных должностных
инструкций, разрабатываемых отделом муниципальной службы, и
представляют на утверждение заместителям Мэра города, управляющему
делами.
1.8. Отдельные направления деятельности аппарата могут
регламентироваться и конкретизироваться специальными инструкциями,
которые разрабатываются под руководством управляющего делами
мэрии.
1.9. Ответственность за организацию и состояние
делопроизводства, соблюдение установленных настоящим Регламентом
правил и порядка работы с документами в подразделениях аппарата
мэрии возлагается на их руководителей.
1.10. Работники аппарата и структурных подразделений мэрии
города несут ответственность за выполнение требований настоящего
Регламента, сохранность документов и неразглашение содержащейся в
них служебной и конфиденциальной информации.
1.11. В аппарате мэрии используются автоматизированные системы
"Учет входящих, исходящих документов и их оборота", "Контроль
исполнения постановлений и распоряжений Главы Администрации
(Губернатора) области, постановлений и распоряжений Мэра города,
писем организаций, обращений граждан", предназначенные для учета,
регистрации и контроля за прохождением и исполнением документов.
В необходимых случаях могут разрабатываться и внедряться и
другие системы.
Сопровождение программного и информационного обеспечения
автоматизированных систем в процессе их эксплуатации,
сопровождение и ведение технологической базы данных этих систем, а
также организация разработки и внедрения других систем
осуществляются отделом электронно-информационного обеспечения.
1.12. Правила и порядок работы с документами, установленные
настоящим Регламентом, обязательны для всех муниципальных служащих
мэрии и ее подразделений.
1.13. Инструктивные материалы, издаваемые общим отделом по
вопросам организации и совершенствования работы с документами,
устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве,
обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях
мэрии.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КАДРАМИ
2.1. Порядок формирования структуры аппарата и органов мэрии
города определяется Уставом города Шахты Ростовской области, ФЗ
"Об основах муниципальной службы в Российской Федерации" и
Областными законами "О муниципальной службе в Ростовской области",
"О реестре муниципальных должностей, должностей муниципальной
службы в Ростовской области".
2.2. Структура мэрии города утверждается решением городской
Думы, штатное расписание аппарата мэрии города - распоряжением
Мэра города.
2.3. Заместители Мэра города, руководители департаментов,
управлений, комитетов, отделов, работники аппарата мэрии города
назначаются и освобождаются от должности распоряжением Мэра. Мэр
города заключает с работниками аппарата мэрии трудовые договоры.
2.4. Формирование аппарата мэрии города производится на основе
индивидуального подбора кадров с использованием резерва на
выдвижение, а также путем проведения конкурсов. Проведение
конкурсов на замещение вакантных должностей обеспечивает отдел
муниципальной службы.
2.5. Предложения по назначению на должность и освобождению от
должности муниципальных служащих готовятся заместителями Мэра
города по компетенции через отдел муниципальной службы.
2.6. Кандидаты для назначения на должность руководителей
структурных подразделений мэрии проходят собеседование с
заместителем Мэра, курирующим соответствующее подразделение,
начальником отдела муниципальной службы, Управляющим делами мэрии.
2.7. Кандидаты, рекомендуемые на должность работников аппарата
мэрии города на основе индивидуального подбора, до назначения
проходят собеседование с руководителем соответствующего
подразделения, заместителем Мэра, курирующим соответствующие
подразделения, начальником отдела муниципальной службы,
управляющим делами мэрии.
2.8. Распоряжения по назначению на должности муниципальной
службы мэрии города готовятся отделом муниципальной службы после
представления следующих документов:
- личного заявления на имя Мэра города о приеме на должность (с
визой соответствующего заместителя Мэра города);
- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
трудовой книжки (за исключением случаев, когда трудовой договор
заключается впервые);
- страхового свидетельства государственного пенсионного
страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор
заключается впервые;
- документов, подтверждающих профессиональное образование;
документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих
призыву на военную службу;
- справки из органов государственной налоговой службы о
предоставлении сведений о доходах и об имуществе, принадлежащем на
праве собственности;
- другие документы, если это предусмотрено федеральными
законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями
Правительства Российской Федерации.
2.9. Для решения вопросов присвоения квалификационных разрядов
проводится аттестация, порядок и условия которой определяются
федеральными и областными законами, положением об аттестации.
3. О СЛУЖЕБНЫХ УДОСТОВЕРЕНИЯХ МЭРИИ ГОРОДА
3.1. Порядок изготовления, выдачи и возврата служебных
удостоверений мэрии города утверждается распоряжением Мэра города
по предложению отдела муниципальной службы.
3.2. Учет, выдача и обеспечение возврата служебных
удостоверений возлагаются на отдел муниципальной службы.
3.3. Служебное удостоверение муниципального служащего
оформляется:
- заместителям Мэра города;
- руководителям структурных подразделений мэрии на основании
распоряжения Мэра о назначении на должность;
- работникам аппарата мэрии города на основании распоряжения
Мэра о приеме на работу, переводе;
- руководителям муниципальных предприятий, учреждений на
основании распоряжения Мэра о назначении на должность.
3.4. Порядок пользования служебным удостоверением мэрии города
устанавливается инструкцией, утверждаемой управляющим делами
мэрии, с содержанием которой отдел муниципальной службы в
обязательном порядке знакомит каждого, кому выдается
удостоверение.
4. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ АППАРАТА МЭРИИ
4.1. В целях обеспечения выполнения функций и задач мэрии
города, координации деятельности ее структурных подразделений
разрабатываются следующие планы работы: квартальные, месячные,
недельные.
В конце года каждое подразделение мэрии города анализирует
итоги работы, ставит наиболее важные задачи и цели на ближайшие 12
месяцев с разбивкой по кварталам, а в конце каждого квартала
определяет, какие задачи надо исключить, какие - перенести, а
какие - добавить. Учитываемые в месячном плане задачи и цели
переносятся из квартального плана в план месяца. Недельный план
предполагает большую деталировку в отличие от других планов.
4.2. Проекты планов работы формируются общим отделом на основе
предложений заместителей Мэра, руководителей структурных
подразделений.
Проект квартального плана за 15 дней до начала планируемого
периода общий отдел представляет Мэру, его заместителям на
предварительное рассмотрение.
Откорректированный квартальный план с учетом поступивших
замечаний, вносится на утверждение Мэру до 25 числа месяца,
предшествующего планируемому периоду.
4.3. Квартальный план работы состоит из следующих разделов:
- вопросы, выносимые на заседание городской Думы;
- вопросы, выносимые на рассмотрение Мэра города;
- вопросы, рассматриваемые у заместителей Мэра;
- вопросы, выносимые на рассмотрение коллегии, совещаний,
комиссий;
- организационные мероприятия, проводимые мэрией в масштабе
города, по месту жительства населения;
- контроль за исполнением документов нормативно-правового
содержания и исполнительно-распорядительных.
4.4. Вопросы, включаемые в план работы, должны излагаться четко
и грамотно с указанием места и времени их рассмотрения, количества
участников, категории приглашенных и конкретных исполнителей.
4.5. Квартальные планы работы направляются Мэру, его
заместителям, в городскую Думу.
4.6. Ответственность за своевременную и качественную подготовку
мероприятий, включенных в план, несут заместители Мэра города и
руководители структурных подразделений.
4.7. Контроль за выполнением планов работы осуществляется Мэром
города, его заместителями в соответствии с распределением
обязанностей. Общий контроль за выполнением планов работы мэрии
возлагается на управляющего делами мэрии, который при утверждении
плана работы на предстоящий период докладывает Мэру города о
выполнении предыдущего плана.
4.8. В случае, если мероприятия, предусмотренные планом работы,
по каким-либо причинам не могут быть выполнены в срок или
намеченный вопрос не может быть своевременно внесен на
рассмотрение, заместители Мэра информируют об этом Мэра за 3 дня
до намеченного срока проведения мероприятия.
Мэр города рассматривает предложения об изменении или уточнении
плана и принимает по ним решения об их утверждении или отклонении.
4.9. По поручению Мэра города общий отдел составляет
еженедельный план основных организационно-массовых мероприятий
общегородского значения на следующую очередную неделю, проводимых
структурными подразделениями мэрии.
Планы таких мероприятий с подробным указанием тематики
рассматриваемых вопросов, даты, места и формы проведения, состава
участников заместители Мэра и руководители структурных
подразделений мэрии города передают в общий отдел еженедельно до
15.00 часов вторника, предшествующего планируемой неделе.
За 2 суток до проведения мероприятия в общий отдел сдается в
отпечатанном виде текст телефонограммы по явке, список
приглашенных (ф.и.о. полностью, место работы, должность), в т.ч.
от городской Думы или областной Администрации, порядок проведения
мероприятия, доклад, протоколы, сводки, проект решения или
рекомендаций, другие материалы.
Ответственность за проведение этих мероприятий возлагается на
соответствующих заместителей Мэра и руководителей структурных
подразделений, которые их проводят.
Итоги проведения мероприятий подводятся на еженедельных
планерках или совещаниях с заместителями Мэра.
