ГОРОДСКАЯ ДУМА ГОРОДА НОВОЧЕРКАССКА
РЕШЕНИЕ
от 28 февраля 2002 г. N 136
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ
В ГОРОДСКОЙ ДУМЕ Г. НОВОЧЕРКАССКА"
Заслушав 1-го заместителя Главы городской Думы, председателя
комиссии Волкова В.А. о проекте "Инструкции по работе с
документами в городской Думе г. Новочеркасска", городская Дума
решила:
1. Утвердить "Инструкцию по работе с документами в городской
Думе г. Новочеркасска" (Инструкция прилагается).
2. Контроль исполнения данного решения возложить на ПК "По
организационным вопросам, нормотворчеству, информационной
политике, по делам общественных объединений, казачеству и
партнерским отношениям" (пред. Волков В.А.)
Мэр города
А.П.ВОЛКОВ
Глава
городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение
к решению
городской Думы
от 28.02.2002 N 136
ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ
В ГОРОДСКОЙ ДУМЕ Г. НОВОЧЕРКАССКА
1. Общие положения
1.1. Настоящая "Инструкция по работе с документами в городской
Думе г. Новочеркасска" (далее - Инструкция) разработана в
соответствии с Регламентом городской Думы, на основе ГОСТ
Р 6.30-97 г. и определяет единые правила работы со служебными
документами в городской Думе.
1.2. Инструкция определяет порядок приема, учета, подготовки,
оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения,
хранения и использования документов на различных носителях.
1.3. Положения Инструкции распространяются как на
традиционное делопроизводство, так и на работу с документами,
создаваемыми средствами вычислительной техники, независимо от их
носителей. Компьютерные технологии обработки документов должны
отвечать требованиям Инструкции.
1.4. Соблюдение правил, предусмотренных настоящей Инструкцией,
обязательно для депутатов городской Думы, помощников депутатов и
всех работников подразделений городской Думы <1>.
1.5. Ответственность за организацию делопроизводства и
исполнение установленных настоящей Инструкцией правил в
подразделениях городской Думы возлагается на руководителей
подразделений.
1.6. Обеспечение единой системы делопроизводства в городской
Думе, осуществление централизованно выполняемых функций
документационного обеспечения деятельности городской Думы,
подготовка методических материалов по вопросам работы с
документами, контроль за соблюдением требований настоящей
Инструкции возлагается на управляющего делами городской Думы.
1.7. Внесение в настоящую Инструкцию изменений и дополнений
осуществляется по распоряжению Главы городской Думы.
--------------------------------
<1>. Здесь и далее термин "подразделения городской Думы"
обозначает постоянные комиссии, структурные подразделения аппарата
городской Думы (сектора).
2. Прием, регистрация и прохождение служебной
корреспонденции
2.1. Прием и регистрация служебной корреспонденции
2.1.1. Поступающая в городскую Думу служебная корреспонденция
принимается, проходит первичную обработку и централизованную
регистрацию в секторе обработки документов, кроме корреспонденции,
не подлежащей регистрации (приложение 1).
2.1.2. Регистрация документов на бумажных носителях
производится синими или фиолетовыми чернилами, либо пастой того же
цвета.
2.1.3. При поступлении документов непосредственно в
подразделениях городской Думы они должны быть переданы для
централизованной регистрации в сектор обработки документов.
2.1.4. При приеме и обработке поступившей корреспонденции
производится проверка правильности ее адресования и доставки,
целостности упаковки и наличия вложения.
При обнаружении отсутствия документов или отдельных их листов,
приложений, повреждения документов составляется акт, один
экземпляр которого направляется отправителю.
Ошибочно доставленная корреспонденция подлежит возврату.
Конверты и бандероли с надписью "лично" не вскрываются, а
передаются адресату.
2.1.5. Конверты от поступивших служебных документов
уничтожаются, за исключением случаев, когда только по конверту
можно установить адрес отправителя документов, время его отправки
и получения.
Конверты от поступивших обращений граждан, а также писем,
поступивших из-за границы, сохраняются и прикладываются к письмам.
2.1.6. Документы регистрируются в день поступления, а с
пометкой "срочно" - незамедлительно. Документы на бумажных
носителях регистрируются синими или фиолетовыми чернилами, либо
пастой того же цвета.
