ГЛАВА ГОРОДА ВОЛГОДОНСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 29 июля 2005 г. N 1839
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВОЛГОДОНСКА
В целях обеспечения выполнения принимаемых решений и повышения
эффективности управленческой деятельности администрации города
постановляю:
1. Утвердить Регламент администрации города Волгодонска
(приложение).
2. Руководителям структурных подразделений администрации города
довести Регламент администрации города Волгодонска до сведения
работников и обеспечить строгое соблюдение его в практической
деятельности.
3. Признать утратившим силу постановление Главы города от
23.05.2003 N 935 "Об утверждении Регламента администрации города
Волгодонска".
4. Контроль за выполнением постановления возложить на
управляющего делами администрации города Глушенко В.В.
Глава города
В.А.ФИРСОВ
Проект постановления
вносит управляющий делами
Глушенко В.В.
Приложение
к постановлению
Главы города
от 29.07.2005 N 1839
РЕГЛАМЕНТ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВОЛГОДОНСКА
1. Общие положения
1.1. В соответствии со ст. 6 Устава г. Волгодонска
администрация г. Волгодонска является исполнительным органом
городского самоуправления г. Волгодонска.
Настоящий Регламент определяет основные направления
деятельности администрации города.
1.2. Администрация города в своей деятельности руководствуется:
- Конституцией Российской Федерации;
- федеральными законами;
- указами Президента Российской Федерации;
- постановлениями и распоряжениями Правительства Российской
Федерации;
- Уставом Ростовской области;
- областными законами и постановлениями Законодательного
Собрания Ростовской области;
- указами Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области,
постановлениями и распоряжениями Администрации Ростовской области;
- Уставом города Волгодонска;
- решениями городской Думы;
- постановлениями и распоряжениями Главы города;
- настоящим Регламентом.
1.3. Глава города является высшим выборным должностным лицом
города, осуществляет руководство администрацией города на
принципах единоначалия.
1.4. Заместители Главы администрации города выполняют свои
функции в соответствии с распределением обязанностей,
установленных постановлением Главы города.
Проект постановления Главы города о распределении обязанностей
между Главой города и его заместителями готовится управляющим
делами в 2-месячный срок после вступления в должность Главы
города. Внесение изменений в постановление Главы города о
распределении обязанностей проводится в том же порядке.
1.5. Во всех случаях, когда Глава города не может исполнять
свои обязанности, их временно исполняет заместитель Главы
администрации города, на которого распоряжением Главы города
возлагается исполнение обязанностей.
1.6. Структурные подразделения администрации города не являются
юридическими лицами и подчиняются Главе города, заместителям Главы
администрации города или управляющему делами в соответствии с
распределением обязанностей между ними, установленных
постановлением Главы города.
Структурные подразделения администрации города действуют на
основании Положений о них, разрабатываемых их руководителями и
утверждаемых постановлением Главы города в месячный срок со дня их
образования. Внесение изменений в Положения о структурных
подразделениях администрации города проводится в том же порядке.
Организует и контролирует эту работу отдел по организационно-
кадровой работе администрации города.
Утвержденные постановлением Главы города Положения о
структурных подразделениях администрации города хранятся в секторе
делопроизводства, копии - в отделе по организационно-кадровой
работе, соответствующих структурных подразделениях администрации
города.
Руководители структурных подразделений администрации города в
месячный срок со дня назначения и далее, по мере необходимости,
разрабатывают должностные инструкции всех подчиненных сотрудников
и представляют их на утверждение курирующим заместителям Главы
администрации города или управляющему делами.
Утвержденные заместителями Главы администрации города,
управляющим делами должностные инструкции хранятся в отделе по
организационно-кадровой работе, копии - в соответствующих
структурных подразделениях администрации города.
1.7. Отдельные направления деятельности администрации города
могут регламентироваться и конкретизироваться специальными
инструкциями, которые разрабатываются под руководством
управляющего делами.
1.8. Сотрудники администрации города несут ответственность за
выполнение требований настоящего Регламента, сохранность
документов и неразглашение содержащейся в них служебной и
конфиденциальной информации.
1.9. В администрации города используются автоматизированные
системы - базы данных: ФКЗ "Право", БД "Контроль исполнения
документов", БД лицензий на розничную торговлю алкоголем, правовые
БД "Консультант Плюс", "Гарант", "Консультант Плюс "Бухгалтер",
"Зарплата 1С.4.б".
При необходимости могут разрабатываться и внедряться другие
системы.
1.10. Правила и порядок работы с документами устанавливаются
инструкцией по делопроизводству в администрации города, которая
утверждается постановлением Главы города. Они обязательны для всех
муниципальных служащих и технических работников администрации
города.
Методическое руководство организацией делопроизводства в
администрации города осуществляет управляющий делами.
2. Организация работы с кадрами
2.1. Порядок формирования структуры и штатов администрации
города определяется Федеральным законом "Об общих принципах
организации местного самоуправления в Российской Федерации",
Областными законами "О местном самоуправлении в Ростовской
области", "О муниципальной службе в Ростовской области", Уставом
г. Волгодонска.
2.2. Структура администрации города определяется Главой города
и утверждается городской Думой в порядке, установленном Уставом
города.
2.3. Штатное расписание администрации города утверждается
распоряжением Главы города.
По личному составу издаются распоряжения Главы города.
Структура и штатное расписание других органов местного
самоуправления города утверждаются соответственно постановлениями
и распоряжениями Главы города.
2.4. Формирование администрации города производится на основе
индивидуального подбора кадров с использованием резерва на
выдвижение, а также путем проведения конкурсов. Проведение
конкурсов на замещение вакантных должностей в администрации города
обеспечивает отдел по организационно-кадровой работе. Сотрудники
администрации города принимаются на работу в соответствии с
действующим законодательством о труде.
2.5. Предложения по назначению и освобождению кадров готовятся
заместителями Главы администрации города и управляющим делами по
курируемым направлениям работы в соответствии с квалификационными
требованиями, предъявляемыми к работнику, установленными Областным
законом "О муниципальной службе в Ростовской области".
2.6. Кандидаты для назначения на должность проходят
собеседования:
- заместители Главы администрации города и управляющий делами -
с Главой города и с руководителями служб Администрации области;
- начальники структурных подразделений администрации города - с
заместителями Главы администрации города и управляющим делами,
курирующими эти подразделения, Главой города;
- специалисты - с руководителем структурного подразделения
администрации города, заместителем Главы администрации города,
управляющим делами, курирующими соответствующее структурное
подразделение.
2.7. Кандидат на должность муниципального служащего
представляет документы, указанные в Областном законе "О
муниципальной службе в Ростовской области".
2.8. Распоряжение о назначении на должность готовится отделом
по организационно-кадровой работе на основании трудового договора.
2.9. На всех принятых работников отделом по организационно-
кадровой работе оформляется личное дело. Порядок ведения личных
дел регламентируется Положением о ведении личных дел муниципальных
служащих г. Волгодонска, утвержденным постановлением Главы города
от 09.11.98 N 180.
2.10. Для определения уровня профессиональной подготовки и
соответствия работников администрации города занимаемой должности,
а также для решения вопросов присвоения квалификационных разрядов
по распоряжению Главы города проводится аттестация сотрудников,
порядок и условия проведения которой устанавливаются федеральными
и областными законами, постановлением Главы города.
2.11. Повышение квалификации сотрудников обеспечивается путем
участия в семинарах, научно-практических конференциях, обучения в
специализированных учебных заведениях, изучения опыта работы
других городов.
2.12. Вопросы поощрения и дисциплинарного взыскания работников
администрации города определяются Трудовым кодексом РФ, Областным
законом "О муниципальной службе в Ростовской области" и нормативно-
правовыми актами администрации города.
2.13. Заявления по личному составу (о предоставлении отпуска,
об оказании материальной помощи, о выплате компенсации на лечение,
о служебных перемещениях) подаются на имя Главы города с визой
непосредственного руководителя.