4.10. Информация о предстоящих мероприятиях еженедельно (в
четверг) передается в областную Администрацию общим отделом.
5. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ И ИЗДАНИЕ ПОСТАНОВЛЕНИЙ
И РАСПОРЯЖЕНИЙ МЭРА г. ШАХТЫ
5.1. В соответствии с нормативными правовыми актами Российской
Федерации, Уставом Ростовской области, Уставом г. Шахты Ростовской
области Мэр города принимает постановления и издает распоряжения,
которые подлежат обязательному документальному оформлению.
Постановления Мэра принимаются:
- по вопросам, отнесенным к его компетенции в пределах
представительных полномочий Мэра города в соответствии с п. 1 ст.
15 Устава города.
Распоряжения Мэра издаются по вопросам его исполнительно-
распорядительных полномочий.
Постановления и распоряжения Мэра города подписываются Мэром
города, а в его отсутствие - лицом, его замещающим. Мэр города
может делегировать право подписания распоряжений и постановлений
первому заместителю Мэра города.
В случае необходимости в постановления и распоряжения могут
быть внесены изменения соответствующими актами.
5.2. Подготовка постановлений и распоряжений Мэра
осуществляется на основании поручения Мэра города или во
исполнение нормативно-правовых актов государственных органов
власти и управления, а также по инициативе заместителей Мэра
города.
Правом вносить проекты постановлений и распоряжений обладают:
- заместители Мэра города;
- руководители структурных подразделений мэрии города.
На основании полученного поручения заместители Мэра города,
руководители структурных подразделений определяют исполнителей и
сроки подготовки проекта, списки лиц, согласовывающих и визирующих
проекты (при необходимости такой список уточняется с начальником
общего отдела).
5.3. Проекты постановлений и распоряжений по кадровым вопросам
согласовываются с заинтересованными лицами и подлежат
обязательному визированию в юридическом отделе.
Распоряжения о назначении и освобождении от должности
муниципальных служащих, руководителей муниципальных предприятий,
учреждений готовятся отделом муниципальной службы на основании
личного заявления на имя Мэра города с визами соответствующих
заместителей Мэра города и положительной резолюцией Мэра города и
трудового договора.
Курирующий заместитель Мэра может ходатайствовать о
квалификационной надбавке и надбавке за особые условия
муниципальной службы с указанием их размеров в процентном
отношении к должностному окладу подчиненных ему муниципальных
служащих.
При наличии на заявлении о приеме на работу виз всех лиц, с
которыми кандидат обязан пройти собеседование, проект распоряжения
визируется в юридическом отделе и направляется в отдел
муниципальной службы для дальнейшего оформления на подпись Мэру
города.
Распоряжения, касающиеся отпусков работников аппарата мэрии
города, командировок, оплаты замещения отсутствующих работников
аппарата мэрии города, оказания материальной помощи и других
кадровых вопросов, согласовываются с заинтересованными лицами и
подлежат визированию в юридическом отделе, подписываются Мэром
города, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.
5.4. Подготовка постановлений и распоряжений Мэра города
осуществляется на основании письменного поручения Мэра города,
первого заместителя Мэра, которое оформляется путем резолюции на
письме с просьбой о подготовке соответствующего проекта
постановления или распоряжения или резолюцией на других
документах.
В соответствии с поручением на подготовку проекта постановления
или распоряжения лицо, вносящее проект, определяет исполнителей,
список лиц, согласовывающих проект.
Срок подготовки проектов с момента поручения Мэра города до
передачи на подпись устанавливается в 30 календарных дней, а
срочных - до 5 рабочих дней. В необходимых случаях Мэр города
может установить и другой срок. При необходимости срок подготовки
проекта постановления или распоряжения может продлить Мэр города
по письменной просьбе ответственного за подготовку данного
документа.
5.5. Ответственность за качество подготовки проектов
постановлений и распоряжений, согласование их заинтересованными
сторонами, своевременное внесение изменений и дополнений в
действующие постановления и распоряжения Мэра города, а также их
отмену возлагается на заместителей Мэра города, включая случаи
внесения проектов руководителями структурных подразделений мэрии
города.
Если в процессе согласования в проект правового акта вносятся
изменения принципиального характера, то он может быть направлен на
повторное визирование по указанию управляющего делами.
При подготовке постановлений или распоряжений на основании
решения Коллегии города учитываются визы, полученные для вынесения
решения Коллегии, за исключением виз заместителей Мэра города,
начальника юридического отдела. Если решение Коллегии
принципиально отличается по содержанию от вносимого проекта, то
необходимость его визирования определяет управляющий делами.
5.6. Проекты постановлений и распоряжений должны отвечать
следующим требованиям:
- соответствовать действующему законодательству, Уставу города
Шахты Ростовской области, ранее принятым распоряжениям и
постановлениям Мэра города;
- быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и
четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность
двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными
целями и задачами;
- содержать указания конкретным исполнителям, выполнение
которых обеспечит решение поставленных задач, конкретные сроки
исполнения, а также пункт о возложении контроля на заместителей
Мэра города, руководителей структурных подразделений.
Если подготовленное постановление или распоряжение влечет за
собой внесение изменений или дополнений в другие правовые акты,
эти изменения или дополнения включаются в проект подготовленного
акта или предоставляются в виде самостоятельного акта одновременно
с ним.
Если принимаемое постановление или издаваемое распоряжение
исключает действие ранее принятых постановлений и изданных
распоряжений, оно должно содержать пункт об их отмене.
При подготовке постановлений и распоряжений о ходе выполнения
ранее принятых постановлений или распоряжений в случае их
невыполнения или срыва сроков следует указать конкретных лиц,
виновных в невыполнении или несоблюдении сроков выполнения
мероприятий.
При необходимости в документах делается ссылка на
соответствующие правовые акты.
К проекту постановления или распоряжения должны быть приложены
все необходимые документы (подлинники или надлежаще заверенные
копии), позволяющие достоверно установить правомерность принятия
постановления или издания распоряжения. При необходимости
получения отсутствующих документов либо нормативных или иных
правовых актов, без которых невозможно осуществить правовую
экспертизу документа, проект возвращается исполнителю.
Если проект постановления или распоряжения предусматривает
обращение с ходатайством по тому или другому вопросу, к нему
должен быть приложен проект соответствующего письма.
Постановления и распоряжения, принимаемые во исполнение
законов, указов, постановлений и распоряжений федеральных органов
власти, а также Законодательного Собрания Ростовской области и
городской Думы, должны содержать ссылку на дату, номер и полное
наименование документов.
Если в тексте документа имеются приложения, то делается ссылка
"согласно приложению" или "прилагается". При наличии нескольких
приложений они нумеруются арабскими цифрами 1, 2, 3 и т.д.
Приложения к постановлениям и распоряжениям подписываются
управляющим делами в 2 экземплярах.
Подготовленный проект постановления или распоряжения печатается
в одном экземпляре на чистом листе бумаги через 1,5 интервала, 14
шрифтом, заголовок не выделяется жирным шрифтом, параметры
страниц: левое поле - 3 см; правое поле - 1,5 см; верхнее поле - 2
см; нижнее поле - 1,5 см.
5.7. Согласование проектов постановлений и распоряжений Мэра
города организует исполнитель.
Последнюю страницу проекта постановления или распоряжения
визируют в последовательности:
руководитель структурного подразделения, вносящего проект;
руководители департаментов, комитетов, управлений, отделов,
организаций, кому в проекте документа предусматриваются задания
или поручения и поручается исполнение документа, а также
заинтересованных и контролирующих подразделений;
заместитель Мэра города, в сферу деятельности которого входят
вопросы издаваемого проекта;
начальник юридического отдела мэрии города (проекты
постановлений и распоряжений без визы начальника юридического
отдела на подпись Мэру города, первому заместителю Мэра города не
представляются).
5.8. Проекты постановлений и распоряжений по выделению средств
из городского бюджета визируют:
- заместители Мэра города, курирующие данное направление;
- директор Департамента финансов;
- начальник юридического отдела.
Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку
его фамилии, должность и дату.
5.9. Передача проектов документов на согласование (визирование)
осуществляется через секретарей руководителей с указанием даты
получения и возврата. За нарушение срока согласования проекта
документа несет ответственность руководитель подразделения, в
котором проходит согласование проект.
При отсутствии заместителя Мэра города документы визируются
лицом, исполняющим его обязанности.
5.10. Допускается особое мнение (замечание) лица, визирующего
документ, которое излагается отдельной запиской, прилагаемой к
проекту документа. При наличии замечаний проект возвращается на
доработку. При выявлении несоответствия представленного проекта
действующему законодательству составляется письменное заключение.
При наличии разногласий по проекту документа последние
рассматриваются у заместителя Мэра города, курирующего
подразделение, готовившее документ, а при необходимости - у
первого заместителя Мэра города. О результатах их рассмотрения
заместитель Мэра города, первый заместитель Мэра ставит в
известность Мэра города.
5.11. Проекты постановлений и распоряжений, переданные на визу,
рассматриваются в течение трех рабочих дней, не считая дня
передачи, а в случаях, требующих проведения экспертизы, не более 5
рабочих дней, не считая дня передачи.