2.1.7. При первичной обработке на всех документах, включая
телеграммы, факсограммы, на первом листе всех экземпляров
документа, в правом нижнем углу проставляется регистрационный
штамп (приложение 2). Приложения к документам отдельно не
регистрируются.
При регистрации документа ему присваивается индекс (порядковый
номер поступления в течение года), который проставляется в
регистрационном штампе на документе.
2.1.8. Информация о документе вводится в электронную базу
данных и в книгу регистрации входящей корреспонденции
(приложение 3).
2.1.9. Обращения граждан регистрируются отдельно от служебной
корреспонденции. В индекс этих документов должна входить первая
буква фамилии заявителя, порядковый номер и после него буква П
(письма). Повторным обращениям присваивается индекс первого
обращения.
Работа с обращениями граждан строится в соответствии с
Положением "О порядке рассмотрения обращений граждан (жалобы,
заявления, предложения и письма) в городскую Думу, администрацию,
на предприятия, учреждения и организации всех
организационно-правовых форм г. Новочеркасска", утвержденным
решением городской Думы N 366 от 24.12.98 г.
2.1.10. Зарегистрированные документы передаются через
секретаря приемной на рассмотрение Главе городской Думы.
Документы, адресованные в постоянные комиссии, депутатам,
регистрируются и передаются председателям ПК, депутатам через
сектор обработки документов.
2.1.11. Передача документов из сектора обработки документов в
приемную Главы городской Думы осуществляется два раза в день,
срочных - незамедлительно.
2.2. Направление на исполнение и контроль за исполнением
2.2.1. После резолюции Главы Думы документы возвращаются в
сектор обработки документов, где содержание резолюции вносится в
книгу регистрации входящей корреспонденции, после чего документ
под роспись передается исполнителям.
2.2.2. Резолюция оформляется на специальном бланке или на
самом документе в верхней его части, на свободном от текста месте
только синими или фиолетовыми чернилами, либо пастой того же
цвета.
В случаях, когда поручение дается нескольким исполнителям,
работником сектора обработки документов снимается необходимое
количество копий для направления исполнителям. Ответственным за
выполнение поручения считается тот, чья фамилия стоит первой.
2.2.3. В постоянных комиссиях, секторах служебные документы
вторично не регистрируются, а учитываются по регистрационным
номерам, присвоенным в секторе обработки документов.
2.2.4. Первый экземпляр документа остается для контроля в
секторе обработки документов, копии передаются исполнителям.
2.2.5. Контроль за исполнением входящих документов
осуществляется специалистом сектора обработки документов.
2.2.6. Сроки исполнения могут быть установлены в тексте самого
документа, в резолюции Главы Думы. Для рассмотрения писем, жалоб и
заявлений граждан устанавливается максимальный срок - 1 месяц; для
документов, не имеющих установленного срока исполнения, - 15 дней.
Документы с резолюцией "срочно" исполняются в срок до 3 дней.
Срок исполнения документов считается с даты регистрации без
учета выходных и праздничных дней.
2.2.7. Ответственный исполнитель подготавливает обобщенную
информацию об исполнении поручения, которая визируется всеми
соисполнителями и юристом.
2.2.8. Поручение должно быть исполнено в соответствии с
содержанием резолюции руководителя и в указанный срок.
При необходимости продлить срок исполнения поручения
исполнитель обязан заблаговременно обратиться с аргументированной
просьбой к руководителю, давшему поручение.
Исполнитель информирует сектор обработки документов обо всех
изменениях, связанных с исполнением конкретного документа
(изменение срока, смена исполнителя), о чем делается
соответствующая отметка в электронной базе данных и книге
регистрации входящей корреспонденции.
2.2.9. Решение о снятии поручения с контроля или о продлении
срока исполнения принимается руководителем, давшим поручение.
2.2.10. Копия ответа хранится вместе с инициативным
документом.
2.2.11. Если письменного ответа нет, на документе с бумажным
носителем исполнителем делается отметка (синими или фиолетовыми
чернилами, либо пастой того же цвета), каким образом решен вопрос.
Например: "Вопрос решен положительно при личной встрече", "Учтено
при формировании замечаний к проекту решения (название)", "Дан
устный ответ", "Ознакомлен" и т.п.