Глава города согласовывает свой отпуск с Главой Администрации
(Губернатором) области в форме заявления, завизированного согласно
Регламенту Администрации Ростовской области.
На основании заявления, согласованного с Главой Администрации
(Губернатором) области, издается соответствующее распоряжение по
администрации города.
2.14. Служебные командировки работников администрации города
согласовываются с заместителями Главы администрации города по
курируемым направлениям.
Командировочные удостоверения заместителям Главы администрации
города и управляющему делами подписываются Главой города,
остальным работникам администрации города - заместителем Главы
администрации города по организационной и кадровой политике и
взаимодействию с общественными организациями и регистрируются в
отделе по организационно-кадровой работе.
2.15. Работа по оформлению и выдаче полисов обязательного
медицинского страхования, а также пенсионных страховых
свидетельств работников администрации города обеспечивается
отделом по организационно-кадровой работе.
3. О служебных удостоверениях
3.1. Служебное удостоверение администрации города является
документом, удостоверяющим личность и должностное положение
муниципального служащего.
3.2. Служебное удостоверение администрации города оформляется
работникам администрации города, руководителям других органов
местного самоуправления города и их заместителям на основании
распоряжения о назначении на должность.
3.3. Служебное удостоверение оформляется:
- Главе города - за подписью Главы Администрации (Губернатора)
области на срок его полномочий;
- заместителям Главы администрации города и управляющему делами
- за подписью первого заместителя Главы Администрации
(Губернатора) области на срок полномочий Главы города на основании
ходатайства Главы города, соответствующего документа о назначении
и наличии справки-объективки;
- работникам администрации города, руководителям других органов
местного самоуправления города и их заместителям - за подписью
управляющего делами.
3.4. Оформление, выдача и обеспечение возврата служебных
удостоверений возлагается на отдел по организационно-кадровой
работе. Для получения служебного удостоверения в отдел по
организационно-кадровой работе администрации города представляется
фотография 3 x 4 см. Бланки служебных удостоверений и обложки к
ним являются документами строгого учета. Учет выдачи и возврата
служебных удостоверений осуществляется отделом по организационно-
кадровой работе в специальном журнале. При увольнении работника
служебное удостоверение возвращается в отдел по организационно-
кадровой работе администрации города. При утрате удостоверения
работником (должностным лицом) пишется объяснительная записка на
имя начальника отдела по организационно-кадровой работе
администрации города с раскрытием обстоятельств утраты. После
получения заявления об утрате удостоверения в десятидневный срок
проводится служебное расследование и вносится предложение Главе
города по вопросу выдачи нового удостоверения.
Выдача нового удостоверения осуществляется после публикации в
городской газете объявления, данного лицом, утратившим
удостоверение, о признании недействительным утраченного
удостоверения.
По окончании исполнения служебных обязанностей лица, имеющие
служебные удостоверения, обязаны сдать их в отдел кадров
администрации города.
4. Планирование работы
4.1. Деятельность администрации города осуществляется в
соответствии с утвержденными Главой города планами работы на год,
квартал, а также мероприятиями, обеспечивающими выполнение плана.
4.2. Порядок разработки плана работы администрации города на
год.
4.2.1. Предложения в план работы на год и на квартал вносят
руководители структурных подразделений администрации города,
других органов местного самоуправления города заместителям Главы
администрации города не позднее 20 числа последнего месяца
текущего года, до 20 декабря и до 20 числа текущего месяца
квартала.
4.2.2. Представленные предложения в течение 5 дней
рассматриваются заместителями Главы администрации города,
утверждаются ими и направляются в отдел по организационно-кадровой
работе для обобщения предложений и составления проекта плана
работы на год и на квартал.
4.2.3. Подготовленный проект плана работы на год и на квартал
заместитель Главы администрации города по организационной и
кадровой политике и взаимодействию с общественными организациями
представляет на подпись Главе города за неделю до начала
следующего года и квартала.
4.3. Порядок разработки плана мероприятий администрации города
на неделю.
4.3.1. План мероприятий на очередную неделю составляется
отделом по организационно-кадровой работе на основании материалов,
представляемых заместителями Главы администрации города, а также
недельных планов работы структурных подразделений администрации
города, других органов местного самоуправления города в среду до
17.00 часов.
4.3.2. В планах указываются проводимые мероприятия (совещания,
конференции, семинары, собрания и т.д.), рассматриваемые на них
вопросы с указанием даты, времени, места и сотрудника,
ответственного за их проведение.
4.3.3. В четверг до 12.00 часов перечень основных общегородских
мероприятий формируется отделом по организационно-кадровой работе
и передается Главе города, заместителям Главы администрации
города, другим должностным лицам, определяемым отделом по
организационно-кадровой работе, и куратору в Администрацию
области.
4.4. Отделом по организационно-кадровой работе еженедельно
проводится выборочный анализ планов работы структурных
подразделений администрации города, других органов местного
самоуправления, итогов их выполнения.
4.5. В структурных подразделениях администрации города, других
органах местного самоуправления города проводится анализ
выполнения планов работы за квартал, год, который представляется в
отдел по организационно-кадровой работе до 15 числа следующего за
отчетным периодом месяца.
5. Подготовка, оформление, издание и рассылка
постановлений и распоряжений Главы города
5.1. Глава города по вопросам, отнесенным к его ведению, издает
постановления и распоряжения по основной деятельности, которые
являются правовыми актами (далее - акты), а также распоряжения по
личному составу.
5.2. Постановления принимаются в целях разрешения наиболее
важных и принципиальных задач. Распоряжения по основной
деятельности издаются в целях разрешения оперативных вопросов, а
также во исполнение ранее принятых постановлений. Как правило, они
носят ограниченный срок действия и касаются узкого круга
организаций, должностных лиц и граждан.
5.3. Распоряжения по личному составу издаются по вопросам
назначения, перемещения, освобождения от работы сотрудников,
командирования, предоставления отпусков, поощрения, наказания,
оформляются на бланках установленного образца.
Проекты распоряжений Главы города по личному составу готовятся
отделом по организационно-кадровой работе администрации города.
Распоряжения Главы города по личному составу регистрируются и
хранятся в отделе по организационно-кадровой работе администрации
города. Отдел по организационно-кадровой работе обеспечивает
тиражирование и рассылку распоряжений Главы города по личному
составу.
5.4. Постановления и распоряжения Главы города по основной
деятельности подписываются Главой города или исполняющим
обязанности Главы города. В целях оперативного рассмотрения
вопросов Глава города может предоставить право подписания
распоряжений заместителям Главы администрации города.
5.5. Подготовка проектов постановлений Главы города и
организация работы с ними осуществляются в соответствии с
требованием настоящего Регламента.
Постановления и распоряжения Главы города по основной
деятельности оформляются на бланках установленных образцов в
секторе делопроизводства администрации города. Изменения и
дополнения в постановления и распоряжения Главы города вносятся
соответствующими актами. Изменения и дополнения вносятся только в
основной акт.
Правом вносить проекты постановлений и распоряжений Главы
города обладают:
- заместители Главы администрации города, управляющий делами;
- руководители структурных подразделений администрации города;
- руководители других органов местного самоуправления города.
Руководители муниципальных предприятий, учреждений,
общественных организаций, предприятий и организаций города могут
инициативным порядком направлять проекты актов заместителям Главы
администрации города, подразделения администрации города по
принадлежности вопросов для выработки заключения и внесения
проектов Главе города.
5.6. Ответственность за качество подготовки проектов правовых
актов по вопросам компетенции возлагается на заместителей Главы
администрации города, руководителей структурных подразделений
администрации города, других органов местного самоуправления
города.