Ввиду проведения правового анализа предоставляемых на визу
проектов постановлений и распоряжений Мэра города срок их
рассмотрения начальником юридического отдела составляет 3 рабочих
дня, не считая дня передачи. В случае необходимости подготовки
заключения к визируемым проектам срок их рассмотрения продлевается
до 5 рабочих дней.
В случае предоставления на визу проекта постановления или
распоряжения, содержащего решение по срочным вопросам деятельности
мэрии, определяемым заместителями Мэра города по направлениям
деятельности, срок рассмотрения такого проекта составляет один
рабочий день. Проекты целевых программ визируются в Департаменте
финансов в течение трех рабочих дней.
5.12. Проработанные соответствующими подразделениями проекты
постановлений и распоряжений передаются в сектор обработки
правовых актов общего отдела для согласования с управляющим делами
или начальником общего отдела в целях осуществления оформления на
бланках установленного образца и ввода текстов в электронную базу
данных и подготовки к подписанию документа. Текст постановлений,
распоряжений, все приложения к ним должны быть набраны в программе
Microcoft Word. Ответственность за соответствие текста документа
на электронном носителе завизированному проекту возлагается на
работников сектора обработки правовых актов общего отдела.
Оформленный на бланке документ передается сектором обработки
правовых актов общего отдела на подпись Мэру города, первому
заместителю Мэра города.
Срок подготовки документов с момента поступления в сектор
обработки правовых актов общего отдела до передачи на подпись Мэру
города, первому заместителю Мэра города составляет 3 рабочих дня,
не считая дня передачи, с пометкой "срочно" - составляет один
рабочий день.
5.13. Проекты документов могут быть признаны не подготовленными
к подписанию и отправлены на доработку в случаях отсутствия
необходимых согласований должностных лиц, мэрии, руководителей,
организаций, наличия стилистических или орфографических ошибок,
отсутствия необходимых данных для дальнейшего осуществления
контроля за исполнением, не устраненных принципиальных разногласий
по проекту документа.
5.14. Постановления и распоряжения издаются на бланках
установленного образца, с соблюдением последовательности нумерации
для каждого вида документа, в том числе и содержащих
государственную тайну, присваиваемой сектором обработки правовых
актов общего отдела. Каждый экземпляр рассылаемого постановления и
распоряжения заверяется круглой печатью сектора обработки правовых
актов общего отдела.
5.15. Снятие копий с правовых актов Мэра г. Шахты
осуществляется по заявкам структурных подразделений, управлений,
граждан только с разрешения управляющего делами, в его отсутствие
- с разрешения начальника общего отдела.
6. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ РЕШЕНИЙ
ГОРОДСКОЙ ДУМЫ Г. ШАХТЫ
6.1. Организация работы городской Думы определяется Уставом
города Шахты Ростовской области и Регламентом городской Думы г.
Шахты.
6.2. Вопросы, выносимые на рассмотрение Думы, должны находиться
в компетенции городской Думы г. Шахты согласно Уставу города.
6.3. Правом внесения предложений о разработке проектов решений
городской Думы г. Шахты обладают:
- Мэр города;
- заместители Мэра города;
- руководители структурных подразделений аппарата мэрии.
6.4. Проекты решений городской Думы, выносимые на рассмотрение
городской Думы, должны быть завизированы заместителями Мэра по
компетенции, руководителем структурного подразделения, вносящего
проект, и руководителями других заинтересованных подразделений,
организаций, начальником юридического отдела. Перечень лиц,
согласовывающих проект, определяет исполнитель. Проекты решений
городской Думы, предусматривающие финансирование из городского
бюджета, визируются директором Департамента финансов. Согласование
проектов решений Думы организует исполнитель.
6.5. Срок рассмотрения проектов решений городской Думы
руководителями структурных подразделений мэрии, визирующими проект
решения городской Думы г. Шахты, - не более 3 рабочих дней, не
считая дня передачи, срочных - в течение суток с момента
поступления по распоряжению курирующего заместителя Мэра.
6.6. Передача проектов решений городской Думы на согласование
руководителям структурных подразделений мэрии осуществляется через
общий отдел с указанием даты получения и возврата проекта и его
регистрационного номера.
6.7. Пакеты документов, включающие в себя проекты решений Думы,
с приложением оригиналов необходимых документов после визирования
всеми заинтересованными лицами передаются в приемную Думы
вносителем проекта за 15 дней до предстоящего заседания городской
Думы.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ И ПРОВЕРКИ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ МЭРИИ ГОРОДА
7.1. Контролю и проверке исполнения подлежат все входящие
зарегистрированные документы, содержащие поручения, сроки
исполнения, требующие принятия решения о составлении ответного или
иного документа, внесения изменений в нормативные, инструктивные и
другие документы. Система контроля определяет порядок работы
должностных лиц с находящимися на контроле документами и
своевременное предотвращение срыва сроков их исполнения.
7.2. Контроль осуществляется с использованием
автоматизированной системы контроля исполнения документов и
строится на базе регистрации данных. При постановке документа на
контроль на верхнем правом поле документа делается отметка со
сроком исполнения.
7.3. Даты исполнения контролируемых документов указываются в
текстах документов или поручениях (резолюциях) Мэра города,
заместителей Мэра города, руководителей структурных подразделений
мэрии города и фиксируются в регистрационно-контрольной форме.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты
подписания (утверждения) документа, а поступивших из других
организаций - с даты поступления в мэрию города.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте
пометку "срочно", - исполняются в трехдневный срок;
- имеющие пометку "оперативно" - в десятидневный срок;
- остальные - в срок не более одного месяца.
7.4. После рассмотрения руководящим составом мэрии документы с
резолюцией возвращаются в общий отдел для внесения резолюции в
регистрационно-контрольной форме. С внесенной резолюцией
регистрационная карточка распечатывается и подшивается с
оригиналом контрольного документа в контрольное дело.
Специалист общего отдела фиксирует в контрольном деле все
передвижения контрольного документа с промежуточными контрольными
сроками исполнения.
7.5. В контрольное дело формируются:
- контрольный документ с резолюцией;
- распорядительный документ мэрии г. Шахты, изданный во
исполнение контрольного документа вышестоящих областных органов;
- план мероприятий по организации исполнения контроля,
исполнители, сроки исполнения;
- отчетные документы исполнителей;
- распорядительный документ мэрии о снятии областного документа
с контроля;
- итоговая информация о снятии документа с контроля (в случае
необходимости).
7.6. Ответственным за исполнение документа является лицо,
указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель обязан
организовать исполнение документов в установленный срок, ему
предоставлено право созыва соисполнителей для представления всех
необходимых материалов.
7.7. При необходимости изменения срока выполнения поручения
должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за 2 дня
до истечения срока представляет на имя давшего поручение
мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.
При нарушении срока контроля исполнения документа ответственный
исполнитель представляет объяснительную записку, после чего может
быть установлен новый срок исполнения.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов
ответственный исполнитель своевременно информирует специалиста
общего отдела, ведущего электронную базу контроля исполнения
документов, для внесения изменений в регистрационно-контрольную
форму и контрольное дело.
Несоблюдение срока отчетности или неполнота представленных
сведений считаются нарушением исполнения документа, о чем ставится
в известность заместитель Мэра города, курирующий данное
структурное подразделение.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их
исполнение имеют право только автор документа либо заместитель
Мэра города, установивший своей резолюцией контрольный срок
исполнения.
7.8. Документ считается исполненным после фактического
выполнения поручений по существу.
Исполненный документ в двух экземплярах представляется
ответственным исполнителем на подпись заместителю Мэра города,
который своей резолюцией давал поручение.
Свидетельством исполнения является наличие двух экземпляров
подготовленного и подписанного исполнителем документа,
предоставленных в общий отдел.
Документированным подтверждением исполнения документа является
присвоение исходящего номера документу, подготовленному по
результатам исполнения.
7.9. Контроль за исполнением контрольных документов возлагается
на заместителей Мэра города, контроль за соблюдением сроков
исполнения - на общий отдел мэрии.
7.10. Общий отдел систематически, ежемесячно, предоставляет
информацию о неисполненных либо исполненных с нарушениями сроков
документах заместителям Мэра города по компетенции.
8. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
8.1. Документы, поступившие в мэрию города, принимаются и
регистрируются в общем отделе. Полученная корреспонденция
вскрывается, за исключением адресованной лично, и проверяется
целостность вложения. Телеграммы принимаются под расписку с
проставлением даты и времени приема. Почта, адресованная или
доставленная ошибочно, возвращается. Документы, адресованные
департаментам, управлениям, комитетам, организациям, не входящим в
структуру аппарата мэрии, не регистрируются и передаются по
назначению.
8.2. Специалист общего отдела сортирует корреспонденцию по
адресатам и определяет документы, подлежащие регистрации.
Не подлежат регистрации статистические сборники, книги,
проспекты с научно-технической информацией, документы по
заключению договоров, объяснительные записки, поздравительные
письма и открытки, телеграммы, пригласительные билеты, счета,
бланки.
8.3. Письменные обращения граждан без регистрации передаются
для регистрации в отдел по работе с населением.
