МЭР ГОРОДА НОВОШАХТИНСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 10 августа 2005 г. N 164
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
В целях упорядочения и установления единой системы
делопроизводства, обеспечения четкой и эффективной работы
Администрации города:
1. Утвердить Регламент работы Администрации города согласно
приложению N 1.
2. Руководителям отраслевых органов местного самоуправления,
начальникам структурных подразделений Администрации города довести
утвержденный Регламент работы Администрации города до сведения
всех работников и обеспечить строгое выполнение его в практической
деятельности.
3. Считать утратившим силу постановление главы Администрации
города от 05.11.1992 N 487 "О регламенте работы Администрации
города Новошахтинска".
4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить
на управляющего делами Администрации города Н.С. Зубкову.
Мэр города
А.А.ЗАЙЦЕВ
Распоряжение вносит
управляющий делами
Администрации города
Приложение N 1
к распоряжению
Мэра города
от 10.08.2005 N 164
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Администрация города является исполнительно-
распорядительным органом местного самоуправления муниципального
образования "Город Новошахтинск" в соответствии с Уставом города.
1.2. В своей деятельности Администрация города руководствуется:
Конституцией Российской Федерации, федеральными законами РФ,
указами Президента РФ, постановлениями и распоряжениями
Правительства РФ, Уставом Ростовской области, областными законами
и постановлениями Законодательного Собрания Ростовской области,
указами Главы Администрации (Губернатора) области, постановлениями
и распоряжениями Администрации Ростовской области, Уставом города
Новошахтинска, решениями городской Думы, постановлениями и
распоряжениями Мэра города, настоящим Регламентом.
1.3. Мэр города является высшим должностным лицом города,
возглавляет Администрацию города и руководит ею на принципах
единоначалия.
1.4. Заместители главы Администрации города выполняют свои
функции в соответствии с распределением обязанностей,
установленных распоряжением Мэра города.
Проект распоряжения Мэра города о распределении обязанностей
между Мэром города как главой Администрации города и его
заместителями готовится управляющим делами в 2-месячный срок после
вступления в должность Мэра города. Внесение изменений в
распоряжение Мэра города о распределении обязанностей проводится в
том же порядке.
На время отсутствия одного из заместителей главы Администрации
города его обязанности, как правило, возлагаются на другого
заместителя главы Администрации города в соответствии с порядком
замещения заместителей главы Администрации города.
1.5. Во всех случаях, когда Мэр города не может выполнять свои
обязанности, их временно исполняет первый заместитель главы
Администрации города, а в случае отсутствия первого заместителя -
один из заместителей главы Администрации города, на которого
распоряжением Мэра города возлагается исполнение обязанностей.
1.6. Структурные подразделения Администрации города не являются
юридическими лицами и подчиняются Мэру города, заместителям главы
Администрации города или управляющему делами в соответствии с
распределением обязанностей между ними, установленных
распоряжением Мэра города.
Структурные подразделения Администрации города действуют на
основании Положений о них, разрабатываемых их руководителями и
утверждаемых Мэром города в месячный срок со дня их образования.
Организует и контролирует эту работу общий отдел Администрации
города.
Утвержденные Мэром города Положения о структурных
подразделениях Администрации города хранятся в общем отделе,
соответствующих структурных подразделениях Администрации города.
Руководители структурных подразделений Администрации города в
месячный срок со дня назначения и далее, по мере необходимости,
разрабатывают должностные инструкции всех подчиненных сотрудников
и представляют их на утверждение курирующим заместителям главы
Администрации города или управляющему делами.
Утвержденные заместителями главы Администрации города,
управляющим делами должностные инструкции находятся в личных делах
сотрудников в общем отделе, копии - в соответствующих структурных
подразделениях Администрации города.
1.7. Отдельные направления деятельности Администрации города
могут регламентироваться и конкретизироваться специальными
инструкциями, которые разрабатываются под руководством
управляющего делами.
1.8. Работники Администрации города несут персональную
ответственность за выполнение требований настоящего Регламента,
сохранность документов и неразглашение содержащейся в них
служебной и конфиденциальной информации.
1.9. В Администрации города используются автоматизированные
системы - базы данных: БД "Контроль исполнения документов", БД
лицензий на розничную торговлю алкоголем, правовые БД "Консультант
Плюс", "КонсультантПлюс "Бухгалтер", ПП "Парус 4.00 модуль
зарплата".
При необходимости могут разрабатываться и внедряться другие
системы.
1.10. Правила и порядок работы с документами устанавливаются
инструкцией по делопроизводству в Администрации города, которая
утверждается распоряжением Мэра города. Они обязательны для всех
муниципальных служащих и технических работников Администрации
города.
Методическое руководство организацией делопроизводства в
Администрации города осуществляет управляющий делами.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КАДРАМИ
2.1. Порядок формирования структуры и штатов Администрации
города определяется Уставом города Новошахтинска, федеральным и
областным законодательством, решениями Новошахтинской городской
Думы, постановлениями и распоряжениями Мэра города.
2.2. Структура Администрации города, отраслевых органов
местного самоуправления определяется Мэром города и утверждается
городской Думой в порядке, установленном Уставом города.
2.3. Штатное расписание Администрации города утверждается
распоряжением Мэра города.
По личному составу издаются распоряжения Мэра города.
Штатные расписания отраслевых органов местного самоуправления
утверждаются распоряжениями Мэра города по представлению их
руководителей.
2.4. Организация работы с кадрами в Администрации города
осуществляется общим отделом Администрации города.
2.5. Формирование Администрации города осуществляется на основе
индивидуального подбора кадров, с использованием резерва на
выдвижение, а также путем проведения конкурсов на замещение
вакантных должностей согласно Областному закону "О муниципальной
службе в Ростовской области" и Положению об их проведении,
утвержденному постановлением Мэра города. Проведение конкурсов на
замещение вакантных должностей в Администрации города обеспечивает
общий отдел. Сотрудники Администрации города принимаются на работу
в соответствии с действующим законодательством о труде, с учетом
особенностей, установленных федеральным и областным
законодательством для муниципальной службы.
2.6. Предложения по назначению и освобождению кадров готовятся
заместителями главы Администрации города и управляющим делами по
курируемым направлениям работы в соответствии с квалификационными
требованиями, предъявляемыми к работнику, установленными Областным
законом "О муниципальной службе в Ростовской области".
2.7. Кандидаты для назначения на должность проходят
собеседования:
- заместители главы Администрации города и управляющий делами -
с Мэром города и руководителями служб Администрации области;
- начальники структурных подразделений Администрации города - с
заместителями главы Администрации города и управляющим делами,
курирующими эти подразделения, Мэром города;
- специалисты - с руководителем структурного подразделения
Администрации города, заместителем главы Администрации города,
управляющим делами, курирующими соответствующее структурное
подразделение.
2.8. Кандидат при поступлении на муниципальную службу
предоставляет документы в соответствии с Областным законом "О
муниципальной службе в Ростовской области".
Администрация города в случае сомнения подлинности
представленных документов вправе проверять сведения,
представленные гражданином при поступлении на муниципальную
службу.
2.9. Кандидатуры, которым по характеру данной должности
необходим допуск к государственной и иной охраняемой законом
тайне, могут быть назначены на эти должности только после
оформления допуска по соответствующей форме в установленном
порядке.
2.10. При приеме на работу с работниками заключается трудовой
договор в письменной форме.
2.11. Распоряжения по личному составу (прием, увольнение,
перевод, отпуск, командировка и др.) готовятся общим отделом и
после подписания Мэром города направляются в общий отдел и отдел
бухгалтерского учета.
2.12. На всех принятых работников общим отделом оформляется
личное дело. Порядок ведения личных дел регламентируется
Положением о ведении личных дел муниципальных служащих,
утвержденным постановлением Мэром города.
2.13. Для определения уровня профессиональной подготовки и
соответствия занимаемой должности работников Администрации города,
а также для решения вопросов присвоения квалификационных разрядов
проводится аттестация, порядок и условия проведения которой
определяются Положением "Об аттестации муниципальных служащих,
замещающих муниципальную должность муниципальной службы в органах
местного самоуправления города Новошахтинска", утвержденным
постановлением Мэра города.
2.14. Повышение квалификации сотрудников обеспечивается путем
участия в семинарах, научно-практических конференциях, обучения в
специализированных учебных заведениях, изучения опыта работы
других городов.
2.15. Вопросы поощрения и дисциплинарного взыскания работников
Администрации города определяются Трудовым кодексом РФ, Областным
законом "О муниципальной службе в Ростовской области" и нормативно-
правовыми актами Администрации города.
2.16. Заявления по личному составу (о предоставлении отпуска,
об оказании материальной помощи, о выплате компенсации на лечение,
о служебных перемещениях) подаются на имя Мэра города с визой
непосредственного руководителя.