2.2.12. Исполненный документ возвращается в сектор обработки
документов. На первом листе исполненного документа проставляется
отметка "в дело", дата и подпись руководителя подразделения (схема
прохождения входящей корреспонденции прилагается, приложение 4).
2.3. Регистрация и отправка исходящей корреспонденции
2.3.1. Работа с исходящей служебной корреспонденцией включает
проверку правильности оформления, регистрацию и отправку.
2.3.2. Отправка документов осуществляется централизованно в
секторе обработки документов (схема прохождения исходящей
корреспонденции прилагается, приложение 5).
2.3.3. Служебные документы на отправку передаются в открытом
виде, отпечатанными на соответствующем бланке (городской Думы,
зам. Главы Думы, постоянной комиссии, депутата (приложения 6-10),
подписанные и полностью оформленные, с указанием полных и точных
адресов, в необходимом количестве экземпляров и со всеми
приложениями.
Перед отправкой специалист сектора обработки документов
проверяет правильность оформления документа: вид бланка, наличие
необходимых реквизитов и соответствующих подписей, наличие
указанных приложений. В случае неудовлетворительного составления
документ может быть возвращен исполнителю.
2.3.4. На отправляемом документе проставляется исходящий номер
в пределах года и дата отправки. Документу, направляемому в
несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.
2.3.5. Исходящая корреспонденция регистрируется в журнале
исходящей корреспонденции (приложение 11).
2.3.6. Подготовленные к отправке служебные документы
конвертуются и адресуются. Если в один адрес отправляется
несколько документов, составляется сопроводительное письмо. На
конверте в левом углу проставляется штамп городской Думы, а на
заказном письме и бандероли, кроме этого, на обратной стороне -
печать "Для пакетов" (приложение 12).
За содержание текста документа ответственность несет
подразделение, подготовившее данный документ.
2.3.7. Копия зарегистрированного документа, имеющая все
необходимые визы и все приложения к нему, подшивается в дело.
2.3.8. В зависимости от содержания и срочности документы
доставляются адресату почтой, нарочным, электронной почтой или
посредством факсимильной связи, передаются по телеграфу.
Отправка корреспонденции, принятой сектором обработки
документов, осуществляется в этот же день.
2.4. Организация работы с документами в подразделениях
городской Думы
2.4.1. Руководители подразделений городской Думы организуют
работу с поступившими документами, контролируют качество и
своевременность исполнения поручений.
2.4.2. Организация и ведение делопроизводства в подразделениях
Думы обеспечивается специалистами, работающими в постоянных
комиссиях; на них возлагается выполнение следующих обязанностей:
- учет поступившей документации;
- формирование дел согласно номенклатуре городской Думы;
- оформление протоколов заседаний городской Думы;
- оформление протоколов заседаний комиссий;
- систематическое информирование руководителя подразделения о
состоянии исполнения документов и поручений в подразделении;
- оформление документов на бланках.
2.4.3. При работе с документами в подразделениях городской
Думы необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- лица, работающие с документами, несут ответственность за
сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность
содержащейся в них информации;
- сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться
только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у
работника;
- не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные
документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных
настоящей Инструкцией;
- при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме
краткосрочных) лицо, получившее служебные документы, должно
отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе
на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязано
сдать все числящиеся за ним документы руководителю подразделения.
- Резолюции и подписи на документах на бумажных носителях
производятся только синими или фиолетовыми чернилами, либо пастой
того же цвета.
2.5. Документы депутатов городской Думы
2.5.1. Депутаты городской Думы в работе с документами и
обращениями руководствуются правилами, установленными настоящей
Инструкцией и Положением "О порядке рассмотрения обращений граждан
(жалобы, заявления, предложения и письма) в городскую Думу,
администрацию, на предприятия, учреждения и организации всех
организационно-правовых форм г. Новочеркасска", утвержденным
решением городской Думы N 366 от 24.12.98 г.
2.5.2. Ответственность за организацию делопроизводства
депутатов городской Думы и его непосредственное ведение в
соответствии с настоящей Инструкцией возлагается на самого
депутата и его помощников.