8.4. Проекты решений, выносимые на рассмотрение городской Думы,
представляются в общий отдел для регистрации и передачи на
согласование в юридический отдел мэрии не позднее 20 дней до
предстоящего заседания городской Думы.
8.5. Специалисты общего отдела проводят электронную регистрацию
корреспонденции по установленной форме в день ее поступления.
Телеграммы и документы, переданные по каналам факсимильной
связи, регистрируются в течение часа и передаются по тем же
правилам. Текст поступившей телефонограммы записывается
получателем на бланке или в журнале и оперативно передается
руководителю, которому она адресована.
8.6. Документы, подготовленные в подразделениях мэрии и
используемые внутри этих подразделений, подписанные Мэром города,
его заместителями, управляющим делами, относятся к категории
внутренних документов и регистрируются в общем отделе.
8.7. Информация о зарегистрированных документах, их прохождении
и исполнении хранится в базе данных автоматизированной системы
постоянно.
8.8. На всех документах при первоначальной обработке в нижнем
правом поле первой страницы проставляется регистрационный штамп,
куда вписывается входящий номер документа и дата его регистрации.
Документы, содержащие поручения, сроки исполнения, требующие
принятия решения о составлении ответного документа, ставятся на
контроль.
После регистрации в общем отделе служебные документы в тот же
день доставляются советникам, заместителям Мэра города.
Мэру города передаются на рассмотрение документы особой
важности, корреспонденция, поступающая из федеральных органов
исполнительной власти.
8.9. Мэр города, заместители Мэра, советники рассматривают
документы в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.
Поручения по рассмотрению документов отражаются в резолюциях.
Резолюция проставляется на карточке для резолюций или на
документе на любой свободной от текста площади. Резолюция должна
содержать Ф.И.О. исполнителя, указание о порядке и характере
исполнения, срок исполнения контроля, личную подпись и дату. В
случае, когда в резолюции не указан срок исполнения, документ
исполняется в течение 30 календарных дней с момента регистрации.
8.10. Рассмотренные руководством документы возвращаются в общий
отдел, где в регистрационно-контрольную форму вносится содержание
резолюции, а документ передается на исполнение.
Передача документов исполнителями производится только через
общий отдел, что отражается в регистрационно-контрольной форме.
8.11. Контроль за исполнением резолюции осуществляется
специалистом общего отдела.
9. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ И ОТПРАВКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
9.1. При подготовке и оформлении документов работники мэрии
города руководствуются следующими основными требованиями:
9.1.1. Документы (письма, справки, информации, телеграммы и
т.д.) печатаются на бланках установленного образца в отделе
электронно-информационного обеспечения в двух экземплярах. При
адресовании документа инициалы указывают перед фамилией.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают
в именительном падеже. Должность лица, которому адресован
документ, указывают в дательном падеже. Документ не должен
содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов
составляется список рассылки документа. К документу объемом более
одной страницы исполнителем составляется заголовок, в краткой
форме раскрывающий его основное содержание. Вторая и последующие
страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими
цифрами.
9.1.2. Содержание документа должно быть кратким,
аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие
содержащейся в нем информации. В письмах-ответах указывается
ссылка на исходящий номер и дата документа, на который дается
ответ.
9.1.3. Подготовка проектов писем в федеральные органы
возлагается на заместителей Мэра города. Они обязаны следить за
прохождением писем в федеральных органах и принимать меры для
получения ответов на поставленные в них вопросы.
9.1.4. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона
проставляются на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем
углу. Эта отметка необходима для оперативности в работе, повышает
ответственность за качество подготовки проекта документа.
9.2. Документы подписываются должностными лицами в соответствии
с предоставленными им полномочиями.
Документы, направленные в федеральные органы исполнительной
власти, подписываются Мэром города или, по его поручению, первым
заместителем Мэра города. Документы, направляемые подведомственным
и сторонним организациям, подписываются заместителями Мэра города
или руководителями структурных подразделений в соответствии с их
компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должностного лица,
подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и
фамилия). Инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией.
9.3. Подготовленные письма, подписанные руководителями
структурных подразделений, регистрируются в структурных
подразделениях мэрии города, письма, подписанные Мэром города, его
заместителями, управляющим делами, регистрируются в общем отделе.
Датой документа является дата его подписания или утверждения.
Регистрация документов проводится в соответствии с индексом
классификатора структурных подразделений аппарата мэрии города.
Индекс документа включает: индекс структурного подразделения по
классификатору, через знак "тире" - номер дела по номенклатуре,
через "косую черту" - порядковый регистрационный номер.
9.4. Рассылка подготовленных писем и документов производится
через общий отдел.
9.5. Обработка документов для отправки почтовой связью
осуществляется общим отделом. Письма для отправки передаются
полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового
адреса или с указанием в рассылку.
9.6. Телеграммы подписываются Мэром города, его первым
заместителем или заместителями по согласованию с Мэром города.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если
при этом не искажается ее содержание. Проект текста телеграммы
визируется исполнителем и руководителем подразделения мэрии города
на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.
10. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, СОГЛАСОВАНИЯ,
УЧЕТА ДОГОВОРОВ, ЗАКЛЮЧАЕМЫХ МЭРИЕЙ ГОРОДА
10.1. Подготовленный, подписанный руководителем организации и
скрепленный печатью договор в двух экземплярах поступает с
сопроводительным письмом из организации в общий отдел мэрии и
направляется непосредственно в юридический отдел мэрии для
согласования. Срок для согласования - пять рабочих дней, не считая
дня передачи.
10.2. В случае невозможности согласования юридический отдел
готовит протокол разногласий либо заключение о невозможности
подписания договора и направляет через общий отдел в
соответствующую организацию. Срок для рассмотрения в случае
подготовки протокола разногласий - семь рабочих дней, не считая
дня передачи.
10.3. При наличии согласования договор либо без согласования -
договор с протоколом разногласий через общий отдел передаются на
подпись Мэру города или первому заместителю Мэра, имеющему
соответствующую доверенность. Подписание договоров без
согласования юридического отдела не допускается.
10.4. После подписания должностным лицом администрации договор
поступает в сектор обработки правовых актов общего отдела для
регистрации. Регистрация производится в электронном виде. Договор
заверяется гербовой печатью.
(в ред. постановления Мэра г. Шахты от 10.01.2006 N 1/2)
Один экземпляр направляется в организацию, а другой - в
бухгалтерию мэрии города для работы.
10.5. Ответственность за правильность содержания договоров,
рассмотренных юридическим отделом, и их учет возлагается на
юридический отдел.
Ответственность за своевременность оплаты возлагается на
бухгалтерию.
11. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ
В МЭРИИ ГОРОДА
11.1. Необходимость проведения совещаний по различным
направлениям деятельности определяется Мэром города, заместителями
Мэра города, руководителями структурных подразделений. Совещания
предусматриваются в плане мероприятий на неделю.
11.2. Ответственность за подготовку совещания возлагается на
заместителей Мэра города, начальников структурных подразделений,
должностных лиц, принявших решение о его проведении. Ими же
утверждается план подготовки и порядок проведения совещания.
Координация вопросов по подготовке совещания с участием Мэра
города возлагается на общий отдел мэрии.
11.3. В том случае, если мероприятие проводится без участия
Мэра города или первого заместителя Мэра города, подготовка
необходимых материалов (доклад, информация, справки, список
участников, проект решения и т.д.), план подготовки, порядок
проведения совещания, а также приглашение и регистрация участников
совещания возлагаются на руководителей структурных подразделений,
которые проводят совещание.
11.4. Протоколирование совещаний с участием Мэра города и
первого заместителя Мэра осуществляется специалистами сектора
обработки правовых актов общего отдела.
Протокол в трехдневный срок после совещания специалистами
сектора обработки правовых актов общего отдела передается
должностному лицу, ответственному за его подготовку, для
составления протокола поручений.
Подписанный ведущим совещание и завизированный ответственным за
подготовку совещания протокол поручений передается вместе с листом
рассылки в отдел электронно-информационного обеспечения для
тиражирования и далее, для постановки на контроль и рассылки
исполнителям, - в общий отдел.
Протоколы совещаний хранятся в секторе обработки правовых актов
общего отдела мэрии города.
Порядок, срок исполнения и ответственный за подготовку
информации об исполнении поручений определяются должностным лицом,
подписавшим протокол.
11.5. Материально-техническое и хозяйственное обеспечение
проведения совещаний и обслуживание их участников возлагаются на
административно-хозяйственный отдел мэрии города.
11.6. В целях выработки единой стратегии деятельности аппарата
мэрии города, формирования общих позиций на основные социально-
политические и экономические события в стране, по случаю
государственных праздников и знаменательных дат, а также для
изучения нормативно-правовых документов и рассмотрения отдельных
вопросов деятельности мэрии не реже одного раза в 2 месяца
проводятся совещания аппарата мэрии.
Подготовка аппаратных совещаний и контроль за исполнением
принятых на них решений возлагаются на управляющего делами.