Мэр города согласовывает свой отпуск с Главой Администрации
(Губернатором) области в форме заявления, завизированного согласно
Регламенту Администрации Ростовской области.
На основании заявления, согласованного с Главой Администрации
(Губернатором) области, издается соответствующее распоряжение по
Администрации города.
2.17. Работа по оформлению и выдаче полисов обязательного
медицинского страхования, составление списков по
персонифицированному пенсионному учету и подготовка документов для
назначения пенсий работникам Администрации города обеспечиваются
общим отделом.
2.18. Контроль за ежегодной подачей муниципальными служащими
деклараций о доходах и имуществе, принадлежащем им на праве
собственности, в государственную налоговую инспекцию и проверку
соблюдения ими ограничений, связанных с замещением должностей
муниципальной службы, осуществляет общий отдел.
2.19. Прием (увольнение) муниципальных служащих в отраслевые
органы местного самоуправления производится их руководителями в
соответствии с действующим законодательством о труде, с учетом
особенностей, установленных федеральным и областным
законодательством для муниципальной службы.
3. О СЛУЖЕБНЫХ УДОСТОВЕРЕНИЯХ
3.1. Служебное удостоверение Администрации города является
документом, удостоверяющим личность и должностное положение
муниципального служащего.
3.2. Служебное удостоверение Администрации города оформляется
работникам Администрации города, руководителям отраслевых органов
местного самоуправления и их заместителям на основании
распоряжения о назначении на должность.
3.3. Служебное удостоверение оформляется:
- Мэру города - за подписью Главы Администрации (Губернатора)
области на срок его полномочий;
- заместителям главы Администрации города и управляющему делами
- за подписью первого заместителя Главы Администрации
(Губернатора) области на срок полномочий Мэра города на основании
ходатайства Мэра города, соответствующего документа о назначении и
наличия справки-объективки;
- работникам Администрации города, руководителям отраслевых
органов местного самоуправления и их заместителям - за подписью
Мэра города.
3.4. Оформление, выдача и обеспечение возврата служебных
удостоверений возлагаются на общий отдел. Для получения служебного
удостоверения в общий отдел Администрации города представляется
фотография 3 x 4 см. Бланки служебных удостоверений и обложки к
ним являются документами строгого учета. Учет выдачи и возврата
служебных удостоверений осуществляется общим отделом в специальном
журнале. При увольнении работника служебное удостоверение
возвращается в общий отдел Администрации города. При утрате
удостоверения работником (должностным лицом) пишется
объяснительная записка на имя начальника общего отдела
Администрации города с раскрытием обстоятельств утраты. После
получения заявления об утрате удостоверения в десятидневный срок
проводится служебное расследование и вносится предложение Мэру
города по вопросу выдачи нового удостоверения.
Выдача нового удостоверения осуществляется после публикации в
городской газете "Знамя Шахтера" объявления, данного лицом,
утратившим удостоверение, о признании недействительным утраченного
удостоверения.
4. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ
4.1. Деятельность Администрации города осуществляется в
соответствии с утвержденными Мэром города планами работы на
квартал, месяц, неделю, а также мероприятиями, обеспечивающими
выполнение плана.
4.2. План мероприятий на очередную неделю составляется общим
отделом на основании материалов, представляемых заместителями
главы Администрации города, руководителей отраслевых органов
местного самоуправления в пятницу до 12.00 часов.
4.3. Вопросы, включаемые в план работы, должны излагаться четко
и грамотно с указанием места и времени их рассмотрения, количества
участников, категории приглашенных и конкретных исполнителей.
4.4. Перечень основных общегородских мероприятий формируется
общим отделом и передается Мэру города, заместителям главы
Администрации города, другим должностным лицам, определяемым общим
отделом, и куратору в Администрацию области.
4.5. Контроль за выполнением планов работы осуществляется Мэром
города, его заместителями в соответствии с распределением
обязанностей.
Общий контроль за выполнением планов работы Администрации
возлагается на управляющего делами, который при утверждении плана
работы на предстоящий период докладывает Мэру города о выполнении
предыдущего плана.
4.6. В случаях, если мероприятия, предусмотренные планом
работы, по каким-либо причинам не могут быть выполнены в срок или
намеченный вопрос не может быть своевременно внесен на
рассмотрение, заместители главы Администрации города информируют
об этом Мэра города за 3 дня до намеченного срока проведения
мероприятия.
Мэр города рассматривает предложения об изменении или уточнении
плана и принимает по ним решения об их утверждении или отклонении.
4.7. Итоги проведения мероприятий подводятся Мэром города на
еженедельных планерках-совещаниях с заместителями главы
Администрации города, руководителями структурных подразделений
Администрации города, отраслевых органов местного самоуправления.
5. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ, ИЗДАНИЕ И РАССЫЛКА
ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ МЭРА ГОРОДА
5.1. Мэр города по вопросам, отнесенным к его компетенции,
издает постановления и распоряжения по основной деятельности,
которые являются правовыми актами (далее - акты), а также
распоряжения по личному составу.
5.2. Постановления принимаются в целях разрешения наиболее
важных и принципиальных задач. Распоряжения по основной
деятельности издаются в целях разрешения оперативных вопросов, а
также во исполнение ранее принятых постановлений. Как правило, они
носят ограниченный срок действия и касаются узкого круга
организаций, должностных лиц и граждан.
5.3. Постановления и распоряжения Мэра города по основной
деятельности подписываются Мэром города или по его поручению
первым заместителем главы Администрации города.
5.4. Подготовка проектов постановлений Мэра города и
организация работы с ними осуществляются в соответствии с
требованием настоящего Регламента.
5.5. Постановления и распоряжения Мэра города по основной
деятельности оформляются на бланках установленных образцов в общем
отделе Администрации города после их регистрации.
Изменения и дополнения в постановления и распоряжения Мэра
города вносятся соответствующими актами. Изменения и дополнения
вносятся только в основной акт.
Ответственность за своевременное внесение изменений и
дополнений в действующие постановления и распоряжения Мэра города,
а также их отмену возлагается на заместителей главы Администрации
города, управляющего делами по курируемым направлениям.
5.6. Правом вносить проекты постановлений или распоряжений
обладают Мэр города, заместители главы Администрации города,
управляющий делами, структурные подразделения Администрации
города, отраслевые органы местного самоуправления, государственные
и муниципальные учреждения, предприятия.
Руководители предприятий и организаций города могут
инициативным порядком направлять проекты актов заместителям главы
Администрации города или непосредственно в подразделения
Администрации города по принадлежности вопросов для выработки
заключения и внесения проектов в установленном порядке.
5.7. Проекты распоряжений по кадровым вопросам, объявлению
дисциплинарных взысканий, премированию, проведению аттестации
муниципальных служащих и конкурсов на замещение вакантных
должностей, оказанию материальной помощи, награждению Почетной
грамотой Администрации города и других видов поощрения Мэра города
готовятся общим отделом Администрации города.
5.8. Подготовка актов осуществляется на основании письменных
или устных поручений Мэра города, поручений, определенных ранее
принятыми нормативными актами, инициативным порядком.
В соответствии с поручением (разрешением) на подготовку акта
заместители главы Администрации города, руководители структурных
подразделений Администрации города, отраслевых органов местного
самоуправления определяют исполнителей, список должностных лиц,
визирующих проект (при необходимости такой список уточняется с
начальником общего отдела).
В отдельных случаях для подготовки особо сложных проектов
создаются рабочие группы из специалистов различных структурных
подразделений Администрации города, отраслевых органов местного
самоуправления. В состав рабочих групп могут включаться
специалисты территориальных органов федеральных органов
исполнительной власти и других организаций по согласованию с ними.
Срок подготовки проектов от поручения (разрешения) до передачи
на подпись устанавливается до 30 календарных дней, срочных - до 2
рабочих дней, если Мэром города не установлен другой конкретный
срок.
5.9. Ответственность за качество подготовки проектов
постановлений и распоряжений, согласование и визирование их
заинтересованными сторонами возлагается на заместителей главы
Администрации города, управляющего делами по курируемым
направлениям, включая и случаи внесения проектов руководителями
отраслевых органов местного самоуправления и другими
организациями.