5.7. Проекты постановлений и распоряжений Главы города должны
отвечать следующим требованиям:
- соответствовать федеральному и областному законодательству;
- быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и
четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность
двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными
целями и задачами;
- содержать указания конкретным исполнителям, выполнение
которых обеспечит решение поставленных задач, реальные сроки
исполнения, а также пункт возложения контроля за их исполнением на
заместителей Главы администрации города, руководителей структурных
подразделений администрации города и других органов местного
самоуправления города с указанием срока информирования о
выполнении правового акта;
- содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой
материально-технической базой, финансированием;
- если подготовленный акт влечет за собой внесение изменений
или дополнений в другие правовые акты, эти изменения или
дополнения включаются в проект подготовленного акта;
- если принимаемые акты исключают действие ранее принятых
актов, они должны содержать пункты о признании их утратившими
силу;
- постановления и распоряжения, принимаемые во исполнение
Конституции РФ, законов, указов, постановлений и распоряжений
государственных органов власти и управления, городской Думы должны
содержать ссылку на их дату, номер, заголовок;
- если к акту имеются приложения, то в тексте акта делается
ссылка "согласно приложению" или (приложение). При наличии
нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Приложения
к проектам актов оформляются на отдельных листах бумаги,
подписываются управляющим делами. На первой странице приложения в
правом верхнем углу пишется "Приложение N 2 к..." или "ПРИЛОЖЕНИЕ
N 2 к...". В приложениях помещаются положения, регламенты,
перечни, графики, таблицы и другое.
5.8. Проекты актов печатаются на компьютере в 2 экз. (один - на
бланке на лазерном принтере, другой - на чистом листе бумаги)
через 1,5 интервала на листах бумаги формата А-4 (210 x 297 мм)
шрифтом размером N 14. Если документ несложный, то можно сразу
печатать количество экземпляров, необходимых для рассылки
исполнителям.
Ниже подписи Главы города указывают должность, фамилию,
инициалы заместителей Главы администрации города, структурное
подразделение администрации города или название другого органа
местного самоуправления города, внесшего проект постановления или
распоряжения.
5.9. Подготовка актов осуществляется на основании письменных
или устных поручений Главы города, поручений, определенных ранее
принятыми нормативными актами, инициативным порядком.
В соответствии с поручением (разрешением) на подготовку акта
заместители Главы администрации города, руководители структурных
подразделений администрации города, других органов местного
самоуправления города определяют исполнителей, список должностных
лиц, визирующих проект.
В отдельных случаях для подготовки особо сложных проектов
создаются рабочие группы из специалистов различных структурных
подразделений администрации города, других органов местного
самоуправления города. В состав рабочих групп могут включаться
специалисты территориальных органов федеральных органов
исполнительной власти и других организаций по согласованию с ними.
Срок подготовки проектов от поручения (разрешения) до передачи
на подпись устанавливается до 30 календарных дней, срочных - до 2
рабочих дней, если Главой города не установлен другой конкретный
срок.
5.10. Согласование и визирование проекта организует
исполнитель. Визы проставляются на лицевой стороне последнего
листа акта в нижней его части или на листе согласования.
Виза включает в себя должность, личную подпись, инициалы,
фамилию визирующего, дату.
На листе согласования визы проставляются в следующем порядке
(снизу):
- руководитель структурного подразделения администрации города,
другого органа местного самоуправления города, осуществляющих
подготовку документа;
- руководители заинтересованных структурных подразделений
администрации города, других органов местного самоуправления
города;
- заместитель (заместители) Главы администрации города, в сферу
деятельности которого входят затрагиваемые вопросы;
- начальник или специалист юридической службы;
- управляющий делами.
Проекты актов Главы города, предусматривающие расходы за счет
средств бюджета, включая резервный фонд Главы города, подлежат
визированию начальником финансового управления города и
заместителем Главы администрации города по экономике и финансам.
Проекты актов Главы города, регулирующих отношения, связанные с
управлением и распоряжением земельными участками, находящимися в
муниципальной и государственной собственности, подлежат
визированию председателем Комитета по управлению имуществом
города, начальником или специалистами юридического отдела Комитета
по управлению имуществом города, управляющим делами администрации
города.
Другие органы местного самоуправления города, имеющие в штатах
юристов или по договору подряда, представляют проекты
постановлений и распоряжений Главы города с визой руководителя и
начальника юридического отдела (юриста). Ответственность за
соответствие проектов постановлений и распоряжений Главы города
требованиям действующего законодательства РФ возлагается на
юристов других органов местного самоуправления города.
5.11. Завизированные проекты актов вместе с прилагаемыми
материалами и списком рассылки передаются для визирования
управляющему делами администрации города.
Проект акта, переданный должностному лицу на визирование,
рассматривается им в течение не более двух рабочих дней. Срочные
проекты визируются в течение 3 часов.
В случае несогласия с текстом правового акта лицо, визирующее
документ, предлагает свою формулировку в письменном виде.
Замечания должностного лица, визирующего документ, излагаются
отдельной запиской, которая прилагается к проекту документа.
Если в проект акта вносятся изменения принципиального
характера, то он может быть направлен на повторное визирование по
указанию управляющего делами.
При наличии разногласий по проекту документа разногласия
рассматриваются у заместителя Главы администрации города,
курирующего подразделение, готовившее документ, а при
необходимости - у управляющего делами.
5.12. Проекты актов могут быть возвращены на доработку в
случаях:
- несоответствия действующему законодательству;
- отсутствия прилагаемых к проекту документов и нормативных
актов, которые являются основанием для принятия нормативного акта;
- отсутствия необходимых согласований должностных лиц;
- отсутствия необходимых данных для осуществления контроля;
- неотредактированности;
- низкого качества исполнения текста;
- несоответствия положениям настоящего Регламента.
5.13. Служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых
проектах актов, не подлежит разглашению (распространению).
Организационную работу по подписанию постановлений и
распоряжений Главы города проводит управляющий делами.
Передача на подпись Главе города подготовленных проектов, минуя
управляющего делами, не допускается.
5.14. Подписанные акты вместе со списком рассылки передаются в
сектор делопроизводства для регистрации и выпуска.
5.15. Регистрация производится по каждому виду документов
отдельно с соблюдением нумерации, которая ведется с начала и до
конца календарного года. Копии актов заверяются управляющим делами
и главным специалистом сектора делопроизводства. Подпись
заверяется штампом, при необходимости - печатью.
5.16. Сектор делопроизводства обеспечивает тиражирование
документов, их рассылку заинтересованным сторонам и исполнителям
согласно списку рассылки. В необходимых случаях сотрудники,
готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса
получателей. Рассылка документов осуществляется не позднее чем в 3-
дневный срок (считаются рабочие дни) после подписания, срочных - в
течение дня. Рассылка документов регистрируется в секторе
делопроизводства администрации города. Копии актов передаются
исполнителям сотрудником сектора делопроизводства, секретарями
приемных заместителей Главы администрации города. Сектор
делопроизводства формирует папку с копиями правовых актов для
пресс-службы администрации города. Акты, изменяющие или
дополняющие ранее принятые, обязательно направляются всем
учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.
5.17. Первые экземпляры актов хранятся в секторе
делопроизводства администрации города 2 года, затем передаются на
хранение в архивный отдел администрации города.
Передача подлинников постановлений и распоряжений Главы города
из сектора делопроизводства не допускается.
5.18. Снятие копий с документов по заявкам предприятий,
учреждений города, структурных подразделений администрации города,
других органов местного самоуправления города, заявлениям граждан
возможно по разрешению управляющего делами.
Передача копий актов представителям средств массовой информации
осуществляется только пресс-службой администрации города.
Замена или возврат ранее разосланных документов в случае
необходимости производится по указанию управляющего делами.
5.19. Сектор делопроизводства администрации города осуществляет
ведение электронной базы нормативно-правовых актов в соответствии
с постановлением Главы города от 31.12.98 N 1520 "Об организации
автоматизированного ведения нормативно-правовых актов, принимаемых
городской Думой и администрацией города". В электронном виде
направляется по системе "ГАС-Выборы" в Администрацию Ростовской
области, 1 экз. - в архивный отдел администрации города.