11.7. Руководство мэрии города, руководители департаментов,
управлений, комитетов, отделов собирают совещания с участием
первых руководителей предприятий и организаций города в тех
случаях, когда это вызвано необходимостью коллективного обсуждения
вопросов и разработки мер по их решению.
В остальных случаях приглашаются руководители структурных
подразделений и организаций, которые несут непосредственную
ответственность по должности и полномочны решать поставленные
вопросы.
11.8. Совещания должны тщательно готовиться, носить конкретный,
деловой характер.
11.9. Каждую неделю Мэр города и его первый заместитель
проводят оперативные совещания с заместителями Мэра города,
другими руководителями организаций по вопросам текущей работы,
заслушивают отчеты, информацию ответственных работников. С учетом
повестки дня совещаний по указанию Мэра города в них принимают
участие другие работники аппарата, структурных подразделений и
служб мэрии города.
11.10. Заместители Мэра города еженедельно проводят планерки с
руководителями курируемых департаментов, управлений, отделов,
комитетов, служб по итогам работы за неделю и задачам на
последующий период времени.
Продолжительность проведения таких совещаний (планерок), как
правило, не должна превышать полутора часов.
12. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ И УСТНЫХ ОБРАЩЕНИЙ
И ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН
12.1. Начальник отдела по работе с населением ведет прием
граждан.
По вопросам, которые не требуют дополнительной проверки и могут
быть решены начальником отдела по работе с населением
непосредственно во время приема, предоставляется ответ в устной
форме. При решении вопросов, требующих участия структурных
подразделений мэрии города, муниципальных учреждений, предприятий
и других организаций начальник отдела вправе привлекать к их
рассмотрению соответствующих работников структурных подразделений
и организаций. Информация начальнику отдела по работе с населением
предоставляется исполнителями незамедлительно либо в установленный
им срок.
Устные обращения в отдел по работе с населением регистрируются
начальником отдела, требующие контроля - ставятся на контроль.
Отчет о количестве устных обращений, поступивших на приеме в
отделе по работе с населением, еженедельно предоставляется
управляющему делами мэрии города.
12.2. Письменные предложения, заявления и жалобы граждан
принимаются и регистрируются количественно отделом по работе с
населением.
Обращения, заявления и жалобы граждан, полученные из отделения
связи общим отделом, передаются в этот же день на регистрацию в
отдел по работе с населением.
Письменные обращения граждан должны содержать изложение
существа заявления или жалобы, фамилию, имя, отчество, адрес, дату
и личную подпись обращающихся.
Обращения, в которых отсутствуют подпись, фамилия, имя,
отчество и адрес считаются анонимными и рассмотрению не подлежат.
Также не рассматриваются обращения граждан, содержащие выражения,
оскорбляющие честь и достоинство других лиц, и обращения лиц,
имеющих психические заболевания (если имеются на то
соответствующие подтверждения), заявления и жалобы которых носят
абстрактный характер.
12.3. В том случае, если обращения неподведомственны органу
местного самоуправления, его должностному лицу, они адресуются не
позднее чем в пятидневный срок со дня поступления к тому органу, к
компетенции которого относится разрешение поставленного вопроса, о
чем сообщается заявителю.
12.4. Поступившие в адрес руководителей мэрии города письма с
пометкой "Лично", с правильно указанными фамилией, инициалами и
адресом, не вскрываются, передаются отделом по работе с населением
непосредственно в приемную руководителя, которому они адресованы.
В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения,
корреспонденция передается в отдел по работе с населением с
резолюцией руководителя, получившего данную корреспонденцию, для
дальнейшего прохождения.
12.5. Письменные обращения, передаваемые гражданами во время
личного приема, принимаются лицом, осуществляющим прием, и
регистрируются отделом по работе с населением.
12.6. Поступившие письма членов Совета Федерации, депутатов
Государственной Думы РФ, Законодательного Собрания области,
городской Думы, отражающие обращения к ним граждан, передаются в
отдел по работе с населением для регистрации. При регистрации
указывается, откуда поступило письмо.
12.7. В отделе по работе с населением все письма проверяются на
повторность поступления и регистрируются с использованием
компьютерной техники. Если обращение является повторным, материалы
по первому обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы.
12.8. По содержанию каждого обращения начальник отдела по
работе с населением определяет, кому из руководителей мэрии
согласно распределению обязанностей надлежит направить для
рассмотрения обращение. После регистрации обращения граждан к Мэру
города, его заместителям в день поступления передаются отделом по
работе с населением на доклад соответствующим руководителям,
которые не позднее следующего дня определяют исполнителей, дают им
необходимые поручения и после исполнения возвращают документы в
отдел по работе с населением.
Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем
должностным лицам, действия которых обжалуются.
12.9. На доклад Мэру города передаются обращения, носящие
общественно значимый характер, по вопросам деятельности кадров
(назначения, злоупотребления, жалобы на руководящих работников), а
также содержащие информацию о непринятии мер по предыдущим
заявлениям и жалобам.
12.10. Поступившие в мэрию города обращения граждан из органов
государственной власти (в случаях, если они взяты ими на контроль,
с пометкой об этом) передаются Мэру города, его заместителям,
которые определяют порядок их дальнейшего рассмотрения. Ими же
подписываются ответы на эти обращения в органы государственной
власти и заявителям. В ответах заявителям указывается, каким
органом государственной власти поручено рассмотрение письма.
Об исполнении обращений, взятых органом государственной власти
на контроль, уведомляется отдел писем и приема граждан
Администрации области либо соответствующий орган государственной
власти.
В таком же порядке рассматриваются и другие обращения граждан,
поступившие из федеральных органов власти, в том числе областных.
12.11. Обращения граждан с поручениями Мэра города или
заместителей Мэра города исполнителям - работникам структурных
подразделений мэрии города, руководителям муниципальных
предприятий, учреждении и подведомственных организаций - после
компьютерной обработки в отделе по работе с населением передаются
на рассмотрение в соответствующие структурные подразделения мэрии
города или в подведомственные организации согласно резолюциям, а
после исполнения возвращаются в отдел по работе с населением.
Не допускается передача материалов из одного структурного
подразделения мэрии в другое, минуя отдел по работе с населением.
Обращения граждан с поручениями Мэра города или заместителей
Мэра города исполнителям передаются только через курьера общего
отдела мэрии города.
При необходимости срочной передачи поручения или дела на доклад
специалист отдела по работе с населением забирает его из
соответствующей службы мэрии города и передает по назначению.
12.12. Если в резолюции по исполнению обращения граждан
значится несколько исполнителей, то всю работу по организации
рассмотрения и направления ответа заявителю проводит должностное
лицо, указанное первым. Первый исполнитель несет персональную
ответственность за окончательную подготовку ответа заявителю и за
сохранность материалов, приложенных к обращению.
12.13. Контроль за исполнением поручений, данных Мэром города,
заместителями Мэра города по обращениям граждан, осуществляется
соответственно заместителями Мэра города, руководителями
подведомственных структурных подразделений мэрии. Ответственность
за подготовку ответов по существу рассматриваемых вопросов несут
исполнители. Ответы гражданам на обращения, поступившие в мэрию
города, подписываются Мэром города или заместителем Мэра города,
поручившим рассмотреть их.
Контроль по срокам исполнения осуществляет отдел по работе с
населением.
12.14. Непосредственное исполнение обращений граждан поручается
руководителям структурных подразделений мэрии. При повторных
обращениях и в других необходимых случаях для рассмотрения
обращений создаются комиссии в составе ответственных работников
мэрии города, депутатов (по согласованию), специалистов
департаментов, управлений, отделов и иных организаций. В этих
проверках могут принимать участие сами заявители.
Исполнитель готовит информацию с четким докладом по затронутым
вопросам для принятия решения или проект ответа заявителю, который
подписывается Мэром города или заместителем Мэра города, давшим
поручение о рассмотрении. В ответе должны быть указаны сведения об
исполнителе в соответствии с требованиями делопроизводства.
С пометкой "В дело" вся информация возвращается в отдел по
работе с населением для отметки в компьютере и снятия с контроля.
12.15. При поручении Мэра города, заместителей Мэра города
исполнителям направить ответ заявителю и мэрии, руководители
структурных подразделений и подведомственных организаций в
установленные сроки направляют ответ о принятых мерах,
предварительно согласованный с отделом по работе с населением. В
ответе должно быть указано, что обращения граждан рассматриваются
по поручению Мэра города или его заместителей.
О направлении обращения для ответа в структурные подразделения
мэрии города и подведомственные организации заявителю сообщается
отделом по работе с населением.
Копия ответа и заявление граждан со всеми материалами
передаются в отдел по работе с населением для отметки в компьютере
и передачи руководителям, дававшим поручения, для снятия с
контроля.
12.16. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в
мэрию города, подлежат рассмотрению в срок до одного месяца со дня
их поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки
- не позднее 15 дней.
В случае, когда для рассмотрения обращения необходимо
проведение специальной проверки, истребование дополнительных
материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть
в порядке исключения продлены Мэром города, его заместителями, но
не более чем на один месяц. О продлении срока информируются отдел
по работе с населением и заявитель исполнителем обращения.
