МЭР ГОРОДА ШАХТЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 25 апреля 2005 г. N 2158
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ СОСТАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
ПО ОЦЕНКЕ ВАЖНОСТИ ДОКУМЕНТОВ МЭРИИ ГОРОДА
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности
документов структурных подразделений мэрии, подготовки их к
передаче на архивное хранение, а также для выделения к уничтожению
и уничтожения документов с истекшими сроками хранения:
1. Утвердить состав экспертной комиссии по оценке важности
документов мэрии города (приложение N 1).
2. Утвердить положение о постоянно действующей экспертной
комиссии по оценке важности документов мэрии города (приложение N
2).
3. Экспертной комиссии по оценке важности документов мэрии
города в месячный срок обновить номенклатуру дел, рассмотреть
описи документов, подлежащих хранению или уничтожению.
Организовать периодические проверки состояния работы с
документами в структурных подразделениях мэрии города в пределах
своей компетенции.
4. Распоряжение Мэра N 860 от 02.04.2002 "О создании экспертной
комиссии мэрии города" считать утратившим силу.
5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на
управляющего делами мэрии Т.Г. Жигунову.
Первый заместитель Мэра
В.Н.МАМОНОВ
Распоряжение вносит
общий отдел
Приложение N 1
к распоряжению
Мэра города
от 25.04.2005 N 2158
СОСТАВ
ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПО ОЦЕНКЕ ВАЖНОСТИ
ДОКУМЕНТОВ МЭРИИ ГОРОДА
Жигунова - управляющий делами мэрии, председатель
Татьяна Григорьевна комиссии;
Борисова - начальник общего отдела, заместитель
Елена Павловна председателя комиссии;
Рысева - главный специалист сектора обработки
Ирина Николаевна правовых актов общего отдела, секретарь
комиссии.
Члены комиссии:
Алексеенко - главный специалист отдела муниципальной службы;
Виктория Анатольевна
Чедова - ведущий специалист бухгалтерии.
Залия Ахмедовна
Управляющий делами мэрии
Т.Г.ЖИГУНОВА
Приложение N 2
к распоряжению
Мэра г. Шахты
от 25.04.2005 N 2158
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ
КОМИССИИ ПО ОЦЕНКЕ ВАЖНОСТИ ДОКУМЕНТОВ МЭРИИ ГОРОДА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия создается для
организации и проведения работы по экспертизе ценности документов
структурных подразделений мэрии, подготовки их к передаче на
архивное хранение, а также для выделения к уничтожению и
уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
1.2. В своей работе экспертная комиссия руководствуется
Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах N 5341-
1 от 07.07.1993, Основными правилами работы архивов организаций,
одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
1.3. Экспертная комиссия назначается распоряжением Мэра из
наиболее квалифицированных специалистов под председательством
одного из руководящих работников.
1.4. Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее
решения вступают в силу после утверждения их Мэром, а в
необходимых случаях - и соответствующего архивного учреждения.
2. ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
2.1. Организует и проводит совместно с общим отделом мэрии и
архивом ежегодный отбор документов структурных подразделений для
дальнейшего хранения или уничтожения, осуществляет контроль за
организацией документооборота в делопроизводстве структурных
подразделений.
2.2. Рассматривает и принимает решение об одобрении и
представлении в установленном порядке на утверждение или
согласование:
- сводных описей дел постоянного и долговременного (свыше 10
лет) сроков хранения, в том числе спецдокументации по личному
составу;
- актов о выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых
истекли;
- предложений об изменении или уточнении сроков хранения
документов, установленных действующими нормативно-методическими
пособиями (перечни, инструкции, номенклатуры дел и пр.), а также
об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных
этими пособиями;
- сводной номенклатуры дел мэрии, номенклатур дел его
структурных подразделений;
- актов об утере или неисправимом повреждении документов
постоянного и долговременного сроков хранения, документов по
личному составу;
- графиков подготовки и передачи дел на госхранение.
2.3. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения
отдельных документов, установленных действующими перечнями, и
определении сроков хранения документов, не предусмотренных
перечнями, и выносит решения на утверждение архивного учреждения.
2.4. Проводит консультации для сотрудников мэрии по вопросам
работы с документами, экспертизы их ценности, а также участвует в
организации и проведении проверок состояния работы с документами.
2.5. Участвует в работе по организации использования
документов, определению порядка доступа к документам, имеющим
ограниченные грифы, изменению и снятию таких грифов.
3. ПРАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Экспертной комиссии мэрии предоставляется право:
3.1. В пределах своей компетенции давать указания структурным
подразделениям и сотрудникам по всем вопросам работы с
документами.
3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений мэрии
розыска отсутствующих дел и представления письменного объяснения в
случае их утраты.
3.3. Запрашивать от структурных подразделений мэрии сведения и
заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения
документов.
3.4. В случае необходимости заслушивать на своих заседаниях
информацию, отчеты руководителей структурных подразделений о
состоянии работы с документами (обеспечение сохранности,
правильность формирования дела и оформления, утрата или умышленное
уничтожение, экспертиза ценности и подготовка к передаче в архив и
т.д.).
3.5. Приглашать на заседания экспертной комиссии в качестве
консультантов специалистов соответствующих организаций.
3.6. Информировать руководство мэрии по вопросам, входящим в
компетенцию экспертной комиссии.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
4.1. Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в
непосредственном контакте с Центром хранения архивных документов в
г. Шахты и получает от него необходимые организационно-
методические разъяснения.
4.2. Заседания комиссии проводятся по мере необходимости,
обязательно протоколируются.
Члены ЭК имеют право решающего голоса. Приглашенные
консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в
голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов. При
разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.
Особые мнения членов ЭК, экспертов и консультантов заносятся в
протокол заседания.
4.3. ЭК в лице ее председателя, заместителя председателя и
секретаря комиссии имеют право принимать к рассмотрению и
возвращать для доработки некачественные и небрежно подготовленные
документы.
4.4. Обязательному утверждению соответствующим архивным
учреждением подлежат:
- решения экспертной комиссии об одобрении описей на дела
постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;
- предложения об установлении сроков хранения документов, не
предусмотренных перечнями и примерной номенклатурой дел.
4.5. Ведение делопроизводства экспертной комиссии и хранение ее
документов возлагается на секретаря комиссии.
Управляющий делами мэрии
Т.Г.ЖИГУНОВА
|