2.5.3. Помощник депутата обеспечивает:
- получение, учет и предоставление депутату поступающей на его
имя корреспонденции, при необходимости - с последующей
регистрацией в секторе обработки документов;
- исполнение поступающей корреспонденции - по поручению
депутата;
- правильное и своевременное составление и оформление
документов за подписью депутата, их учет, подготовку к отправке;
- контроль за исполнением поручений депутата.
2.5.4. Для оформления писем и других служебных документов за
подписью депутата городской Думы используется депутатский бланк
(приложение 10).
3. Подготовка и оформление документов
3.1. Общие требования
3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках формата А4
(210х297 мм) и А5 (210х148 мм) установленной формы с угловым или
продольным расположением реквизитов, а также на стандартных листах
бумаги.
Внутренняя документация ведется на стандартных листах бумаги
без использования указанных бланков. Бланки не применяются также
при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления
копий служебных писем, остающихся в делах.
Небольшие по объему тексты (до пяти строк) печатаются, как
правило, на бланках с угловым расположением реквизитов формата А5.
3.1.2. Текст документов на бланках формата А4 печатают через
один или полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 -
через один межстрочный интервал.
3.1.3. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких
строк, печатают через один межстрочный интервал.
Реквизиты документа отделяют друг от друга 1-1,5 межстрочными
интервалами.
3.1.4. При печатании документов должны соблюдаться следующие
правила:
- размеры полей для распорядительных документов, служебных
писем устанавливаются: левое - 35 мм, правое - не менее 8 мм,
верхнее - не менее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм;
- при печатании в текстовом редакторе "WinWord" используются
шрифты типа "Times New Roman Cyr", "Arial Cyr", "Courier New Cyr",
размер шрифта - от 12 до 14;
- для заголовков размер букв допускается увеличивать.
3.1.5. Имеются следующие виды основных документов:
- решение городской Думы г. Новочеркасска, постоянных
комиссий;
- протокол заседаний городской Думы г. Новочеркасска,
постоянных комиссий, рабочих групп депутатов;
- выписка из протокола;
- распоряжение;
- запрос;
- договор;
- юридическое заключение;
- служебное письмо;
- обращение;
- резолюция;
- положение;
- инструкция;
- акт;
- служебная справка;
- служебная записка;
- заявление;
- заявка;
- план;
- отчет;
- программа;
- список.
Расшифровка понятий основных документов городской Думы
прилагается (приложение 13).
3.1.6. К любому документу, исполненному на бланке формата А4,
составляется заголовок, который должен быть кратким, точным.
Заголовок оформляется от нулевой позиции, в конце заголовка
точка не ставится.
Если заголовок превышает 5 строк машинописного текста с длиной
строки в 28 печатных знаков, то он продлевается до границы правого
поля.
3.1.7. Название вида документа (акт, протокол, положение и
т.д.) печатается прописными буквами.
3.1.8. Реквизит "Адресат" располагается с правой стороны.
Способы оформления:
- наименование учреждения, организации (в именительном
падеже), наименование структурного подразделения (в именительном
падеже), должность лица, которому направляется документ (в
дательном падеже), фамилия, инициалы.
Например:
Администрация г. Новочеркасска
Отдел по учету и распределению жилья
Начальнику отдела
И.О. Фамилия
- при адресовании документа руководителю учреждения,
организации наименование учреждения, организации входит в состав
наименования должности адресата.
Например:
Главе администрации пос. Донского
И.О. Фамилия
- если не известны данные на руководителя, указывается полное
наименование учреждения, организации в именительном падеже.
Например:
Редакция газеты "Новочеркасские ведомости"
- если документ адресуется в несколько однородных учреждений,
организаций, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Уличным комитетам г. Новочеркасска.
- ОАО "Кристалл"
директору
И.О. Фамилия
ул. Кирова, д. 76
г. Новосибирск, 630102
3.1.9. Почтовый адрес корреспондента указывается полностью:
улица, номер дома, город, область, почтовый индекс.
Если документ адресуется физическому лицу, то сначала следует
указывать фамилию получателя, затем почтовый адрес.
Например:
И.О. Фамилия
ул. Гвардейская, 24, кв. 48
г. Новочеркасск, 346405
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При
направлении документа более чем в четыре адреса составляется
реестр на рассылку, и на каждом документе указывается только один
адрес.