5.10. Проекты постановлений и распоряжений должны отвечать
следующим требованиям:
- соответствовать федеральному и областному законодательству,
ранее принятым постановлениям и распоряжениям Мэра города по
данному вопросу во избежание повторений или противоречий;
- быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и
четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность
двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными
целями и задачами;
- содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой
материально-технической базой, финансированием и исключающие
необходимость выпуска документов в дополнение или изменение
основного;
- содержать указания конкретным исполнителям, объем работ и
реальные сроки исполнения, а также пункт о возложении контроля за
их исполнением соответствующему заместителю главы Администрации
города, управляющему делами по курируемым направлениям, другим
должностным лицам;
- если подготовленный акт влечет за собой внесение изменений
или дополнений в другие правовые акты, эти изменения или
дополнения включаются в проект подготовленного акта;
- если принимаемые акты исключают действие ранее принятых
актов, они должны содержать пункты о признании их утратившими
силу;
- постановления и распоряжения, принимаемые в соответствии или
во исполнение Конституции РФ, законов, указов, постановлений и
распоряжений федеральных и областных органов власти и управления,
городской Думы, должны содержать ссылку на дату, номер и полное
наименование этих документов;
- если к акту имеются приложения, то в тексте акта делается
ссылка "согласно приложению N" или "приложение N". При наличии
нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами 1, 2, 3 и
т.д. Приложения к проектам актов оформляются на отдельных листах
бумаги, подписываются управляющим делами и руководителем
структурного подразделения или отраслевого органа местного
самоуправления, осуществившим подготовку документа. На первой
странице приложения в правом верхнем углу пишется "Приложение N 2
к...". В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни,
графики, таблицы и другое;
- соответствовать правилам визирования служебных документов
(личная подпись визирующего, расшифровка фамилии, должности, дата
подписания).
5.11. К проекту постановления или распоряжения должны быть
приложены все необходимые документы (подлинники или надлежаще
заверенные копии), позволяющие достоверно установить правомерность
принятия постановления или издания распоряжения. При необходимости
получения отсутствующих документов либо нормативных или иных
правовых актов, без которых невозможно осуществить правовую
экспертизу документа, проект возвращается исполнителю.
Справочные и иные документы, прилагаемые к проектам актов, из
общего отдела возврату не подлежат.
5.12. Если принимаемые постановления или распоряжения отменяют
действия ранее принятых нормативных актов или вносят изменения в
вышедшие постановления, распоряжения, они должны быть приложены к
проекту.
5.13. При внесении в принятый документ значительного количества
изменений и (или) дополнений, а также при неоднократном их
внесении следует оформлять распорядительный документ в новой
редакции с одновременной отменой действующего распорядительного
документа.
5.14. Объем постановлений, распоряжений не должен превышать 3
страниц и приложений к ним - не более 5 страниц. Документы,
превышающие такой объем, принимаются к производству по разрешению
управляющего делами.
5.15. Подготовленный проект печатается на компьютере в одном
экземпляре на чистом листе бумаги. Копия текста проекта
постановления или распоряжения (со всеми приложениями),
соответствующая тексту оригинала, должна быть представлена на
магнитном носителе (дискете). Передаваемая в общий отдел дискета
обязательно проверяется исполнителем на наличие вирусов.
Ответственность за соответствие текста документа на магнитном
носителе и бумажных копиях завизированному проекту возлагается на
исполнителя.
5.16. Ниже подписи Мэра города указывается лицо, имеющее право
на внесение соответствующего проекта постановления или
распоряжения.
5.17. Согласование и визирование проекта организует
исполнитель. Визы проставляются на лицевой стороне последнего
листа акта в нижней его части и (или) на листе согласования.
Перенос подписей Мэра города и визирующих лиц на следующий лист
проекта без текста не допускается.
Виза включает в себя должность, личную подпись, инициалы,
фамилию визирующего, дату. Не допускается отказ от визирования.
На листе согласования визы проставляются в следующем порядке:
- заместитель (заместители) главы Администрации города, в сферу
деятельности которого входят затрагиваемые вопросы;
- руководитель структурного подразделения Администрации города,
отраслевого органа местного самоуправления, осуществляющий
подготовку документа;
- исполнитель, осуществляющий подготовку документа, с полным
указанием Ф.И.О., номера рабочего телефона;
- руководители заинтересованных структурных подразделений
Администрации города, отраслевого органа местного самоуправления,
которым в документе предусматриваются задания или поручения;
- начальник юридического отдела Администрации города;
- управляющий делами Администрации города.
Проекты актов Мэра города, предусматривающие расходы за счет
средств бюджета, подлежат обязательному визированию заведующим
финансовым отделом Администрации города.
Проекты актов Мэра города, регулирующих отношения, связанные с
управлением и распоряжением земельными участками, находящимися в
муниципальной и государственной собственности, подлежат
визированию председателем Комитета по управлению имуществом
города.
5.18. Приложения к проектам актов Мэра города на последней
странице визируют:
- управляющий делами Администрации города;
- руководитель структурного подразделения, которое вносит
проект документа;
- начальник юридического отдела Администрации города.
Приложения с цифровыми данными визируются постранично.
5.19. Специалисты общего отдела и юридического отдела
определяют полноту согласования проекта и, в случае необходимости,
возвращают проект исполнителю с указанием об этом.
Проекты без визы управляющего делами и начальника юридического
отдела на подпись Мэру города не предоставляются.
5.20. Проект акта, переданный должностному лицу на визирование,
рассматривается им в течение не более двух рабочих дней. Срочные
проекты визируются в течение 3 часов.
За нарушение срока согласования проекта документа несет
ответственность руководитель подразделения, в котором происходит
согласование проекта.
В случае несогласия с текстом правового акта лицо, визирующее
документ, предлагает свою формулировку в письменном виде.
Замечания должностного лица, визирующего документ, излагаются
отдельной запиской, которая прилагается к проекту документа.
В случае если исправления и дополнения вносятся непосредственно
в текст проекта документа (на любом свободном месте), каждое из
них сопровождается подписью вносящего их должностного лица на
полях, а на листе согласования рядом с подписью указывается: "с
замечаниями по пункту...".
Если в проект акта вносятся изменения принципиального
характера, то он может быть направлен на повторное визирование по
указанию управляющего делами.
При наличии разногласий по проекту документа разногласия
рассматриваются у заместителя главы Администрации города,
курирующего подразделение, готовившее документ, а при
необходимости - у управляющего делами.
5.21. После визирования исполнитель передает проект акта с
набором всех необходимых документов и на магнитном носителе
(дискете) в общий отдел для проверки, обработки, исполнения на
соответствующем бланке и подготовки к подписанию документа.
Проекты постановлений и распоряжений принимаются до 12.00
каждого четверга недели.
5.22. Проекты актов могут быть признаны не подготовленными к
подписанию и возвращены на доработку в случаях:
- несоответствия действующему законодательству;
- отсутствия прилагаемых к проекту документов и нормативных
актов, которые являются основанием для принятия нормативного акта;
- отсутствия необходимых согласований должностных лиц;
- отсутствия необходимых данных для осуществления контроля;
- неотредактированности;
- низкого качества исполнения текста;
- несоответствия положениям настоящего Регламента.
5.23. Служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых
проектах актов, не подлежит разглашению (распространению).
Организационную работу по подписанию постановлений и
распоряжений Мэра города проводит управляющий делами.
Передача на подпись Мэру города подготовленных проектов, минуя
управляющего делами, не допускается.
5.24. Подписанные Мэром города постановления и распоряжения
оформляются на бланках установленного образца общим отделом.
Сведения о заместителе Мэра города либо структурном подразделении,
внесшем проект документа, переносятся отдельной строкой в
подлинник документа и располагаются ниже подписи Мэра города.
5.25. Регистрация производится по каждому виду документов
отдельно с соблюдением нумерации, которая ведется с начала и до
конца календарного года. Первый экземпляр приложений к
постановлениям или распоряжениям подписывает управляющий делами,
копии приложений заверяет специалист общего отдела. Копии актов
заверяются управляющим делами и специалистом общего отдела.
Подпись заверяется штампом, при необходимости - печатью.
5.26. Общий отдел обеспечивает тиражирование документов, их
рассылку заинтересованным сторонам и исполнителям согласно списку
рассылки. Лист рассылки составляется и подписывается руководителем
структурного подразделения, вносившим проект документа, либо
куратором. В необходимых случаях сотрудники, готовившие проект
документа, представляют полные почтовые адреса получателей.
Рассылка документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок
(считаются рабочие дни) после подписания, а срочных - в течение
дня.
Рассылка документов регистрируется в общем отделе Администрации
города. Копии актов передаются исполнителям специалистом общего
отдела. Каждый экземпляр рассылаемого документа заверяется круглой
печатью управления делами, подписью специалиста общего отдела и
штампом "Копия верна".
Акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые, обязательно
направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались
эти документы.
5.27. Первые экземпляры актов хранятся в общем отделе
Администрации города 5 лет, затем передаются на хранение в
архивный отдел Администрации города.
