ГЛАВА ГОРОДА ВОЛГОДОНСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 25 июля 2003 г. N 1451
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ГЛАВЫ ГОРОДА ОТ 23.05.2003 N 937
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ Г. ВОЛГОДОНСКА"
В связи с введением с 1 июля 2003 года ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов" постановляю:
1. Внести изменения и дополнения в постановление главы города
от 23.05.2003 N 937 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в администрации г. Волгодонска":
1.1. В третьем абзаце п. 2.1 "Дата документа" слова
"Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (1 марта
2003 г.)," заменить словами "Допускается словесно-цифровой способ
оформления даты (01 марта 2003 г.),".
1.2. В п. "2.2. Адресование документа":
1.2.1. Слова "При адресовании документа должностному или
физическому лицу инициалы указывают перед фамилией." заменить
словами "При адресовании документа должностному лицу инициалы
указывают перед фамилией.".
1.2.2. Слова "При адресовании документа организации указывают
ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Администрация
г. Волгодонска
347360, Ростовская обл.,
г. Волгодонск,
ул. Советская, д. 2
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и
фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:
И.М. Петрову
347360, Ростовская обл.,
г. Волгодонск,
ул. Ленина, д. 12, кв. 4"
заменить словами
"При адресовании документа организации указывают ее
наименование, затем почтовый адрес, например:
Администрация
г. Волгодонска
Советская ул., д.2,
г. Волгодонск,
Ростовская обл., 347360
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Петрову И.М.
ул. Ленина, д. 12, кв. 4,
г. Волгодонск,
Ростовская обл.,
347360"
1.3. В п. "2.3. Утверждение документа" в примере утверждения
документа документом слово "Приказом" заменить словом "приказом".
1.4. В "п. 2.4. Резолюция" слова "В состав резолюции входят
следующие элементы: инициалы, фамилия исполнителя (исполнителей),
содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата." и
"В.И. Петрову
А.М. Зайцеву
Прошу подготовить
проект ответа
до 01.04.2003
л/п
25.03.2003"
заменить словами "Резолюция, написанная на документе
соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии,
инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости),
срок исполнения, подпись и дату." и
"Петрову В.И.
Зайцеву А.М.
Прошу подготовить
проект ответа
до 01.04.2003
л/п
25.03.2003"
1.4. В "п. 2.6. Оформление приложений к документу" слова "В
приложении к распорядительному документу на правом верхнем углу
пишут Приложение с указанием наименования распорядительного
документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 3
к постановлению
главы города
от 30.08.2003 N 615"
заменить словами "В приложении к распорядительному документу на
правом верхнем углу пишут Приложение N с указанием
распорядительного документа, его даты и регистрационного номера,
например:
Приложение N 3
к постановлению
главы города
от 30.08.2003 N 615"
1.5. Дополнить "п. 2.7. Подпись документа" словами "При
подписании совместного документа первый лист оформляют не на
бланке".
1.6. "п. 2.9. Отметка об исполнителе" изложить в новой редакции
"Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию
исполнителя документа и номер его телефона на другой строке.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной
стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
И.П. Петров
2 13 14".
1.7. Дополнить раздел "6. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов" подразделами:
"6.6 Заявление
Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица
(лиц) учреждению или должностному лицу. Заявление должно иметь
следующие реквизиты: наименование вида документа, дату, адресат,
текст, подпись.
Образец заявления прилагается (приложение 6)".
"6.7 Служебная записка
Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы,
направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Цель служебной записки - проинформировать должностное лицо о
ходе или завершении какой-либо работы, характер которой ему
известен.
Служебная записка должна иметь следующие реквизиты:
наименование вида документа, дату, заголовок, адресат, текст,
подпись.
Образец служебной записки прилагается (приложение 7)".
"6.8 Докладная записка
Докладная записка - документ, адресованный руководству,
излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложения составителя.
Цель докладной записки - побудить руководителя к действию.
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить
руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может
содержать предложения, выводы.
В первой части текста излагаются факты или события, послужившие
поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна
содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по
мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными
фактами.
Докладная записка должна иметь следующие реквизиты:
наименование вида документа, адресат, дату, заголовок, текст,
подпись.
Образец докладной записки прилагается (приложение)".
"6.9 Объяснительная записка
Объяснительная записка - документ, в котором должностное лицо
поясняет какое-либо действие, факт, происшествие, представляемый
вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка должна иметь следующие реквизиты:
наименование вида документа, адресат, дату, заголовок, текст,
подпись. Она пишется на чистом листе бумаги или машинописным
способом.