Ответственность за соответствие текста документа на дискете тексту
на бумажном носителе несут авторы проектов.
6. Порядок подготовки, оформления и согласования проектов
решений, вносимых на рассмотрение городской Думы
6.1. Правом правотворческой инициативы в Думе обладает Глава
города.
6.2. Ответственность за качественную и своевременную подготовку
и согласование (визирование) проектов решений, вносимых на
рассмотрение городской Думы по инициативе Главы города, несут
заместители Главы администрации города.
6.3. Организационные вопросы, связанные с подготовкой,
согласованием и внесением на рассмотрение городской Думы проектов
решений, осуществляет заместитель Главы администрации города по
организационной и кадровой политике и взаимодействию с
общественными организациями.
6.4. Основанием для подготовки проекта решения городской Думы
являются:
- согласованное с Главой города письменное предложение
заместителя Главы администрации города с обоснованием
необходимости принятия данного решения и указанием срока его
подготовки и внесения на рассмотрение городской Думы;
- поручение о подготовке решения, определенное в решении
городской Думы, постановлении Главы города.
6.5. Проекты решений городской Думы должны отвечать следующим
требованиям:
- соответствовать федеральному и областному законодательству;
- тексты проектов должны быть тщательно отредактированными,
четкими и ясными, исключающими многозначимость слов,
словосочетаний;
- проекты решений городской Думы должны пройти финансовую,
профессиональную (по отраслям деятельности) и правовую экспертизу,
о чем представляются отзывы (заключения, справки, пояснения,
рецензии) или проект визируется;
- в сопроводительном письме на имя председателя Думы (если
вопрос неплановый) к проекту дается краткое обоснование причины
внесения предложений, их актуальность, состояние проблемы в цифрах
и фактах, возможные пути и требуемые средства, источники этих
средств для решения вопроса, ожидаемый результат и возможные
негативные последствия;
- в преамбуле должна быть ссылка на закон, постановление,
распоряжение с указанием даты, номера, заголовка документа;
- если ранее принятое решение по выносимому вопросу выполнено
или возникла необходимость в принятии нового решения, проект
решения должен содержать пункт о признании утратившим силу
предыдущего решения;
- в проекте решения должны быть указаны срок исполнения
решения, срок вступления в силу, исполнители;
- проект решения и приложения к нему печатаются на компьютере
шрифтом Times New Roman (Cyr) - 14 (Microsoft Word - версия любая)
на лазерном принтере.
6.6. К проекту решения Думы прилагается список приглашаемых на
заседание Думы, расчет рассылки решения и лист согласования.
6.7. Визирование проекта решения Думы обеспечивает исполнитель.
Проект решения Думы на визировании (согласовании) у должностных
лиц может находиться не более двух, а при необходимости - трех
рабочих дней. Все проекты решений городской Думы подлежат
обязательному визированию управляющим делами, специалистами
юридической службы.
6.8. Проекты решений городской Думы передаются в аппарат
городской Думы за 10 дней до дня заседания городской Думы.
6.9. Проекты решений городской Думы должны быть обсуждены в
соответствующих постоянных комиссиях.
6.10. Тиражирует проекты решений для депутатов на заседания
постоянных комиссий и Думы автор проекта.
6.11. Автор проекта дорабатывает проект решения, если в него на
заседании Думы внесены правки и замечания, визирует и сдает в
аппарат городской Думы.
7. Порядок подготовки, согласования, заключения
и хранения договоров (соглашений), стороной
по которым выступает муниципальное образование
г. Волгодонск или администрация г. Волгодонска
7.1. Порядок подготовки, согласования, заключения и хранения
договоров (соглашений), стороной по которым выступает
администрация г. Волгодонска или муниципальное образование г.
Волгодонск, устанавливается настоящим Регламентом.
7.2. Инициатива заключения договоров (соглашений) может
исходить от органов государственной власти Российской Федерации,
субъектов Российской Федерации, иностранных государств, зарубежных
организаций, российских организаций всех форм собственности,
руководителей других органов местного самоуправления г.
Волгодонска, Главы города, заместителей Главы администрации г.
Волгодонска.
7.3. Проекты договоров (соглашений) готовит структурное
подразделение администрации города. К проектам договоров
(соглашений) прилагается лист согласования, который визируется
заместителями Главы администрации города, юристом, управляющим
делами, при необходимости - начальником финансового управления.
7.4. От имени муниципального образования город Волгодонск
исключительное право подписания договоров (соглашений) имеет Глава
города. От имени администрации города право подписания договоров
может быть делегировано Главой города заместителю Главы
администрации города. Согласование проекта договора (соглашения)
проводится в соответствии с требованиями настоящего Регламента.
7.5. Ответственность за организацию процедуры подписания
договора, соглашения несет заместитель Главы администрации города,
которому поручена подготовка документа.
7.6. Структурные подразделения администрации города,
ответственные за подготовку и оформление договоров (соглашений),
стороной по которым выступает муниципальное образование г.
Волгодонск или администрация г. Волгодонска, в трехдневный срок с
момента их подписания всеми сторонами по договору (соглашению)
передают один из подлинников договора (соглашения) в сектор
делопроизводства администрации города для регистрации, учета и
хранения.
7.7. Договоры (соглашения), стороной по которым выступает
муниципальное образование г. Волгодонск или администрация г.
Волгодонска, в случаях, установленных действующим
законодательством, подлежат регистрации в финансовом управлении г.
Волгодонска.
8. Требования к оформлению документов,
представляемых на доклад Главе города
8.1. Объем письменной информации, представляемой на доклад
Главе города, должен быть изложен на одной странице, в
исключительных случаях - на двух, печатного текста. Содержание
документа должно быть предельно ясным.
На вопросы, изложенные письменно в поручениях Главы города,
должны быть даны прямые ответы.
8.2. Документы с ответами на поручения Главы города должны
содержать:
- первичный документ;
- резолюцию Главы города;
- ответ исполнителя.
8.3. Просроченные документы докладываются Главе города только с
приложенной объяснительной запиской исполнителя.
8.4. Главе города докладываются только письма по жизненно
важным и значимым для города вопросам.
9. Порядок представления к награждению
государственными наградами Российской Федерации
9.1. Государственные награды Российской Федерации (далее -
государственные награды) являются высшей формой поощрения граждан
за выдающиеся заслуги перед государством.
Представление к награждению государственными наградами
Российской Федерации осуществляется в соответствии с Указом
Президента Российской Федерации от 2 марта 1994 года N 442 "О
государственных наградах Российской Федерации", рекомендациями
Комиссии по государственным наградам Российской Федерации при
Президенте Российской Федерации от 11.11.96 N А23-4256 и от
19.03.2001 N 35-01-190.
9.2. Ходатайства о награждении государственными наградами
возбуждаются в коллективах предприятий, учреждений и организаций
независимо от форм собственности.
Для представления к награждению граждан в сектор
делопроизводства администрации города необходимо представить на
имя Главы города:
- письмо-ходатайство коллектива за подписью руководителя на
бланке организации о награждении, в котором указывается Ф.И.О.,
должность награждаемых, вид награды, за какие заслуги
представляется к награждению, согласованное с заместителем Главы
администрации города, курирующим отрасль;
- проекты писем-ходатайств на имя Главы Администрации
(Губернатора) Ростовской области и Полномочного представителя
Президента РФ в Южном федеральном округе за подписью Главы города,
в которых кратко указываются мотивы представления к награждению,
наименование награды (согласованные с руководителями отраслевых
федеральных структур), отражаются технико-экономические
показатели, финансовое положение предприятия, данные об уплате
налогов во все уровни бюджетов и выплате заработной платы
работникам (справки прилагаются);
- наградной лист (форма N 1 в редакции Указа Президента РФ от 7
ноября 2001 года N 1848) (в 3 экз.).
Характеристики представленных к награждению должны отражать в
полной мере характер и степень конкретных заслуг перед
государством за последние 5 лет, соответствовать требованиям
статусов орденов, положений о медалях и почетных званиях.