5.28. Снятие копий с документов по заявкам предприятий,
учреждений города, структурных подразделений Администрации города,
отраслевых органов местного самоуправления, заявлениям граждан
осуществляется в 3-дневный срок по письменному разрешению
управляющего делами.
Передача копий актов представителям средств массовой информации
осуществляется управляющим делами.
Замена или возврат ранее разосланных документов в случае
необходимости производится по указанию управляющего делами.
5.29. Проекты актов, имеющие гриф "Для служебного пользования"
или носящие секретный характер, оформляются службой по
мобилизационной подготовке, согласовываются с заместителем главы
Администрации города по вопросам бюджетной безопасности,
взаимодействию с административными органами, кадровой политики,
управляющим делами и представляются на подпись Мэру города.
Регистрация, оформление, тиражирование, рассылка и хранение
подписанных актов осуществляются службой по мобилизационной
подготовке самостоятельно. На бланке акта в правом верхнем углу
проставляются слова "ДСП".
6. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТОВ
РЕШЕНИЙ, ВНОСИМЫХ НА РАССМОТРЕНИЕ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ
6.1. Правом правотворческой инициативы в городской Думе
обладает Мэр города.
6.2. Ответственность за качественную и своевременную подготовку
и согласование (визирование) проектов решений, вносимых на
рассмотрение городской Думы по инициативе Мэра города, несут
заместители главы Администрации города, управляющий делами по
курируемым направлениям.
6.3. Организационные вопросы, связанные с подготовкой,
согласованием и внесением на рассмотрение городской Думы проектов
решений, осуществляет заместитель главы Администрации города по
вопросам бюджетной безопасности, взаимодействию с
административными органами, кадровой политики.
6.4. Основанием для подготовки проекта решения городской Думы
являются:
- согласованное с Мэром города письменное предложение
заместителя главы Администрации города, руководителя отраслевого
органа местного самоуправления с обоснованием необходимости
принятия данного решения и указанием срока его подготовки и
внесения на рассмотрение городской Думы;
- поручение о подготовке решения, определенное в решении
городской Думы, постановлении Мэра города.
6.5. Проекты решений городской Думы должны отвечать следующим
требованиям:
- соответствовать федеральному и областному законодательству;
- тексты проектов должны быть тщательно отредактированными,
четкими и ясными, исключающими многозначимость слов,
словосочетаний;
- проекты решений городской Думы должны пройти финансовую,
профессиональную (по отраслям деятельности) и правовую экспертизу,
о чем представляются отзывы (заключения, справки, пояснения,
рецензии) или проект визируется;
- в сопроводительном письме на имя председателя Думы (если
вопрос неплановый) к проекту дается краткое обоснование причины
внесения предложений, их актуальность, состояние проблемы в цифрах
и фактах, возможные пути и требуемые средства, источники этих
средств для решения вопроса, ожидаемый результат и возможные
негативные последствия, а также указывается официальный
представитель Мэра города - докладчик по рассматриваемому вопросу;
- если ранее принятое решение по выносимому вопросу выполнено
или возникла необходимость в принятии нового решения, проект
решения должен содержать пункт о признании утратившим силу
предыдущего решения;
- в проекте решения должны быть указаны срок исполнения
решения, срок вступления в силу, исполнители.
6.6. Визирование проекта решения Думы обеспечивает исполнитель.
Проект решения Думы на визировании (согласовании) у должностных
лиц может находиться не более двух, а при необходимости - трех
рабочих дней. Все проекты решений городской Думы подлежат
обязательному визированию заместителем главы Администрации города
по вопросам бюджетной безопасности, взаимодействию с
административными органами, кадровой политики.
6.7. Проекты решений городской Думы передаются в аппарат
городской Думы за 14 дней до дня заседания городской Думы.
6.8. Проекты решений городской Думы должны быть обсуждены в
соответствующих постоянных комиссиях.
6.9. Автор проекта дорабатывает проект решения, если в него на
заседании Думы внесены правки и замечания, визирует и сдает в
аппарат городской Думы.
7. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, СОГЛАСОВАНИЯ, ЗАКЛЮЧЕНИЯ
И ХРАНЕНИЯ ДОГОВОРОВ (СОГЛАШЕНИЙ), СТОРОНОЙ ПО КОТОРЫМ
ВЫСТУПАЕТ МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ "ГОРОД НОВОШАХТИНСК"
ИЛИ АДМИНИСТРАЦИЯ Г. НОВОШАХТИНСКА
7.1. Порядок подготовки, согласования, заключения и хранения
договоров (соглашений), стороной по которым выступает
Администрация г. Новошахтинска или муниципальное образование
"Город Новошахтинск", устанавливается настоящим Регламентом.
7.2. Инициатива заключения договоров (соглашений) может
исходить от органов государственной власти Российской Федерации,
субъектов Российской Федерации, иностранных государств, зарубежных
организаций, российских организаций всех форм собственности, Мэра
города, заместителей главы Администрации города, руководителей
отраслевых органов местного самоуправления.
7.3. Проекты договоров (соглашений) готовит структурное
подразделение Администрации города. К проектам договоров
(соглашений) прилагается лист согласования, который визируется
заместителями главы Администрации города, управляющим делами,
юридическим отделом, отделом бухгалтерского учета, при
необходимости - финансовым отделом Администрации города.
7.4. От имени муниципального образования "Город Новошахтинск"
исключительное право подписания договоров (соглашений) имеет Мэр
города. От имени Администрации города право подписания договоров
может быть делегировано Мэром города заместителю главы
Администрации города на основании доверенности. Согласование
проекта договора (соглашения) проводится в соответствии с
требованиями настоящего Регламента.
7.5. Ответственность за организацию процедуры подписания
договора, соглашения несет заместитель главы Администрации города,
управляющий делами, которому поручена подготовка документа.
7.6. Структурные подразделения Администрации города,
ответственные за подготовку и оформление договоров (соглашений),
стороной по которым выступает муниципальное образование "Город
Новошахтинск" или Администрация г. Новошахтинска, в трехдневный
срок с момента их подписания всеми сторонами по договору
(соглашению) передают один из подлинников договора (соглашения) в
общий отдел Администрации города для регистрации, учета и
хранения. После чего экземпляры направляются сторонам по договору
и в отдел бухгалтерского учета для работы.
7.7. Договоры (соглашения), стороной по которым выступает
муниципальное образование "Город Новошахтинск" или Администрация
г. Новошахтинска, в случаях, установленных действующим
законодательством, подлежат регистрации в финансовым отделе
Администрации города.
8. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ И ПРОВЕРКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Контроль за своевременным и полным исполнением документов,
поступающих в Администрацию города, поручений Главы Администрации
(Губернатора) области осуществляют Мэр города, его заместители,
руководители отраслевых органов и структурных подразделений
Администрации города Новошахтинска, отдел по организационной
работе Администрации города Новошахтинска.
8.2. Контролю и проверке исполнения подлежат все
зарегистрированные документы, содержащие порученческие пункты,
сроки исполнения, требующие принятия решения и (или) выполнения
определенных управленческих действий, составления ответного или
иного документа, внесение изменений в нормативные, инструктивные и
другие документы.
8.3. Документы, поступившие в Администрацию города,
принимаются, учитываются и регистрируются в отделе по
организационной работе с 8.00 и до 16.30. Документы, поступившие с
пометками "Срочно" и "Весьма срочно" регистрируются и после 16.30
и передаются для резолюции.
8.4. Корреспонденция с грифом "Лично" не вскрывается, на таком
пакете ставится штамп отдела по организационной работе,
проставляется дата получения, и он передается адресатам. Если в
таком пакете находится служебный документ, то после его прочтения
адресатом он передается в отдел по организационной работе для
регистрации. Корреспонденция с грифом "Для служебного пользования"
(ДСП) передается ответственному специалисту.
8.5. На документах, поступивших в Администрацию города и
зарегистрированных в установленном порядке, не разрешается вносить
какие-либо правки и пометки. Работа с документами вне служебных
помещений запрещается.
8.6. Регистрация документов осуществляется в соответствии с
делением их на следующие виды документов:
- распоряжения, постановления, решения, протоколы Администрации
Ростовской области и областных структур, областные законы;
- областные письма;
- местные письма.
8.7. Зарегистрированные документы с резолюцией руководителя
возвращаются в отдел по организационной работе Администрации
города. Специалисты отдела по организационной работе обеспечивают
передачу документа с резолюцией ответственному исполнителю. В
случаях переподписания документа другим исполнителям документ
передается исполнителям через отдел по организационной работе.
8.8. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги,
периодические издания, проспекты с научно-технической информацией,
поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные
билеты, рекламные проспекты и другое, по определению начальника
отдела.