Не следует после первого адресата ставить слово "Копия" или
"Копии" и перечислять далее последующих адресатов. При отправке
документа подчеркнуть тот адресат, по которому будет отправлен
именно этот экземпляр.
3.1.10. Содержание служебных документов должно быть кратким,
ясным и аргументированным, обеспечивающим точное и однозначное
восприятие содержащейся в них информации.
Особенностью служебных документов является:
- замена сложных предложений простыми;
- использование прямого порядка слов в предложении;
- применение общепринятых (трафаретных) словосочетаний.
3.1.11. Текст документов делится на абзацы. Тексты договоров,
правил, положений, инструкций делятся на разделы, подразделы,
пункты и подпункты, которые должны быть последовательно
пронумерованы арабскими цифрами.
Например:
1. _____________
1.1. ___________
1.2. ___________
1.2.1 и т.д.
Разделы могут иметь заголовки, выражающие существо содержания.
3.1.12. Если документ имеет приложения, указанные в тексте, то
отметка о них оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их
наименования необходимо перечислить с указанием количества листов
в каждом приложении и количества экземпляров, например:
Приложение: 1. Положение о флаге города Новочеркасска на 2 л.
- 1 экз.
2. Положение о гербе г. Новочеркасска на 2 л. - 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий
приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей
форме:
Приложение: заключение правового отдела городской Думы от
25.05.01 г. N 25 и приложение к нему, всего на 10 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают,
а пишется, например:
Приложение: брошюра в 2-х экземплярах.
При наличии нескольких приложений к решению на них
проставляются порядковые номера:
Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Знак "N" перед цифровым
обозначением не ставится.
3.1.13. Приложения к документам содержат в правом верхнем углу
первого листа документа отметку по форме:
Приложение 1
к решению
городской Думы
г. Новочеркасска
N 36 от 25.05.01 г.
3.1.14. На документе должна быть указана дата. Датой документа
является дата его подписания либо дата принятия - для документов,
принимаемых коллегиально. Датой утверждаемых документов служит
дата их утверждения.
Дата проставляется двумя способами:
- 9 ноября 2001 года;
- 09.11.01 г.
3.1.15. На документах, подлежащих утверждению, гриф
утверждения располагается в правой верхней позиции первого листа
документа. Гриф утверждения состоит из следующих элементов:
- если документ утверждается должностным лицом:
УТВЕРЖДАЮ
Глава городской Думы
г. Новочеркасска
___________И.О.Фамилия
"__" ________2001 г.
- если документ утверждается распорядительным актом, то гриф
утверждения включает в себя слово: Утверждено:
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением
Главы городской Думы
N 35 от 08.05.01 г.
3.1.16. На документах, подлежащих согласованию, гриф
согласования располагается ниже реквизита "подпись" или на
отдельном листе согласования:
СОГЛАСОВАНО:
Заместитель Главы
Администрации (Губернатора)
Ростовской области
____________И.О. Фамилия
"___"__________2001 г.
3.1.17. Документы на двух и более листах должны быть
пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами посредине
верхнего поля документа без слова "страница" ("стр.") и знаков
препинания. Первая страница не нумеруется.
3.1.18. Документы подписываются должностными лицами по
вопросам, входящим в их компетенцию.
Заместители Главы городской Думы подписывают документы на
бланках Думы по письменному распоряжению только в случаях, когда
они замещают Главу Думы.
Документы подписываются лишь тем лицом, чья должность и
реквизит подписи указаны на документе. Подписание документа, на
котором обозначены должность и фамилия определенного должностного
лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за"
или косой черты перед наименованием должности) не разрешается.
Подписание документа предусматривает указание полного
наименования должности, личную подпись и ее расшифровку с
инициалами. Подписание документов на бумажных носителях
производится синими или фиолетовыми чернилами, либо пастой того же
цвета.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности. При оформлении договоров
подписи оформляются на одном уровне.
Внесение в подписанные документы исправлений и добавлений не
разрешается.
3.1.19. Реквизит "резолюция" оформляется руководителем
письменно синими или фиолетовыми чернилами, либо пастой того же
цвета. Может включать в себя элементы: фамилию и инициалы
исполнителя (или нескольких исполнителей), конкретное задание,
срок его исполнения, подпись руководителя и дату резолюции.