12.17. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей
рассматриваются не позднее 7 дней со дня поступления. При
необходимости эти сроки могут быть в порядке исключения продлены
Мэром города, его заместителями, но не более чем на 15 дней, с
сообщением заявителю и в отдел по работе с населением.
12.18. Начальник отдела по работе с населением имеет право
возвращать исполнителям недоработанные или неправильно и
недостаточно аргументированно подготовленные ответы (проекты
ответов) гражданам.
Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на
все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры,
заявитель проинформирован о результатах в письменной или устной
форме.
Рассмотрение обращения не считается законченным, если заявителю
сообщено лишь о предполагаемых мерах по решению поставленных
автором вопросов или даны промежуточные ответы.
12.19. Ответы на обращения, требующие дополнительного контроля
за исполнением намеченных мер в ходе рассмотрения, ставятся на
дополнительный контроль Мэром города, заместителями Мэра города
или начальником отдела по работе с населением. Исполнитель, на
которого возложены обязанности предоставления дополнительного
ответа, организует работу по исполнению намеченных мер, в
установленный срок предоставляет в отдел по работе с населением
окончательный ответ, подписанный руководителем. Контроль за
соблюдением срока представления дополнительного ответа организует
и осуществляет отдел по работе с населением.
Ответы гражданам на обращения в мэрию подписываются Мэром
города или заместителем Мэра города, поставившим их на
дополнительный контроль, либо по их поручению соответствующим
руководителем структурного подразделения или начальником отдела по
работе с населением, если письмо взято на контроль непосредственно
отделом.
12.20. Ответственность за организацию контроля за исполнением
поступивших в мэрию обращений граждан и соблюдением сроков их
исполнения возлагается на начальника отдела по работе с
населением.
Если последний день срока исполнения документа приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее
рабочего дня, следующего за нерабочим днем.
При необходимости изменения срока выполнения поручения
должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за 2 дня
до истечения срока представляет на имя давшего поручение
мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.
При нарушении срока контроля исполнения документа ответственный
исполнитель представляет объяснительную записку на имя лица,
давшего поручение об исполнении.
Обо всех случаях изменения исполнения документов ответственный
исполнитель своевременно информирует специалистов отдела по работе
с населением для внесения изменений в базу компьютерного учета.
При нарушении сроков рассмотрения обращений граждан
департаментами, управлениями, комитетами, отделами и другими
структурными подразделениями мэрии информация о фактах нарушений
передается начальником отдела по работе с населением управляющему
делами для принятия мер.
12.21. Личный прием граждан осуществляется Мэром города и его
заместителями. Время приемов устанавливается согласно графику,
который ежемесячно составляется отделом по работе с населением и
публикуется в печати.
График приема вывешивается на доступном для обозрения месте.
12.22. Прием граждан Мэром города организуется отделом по
работе с населением с участием юридического отдела. Отделом по
работе с населением мэрии города ведется предварительная запись на
прием Мэра города, выясняются причины обращений и результаты их
рассмотрения ранее должностными лицами в структурах мэрии и
подведомственных организациях. До записи на прием к Мэру города
обращения граждан должны быть рассмотрены подведомственными
структурами.
При обращении граждан по вопросам, не отнесенным к ведению
мэрии города, специалистами отдела по работе с населением даются
необходимые разъяснения гражданам по существу затрагиваемых
проблем и путях их решения.
Отдел по работе с населением осуществляет контроль исполнения
должностными лицами поручений Мэра города по конкретным вопросам
обращений граждан и представляет информацию Мэру города.
12.23. Регистрация граждан, обращающихся на прием к
заместителям Мэра города, производится за 1 час до начала приема.
Учет обращений граждан и контроль их исполнения ведется
работниками приемных заместителей Мэра города с передачей карточек
приема в отдел по работе с населением для регистрации.
12.24. Снятие с контроля обращения производится по заключению
лица, ведущего прием.
Карточки приема после снятия с контроля хранятся в отделе по
работе с населением.
12.25. Отдел по работе с населением ежемесячно готовит анализ
письменных и устных обращений граждан, результатов рассмотрения
обращений граждан, поступивших в мэрию города. По результатам
рассмотрения анализа при выявлении фактов нарушений отделом по
работе с населением предоставляется информация управляющему делами
для принятия мер.
12.26. Отдел по работе с населением представляет в
Администрацию Ростовской области аналитический материал по работе
с обращениями граждан в мэрии города за полугодие и за год, а
также по требованию.
13. ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ К НАГРАЖДЕНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННЫМИ НАГРАДАМИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
13.1. Государственные награды Российской Федерации являются
высшей формой поощрения граждан за выдающиеся заслуги перед
государством и народом.
13.2. Ходатайства о награждении государственными наградами
поступают от коллективов предприятий, учреждений, организаций
независимо от форм собственности либо заместителей Мэра города.
Ходатайство адресуется Главе Администрации (Губернатору)
области, оформляется на бланках организации, подписывается
руководителем. В нем кратко указываются мотивы представления к
награждению государственной наградой и наименование награды.
13.3. Кандидатура представляемого к награждению согласовывается
с Мэром города. После согласования наградных документов у
заместителей Главы Администрации (Губернатора) области, курирующих
соответствующие отрасли, документы передаются в отдел по
государственным наградам и обеспечению социальных гарантий
государственных служащих Администрации области для проверки
правильности оформления.
Проверенные наградные документы передаются заместителю Главы
Администрации (Губернатора) области - руководителю аппарата,
который организует их рассмотрение Главой Администрации
(Губернатором) области.
13.4. Наградные листы, подписанные Главой Администрации
(Губернатором) области, передаются в министерства и ведомства
Российской Федерации. В случае отсутствия вышестоящих федеральных
органов наградные документы с ходатайством Главы Администрации
(Губернатора) области направляются в соответствующее Управление
Президента Российской Федерации.
13.5. Повторное награждение государственной наградой за новые
заслуги возможно не ранее чем через 3 года после предыдущего
награждения, за исключением награждения за совершение геройского
подвига, проявленное мужество, смелость, отвагу.
13.6. В случае отказа Мэра города в награждении управляющим
делами направляется ответ, где мотивируются причины отказа.
13.7. Ответственность за качественное оформление документов
несут работники отдела муниципальной службы.
14. ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ К НАГРАЖДЕНИЮ ПОЧЕТНОЙ
ГРАМОТОЙ МЭРИИ ГОРОДА ШАХТЫ, ПРИВЕТСТВЕННЫМ АДРЕСОМ,
БЛАГОДАРСТВЕННЫМ ПИСЬМОМ МЭРИИ ГОРОДА
14.1. Почетная грамота мэрии города Шахты, Приветственный
адрес, Благодарственное письмо являются формой поощрения граждан
за многолетний и добросовестный труд.
14.2. Подготовка материалов и награждение Почетной грамотой
мэрии города Шахты осуществляются в соответствии с Положением о
Почетной грамоте мэрии города Шахты.
14.3. По случаю юбилейных и знаменательных дат, иных событий в
адрес граждан, коллективов предприятий, учреждений независимо от
форм собственности могут направляться Приветственные адреса мэрии
города.
Заместитель Мэра города, чью компетенцию затрагивает
поднимаемый вопрос, согласовывает возможность о поощрении Мэром
города и при положительном решении дает соответствующее поручение
для оформления Приветственного адреса, Благодарственного письма.
Основанием для подготовки этих материалов является поручение
Мэра города.
14.4. Ответственность за подготовку текстов Приветственных
адресов, Благодарственных писем возлагается на заместителей Мэра
города. Текст Приветственного адреса, Благодарственного письма
согласовывается с отделом муниципальной службы.
14.5. Подписывается Приветственный адрес, Благодарственное
письмо Мэром города.
14.6. Печатание Приветственных адресов, Благодарственных писем
осуществляет отдел муниципальной службы.
14.7. Вручение Приветственных адресов, Благодарственных писем
проводит Мэр города или по его поручению заместители Мэра города,
другие руководители.
15. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ОТПУСКОВ РАБОТНИКАМ АППАРАТА МЭРИИ,
РУКОВОДИТЕЛЯМ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ
15.1. Заявления на отпуск работниками аппарата мэрии пишутся на
имя Мэра города и оформляются распоряжением Мэра согласно
утвержденному графику.
15.2. Сотрудники аппарата мэрии согласовывают заявления на
отпуск с начальниками отделов с последующей передачей заявлений в
отдел муниципальной службы для оформления распоряжений.
15.3. Подготовку распоряжений, контроль за наличием необходимых
виз на заявлениях осуществляет отдел муниципальной службы, а
направление должностным лицам копий распоряжений обеспечивает
общий отдел мэрии города.
15.4. Руководители муниципальных предприятий и учреждений пишут
заявления на отпуск на имя Мэра города с последующей передачей в
отдел муниципальной службы для оформления распоряжений.
16. ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ РАЗРЕШЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ
КОМАНДИРОВОК РАБОТНИКАМ АППАРАТА МЭРИИ ГОРОДА
16.1. Разрешение на выезд работников аппарата мэрии за пределы
города (в пределах области) согласовывается соответствующим
заместителем Мэра города.