9.3. Кроме того, при представлении к награждению
государственными наградами руководителей и их заместителей,
главных бухгалтеров и главных экономистов хозяйствующих субъектов
необходимо отражать следующие вопросы:
9.3.1. Финансово-хозяйственное состояние хозяйствующего
субъекта, динамику основных финансово-экономических показателей:
- стоимость основных фондов и средств, величину активов;
- численность работающих;
- объем реализации продукции, работ, услуг в физическом и
стоимостном выражении;
- чистую прибыль;
- рентабельность производства;
- среднемесячную заработную плату;
- суммы уплаченных налогов с разбивкой по бюджетам разных
уровней;
- наличие и размер просроченной задолженности по платежам в
бюджет, государственные внебюджетные фонды и по заработной плате,
данные об отсрочках и рассрочках этих платежей;
- дебиторскую задолженность (с выделением просроченной);
- кредиторскую задолженность (с выделением просроченной);
- сумму уплаченных штрафов и санкций за нарушения, выявленные
органами технического (неналогового) регулирования.
Указанные сведения должны представляться в динамике за
трехлетний период (с разбивкой по каждому году) и истекшие месяцы
текущего года, предшествующие дате внесения ходатайства.
9.3.2. Результаты проведенной проверки по базам данных
правоохранительных, налоговых и таможенных органов (справки
соответствующих органов).
9.3.3. Заключение Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг.
9.3.4. Конкретный вклад в экономику региона.
9.4. Сектор делопроизводства после резолюции Главы города
проверяет правильность оформления наградных материалов, визирует
управляющим делами, который передает их на подпись Главе города.
9.5. Наградные документы на руководителей предприятий,
учреждений и организаций независимо от форм собственности перед
подписанием наградных листов Главой Администрации (Губернатором)
области согласовываются с первым заместителем Главы Администрации
(Губернатора) области и первым заместителем Главы Администрации
(Губернатора) области - Вице-губернатором.
9.6. Доставка наградных документов в службу по государственным
наградам Главного управления государственной и муниципальной
службы, организационной и кадровой работы Администрации Ростовской
области осуществляется самостоятельно сотрудниками предприятий,
организаций, учреждений.
10. Порядок представления к награждению
Почетной грамотой администрации города Волгодонска,
Благодарностью Главы города Волгодонска,
Благодарственным письмом Главы города Волгодонска,
Приветственным адресом Главы города Волгодонска
10.1. Представление к награждению Почетной грамотой
администрации г. Волгодонска и Благодарностью Главы г. Волгодонска
проводится в соответствии с постановлением Главы города от
26.07.2002 N 1040 "О Почетной грамоте администрации города
Волгодонска и Благодарности Главы города Волгодонска".
10.2. По случаю юбилейных, знаменательных дат, профессиональных
праздников и иных событий гражданам и коллективам предприятий,
учреждений и организаций независимо от форм собственности могут
вручаться Благодарственные письма и Приветственные адреса.
10.3. Ходатайство о представлении к награждению на имя Главы
города, согласованное с курирующим отрасль заместителем Главы
администрации города, управляющим делами, должно быть представлено
за месяц до торжественной даты в сектор делопроизводства
администрации города.
10.4. Основанием для подготовки проекта постановления Главы
города о награждении или наградных документов является резолюция
Главы города.
Подготовка проектов постановлений Главы города о награждении
Почетной грамотой, объявлении Благодарности, оформление Почетных
грамот, Благодарностей возлагается на сектор делопроизводства.
10.5. Подготовка текстов Благодарственных писем возлагается на
сектор делопроизводства, Приветственных адресов - на пресс-службу
администрации города.
10.6. Изготовление бланков наградных документов и печатание
текстов осуществляет сектор делопроизводства.
10.7. Подписывает наградные документы Глава города.
10.8. Вручение Почетных грамот, Благодарностей,
Благодарственных писем, Приветственных адресов проводит Глава
города или по его поручению другие должностные лица администрации
города.
11. Порядок официального опубликования
нормативных правовых актов и работы
с опубликованными критическими материалами
в средствах массовой информации
11.1. Нормативные правовые акты, издаваемые Главой города,
затрагивающие права, свободы, обязанности человека и гражданина
подлежат обязательному официальному опубликованию. Под официальным
опубликованием понимается помещение полного, точного текста вновь
принятого нормативного акта со всеми его формальными атрибутами в
любом зарегистрированном печатном средстве массовой информации
города, если иное не предусмотрено Уставом города.
11.2. Решение об официальном опубликовании постановления или
распоряжения Главы города оформляется отдельным пунктом данного
нормативного правового акта по форме: "Постановление
(распоряжение) вступает в силу после официального опубликования в
городских средствах массовой информации или через месяц после
официального опубликования в городских средствах массовой
информации (либо должна быть указана конкретная дата). Пресс-
службе администрации города (Ф.И.О.) опубликовать
постановление...".
11.3. Организационные вопросы по опубликованию проводит пресс-
служба администрации города.
11.4. Подлежащий официальному опубликованию нормативный
правовой акт направляется в СМИ для опубликования не позднее
следующего дня с момента поступления документа в пресс-службу
администрации города.
11.5. Пресс-служба администрации города осуществляет учет
критических материалов в СМИ и в трехдневный срок информирует о
них заместителей Главы администрации города и руководителей
структурных подразделений администрации города.
11.6. Заместители Главы администрации города, руководители
структурных подразделений администрации города не позднее двух
недель с момента опубликования критических материалов направляют в
соответствующие средства массовой информации и пресс-службу
администрации города итоги рассмотрения публикации. Ответы должны
носить конкретный характер с обязательным указанием мер на
выступления в СМИ.
Контроль за своевременным реагированием на выступления в СМИ
возлагается на пресс-службу администрации города.
11.7. Организационные вопросы по взаимодействию заместителей
Главы администрации города, руководителей структурных
подразделений администрации города со средствами массовой
информации по вопросам их деятельности и работы администрации
города решаются руководителем пресс-службы администрации города.
12. Порядок подготовки и проведения
совещаний в администрации города
12.1. Совещания по различным направлениям деятельности
проводятся Главой города или его заместителями и предусматриваются
в плане мероприятий на неделю.
Должностное лицо, принявшее решение о проведении совещания,
утверждает план подготовки и проведения совещания. Ответственность
за подготовку совещания и контроль за исполнением принятых решений
возлагается на заместителей Главы администрации или на
руководителей структурных подразделений администрации города,
других органов местного самоуправления города.
12.2. Подготовка и проведение совещаний при Главе города
осуществляются по указанию Главы города и утвержденному им плану
отделом по организационно-кадровой работе.
12.3. В целях обеспечения единой стратегии, координации
деятельности администрации города, формирования общих позиций по
основным социально-политическим и экономическим проблемам города,
по случаю государственных и знаменательных дат, а также для
изучения нормативно-правовых документов и рассмотрения отдельных
вопросов деятельности администрации города Главой города
еженедельно проводятся совещания с участием заместителей Главы
администрации города, управляющего делами, руководителей
структурных подразделений администрации города и других органов
местного самоуправления города.
Подготовку совещаний осуществляет отдел по организационно-
кадровой работе, контроль за исполнением принятых на совещаниях
решений - помощник Главы города.
12.4. Подготовка материалов к совещанию (доклад, информация,
справки и т.д.), порядка его ведения, приглашение, регистрация
участников совещания согласно списку, дежурство, составление
протокола поручений и доведение их до исполнителей организуются
силами сотрудников структурных подразделений администрации города
по указанию должностного лица, принявшего решение о проведении
совещания.
12.5. Контроль за исполнением протокола поручений, порядок и
сроки представления информации об исполнении поручений
осуществляет сотрудник структурного подразделения администрации
города, определенный должностным лицом, подписавшим протокол.