8.9. Письменные обращения и заявления граждан, поступившие на
имя Мэра города Новошахтинска, если они соответствуют требованиям
Областного закона "О порядке и сроках рассмотрения обращений
граждан", учитываются в отделе по организационной работе
количественно и передаются в общий отдел.
8.10. На всех входящих документах на нижнем поле первой
страницы документа справа проставляется регистрационный штамп, в
котором указываются дата регистрации, входящий номер документа.
8.11. Поручения по рассмотренным документам отражаются в
резолюциях. Направление документов с резолюцией в два и более
адресов обеспечивается специалистами отдела по организационной
работе. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя
(исполнителей), задание (указание) о порядке и характере
исполнения документа, срок исполнения, формы контроля, личную
подпись и дату.
Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции.
Последующие резолюции необходимы, когда в них детализируется
порядок исполнения документа.
8.12. Ответственным за исполнение документа является лицо,
указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа.
Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа
в установленный срок, ему предоставлено право созыва
соисполнителей.
Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя
представить все необходимые материалы. Они в равной степени несут
ответственность за своевременное и качественное исполнение
указания руководителя.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
- внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;
- поступивших из других организаций, учреждений и обращений
граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя
из сроков, установленных законодательством, или срока,
установленного организацией, направившей документ.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- по запросам депутатов Законодательного Собрания Ростовской
области - в течение 14 дней;
- по депутатским запросам депутатов городской Думы - в
двухнедельный срок со дня его получения в соответствии со ст. 12
Областного закона от 18.06.97 N 41-ЗС "О статусе депутата
представительного органа местного самоуправления, выборного
должностного лица местного самоуправления в Ростовской области";
- если в документе срок исполнения указан не датой, а временным
периодом (год, квартал, месяц, декада), сроком исполнения
документа является последний календарный день этого периода;
- при наличии в документах разных сроков исполнения по
отдельным пунктам сроком исполнения документа является наиболее
поздний срок.
8.13. Передача зарегистрированных документов из одного
подразделения Администрации в другое производится с согласия лица,
поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между
руководителями подразделений с соответствующим оформлением через
отдел по организационной работе.
Руководители структурных подразделений не позднее следующего
дня передают рассмотренную корреспонденцию с конкретной
резолюцией, сроками исполнения и порядком отчетности по
фактическому исполнению в отдел по организационной работе.
8.14. На контрольные распоряжения, постановления, решения,
указы, протоколы Администрации Ростовской области и областных
структур, а также на областные законы, требующие внесения
изменений в нормативные акты органа местного самоуправления,
ведется база контрольных документов и контрольные дела с
использованием автоматизированной системы контроля исполнения
документов, разработанной Администрацией Ростовской области.
На указанные документы заполняется контрольная карточка
(электронная), в которой указываются:
- наименование документа, номер, дата принятия;
- контрольные пункты документа и сроки их выполнения. Дата
фактического выполнения;
- должностные лица, ответственные за контроль исполнения
документа;
- должностные лица, ответственные за исполнение контрольных
пунктов документа;
- дата разработки плана мероприятий по реализации документа;
- сроки предоставления информации с учетом введения упреждающих
(промежуточных) сроков контроля исполнения документов, позволяющих
внести соответствующие коррективы в процесс и сроки выполнения.
Фактические сроки предоставления информации;
- даты проведения контрольных мероприятий (проверок),
должностное лицо, осуществившее контрольные мероприятия;
- даты рассмотрения хода выполнения на совещаниях, должностное
лицо, проводившее совещание.
Специалист отдела по организационной работе, ответственный за
контроль исполнения нормативных документов, направляет копии
контрольных карточек и нормативного документа руководителям
органов местного самоуправления с поручением Мэра города о
контроле и исполнении документа. Контрольное дело ведется на
распоряжения, постановления, решения, протоколы, областные законы,
указы, подлежащие контролю. В контрольном деле содержатся:
- документ, взятый на контроль, с резолюцией Мэра города;
- контрольная карточка;
- план мероприятий по организации контроля с указанием
конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение
документа;
- отчетные документы органов местного самоуправления и других
исполнителей;
- справки о результатах проверок и иная переписка о ходе
исполнения документа;
- информация, направляемая в органы исполнительной власти
области, ответственные за контроль исполнения нормативных
документов.
8.15. Должностное лицо, указанное в резолюции первым,
обеспечивает:
- внесение в копию контрольной карточки сведений о должностных
лицах, ответственных за исполнение контрольных пунктов и передачу
ее для ознакомления должностному лицу Администрации города,
ответственному за контроль исполнения нормативных документов;
- регулярно осуществляет контроль за соблюдением сроков
исполнения документа, плана мероприятий и принятых решений по его
выполнению;
- ведет накопительную папку с планом мероприятий по реализации
документа и информацией о принимаемых мерах по выполнению
документа (переписка, проведенные совещания, принятые решения и
информация об их выполнении, проверки, данные о ходе выполнения
документа и т.д.);
- внесение предложений по мерам, направленным на выполнение
документа;
- подготовку информации в вышестоящие органы исполнительной
власти;
- направление в соответствии с указанными в контрольной
карточке сроками информации о ходе выполнения документа
должностному лицу администрации муниципального образования,
ответственному за контроль исполнения нормативных документов.
Информация о ходе выполнения или о выполнении контролируемого
документа должна быть конкретной, расположенной по очередности
пунктов указа, постановления, распоряжения, областного закона,
письма, обращения и т.д. и полной по каждому вопросу с указанием
принимаемых конкретных мер по реализации данных документов и
исполнителей, завизирована заместителем главы Администрации города
или руководителем структурного подразделения Администрации города,
на которого возлагается контроль за исполнением документа.
8.16. Специалист отдела по организационной работе Администрации
города, ответственный за контроль исполнения нормативных
документов, используя базу данных контрольных документов,
осуществляет контроль и анализ их исполнения.
Исполненные контрольные документы хранятся в архивном файле -
"Отработанные дела".
Контроль исполнения документов осуществляется по каждому
пункту. Полученные отчеты об исполнении контролируемых документов
специалист отдела по организационной работе Администрации города,
ответственный за контроль исполнения нормативных документов,
подкрепляет к контрольному документу или в контрольное дело.
Отправка ответов по контрольным документам осуществляется
исполнителями. Регистрация исходящих писем на бланке Администрации
города производится в отделе по организационной работе
Администрации города.
8.17. Начальником отдела по организационной работе
Администрации города в порядке упреждающего контроля
осуществляются следующие мероприятия:
- проводятся анализ и проверка исполнения документов и
поручений в органах местного самоуправления на основании сводных
отчетов;
- вносятся предложения по рассмотрению хода выполнения
контрольных документов на совещаниях с целью заслушивания
должностных лиц об организации исполнения контролируемых
документов и, в случае нарушения хода выполнения, выработки
комплекса мер, направленных на своевременное исполнение
контрольных документов;
- осуществляется контроль за выполнением принятых решений.
8.18. Специалисты отдела по организационной работе осуществляют
контроль исполнения документов, уведомляя исполнителей о нарушении
сроков выполнения документов.
Если в процессе реализации нормативного документа выясняется
невозможность соблюдения указанного срока или исполнения документа
в целом, то лицом, ответственным за выполнение данного документа,
готовится на имя Мэра города, за подписью руководителя,
осуществляющего контроль, аргументированное представление о
продлении срока действия данного документа, его изменении,
приостановлении либо отмене в связи с объективной невозможностью
его дальнейшего выполнения и соответственное обращение в орган
исполнительной власти области, ответственный за контроль
исполнения данного областного нормативного документа.
При получении ответа делается соответствующая отметка в
контрольной карточке.
Продление срока исполнения нормативного документа или отдельных
его положений должно быть оформлено не менее чем за 5 дней до
истечения срока его выполнения.
В противном случае нормативный документ или отдельные его
положения считаются не исполненными в срок, о чем начальник отдела
по организационной работе информирует управляющего делами
Администрации города и вносит предложения по мерам наказания
виновных.
8.19. Организация контроля исполнения постановлений и
распоряжений Мэра города:
8.19.1. Контроль за своевременным и полным исполнением
постановлений и распоряжений Мэра города (далее - документов)
осуществляют заместители главы Администрации города, управляющий
делами, руководители структурных подразделений Администрации
города.
8.19.2. Контроль за сроками исполнения постановлений и
распоряжений Мэра города осуществляют специалисты общего отдела, в
структурных подразделениях - лица, назначенные руководителями
структурных подразделений. Данное положение должно быть закреплено
в должностных инструкциях специалистов.
8.20. При выполнении всех пунктов контрольного документа
документ снимается с контроля. Снятие документа с контроля не
прекращает его действие.
8.21. Начальник отдела по организационной работе еженедельно
готовит информацию Мэру города о результатах контроля исполнения
нормативных документов.