3.1.20. Для удостоверения подлинности подписи на документах
или соответствия копий документов подлинникам в городской Думе
используются печати.
3.1.21. Гербовая печать проставляется на финансовых документах
(актах, договорах подряда, трудовых соглашениях, договорах с
юридическими лицами, доверенностях, командировочных удостоверениях
и решениях городской Думы).
3.1.22. Оттиск печати должен захватывать часть наименования
должности лица, подписавшего документ, и его собственноручную
подпись.
3.1.23. При заверении копии документа проставляют
заверительный штамп (приложение 14), где указывается "Копия
верна", наименование должности лица, заверившего копию, его личная
подпись, расшифровка подписи, дата заверения и печать управления
делами.
3.1.24. Реквизит "виза" - это внутреннее согласование
документа, которое подтверждает факт ознакомления с его
содержанием. Об изменениях, замечаниях и дополнениях в данном
реквизите делается соответствующая отметка.
Например:
Начальник УВД г. Новочеркасска
(личная подпись)
И.О. Фамилия
05.11.01 г.
Замечания прилагаются.
Ответственность за оформление виз несет исполнитель.
Место расположения:
- последний лист первого экземпляра документа, если это
внутренний документ;
- последний лист второго экземпляра документа, если это
документ, подготавливаемый к отправке (завизированный документ
остается в секторе обработки документов).
Виза располагается на лицевой или оборотной стороне.
3.2. Документы заседаний городской Думы, постоянных комиссий
3.2.1. Нормативные правовые акты принимаются городской Думой в
форме решений в соответствии со схемой подготовки решений
(приложение 15), подписываются Мэром города и Главой городской
Думы, заверяются печатями. Приложения к решениям подписываются
Главой городской Думы.
3.2.2. Проекты решений городской Думы печатаются без бланков
на стандартной бумаге с сохранением названия вида документа
(решение) и указанием на подготовительную (временную) форму
("проект" - в правом верхнем углу).
3.2.3. К проекту решения прилагается:
- справка к проекту решения городской Думы (приложение 16);
- список приглашенных (приложение 17).
Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту решения
излагаются отдельной справкой, которая прилагается к проекту
решения.
3.2.4. Ответственными за качество проекта, его согласование
являются постоянная комиссия и депутат, подготовившие проект.
3.2.5. Принятые на заседании Думы решения оформляются на
бланке (приложение 18) в трехдневный срок и передаются на подпись
Главе Думы и главе администрации (Мэру).
3.2.6. Решения регистрируются в электронном регистрационном
журнале с присвоением регистрационного номера, состоящего из
порядкового номера заседания Думы и номера решения с начала
полномочий очередного созыва Думы.
3.2.7. Выполненные на бланке решения в трех экземплярах и
размноженные для рассылки копии решений передаются в сектор
обработки документов. Каждый лист третьего экземпляра
подписывается исполнителем документа и юристом городской Думы на
оборотной стороне листа.
3.2.8. В соответствии с Регламентом и представленным реестром
на рассылку (приложение 19) заверенные решения рассылаются в
трехдневный срок после их представления в сектор обработки
документов.
3.2.9. На решение, подлежащее контролю, заводится контрольное
дело. Контроль исполнения включает: постановку на контроль,
проверку своевременного доведения документа до исполнителя,
предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и
обобщение результатов контроля исполнения документов,
информирование руководителя. Организация контроля исполнения
должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение
документов.
3.2.10. Протоколы, выписки из протоколов заседаний городской
Думы оформляются на общем бланке городской Думы (приложение 20);
протоколы заседаний постоянных комиссий оформляются на бланке
постоянных комиссий; протоколы заседаний рабочих групп, а также
временных комиссий, других заседаний и совещаний оформляются на
стандартных листах бумаги.
3.2.11. Заседание городской Думы оформляется полной формой
протокола.
3.2.12. В протоколе указываются следующие данные: наименование
заседания, дата проведения, число и состав присутствовавших,
повестка дня, фамилии выступавших и кратко излагается содержание
выступлений.
Если тексты докладов имелись заранее, то они прикладываются к
протоколу, а в соответствующих местах протокола делаются ссылки:
"Текст доклада (выступления) прилагается".
К протоколу прилагаются принятые решения.