16.2. Выезд сотрудников аппарата мэрии за пределы области
оформляется распоряжением Мэра города.
Выезд руководителей мэрии за пределы области согласовывается с
Мэром города.
Распоряжение Мэра города на командировку является основанием
для оформления командировочного удостоверения.
16.3. Оформление командировочных удостоверений осуществляет
отдел муниципальной службы.
16.4. Подписывает командировочные удостоверения начальник
отдела муниципальной службы.
16.5. По возвращении из командировки в течение трех рабочих
дней муниципальный служащий обязан отчитаться в бухгалтерии о
командировочных расходах и предоставить непосредственному
руководителю информацию о проделанной в командировке работе.
17. ПОРЯДОК ПУБЛИКАЦИИ ОФИЦИАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ
И РАБОТЫ С ОПУБЛИКОВАННЫМИ КРИТИЧЕСКИМИ МАТЕРИАЛАМИ
В СРЕДСТВАХ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
17.1. Решения о публикации постановлений, распоряжений и иных
документов мэрии города принимаются отделом по связям с
общественностью и СМИ мэрии города, кроме случаев, особо
оговоренных в принимаемых документах.
17.2. Заместители Мэра города, руководители структурных
подразделений мэрии, а также муниципальных организаций не позднее
двух недель с момента опубликования средствами массовой информации
или выхода в эфир критических материалов направляют в
соответствующие СМИ итоги рассмотрения данной информации.
Ответы должны носить конкретный характер, с обязательным
указанием действий по решению проблем, поднятых в СМИ.
Контроль за своевременным реагированием на указанные материалы
СМИ осуществляет отдел по связям с общественностью и СМИ.
17.3. Взаимодействие заместителей Мэра города и руководителей
структурных подразделений мэрии со СМИ по вопросам их деятельности
организовывает отдел по связям с общественностью и СМИ.
18. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ
ИХ В АРХИВ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
18.1. Документы находятся в делах текущего делопроизводства в
течение 4 лет, после чего сдаются в центр хранения архивных
документов в г. Шахты.
Документы со сроком хранения до 3 лет хранятся в структурных
подразделениях мэрии.
По истечении указанного срока хранения в структурных
подразделениях составляется акт на уничтожение этих документов,
который подписывается членами экспертной комиссии и работниками,
ведущими делопроизводство в структурном подразделении, после чего
один экземпляр акта передается в архив, а другой хранится на
месте.
18.2. Оформление дел для сдачи в архив производится работниками
структурных подразделений согласно номенклатуре дел аппарата мэрии
города при методической помощи архива.
18.3. Контроль за своевременным оформлением дел для сдачи в
архив и ответственность за передачу необходимых документов несут
начальники структурных подразделений и экспертная комиссия мэрии
города.
18.4. Дела постоянного срока хранения переплетаются,
нумеруются. Дела временного срока хранения подлежат частичному
оформлению - дела можно хранить в скоросшивателях, листы не
нумеруются.
На все завершенные делопроизводством дела постоянного и
временного хранения и дела по личному составу в структурных
подразделениях составляются описи, на основании которых дела
передаются в архив.
Ответственность за своевременное и качественное оформление,
переплет, если этого требует срок хранения согласно номенклатуре
дел, составление описи дел несут руководители структурных
подразделений.
18.5. Передача дел в архив осуществляется структурными
подразделениями по графикам, составленным центром хранения
архивных документов в г. Шахты.
Ответственность за передачу всех необходимых документов несут
руководители структурных подразделений.
18.6. Документы, находящиеся на хранении в структурных
подразделениях мэрии города, представляются сотрудниками
подразделений мэрии для работы в помещении структурного
подразделения, а в некоторых случаях - во временное пользование
вне данного отдела, но в зданиях мэрии под расписку.
В необходимых случаях по архивным делам выдаются копии,
архивные справки и архивные выписки.
18.7. Постановления и распоряжения Мэра города, распоряжения по
кадрам после четырехлетнего нахождения в секторе обработки
правовых актов, в отделе муниципальной службы передаются на
хранение в центр хранения архивных документов в г. Шахты.
18.8. Материалы по обращениям граждан хранятся в отделе по
работе с населением в течение пяти лет, включая текущий год.
18.9. В центр хранения архивных документов в г. Шахты
передаются дела постоянного срока хранения. Их передача
осуществляется по описям.
Осуществляют эту работу начальники структурных подразделений
под руководством управляющего делами.
19. ПЕЧАТИ, БЛАНКИ И ШТАМПЫ
19.1. На документах, требующих особого удостоверения
подлинности, ставится печать. В мэрии города имеются следующие
печати:
- мастичная гербовая печать "Мэрия города Шахты Ростовской
области", ставится на документах, подписанных Мэром города и
первым заместителем Мэра. Хранится у управляющего делами мэрии
города;
- мастичная гербовая печать "Мэрия города Шахты Ростовской
области" для финансовых документов, ставится на банковских
документах, командировочных удостоверениях, договорах и других
документах, подписанных Мэром города и уполномоченными
заместителями Мэра города. Хранится у главного бухгалтера.
Простые печати с обозначениями:
- "Сектор обработки правовых актов, мэрия города Шахты
Ростовской области", ставится на постановления и распоряжения Мэра
города. Хранится в секторе обработки правовых актов;
- "Отдел муниципальной службы, мэрия города Шахты Ростовской
области", ставится на трудовых книжках, справках. Хранится в
отделе муниципальной службы;
- "Общий отдел, мэрия города Шахты Ростовской области",
ставится на документах, подписываемых заместителями Мэра города,
начальниками отделов, управлений. Хранится в общем отделе.
Металлические печати для опечатывания сейфов и кабинетов:
N 1 - хранится у Мэра города;
N 2 - хранится в отделе по военно-мобилизационной работе;
N 3 - хранится в бухгалтерии;
N 4 - хранится у управляющего делами;
N 6 и 7 - хранятся в секторе обработки правовых актов.
Мастичные печати "Для пакетов, мэрия города Шахты Ростовской
области" и "Отдел по военно-мобилизационной работе мэрии города
Шахты Ростовской области" ставятся на пакетах, отправляемых
документах, реестрах, других документах, регламентирующих работу
отдела.
Мастичный штамп "Мэрия г. Шахты" - для регистрации входящих и
исходящих документов, проходящих по отделу военно-мобилизационной
работы.
Мастичная печать "Для хранилищ, мэрия г. Шахты" - хранится в
отделе по военно-мобилизационной работе.
Мастичные штампы:
"Мэрия г. Шахты Ростовская область" - хранится в бухгалтерии;
"Мэрия г. Шахты Ростовская область" и "Копия верна" - хранятся в
отделе муниципальной службы.
"Мэрия г. Шахты Ростовская область" - для входящих документов,
хранится в общем отделе.
"Мэрия г. Шахты Ростовской области" - хранится в Департаменте
дорог и транспорта.
"Профком, мэрия г. Шахты Ростовской области" - хранится у
председателя профкома.
"Управляющий делами мэрии г. Шахты" - хранится у управляющего
делами мэрии.
Факсимиле подписи Мэра 2 (две) штуки, одно хранится в секторе
обработки правовых актов, второе - у Мэра города. Факсимиле
подписи первого заместителя Мэра, хранится в секторе обработки
правовых актов.
Печати, штампы, факсимиле хранятся в сейфах.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования
и хранения печатей в подразделениях мэрии возлагаются на их
руководителей.
19.2. Бланки документов, применяемые в аппарате мэрии города,
структурных подразделениях должны использоваться строго по
назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться
другим организациям и лицам.
Бланки разрабатываются отделом по электронно-информационному
обеспечению по предложению отделов, управлений, департаментов,
согласовываются с начальником общего отдела и утверждаются
управляющим делами мэрии города.
Структурные подразделения, приемные руководителей, имеющие
компьютеры, при подготовке писем, как правило, пользуются бланками
"Мэрия города Шахты".
19.3. Чистые бланки должны храниться в сейфах или закрытых
шкафах.
19.4. Заказы на изготовление печатей и штампов подаются в
административно-хозяйственный отдел на согласование, утверждаются
управляющим делами мэрии. Изготовленные по заказу административно-
хозяйственного отдела печати и штампы передаются в отдел по военно-
мобилизационной работе.
19.5. Пришедшие в негодность и аннулированные печати
возвращаются в отдел по военно-мобилизационной работе и
уничтожаются по акту регистрации и последующей выдачи
пользователю.
20. ВЫПОЛНЕНИЕ МАШИНОПИСНЫХ, КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ
20.1. Печатание документов осуществляется в отделе электронно-
информационного обеспечения на компьютерах, копирование - на
ксероксах в отделе электронно-информационного обеспечения.
Техническое обслуживание и ремонт компьютерной и копировально-
множительной техники организует отдел электронно-информационного
обеспечения.
20.2. Копировально-множительное бюро выполняет работы объемом
более 2 печатных страниц.
Материалы до 2 страниц машинописного текста печатаются в
соответствующих приемных, в структурных подразделениях и только в
отдельных случаях - в отделе электронно-информационного
обеспечения.