8.22. Сдача документов в архив производится на основании
утвержденной номенклатуры.
9. ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ К НАГРАЖДЕНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННЫМИ НАГРАДАМИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
9.1. Государственные награды Российской Федерации (далее -
государственные награды) являются высшей формой поощрения граждан
за выдающиеся заслуги перед государством.
Представление к награждению государственными наградами
Российской Федерации осуществляется в соответствии с Указом
Президента Российской Федерации от 02.03.1994 N 442 "О
государственных наградах Российской Федерации".
9.2. Ходатайства о награждении государственными наградами
возбуждаются в коллективах предприятий, учреждений и организаций
независимо от форм собственности.
Для представления к награждению граждан в отдел по
организационной работе Администрации города необходимо представить
на имя Мэра города:
- письмо-ходатайство коллектива за подписью руководителя на
бланке организации о награждении, в котором указываются Ф.И.О.,
должность награждаемых, вид награды, за какие заслуги
представляется к награждению, согласованное с заместителем главы
Администрации города, курирующим отрасль;
- проекты писем-ходатайств на имя Главы Администрации
(Губернатора) Ростовской области и Полномочного представителя
Президента РФ в Южном федеральном округе за подписью Мэра города,
в которых кратко указываются мотивы представления к награждению,
наименование награды (согласованные с руководителями отраслевых
федеральных структур), отражаются технико-экономические
показатели, финансовое положение предприятия, данные об уплате
налогов во все уровни бюджетов и выплате заработной платы
работникам (справки прилагаются);
- наградной лист (в 3 экз.).
Характеристики представленных к награждению должны отражать в
полной мере характер и степень конкретных заслуг перед
государством за последние 5 лет, соответствовать требованиям
статусов орденов, положений о медалях и почетных званиях.
9.3. Отдел по организационной работе после резолюции Мэра
города проверяет правильность оформления наградных материалов,
визирует управляющим делами, который передает их на подпись Мэру
города.
9.4. Наградные документы на руководителей предприятий,
учреждений и организаций независимо от форм собственности перед
подписанием наградных листов Главой Администрации (Губернатором)
области согласовываются с первым заместителем Главы Администрации
(Губернатора) области и первым заместителем Главы Администрации
(Губернатора) области - Вице-губернатором.
9.5. Доставка наградных документов в службу по государственным
наградам Главного управления государственной и муниципальной
службы, организационной и кадровой работы Администрации Ростовской
области осуществляется самостоятельно сотрудниками предприятий,
организаций, учреждений.
10. ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ К НАГРАЖДЕНИЮ
ПОЧЕТНОЙ ГРАМОТОЙ ГОРОДА НОВОШАХТИНСКА,
БЛАГОДАРНОСТЬЮ МЭРА ГОРОДА НОВОШАХТИНСКА,
БЛАГОДАРСТВЕННЫМ ПИСЬМОМ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
10.1. Представление к награждению "Почетной грамотой города
Новошахтинска" проводится в соответствии с положением,
утвержденным городской Думой.
Порядок награждения "Благодарностью Мэра города Новошахтинска",
"Благодарственным письмом Администрации города Новошахтинска"
определяется Положениями о них, утверждаемыми Мэром города.
10.2. По случаю юбилейных, знаменательных дат, профессиональных
праздников и иных событий гражданам и коллективам предприятий,
учреждений и организаций независимо от форм собственности могут
вручаться Благодарственные письма и Приветственные адреса.
10.3. Ходатайство о представлении к награждению на имя главы
города, согласованное с курирующим отрасль заместителем главы
Администрации города, управляющим делами, должно быть представлено
за месяц до торжественной даты в общий отдел Администрации города.
10.4. Основанием для подготовки документов о награждении или
наградных документов является резолюция Мэра города.
Подготовку первоначальных материалов и текстов осуществляет
соответствующее структурное подразделение Администрации города,
Приветственные адреса в адрес иногородних организаций и граждан
готовит общий отдел. Тексты Приветственного адреса,
Благодарственного письма согласовываются с управляющим делами
Администрации города.
10.5. Изготовление бланков наградных документов и печатание
текстов осуществляет общий отдел Администрации города.
10.6. Подписывает наградные документы Мэр города.
10.7. Вручение Почетных грамот, Благодарностей,
Благодарственных писем, Приветственных адресов проводит Мэр города
или по его поручению другие должностные лица Администрации города.
11. ПОРЯДОК ОФИЦИАЛЬНОГО ОПУБЛИКОВАНИЯ
НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ И РАБОТЫ
С ОПУБЛИКОВАННЫМИ КРИТИЧЕСКИМИ МАТЕРИАЛАМИ
В СРЕДСТВАХ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
11.1. Нормативные правовые акты, издаваемые Мэром города,
затрагивающие права, свободы, обязанности человека и гражданина,
подлежат обязательному официальному опубликованию. Под официальным
опубликованием понимается помещение полного, точного текста вновь
принятого нормативного акта со всеми его формальными атрибутами в
городской газете "Знамя шахтера".
11.2. Решение об официальном опубликовании акта Мэра города
оформляется отдельным пунктом данного нормативного правового акта
по форме: "Постановление (распоряжение) вступает в силу после
официального опубликования в средствах массовой информации.
Управляющему делами Администрации города (Ф.И.О.) опубликовать
настоящее постановление в городской газете "Знамя шахтера".
11.3. Организационные вопросы по опубликованию проводит
управляющий делами Администрации города.
11.4. Заместитель главы Администрации города по вопросам
бюджетной безопасности, взаимодействию с административными
органами, кадровой политики осуществляет учет критических
материалов в СМИ и в трехдневный срок информирует о них
заместителей главы Администрации города и руководителей
структурных подразделений Администрации города.
11.5. Заместители главы Администрации города, руководители
структурных подразделений Администрации города не позднее двух
недель с момента опубликования критических материалов направляют в
соответствующие средства массовой информации итоги рассмотрения
публикации. Ответы должны носить конкретный характер с
обязательным указанием мер на выступления в СМИ.
Контроль за своевременным реагированием на выступления в СМИ
возлагается на заместителя главы Администрации города по вопросам
бюджетной безопасности, взаимодействию с административными
органами, кадровой политики Администрации города.
12. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
12.1. Совещания по различным направлениям деятельности
проводятся Мэром города или его заместителями и предусматриваются
в плане мероприятий на неделю.
Должностное лицо, принявшее решение о проведении совещания,
утверждает план подготовки и проведения совещания. Ответственность
за подготовку совещания и контроль за исполнением принятых решений
возлагается на заместителей главы Администрации или на
руководителей структурных подразделений Администрации города,
отраслевых органов местного самоуправления.
12.2. В целях обеспечения координации деятельности
Администрации города, формирования согласованной позиции по
социально-экономическим и политическим проблемам города, а также
для рассмотрения отдельных вопросов деятельности Администрации
города Мэром города еженедельно проводятся совещания с участием
заместителей главы Администрации города, управляющего делами,
руководителей структурных подразделений Администрации города и
отраслевых органов местного самоуправления.
12.3. Подготовка материалов к совещанию (доклад, информация,
справки и т.д.), порядка его ведения, приглашение, регистрация
участников совещания согласно списку, дежурство, составление
протокола поручений и доведение их до исполнителей организуются
силами сотрудников структурных подразделений Администрации города
по указанию должностного лица, принявшего решение о проведении
совещания.
Материально-техническое и хозяйственное обеспечение проведения
совещания осуществляет общий отдел.
12.4. Контроль за исполнением протокола поручений, порядок и
сроки представления информации об исполнении поручений
осуществляет сотрудник структурного подразделения Администрации
города, определенный должностным лицом, подписавшим протокол.
12.5. В случае проведения совещания в большом или малом зале
заседаний Администрации города дата и время заблаговременно
согласовываются с управляющим делами.
13. ПЕЧАТИ, БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ И ШТАМПЫ
13.1. На документах, требующих особого удостоверения
подлинности, ставится печать.
13.2. В Администрации города имеются следующие печати:
Гербовая печать - "Администрация г. Новошахтинска Российская
Федерация Ростовская область". Ставится на документах, подписанных
Мэром города, его заместителями, управляющим делами, на финансовых
документах. Хранится у управляющего делами.
Простые печати с обозначениями "Администрация г. Новошахтинска
Ростовской области":
"Управление делами" - ставится на копиях постановлений и
распоряжений Мэра города, справках.
"Муниципальная административная комиссия при Администрации г.
Новошахтинска" - ставится на документах, регламентирующих работу
комиссии.
"Архивный отдел" - ставится на документах, регламентирующих
работу отдела.
"Жилищный отдел" - ставится на документах, регламентирующих
работу службы.