12.6. В случае проведения совещания в зале заседаний
администрации города дата и время заблаговременно согласовываются
с управляющим делами в письменной форме.
12.7. Совещания, на которых рассматриваются вопросы, содержащие
государственную тайну, проводятся по планам, согласованным с
отделом по военно-мобилизационной работе.
13. Печати, бланки документов и штампы
13.1. На документах, требующих особого удостоверения
подлинности, ставится печать.
13.2. В администрации города имеются следующие печати:
Гербовая печать - "Администрация г. Волгодонска Российская
Федерация Ростовская область". Ставится на документах, подписанных
Главой города, его заместителями, управляющим делами. Хранится у
управляющего делами.
Гербовая печать - "Администрация города Волгодонска Для
финансовых операций". Ставится на финансовых документах, хранится
у главного бухгалтера.
Гербовая печать - "Администрация г. Волгодонска Жилищный отдел"
- ставится на документах, регламентирующих работу отдела.
Гербовая печать - "Администрация г. Волгодонска Отдел
потребительского рынка" - ставится на документах, подписываемых
начальником отдела.
Гербовая печать - "Администрация г. Волгодонска Отдел
архитектуры" - ставится на документах, регламентирующих работу
отдела архитектуры.
Гербовая печать - "Администрация г. Волгодонска Отдел
экономического анализа и прогноза" - ставится на документах,
подписываемых начальником отдела.
Гербовая печать - "Администрация г. Волгодонска Комиссия по
делам несовершеннолетних и защите их прав" - ставится на
документах, регламентирующих работу комиссии.
Простые печати с обозначениями "Администрация г. Волгодонска
Ростовской области":
"Для работы с кадрами" - ставится на командировочных
удостоверениях (о прибытии, убытии) и документах, подписываемых
начальником отдела по организационно-кадровой работе.
"Отдел архитектуры г. Волгодонска. Для пакетов" - ставится на
документах с грифом "Секретно" отдела архитектуры администрации
города.
"Для пакетов" - ставится на документах, регламентирующих работу
отдела по военно-мобилизационной работе".
"Отдел по военно-мобилизационной работе" - ставится на
документах, регламентирующих работу отдела.
"Для финансовых документов" - ставится на финансовых
документах.
"Для документов" - ставится на копиях постановлений и
распоряжений Главы города.
"Муниципальная административная комиссия при администрации г.
Волгодонска" - ставится на документах, регламентирующих работу
комиссии.
"Архивный отдел" - ставится на документах, регламентирующих
работу отдела.
"Административно-хозяйственная служба" - ставится на
документах, регламентирующих работу службы.
13.3. Печати должны храниться в сейфах. Об утере печати или
штампа незамедлительно ставится в известность управляющий делами.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка
использования, хранения печатей в структурных подразделениях
администрации города возлагаются на их руководителей.
13.4. Документы администрации города должны, как правило,
оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных
реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги
форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций,
оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
13.5. В администрации города применяются следующие бланки:
- бланки постановлений Главы города;
- бланки распоряжений Главы города;
- бланки писем администрации города;
- бланки с указанием должности Главы города, его заместителей,
управляющего делами, начальников структурных подразделений
администрации города;
- общие бланки с наименованием структурных подразделений
администрации города;
- бланки писем с наименованием структурных подразделений
администрации города.
13.6. На бланках писем администрации города подписывают письма
Глава города, его заместители, управляющий делами.
13.7. Руководители структурных подразделений администрации
города подписывают письма на бланках писем структурных
подразделений администрации города.
13.8. Для проставления отметок о получении, регистрации,
прохождении и исполнении документов, других отметок справочного
характера применяются соответствующие штампы.
13.9. Бланки и штампы должны храниться в сейфах или закрытых
шкафах.
13.10. Образцы печатей и штампов согласовываются и утверждаются
управляющим делами.
13.11. Заказы на изготовление печатей и штампов с их образцами
подаются управляющему делами.
13.12. Заказ и получение изготовленных печатей и штампов
возлагается на административно-хозяйственную службу.
13.13. Оттиски изготовленных печатей и штампов до выдачи их
заказчикам регистрируются в секторе делопроизводства, печати и
штампы выдаются под роспись сотрудникам, отвечающим за их
использование и сохранность.
13.14. Пришедшие в негодность и аннулированные печати
возвращаются управляющему делами и уничтожаются по акту.
14. Организация контроля и проверки исполнения документов
14.1. Контролю и проверке исполнения подлежат все
зарегистрированные документы, содержащие порученческие пункты,
сроки исполнения, требующие принятия решения и (или) выполнения
определенных управленческих действий, составления ответного или
иного документа и другие документы.
В администрации города контролю исполнения подлежат:
- указы Президента РФ, федеральные законы;
- областные законы и решения Законодательного Собрания
Ростовской области;
- указы Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области,
постановления и распоряжения Администрации Ростовской области;
- решения городской Думы;
- постановления и распоряжения Главы города;
- обращения граждан;
- критические публикации в СМИ.
На контроль могут ставиться и другие документы по решению Главы
города, его заместителей, управляющего делами.
14.2. При постановке документа на контроль в правом верхнем
углу поля документа делается отметка о контроле, которую
обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
14.3. Контроль исполнения документов по существу вопроса
осуществляют заместители Главы администрации города, управляющий
делами, руководители структурных подразделений администрации
города.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляют
специалисты сектора делопроизводства, структурных подразделений
администрации города.
Контроль осуществляется с использованием автоматизированной
системы контроля исполнения документов.
14.4. Сроки исполнения контрольных документов указываются в
текстах документов или резолюциях руководителя.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
- внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;
- поступивших из других организаций, учреждений и обращений
граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя
из сроков, установленных законодательством, или срока,
установленного организацией, направившей документ.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- по запросам депутатов Законодательного Собрания Ростовской
области - в течение 14 дней;
- по депутатским запросам депутатов городской Думы - в
двухнедельный срок со дня его получения в соответствии со ст. 12
Областного закона от 18.06.97 N 41-ЗС (в ред. от 21.03.2005) "О
статусе депутата представительного органа местного самоуправления,
выборного должностного лица местного самоуправления в Ростовской
области";
- если в документе срок исполнения указан не датой, а временным
периодом (год, квартал, месяц, декада), сроком исполнения
документа является последний календарный день этого периода;
- при наличии в документах разных сроков исполнения по
отдельным пунктам, сроком исполнения документа является наиболее
поздний срок.
14.5. При необходимости изменения срока исполнения
ответственный исполнитель представляет на имя руководителя
администрации, поставившего документ на контроль, мотивированную
письменную информацию (в 2 экз.) с приложением контролируемого
документа через сектор делопроизводства о продлении срока
исполнения документа не позднее 3 дней до истечения этого срока.
Сроки исполнения документов могут быть изменены только
руководителем, поставившим его на контроль, или другим лицом по
его поручению.
Информация об изменении срока исполнения документов по
резолюции руководителей вносится в регистрационно-контрольные
карточки сотрудником сектора делопроизводства, второй экземпляр
информации об изменении срока исполнения документа с отметкой об
изменении срока вместе с контролируемым документом возвращаются
ответственному исполнителю.
14.6. Если в резолюции руководителя указано несколько
исполнителей, ответственным за исполнение документа и
соответственно организующим его исполнение является лицо,
указанное в резолюции первым, который обязан при подготовке ответа
учесть мнение других исполнителей. Ответ должен быть ими
завизирован. Могут быть приложены справки, служебные записки или
другие документы с подписями других исполнителей.
В случае исполнения документа несколькими структурными
подразделениями подлинник документа направляется ответственному
исполнителю, остальным исполнителям - копии документов.
14.7. Специалисты сектора делопроизводства 2 раза в месяц (1 и
15 числа) направляют исполнителям напоминания (компьютерную
распечатку) о сроках исполнения документов за 15 дней до истечения
срока исполнения документов.