20.3. Материалы для выполнения машинописных работ принимаются
от работников мэрии города отделом электронно-информационного
обеспечения после визирования у руководителя соответствующего
подразделения, срочные - у управляющего делами.
Рукописи, вставки, сноски, поправки должны быть написаны
разборчиво на одной стороне листа с соблюдением правил орфографии
и пунктуации, тщательно отредактированы, выполнены фиолетовыми,
черными или синими чернилами. Отдел электронно-информационного
обеспечения вправе не принять для печатания материал, написанный
неразборчивым почерком, красными, зелеными чернилами или
карандашом.
20.4. Отредактированные документы печатаются на чистом листе
бумаги и только после визирования начальником соответствующего
подразделения оформляются на необходимом бланке через 1,5
интервала.
Материалы, подлежащие дополнительному корректированию,
печатаются в одном экземпляре через 2 интервала.
Работы по редактированию специалистами, печатающими документы,
не производятся.
На каждой странице отпечатанного документа в правом нижнем углу
проставляется отметка (колонтитул), которая содержит наименование
файла на машинописном носителе, дату и место создания документа,
инициалы имени и фамилию специалиста, печатавшего документ.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона
проставляются на лицевой стороне последнего листа документа внизу
слева.
20.5. Машинописные работы выполняются по трем категориям:
очередные, срочные, внеочередные.
Работами внеочередными являются поручения Мэра города и его
первого заместителя, за их подписью - выполняются немедленно.
Срочные - с визой управляющего делами - в течение двух часов.
Очередные - в течение трех дней, по очередности.
Материал, сданный в отдел электронно-информационного
обеспечения после 17.30 час., выполняется на следующий день.
20.6. Копирование документов в мэрии г. Шахты осуществляется на
копировально-множительной аппаратуре, установленной в отделе
электронно-информационного обеспечения.
Заказы на размножение документов регистрируются в журнале
регистрации заказов на копировально-множительные работы. Доставка
документов на размножение, получение оригиналов и копий
производится сотрудниками отделов заказчиков. При получении копий
они обязаны проверить комплектность оригинала и копий,
соответствие тиражу, указанному в заявке, и расписаться в журнале
за получение оригинала и размноженных копий.
На копирование принимаются документы аппарата мэрии города с
четким шрифтом черного цвета компьютерной распечатки и
машинописного текста.
Размножение документов, поступивших из других организаций, в
необходимых случаях разрешается производить только по заявке,
подписанной управляющим делами.
Очередность размножения документов производится в порядке их
поступления, с учетом загрузки копировально-множительной
аппаратуры. Вне очереди копируются документы Мэра города и его
первого заместителя, за их подписью. При поступлении документов на
копирование после 17.45 копирование документов автоматически
переносится на следующий день.
7. В отделе электронно-информационного обеспечения печатаются и
тиражируются документы только служебного характера.
21. ДЕЖУРСТВО В МЭРИИ ГОРОДА
21.1. Организация дежурства в мэрии города: составление
дежурства, назначение дежурных, их инструктирование возлагается на
сектор организационной работы общего отдела.
Ответственность за правильное (в соответствии с требованиями
инструкции дежурного) исполнение обязанностей дежурного несет сам
дежурный.
21.2. Дежурство в мэрии города ведется круглосуточно: в рабочие
дни - диспетчером МУ "Управление городского хозяйства", в
предпраздничные и праздничные дни - заместителями Мэра города,
руководителями структурных подразделений, их заместителями по
специальному графику, утвержденному Мэром.
22. ВНУТРЕННИЙ РАСПОРЯДОК И СОЗДАНИЕ НЕОБХОДИМЫХ
УСЛОВИЙ ДЛЯ РАБОТЫ СОТРУДНИКОВ АППАРАТА
22.1. Прием, увольнение, реализация прав и обязанностей
муниципальных служащих мэрии и структурных подразделений
осуществляются в соответствии с действующими нормативными
документами РФ, Ростовской области.
22.2. Ответственность за организацию работы сотрудников
аппарата, соблюдение ими правил внутреннего распорядка возлагается
на руководителей структурных подразделений.
22.3. Время начала, окончания работы и перерыва для отдыха и
питания устанавливается следующее:
Начало работы - 9.00.
Перерыв - с 13.00 до 13.45.
Окончание работы - 18.00, в пятницу - в 16.45.
В предпраздничные дни рабочий день заканчивается в 17.00.
Для сотрудников машинописного бюро и информационно-технического
отдела устанавливается график работы с 8.00 до 17.00, с 10.00 до
19.00, по скользящему графику.
22.4. Заместители Мэра города, руководители структурных
подразделений обязаны сообщать в свои приемные об отъезде в
командировку, об уходе в отпуск, об отсутствии в связи с болезнью,
о своем месте нахождения во время отсутствия на рабочем месте
продолжительностью более 3 часов по другим причинам.
Во всех структурных подразделениях мэрии уход работников с
рабочего места должен производиться с разрешения руководителя.
22.5. Учет выхода на работу сотрудников ведут уполномоченные на
то работники. Табель учета выхода на работу подписывается
руководителем структурного подразделения и в установленные сроки
передается в бухгалтерию.
22.6. За добросовестное отношение к работе с учетом
эффективности и качества работы работники аппарата могут быть
представлены к награждению государственными наградами, Почетными
грамотами Администрации области, мэрии города.
По ходатайству руководителя структурного подразделения работник
аппарата может быть премирован и ему может оказываться
материальная помощь в установленном порядке.
Вопросы премирования и оказания материальной помощи работникам
аппарата мэрии регламентируются постановлениями и распоряжениями
Мэра города.
22.7. За допущенные нарушения трудовой и служебной дисциплины
по предложению руководителя структурного подразделения к работнику
могут применяться дисциплинарные взыскания, вплоть до освобождения
от занимаемой должности.
22.8. Материально-техническое обеспечение сотрудников
возлагается на административно-хозяйственный отдел, который
обеспечивает получение канцтоваров, оргтехники по заявкам
руководителей структурных подразделений.
22.9. Время ежегодного и дополнительного отпуска за выслугу лет
устанавливается для каждого сотрудника в соответствии с законами о
муниципальной службе.
По желанию сотрудников оплачиваемые отпуска могут
предоставляться им мэрией по частям в течение года в соответствии
с действующим законодательством.
22.10. График отпусков составляется на каждый календарный год в
январе месяце, утверждается Мэром города, согласовывается с
профсоюзным комитетом и доводится до сведения работников.
23. ПОРЯДОК ВХОДА В ЗДАНИЕ МЭРИИ ГОРОДА,
ВЫНОСА И ВНОСА ИМУЩЕСТВА
23.1. Вход в здание мэрии города разрешен с 8.00 до 18.00 и
регламентируется Инструкцией по организации пропускного режима в
здании мэрии города, утверждаемой распоряжением Мэра города. После
18.00 вход в здание посторонним лицам запрещен.
23.2. По своим служебным удостоверениям в здание пропускаются
лица в соответствии с Инструкцией по организации пропускного
режима в здании мэрии города. Посетители пропускаются по
предварительной договоренности, регистрируются в журнале учета
посетителей.
23.3. В выходные и праздничные дни в здание могут быть
пропущены лица только в случае служебной необходимости. Для этого
руководители структурных подразделений заранее подают на имя
начальника общего отдела списки таких лиц.
23.4. Внос и вынос документов, имущества и иных материальных
ценностей в здании осуществляется по заявкам руководителей
соответствующих структурных подразделений, завизированным
управляющим делами либо начальником административно-хозяйственного
отдела в установленном порядке.
Вход в здание сотрудникам милиции с оружием и частным лицам,
имеющим разрешение на ношение оружия, запрещен, кроме работников
поста милиции, фельдсвязи.
При увольнении работник администрации обязан сдать служебное
удостоверение начальнику отдела муниципальной службы, компьютерную
технику - начальнику отдела электронно-информационного
обеспечения, другие материальные ценности - начальнику
административно-хозяйственного отдела, личные номерные печати - в
отдел по военно-мобилизационной работе, о чем делаются отметки в
обходном листе.
После окончания рабочего дня все электроприборы отключаются,
окна, форточки и двери рабочих комнат и других помещений
закрываются.
В случае возникновения пожара или других стихийных бедствий
необходимо немедленно известить работников поста милиции (22-21-
24). Дежурного мэрии города (22-61-48) и принять меры к тушению
пожара, спасению имущества.
Ответственность за организацию работы сотрудников мэрии города,
соблюдение ими внутреннего трудового распорядка, поддержание
порядка в комнатах и помещениях, сохранность имущества и
документации возлагается на руководителей служб и структурных
подразделений.
24. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ
В РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ АППАРАТА МЭРИИ ГОРОДА
24.1. Предложение по изменению и дополнению регламента работы
мэрии города вносится по инициативе департаментов, комитетов,
управлений, отделов и служб мэрии города и управляющего делами.
24.2. После согласования предложенных изменений и дополнений
заинтересованными сторонами они вносятся в регламент работы
аппарата мэрии города посредством принятия постановления Мэра
города по этому вопросу.
Управляющий делами
Т.Г.ЖИГУНОВА
|