"Организационный отдел" - ставится на документах,
регламентирующих работу отдела.
"Территориальный отдел по работе с населением города" -
ставится на документах, регламентирующих работу отдела.
"Спецчасть" - заверяются документы, связанные с секретным
делопроизводством.
13.3. Весь процесс документирования в Администрации города
ведется на бланках, которые имеют установленный комплекс
обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки
документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4
(210 x 297 мм).
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций,
оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
13.4. В Администрации города применяются следующие бланки:
- бланки постановлений Мэра города;
- бланки распоряжений Мэра города;
- бланки решений коллегий Администрации города;
- бланки писем Администрации города;
- общие бланки с наименованием структурных подразделений
Администрации города.
13.5. На бланках писем Администрации города подписывают письма
Мэр города, его заместители, управляющий делами.
13.6. Руководители структурных подразделений Администрации
города подписывают письма на бланках структурных подразделений
Администрации города.
13.7. Для проставления отметок о получении, регистрации,
прохождении и исполнении документов, других отметок справочного
характера применяются соответствующие штампы.
13.8. Бланки и штампы должны храниться в сейфах или закрытых
шкафах.
13.9. Образцы печатей и штампов согласовываются и утверждаются
управляющим делами.
13.10. Заказы на изготовление печатей и штампов с их образцами
подаются управляющему делами.
13.11. Заказ и получение изготовленных печатей и штампов
возлагается на общий отдел.
13.12. Оттиски изготовленных печатей и штампов до выдачи их
заказчикам регистрируются в общем отделе, печати и штампы выдаются
под роспись сотрудникам, отвечающим за их использование и
сохранность.
13.13. Пришедшие в негодность и аннулированные печати
возвращаются управляющему делами и уничтожаются по акту.
14. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
14.1 Администрация города рассматривает обращения граждан,
организует прием населения по вопросам своей компетенции.
Письменные предложения, заявления и жалобы граждан,
адресованные Мэру города, его заместителям, управляющему делами,
принимаются и учитываются в отделе по организационной работе и
передаются для регистрации в общий отдел, который оформляет
регистрационно-контрольную карточку. На лицевой стороне первого
листа обращения проставляются штамп, дата поступления,
регистрационный номер.
Письменные обращения граждан, адресованные руководителям
структурных подразделений, регистрируются в структурных
подразделениях.
Обращения, передаваемые гражданами во время личного приема,
приобщаются к карточкам приема граждан.
По содержанию каждого обращения граждан зарегистрированные
обращения управляющий делами направляет на рассмотрение
исполнителям по принадлежности.
На доклад Мэру города, как правило, передаются коллективные
обращения, содержащие общественно значимый характер, вопросы
деятельности кадров (назначения, злоупотребления), обращения,
связанные с деятельностью правоохранительных, налоговых,
таможенных органов, а также обращения, поступившие из вышестоящих
органов власти, взятые ими на контроль.
Поступившие в адрес руководителей Администрации города
обращения с пометкой "Лично" не вскрываются. Они передаются для
рассмотрения адресату. Не допускается передача обращений от одного
исполнителя другому, минуя отдел по организационной работе.
Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем
органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
Сотрудник общего отдела передает обращения граждан исполнителям
согласно резолюции для работы с обращениями.
Если в резолюции по исполнению обращения граждан значится
несколько исполнителей, то всю работу по организации рассмотрения
обращения проводит должностное лицо, указанное первым. Информация
по исполнению поручения представляется в адрес исполнителя,
указанного в резолюции первым.
Первому исполнителю направляется оригинал обращения, остальным
- ксерокопии.
Если исполнение вопросов, поставленных в обращениях граждан, не
относится к ведению Администрации города, то общий отдел
направляет их не позднее чем в 5-дневный срок по принадлежности,
извещая об этом заявителей.
14.2. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в
Администрацию города, подлежат рассмотрению в срок до одного
месяца со дня их поступления, а не требующие дополнительного
изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней.
В случае, когда для рассмотрения обращения необходимо
проведение специальной проверки, истребование дополнительных
материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть
в порядке исключения продлены Мэром города, его заместителями,
управляющим делами, но не более чем на один месяц.
Заявителю направляется промежуточный ответ.
Обращения граждан, поступающие из редакций газет, журналов,
телевидения, радио и других средств массовой информации, подлежат
рассмотрению в порядке и в сроки, предусмотренные настоящим
Регламентом.
Не подлежат рассмотрению анонимные обращения, а также обращения
лиц, заявления и жалобы которых носят абстрактный характер,
некорректные по тону или бессмысленные.
14.3. Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны
ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые
меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной форме.
Ответы на обращения граждан подписываются Мэром города, его
заместителями, управляющим делами, руководителями структурных
подразделений Администрации города.
Исполнитель готовит ответ заявителю за подписью Мэра города,
его заместителей либо ответ за своей подписью с указанием в ответе
по поручению какого органа или должностного лица рассмотрено
обращение. При этом на имя должностного лица, которому было
поручено рассмотрение обращения, пишется письмо с информацией (в 2
экз.) о рассмотрении обращения и с просьбой о снятии его с
контроля.
Ответ за подписью руководителей структурных подразделений
Администрации города не отправляется заявителям до получения из
отдела по организационной работе копии информации с отметкой о
снятии обращения с контроля должностным лицом, которому было
поручено рассмотрение обращения.
Если ответы не содержат полной информации о решении поднятых в
обращении вопросов, подготовлены с ошибками, то они возвращаются
общим отделом исполнителям на доработку.
Не разрешается направлять ответы заявителям каждому из
исполнителей за своей подписью (если их в резолюции несколько), в
этом случае исполнителем, записанным первым в резолюции, готовится
общий ответ за подписью должностного лица, которому было поручено
рассмотрение обращения.
Ответы на обращения, подписанные Мэром города, его
заместителями, управляющим делами, регистрируются в общем отделе и
отправляются заявителям специалистами общего отдела или секретарем
Мэра города.
Основанием для снятия обращения с контроля являются резолюция
руководителя на письме о выполнении обращения и о снятии обращения
с контроля или подписанный руководителем ответ на обращение.
Ответы на обращения граждан с резолюцией Мэра города,
исполненные с нарушением сроков рассмотрения, принимаются общим
отделом только с объяснительной запиской на имя Мэра города с
объяснением причин нарушения сроков рассмотрения.
Обращения после исполнения подлежат возврату со всеми
материалами в общий отдел. Формирование и хранение дел у
исполнителей запрещается.
Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные
с их разрешением, формируются в дела в соответствии с
номенклатурой дел и хранятся в общем отделе.
15. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН ПО ЛИЧНЫМ ВОПРОСАМ
15.1. Прием граждан по личным вопросам осуществляется Мэром
города, его заместителями, управляющим делами, руководителями
структурных подразделений Администрации города.
График приема граждан ежегодно составляется специалистом общего
отдела, утверждается Мэром города, вывешивается в Администрации
города на доступном для обозрения месте, публикуется в СМИ. В
случае необходимости на прием приглашаются руководители
структурных подразделений Администрации города, предприятий,
организаций.
Предварительная беседа с гражданами, запись на прием к Мэру
города, организация личного приема возлагаются на помощника Мэра
города.
Запись на прием по личным вопросам к Мэру города проводится
еженедельно помощником Мэра города.
Делопроизводство по приему граждан Мэром города ведется
помощником Мэра города, заместителями главы Администрации города -
в общем отделе, руководителями структурных подразделений - в
структурных подразделениях. Регистрируются обращения граждан на
карточках регистрации приема граждан по личным вопросам.
Учет обращений граждан на приемах по личным вопросам перед
встречами, контроль исполнения поручений по рассмотрению
обращений, ведение делопроизводства возлагаются на помощника Мэра
города.
Общий отдел ежеквартально, за полугодие, год готовит для
доклада Мэру города, заместителям главы Администрации города,
управляющему делами анализ письменных и устных обращений граждан,
ежемесячно информирует Мэра города, заместителей главы
Администрации города, управляющего делами о ходе рассмотрения
обращений граждан.
Специалист общего отдела, ответственный за работу с обращениями
граждан, осуществляет напоминание исполнителям о сроках исполнения
обращений граждан за 7 дней до срока исполнения.
Структурные подразделения Администрации города, отраслевые
органы местного самоуправления ежеквартально до 10 числа
следующего за кварталом месяца представляют в общий отдел отчет о
рассмотрении письменных и устных обращений граждан.
16. ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК СОТРУДНИКОВ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
16.1. Для оформления командировочного удостоверения работник
Администрации подает соответствующие документы на имя Мэра города.