Снятие документов с контроля производится после их исполнения
на основании постановления, распоряжения Главы города, исходящего
письма, резолюции руководителей, поставивших документ на контроль,
или других лиц, по их поручению.
14.8. Документ снимается с контроля специалистом сектора
делопроизводства, если исходящее письмо с информацией об
исполнении документа подписано руководителем, поставившим документ
на контроль.
Информация о выполнении документа и снятии его с контроля (в 2
экз.) вместе с контрольными документами передается исполнителем в
сектор делопроизводства. Специалисты сектора делопроизводства
направляют информацию об исполнении документа по принадлежности
для снятия документа с контроля.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после
фактического выполнения поручений по существу, документированного
подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным
организациям и лицам.
На документе (информации об исполнении) проставляются отметка
об исполнении, N дела, в котором хранится документ, подпись, дата.
Документы по контролируемым документам хранятся в секторе
делопроизводства.
14.9. Сектор делопроизводства направляет информацию об
исполнительской дисциплине по контролируемым документам Главе
города, заместителям Главы администрации города, управляющему
делами к 1 числу каждого месяца (нарастающим итогом с 1 января
текущего года), ежеквартально до 10 числа, следующего за кварталом
месяца, за год - до 15 января. Информация также представляется по
требованию Главы города, его заместителей за любой период времени.
Заместители Главы администрации города, управляющий делами по
результатам работы с контролируемыми документами вносят
предложения Главе города о поощрении или наказании исполнителей.
Вопросы работы с контрольными документами рассматриваются на
совещаниях у Главы города, его заместителей.
14.10. Организация контроля исполнения постановлений и
распоряжений Администрации Ростовской области.
14.10.1. Контроль за своевременным и полным исполнением указов,
постановлений и распоряжений Администрации Ростовской области
(далее - контрольные документы) осуществляют заместители Главы
администрации города, управляющий делами.
Сектором делопроизводства администрации города осуществляется
ведение базы данных контрольных документов. На каждый контрольный
документ специалистом сектора делопроизводства заполняется
регистрационно-контрольная карточка, сведения о документе
заносятся в компьютерную базу данных "КИД".
14.10.2. Контрольные документы рассматриваются Главой города.
После резолюции Главы города специалист сектора делопроизводства
заводит "контрольное дело" на контролируемый документ, которое
вместе с документом передается исполнителям.
Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются в
течение 1 месяца. Решение о постановке документа на контроль
принимает управляющий делами. Отметка о постановке документа на
контроль на регистрационно-контрольной карточке и документе
ставится специалистом сектора делопроизводства.
Исполнитель или другой специалист, ответственный за контроль
документов, ведет "контрольное дело", в котором содержатся:
- документ, взятый на контроль;
- план мероприятий по организации контроля с указанием
конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение
документа;
- отчетные документы структурных подразделений администрации
города, учреждений, предприятий, других исполнителей;
- справки о результатах проверок, переписка;
- информация о снятии с контроля поручения по выполнению
контрольного документа или о продлении срока контроля.
Контроль за сроками исполнения контрольных документов
осуществляет специалист сектора делопроизводства. Два раза в месяц
(1 и 15 числа) он направляет исполнителям информацию о
приближающихся сроках контроля за 2 недели, один раз в месяц -
информацию о неисполненных документах Главе города и исполнителям.
Контроль исполнения документов осуществляется по каждому
пункту.
Если в тексте контрольного документа предусмотрено направление
информации о выполнении документа в Администрацию области, то
ответственным исполнителем готовится информация о выполнении
документа в Администрацию области за подписью Главы города.
14.10.3. Информация о снятии с контроля поручения по выполнению
контрольного документа или о продлении срока контроля вместе с
контрольным делом сдается в сектор делопроизводства.
Контрольные дела на контрольные документы хранятся в секторе
делопроизводства.
14.11. Организация контроля исполнения постановлений и
распоряжений Главы г. Волгодонска.
14.11.1. Контроль за своевременным и полным исполнением
постановлений и распоряжений Главы города (далее - документов)
осуществляют заместители Главы администрации города, управляющий
делами, руководители структурных подразделений администрации
города.
14.11.2. Контроль за сроками исполнения постановлений и
распоряжений Главы города осуществляет специалист сектора
делопроизводства, в структурных подразделениях - лица, назначенные
руководителями структурных подразделений. Данное положение должно
быть закреплено в должностных инструкциях специалистов.
14.11.3. В структурных подразделениях администрации города
контрольные документы регистрируются. По каждому контрольному
документу в структурных подразделениях администрации города лицом,
ответственным за контроль документов, ведется "контрольное дело",
в котором содержатся документы, указанные в п. 10.14.2.
"Контрольные дела" хранятся в структурных подразделениях
администрации города.
Снимает документ с контроля Глава города или управляющий
делами.
Снятие документа с контроля не прекращает его действия.
14.11.4. Если в процессе реализации документа выясняется
невозможность соблюдения указанного срока или исполнения документа
в целом, то ответственным за исполнение документа на имя Главы
города готовится аргументированная информация о продлении срока
действия документа.
15. Порядок рассмотрения письменных обращений граждан
15.1 Администрация города рассматривает обращения граждан,
организует прием населения по вопросам своей компетенции.
Письменные предложения, заявления и жалобы граждан,
адресованные Главе города, его заместителям, управляющему делами,
принимаются и регистрируются в секторе делопроизводства на
регистрационно-контрольных карточках. На лицевой стороне первого
листа обращения проставляются штамп, дата поступления,
регистрационный номер.
Письменные обращения граждан, адресованные руководителям
структурных подразделений, регистрируются в структурных
подразделениях.
Обращения, передаваемые гражданами во время личного приема,
приобщаются к карточкам приема граждан.
По содержанию каждого обращения граждан зарегистрированные
обращения управляющий делами направляет на рассмотрение
исполнителям по принадлежности.
На доклад Главе города, как правило, передаются коллективные
обращения, содержащие общественно-значимый характер, вопросы
деятельности кадров (назначения, злоупотребления), обращения,
связанные с деятельностью правоохранительных, налоговых,
таможенных органов, а также обращения, поступившие из вышестоящих
органов власти, взятые ими на контроль.
Поступившие в адрес руководителей администрации города
обращения с пометкой "Лично" не вскрываются. Они передаются для
рассмотрения адресату. Не допускается передача обращений от одного
исполнителя другому, минуя сектор делопроизводства.
Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем
органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
Сотрудник сектора делопроизводства передает обращения граждан
исполнителям согласно резолюции для работы с обращениями.
Если в резолюции по исполнению обращения граждан значится
несколько исполнителей, то всю работу по организации рассмотрения
обращения проводит должностное лицо, указанное первым. Информация
по исполнению поручения представляется в адрес исполнителя,
указанного в резолюции первым.
Первому исполнителю направляется оригинал обращения, остальным
- ксерокопии.
Если исполнение вопросов, поставленных в обращениях граждан, не
относится к ведению администрации города, то сектор
делопроизводства направляет их не позднее чем в 5-дневный срок по
принадлежности, извещая об этом заявителей.
15.2. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в
администрацию города, подлежат рассмотрению в срок до одного
месяца со дня их поступления, а не требующие дополнительного
изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней.
В случае, когда для рассмотрения обращения необходимо
проведение специальной проверки, истребование дополнительных
материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть
в порядке исключения продлены Главой города, его заместителями,
управляющим делами, но не более чем на один месяц.
Заявителю направляется промежуточный ответ.
Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей
рассматриваются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня
поступления. При необходимости эти сроки могут быть в порядке
исключения продлены Главой города, его заместителями, но не более
чем на 15 дней с сообщением об этом заявителю в письменном виде.
Обращения граждан, исполнение поручений по рассмотрению которых
требуют длительного времени, могут быть поставлены руководством
администрации на дополнительный контроль.
Обращения граждан, поступающие из редакций газет, журналов,
телевидения, радио и других средств массовой информации, подлежат
рассмотрению в порядке и в сроки, предусмотренные настоящим
Регламентом.