Образец объяснительной записки прилагается (приложение 9).".
1.8. Дополнить Инструкцию разделом 12 следующего содержания:
"12. Требования к составлению таблиц
Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения
показателей. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее
содержание, быть точным, кратким. Название следует помещать над
таблицей.
Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной
буквы, а подзаголовки граф - со строчкой буквы, если они
составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы,
если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и
подзаголовков точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф
указывают в единственном числе.
Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают
линиями.
Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф
диагональными линиями не допускается.
Графу "Номер по порядку" в таблицу включать не допускается. При
необходимости нумерации показателей порядковые номера следует
указывать в первой графе таблицы, непосредственно перед их
наименованием.
При переносе части таблицы на следующую страницу необходимо
нумеровать графы таблицы арабскими цифрами.
Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в
одной и той же единице физической величины, то ее обозначение
необходимо помещать над таблицей справа, а при делении таблицы на
части - над каждой ее частью. Если числовые значения величин в
графах таблицы выражены в разных единицах физических величин, то
их обозначения указывают в подзаголовке каждой графы, отделяя
запятой от показателя (масса, кг).
Текст, повторяющийся в строках одной и той же графы и состоящий
из одиночных слов, чередующихся с цифрами, заменяют кавычками.
Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом
повторении его заменяют словами "То же", а далее кавычками. Если
повторяется лишь часть фразы, то допускается эту часть заменять
словами "То же" с добавлением дополнительных сведений.
При наличии горизонтальных линий текст необходимо повторять.
Заменять кавычками повторяющиеся в таблице цифры,
математические знаки не допускается.
При отсутствии отдельных данных в таблице следует ставить
прочерк (тире).
Числовое значение показателя проставляют на уровне последней
строки наименования показателя.
Значение показателя, приведенное в виде текста, печатают на
уровне первой строки наименования показателя с прописной буквы.
Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды
чисел во всей графе были расположены один под другим, если они
относятся к одному показателю".
1.8. В подпунктах 8.1.2, 8.2.4, 9.2, 10.4, 10.5 и приложениях к
Инструкции изменить нумерацию приложений 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12
соответственно на 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16.
2. Контроль за исполнением постановления возложить на
управляющего делами администрации города Т.Б. Ткачеву.
Глава города
А.Н.КЛЕЙМЕНОВ
Проект постановления
вносит общий отдел
Приложение 6
к п. 6.6
Инструкции
ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ
Администрация Главе г. Азова
г. Азова И.Л. Петрову
Общий отдел
ЗАЯВЛЕНИЕ
15.07.2003
Прошу Вас оказать мне материальную помощь в связи с тяжелым
финансовым положением в семье.
Ведущий специалист л/п О.Л. Сомов
Приложение 7
к п. 6.7
Инструкции
ОБРАЗЕЦ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ
Администрация г. Азова Заместителю главы
администрации
Юридическая г. Азова
служба И.Л. Петрову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
15.07.2003 N 07-16
О проведении
проверки
Уважаемый Игорь Леонидович!
По Вашему поручению проведена проверка соблюдения трудового
законодательства в МУ "Больница N 1".
Справка о проведенной проверке прилагается.
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Начальник службы л/п О.С. Светлов
А.Л. Павлов
2 34 15
Приложение 8
к п. 6.8
Инструкции
ОБРАЗЕЦ
ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ
Администрация г. Азова Главе г. Азова
И.Л. Петрову
Контрольный отдел
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
15.07.2003
О назначении проведения
инвентаризации
Уважаемый Игорь Леонидович!
При проведении 12.07.2003 проверки деятельности административно-
хозяйственной службы администрации города за I полугодие 2003 г.
обнаружены нарушения учета, приобретения и списания товарно-
материальных ценностей.
Прошу Вас назначить проведение выборочной инвентаризации
имущества администрации города за I полугодие 2003 г.
Начальник отдела л/п О.Б. Ветрова
Приложение 9
к п. 6.9
Инструкции
ОБРАЗЕЦ
ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ
Администрация г. Азова Главе г. Азова
И.Л. Петрову
Отдел экономики
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
15.07.2003
О причинах невыполнения
в срок постановления
главы города
Постановление главы города от 13.03.2003 N 234 "О разработке
прогноза социально-экономического развития города" исполнено с
нарушением срока в связи с тем, что некоторыми структурными
подразделениями администрации города предложения для включения в
прогноз представлены несвоевременно. Сотрудник отдела не
проконтролировал представление предложений.
Мною взято под личный контроль выполнение всех постановлений
главы города.
Начальник отдела л/п Р.В. Скорых
|