16.2. Выезд в командировку за пределы города РФ производится на
основании распоряжения Мэра города либо лица, его замещающего;
оформляется соответствующим документом. При выезде в командировку
на служебном автомобильном транспорте в распоряжение
(постановление) Мэра города на командировку вносится
соответствующий разрешающий пункт.
16.3. На основании подписанного распоряжения или постановления
общий отдел Администрации города оформляет и выдает под роспись
командируемому работнику командировочное удостоверение.
Командировочное удостоверение передается на подпись управляющему
делами или первому заместителю главы Администрации города.
16.4. Подписанное и удостоверенное печатью командировочное
удостоверение является основанием для бухгалтерии на выдачу аванса
на командировочные расходы.
16.5. По возвращении из командировки в течение 3 дней (не
считая выходных) работник Администрации обязан отчитаться в
бухгалтерии о командировочных расходах.
16.6. Заместители главы Администрации города представляют
отчеты о проделанной работе в командировках на имя Мэра города.
16.7. Остальные категории работников Администрации в течение 5
дней (не считая выходных) предоставляют непосредственному
руководителю информацию о проделанной в командировке работе.
17. ВЫПОЛНЕНИЕ МАШИНОПИСНЫХ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ
17.1. Печатание и копирование (тиражирование) документов
осуществляется в машинописном бюро, а также непосредственно в
структурных подразделениях на компьютерах или пишущих машинах.
17.2. Тексты писем печатаются на лазерном принтере в
машинописном бюро на бланках установленного образца.
17.3. Материалы для выполнения машинописных работ принимаются
от работников Администрации города специалистами машбюро с визой
начальника или специалиста общего отдела.
Рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть
написаны разборчиво на одной стороне листа, с соблюдением правил
орфографии и пунктуации, тщательно отредактированы, выполнены
фиолетовыми чернилами или синими чернилами (пастой) и завизированы
исполнителем.
Специалист машинописного бюро вправе не принять для печатания
материал, написанный или правленный неразборчивым почерком,
красными, зелеными чернилами или карандашом.
Не принимаются в печать документы, не подписанные автором.
17.4. Отредактированные проекты писем печатаются на простом
листе бумаги и только после согласования текста с руководителем,
подписывающим документ, оформляются на необходимом бланке через
1,5 интервала.
Материалы, подлежащие дополнительному корректированию,
печатаются в одном экземпляре через 2 интервала.
17.5. Корректорские работы специалистами, печатающими
документы, не производятся.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона
проставляются на лицевой стороне последнего листа документа,
внизу, слева.
17.6. Машинописные работы выполняются по двум категориям:
срочные, обычные.
Срочные - с визой начальника общего отдела - в течение часа.
Обычные - в течение одного дня.
Поручения Мэра города, материалы за его подписью являются
внеочередными и печатаются незамедлительно. Материалы, сданные в
машбюро после 16.50 часов, выполняются на следующий день.
При необходимости машинописных работ в другие сроки разрешение
дает начальник общего отдела.
17.7. Тиражирование документов производится работниками
Администрации города на множительной технике после согласования
заказа с начальником общего отдела и записью в журнале регистрации
заказов.
Копирование производится с первых экземпляров (подлинники)
отпечатанных материалов или с качественно исполненных копий.
Работа с секретными документами ведется службой мобилизационной
подготовки в соответствии с инструкцией "О секретном
делопроизводстве".
18. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЖУРСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
18.1. Для оперативного решения вопросов работы электро-,
автотранспорта, водоснабжения, электроснабжения, служб жилищно-
коммунального хозяйства, торговли и других вопросов, касающихся
жизнеобеспечения города, ведется круглосуточное дежурство в
Администрации города инспекторами ЕДДС.
18.2. Дополнительно дежурство в Администрации города
организуется в праздничные и выходные дни из числа заместителей
главы Администрации города, управляющего делами.
18.3. График дежурства составляется общим отделом, который
утверждается распоряжением Мэра города.
19. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
19.1. Вход в здание Администрации города (кроме работников
Администрации города) разрешен с 8.00 до 17.00. После 17.00 вход в
здание посторонним лицам запрещен.
19.2. В выходные дни пропуск в здание разрешается заместителям
главы Администрации, управляющему делами, руководителям
управлений, комитетов, отделов. Остальным сотрудникам
администрации - по спискам, заверенным управляющим делами, в его
отсутствие - лицом, его замещающим, по заявке руководителя службы.
19.3. Вход в здание обслуживающему персоналу разрешен с 7.00
часов утра.
19.4. Нахождение в здании после 19 часов запрещается всем
сотрудникам, кроме заместителей главы Администрации, руководителей
структурных подразделений и дежурных лиц.
19.5. Вынос документов, имущества и других ценностей из здания
разрешается с согласия управляющего делами.
19.6. Вход в здание сотрудникам милиции с оружием и частным
лицам, имеющим разрешение на ношение оружия, запрещен, кроме
работников поста милиции, фельдсвязи.
19.7. Ключи от всех кабинетов находятся на вахте.
19.8. Обязанности за организацию работы сотрудников
Администрации города, соблюдение ими правил внутреннего распорядка
возлагаются на руководителей структурных подразделений.
В Администрации города действует пятидневная рабочая неделя.
- начало работы - 8-00;
- перерыв - с 12-00 до 13-00;
- окончание работы - 17-00.
В предпраздничные дни рабочий день заканчивается в 16-00.
19.9. Заместители главы Администрации города, руководители
структурных подразделений обязаны сообщать в общий отдел или в
приемную Мэра города об отъезде в командировку, об уходе в отпуск,
об отсутствии в связи с болезнью, о своем месте нахождения во
время отсутствия на рабочем месте продолжительностью более 3 часов
по другим причинам.
Во всех структурных подразделениях Администрации города уход
работников с рабочего места должен производиться с ведома
руководителя и записью в журнале, с указанием времени, причины
отсутствия и пункта назначения.
19.10. Учет выхода на работу сотрудников ведут уполномоченные
на то работники. Табель учета выхода на работу подписывается
руководителем структурного подразделения, проверяется специалистом
общего отдела и визируется управляющим Администрации города.
19.11. За добросовестное отношение к работе с учетом
эффективности и качества работы работники Администрации города
могут быть представлены к награждению государственными наградами,
Почетными грамотами Администрации области, Администрации города.
По ходатайству руководителя структурного подразделения работник
Администрации города может быть премирован и ему оказана
материальная помощь.
Вопросы премирования и оказания материальной помощи работникам
Администрации города регламентируются постановлениями и
распоряжениями Мэра города.
19.12. За допущенные нарушения трудовой и служебной дисциплины
по предложению руководителя структурного подразделения к работнику
могут применяться меры административного воздействия, вплоть до
освобождения от занимаемой должности.
19.13. Материально-техническое обслуживание сотрудников
возлагается на общий отдел, который обеспечивает получение
канцтоваров, оргтехники по заявкам руководителей структурных
подразделений.
19.14. Время ежегодного и дополнительного отпуска за выслугу
лет устанавливается для каждого сотрудника в соответствии с
Законом о муниципальной службе.
По желанию сотрудников оплачиваемые отпуска могут
предоставляться им Администрацией города по частям в течение года.
График отпусков составляется на каждый календарный год в
декабре месяце, утверждается Мэром города, согласовывается с
профсоюзным комитетом и доводится до сведения работников.
19.15. При увольнении работник Администрации города обязан
сдать служебное удостоверение начальнику общего отдела,
компьютерную технику - инженеру-системотехнику, другие
материальные ценности - специалисту по хозяйственно-бытовым
вопросам общего отдела, о чем делаются отметки в обходном листе.
19.16. Категорически запрещается дополнительное подключение в
комнатах и помещениях электроприборов.
19.17. После окончания рабочего дня все электроприборы
отключаются; окна, форточки и двери рабочих комнат и других
помещений закрываются.
19.18. В случае возникновения пожара или других стихийных
бедствий необходимо немедленно известить работника поста милиции,
дежурного ЕДДС Администрации города (тел. 2-20-05) и принять меры
к тушению пожара, спасению имущества.
19.19. Ответственность за организацию работы сотрудников
Администрации, соблюдение ими внутреннего трудового распорядка,
поддержание порядка в комнатах и помещениях, сохранность имущества
и документации возлагается на руководителей структурных
подразделений.
20. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ
В РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
20.1. Предложения по изменению и дополнению регламента работы
Администрации города вносятся по инициативе структурных
подразделений Администрации города через соответствующего
заместителя главы Администрации города и управляющего делами.
20.2. После согласования предложенных изменений и дополнений
заинтересованными сторонами они вносятся в Регламент работы
Администрации города посредством принятия постановления Мэра
города по этому вопросу.
Управляющий делами
Администрации города
Н.С.ЗУБКОВА
|