Не подлежат рассмотрению анонимные обращения, а также обращения
лиц, заявления и жалобы которых носят абстрактный характер,
некорректные по тону или бессмысленные.
15.3. Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны
ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые
меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной форме.
Ответы на обращения граждан подписываются Главой города, его
заместителями, управляющим делами, руководителями структурных
подразделений администрации города.
Исполнитель готовит ответ заявителю за подписью Главы города,
его заместителей либо ответ за своей подписью с указанием в ответе
по поручению какого органа или должностного лица рассмотрено
обращение. При этом на имя должностного лица, которому было
поручено рассмотрение обращения, пишется письмо с информацией (в 2
экз.) о рассмотрении обращения и с просьбой о снятии его с
контроля.
Ответ за подписью руководителей структурных подразделений
администрации города не отправляется заявителям до получения из
сектора делопроизводства копии информации с отметкой о снятии
обращения с контроля должностным лицом, которому было поручено
рассмотрение обращения.
Если ответы не содержат полной информации о решении поднятых в
обращении вопросов, подготовлены с ошибками, то они возвращаются
сектором делопроизводства исполнителям на доработку.
Не разрешается направлять ответы заявителям каждому из
исполнителей за своей подписью (если их в резолюции несколько), в
этом случае исполнителем, записанным первым в резолюции, готовится
общий ответ за подписью должностного лица, которому было поручено
рассмотрение обращения.
Ответы на обращения, подписанные Главой города, его
заместителями, управляющим делами, регистрируются в секторе
делопроизводства и отправляются заявителям секретарями приемных
руководителей, подписавших ответы.
Основанием для снятия обращения с контроля являются резолюция
руководителя на письме о выполнении обращения и о снятии обращения
с контроля или подписанный руководителем ответ на обращение.
Ответы на обращения граждан с резолюцией Главы города,
исполненные с нарушением сроков рассмотрения, принимаются сектором
делопроизводства только с объяснительной запиской на имя Главы
города с объяснением причин нарушения сроков рассмотрения.
Обращения после исполнения подлежат возврату со всеми
материалами в сектор делопроизводства. Формирование и хранение дел
у исполнителей запрещается.
Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные
с их разрешением, формируются в дела в соответствии с
номенклатурой дел и хранятся в секторе делопроизводства.
16. Организация приема граждан по личным вопросам
16.1. Прием граждан по личным вопросам осуществляется Главой
города, его заместителями, управляющим делами, руководителями
структурных подразделений администрации города.
График приема граждан ежегодно составляется специалистом
сектора делопроизводства, утверждается распоряжением Главы города,
вывешивается в администрации города на доступном для обозрения
месте, публикуется в СМИ. В случае необходимости на прием
приглашаются руководители структурных подразделений администрации
города, предприятий, организаций.
Предварительная беседа с гражданами, запись на прием к Главе
города, организация личного приема возлагаются на сотрудников
сектора делопроизводства, к заместителям Главы администрации
города - на секретарей приемных.
Запись на прием по личным вопросам к Главе города проводится
ежедневно сотрудником сектора делопроизводства, к заместителям
Главы администрации города - с 9 часов в дни приема секретарями
приемных.
Делопроизводство по приему граждан Главой города ведется в
секторе делопроизводства, заместителями Главы администрации города
- их помощниками или секретарями, руководителями структурных
подразделений - в структурных подразделениях. Регистрируются
обращения граждан на карточках регистрации приема граждан по
личным вопросам.
Учет обращений граждан на встречах информационных групп и
приемах граждан по личным вопросам перед встречами, контроль
исполнения поручений по рассмотрению обращений, ведение
делопроизводства возлагается на секретарей информационных групп.
Сектор делопроизводства ежеквартально, за полугодие, год
готовит для доклада Главе города, заместителям Главы администрации
города, управляющему делами анализ письменных и устных обращений
граждан, ежемесячно информирует Главу города, заместителей Главы
администрации города, управляющего делами о ходе рассмотрения
обращений граждан.
Сектор делопроизводства два раза в месяц (1 и 15 числа)
направляет исполнителям напоминание (компьютерные распечатки) о
сроках исполнения обращений граждан за 15 дней до срока
исполнения.
Структурные подразделения администрации города, другие органы
местного самоуправления города ежеквартально до 10 числа
следующего за кварталом месяца представляют в сектор
делопроизводства отчет о рассмотрении письменных и устных
обращений граждан.
17. Дежурство в администрации города
17.1. Дежурство в администрации города организуется в
праздничные и выходные дни, сопутствующие праздникам, в период с 8
час. до 20 час. из числа руководителей структурных подразделений
администрации города, специалистов структурных подразделений.
С 8 час. текущего до 8 час. последующего дня (круглосуточно) из
числа заместителей Главы администрации города назначается
ответственный дежурный.
17.2. График дежурства составляется отделом по организационно-
кадровой работе, который утверждается распоряжением Главы города.
17.3. Инструктаж с дежурными проводит начальник отдела по
военно-мобилизационной работе.
18. Внутренний трудовой распорядок и создание необходимых
условий для работы сотрудников администрации города
18.1. В администрации города установлена пятидневная рабочая
неделя. Начало рабочего дня в 9 часов, окончание - в 18 часов,
обеденный перерыв с 13 часов до 13 часов 45 минут. Окончание
рабочего дня в пятницу в 16 часов 45 минут.
18.2. Учет выхода на работу ведется секретарями руководителей,
специалистом отдела по организационно-кадровой работе
администрации города или другими уполномоченными на то
работниками.
Табель учета выхода на работу подписывается руководителем
структурного подразделения, утверждается заместителем Главы
администрации города по организационной и кадровой политике и
взаимодействию с общественными организациями и передается в
бухгалтерию.
18.3. За добросовестное отношение к работе с учетом
эффективности и качества работы работники администрации города
могут быть представлены к награждению государственными наградами.
По ходатайству руководителя структурного подразделения работник
аппарата может премироваться и ему может оказываться материальная
помощь.
Вопросы премирования и оказания материальной помощи работникам
администрации города регламентируются соответствующими
положениями.
18.4. За допущенные нарушения трудовой и служебной дисциплины
по предложению руководителя структурного подразделения
администрации города к работнику могут применяться дисциплинарные
взыскания в соответствии с Трудовым кодексом.
18.5. Материально-техническое обеспечение работы сотрудников
администрации возлагается на административно-хозяйственную службу.
Для получения оргтехники, канцтоваров, проведения ремонтных
работ руководители структурных подразделений подают заявку
управляющему делами в пределах средств, выделенных на текущий год.
18.6. Ответственность за организацию работы сотрудников
администрации города, соблюдение ими внутреннего трудового
распорядка возлагается на руководителей структурных подразделений
администрации города.
19. Порядок входа в здание администрации города,
выноса и вноса имущества
19.1. Вход в здание администрации города регламентируется
Инструкцией по организации пропускного и внутриобъектового режима
в здание администрации города.
19.2. В здание пропускаются депутаты городской Думы, сотрудники
других органов местного самоуправления города, муниципальных
предприятий и сопровождающие их лица, представители
государственных органов власти, депутаты Законодательного Собрания
Ростовской области, командно-инспекторский состав охранного
предприятия, осуществляющий проверку несения службы постовых по
охране администрации, а также сотрудники фельдъегерской и
специальной связи по служебным удостоверениям.
19.3. Пропуск на мероприятия массового характера (совместные
совещания, семинары), проводимые в администрации города,
осуществляется по именным спискам, подготовленным руководителями
структурных подразделений, организующих указанное мероприятие, и
по их документам, удостоверяющим личность.
19.4. Внос и вынос имущества и иных материальных ценностей
осуществляются по заявкам руководителей соответствующих
структурных подразделений администрации города, завизированным
начальником административно-хозяйственной службы.
Управляющий делами
В.В.ГЛУШЕНКО
|