3.2.13. Протокол заседания подписывается председательствующим
на заседании и заверяется печатью.
Протоколы получают сквозную нумерацию в пределах срока созыва
городской Думы.
3.2.14. Заседания постоянных комиссий и депутатских рабочих
групп могут оформляться краткой формой протокола (приложения 21,
22, 23).
3.3. Распоряжение должностного лица городской Думы
3.3.1. Распоряжение - документ, издаваемый по принципу
единоначалия.
3.3.2. К оформлению распоряжения предъявляются общие
требования по составлению распорядительных документов
(приложение 24).
Распоряжения оформляются на бланках установленной формы.
3.4. Служебные письма
3.4.1. Служебные письма, направляемые из городской Думы,
оформляются на бланках городской Думы, заместителей Главы Думы,
постоянных комиссий, депутатов.
3.4.2. Служебные письма составляются по одному вопросу. При
необходимости постановки перед адресатом нескольких вопросов по
каждому из них готовится отдельное письмо.
3.4.3. При оформлении ответных писем приводится ссылка на
номер и дату входящего документа.
3.4.4. Копии исходящих писем остаются в секторе обработки
документов (2-й экземпляр) и у исполнителя (3-й экземпляр).
3.5. Служебные телеграммы, телефонограммы и факсограммы
3.5.1. Служебные телеграммы, телефонограммы и факсограммы в
городской Думе оформляются за подписью Главы городской Думы, его
заместителей, председателей постоянных комиссий, управляющего
делами.
3.5.2. Текст телеграммы излагается без предлогов и союзов
(если при этом не искажается смысл), с сокращенным написанием
знаков препинания (ЗПТ - запятая, ТЧК - точка, КВЧ - кавычки, ДВТ
- двоеточие). Текст печатается прописными буквами без переноса
слов, абзацев и исправлений.
В телеграмме указывается телеграфный адрес, при его отсутствии
- почтовый адрес.
Телеграмма одного содержания, отправляемая в несколько
адресов, передается на отправку с реестром рассылки. Реестр
рассылки представляется исполнителем.
3.5.3. Текст телефонограммы оформляется согласно
установленному образцу (приложение 25).
Телефонограмма одного содержания, отправляемая в несколько
адресов, передается на отправку с реестром передачи, содержащим
точные телефоны и названия организаций, которым она передается.
Реестр передачи представляется исполнителем.
3.5.4. При пользовании факсимильной связью следует иметь в
виду, что служебная информация, передаваемая и принимаемая по
каналам факсимильной связи, не является официальным документом.
Текст факсограммы оформляется согласно образцу (приложение
26).
Полученные (или отправленные) факсограммы регистрируются с
добавлением к индексу буквы "Ф".
При необходимости включения факсограммы в дело длительного
срока хранения с нее снимается ксерокопия, которая помещается в
дело.
4. Машинописные и копировально-множительные работы
4.1. Машинописные работы
4.1.1. Набор и печатание документов городской Думы
производится на компьютерах в оргсекторе и секторе обработки
документов.
Первоочередному печатанию подлежат документы и материалы,
связанные с подготовкой заседаний городской Думы, постоянных
комиссий, с визой "Срочно" управляющего делами городской Думы.
4.1.2. Передаваемые для печатания рукописи должны быть
написаны разборчиво с использованием контрастных красителей
(чернил, пасты) синего, фиолетового или черного цвета. Небрежно и
неразборчиво написанные черновики, правленные карандашом, нечеткие
ксеро- или факсимильные копии для печатания не принимаются.
Рукописи должны быть вычитаны исполнителем.
При подготовке рукописей для печатания особое внимание
исполнителям следует обращать на четкое и разборчивое написание
фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических
названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.
4.1.3. Ответственность за качество материалов, их согласование
с заинтересованными лицами несут руководители подразделений,
подготовившие их.
4.2. Копировально-множительные работы
4.2.1. Копировально-множительные работы (размножение
документов) производится в оргсекторе и секторе обработки
документов.
4.2.2. Для размножения принимаются только служебные документы
и материалы, связанные с деятельностью городской Думы. Материалы
личного характера размножению не подлежат.
Размножение производится в порядке поступления.
Первоочередному размножению подлежат документы и материалы,
связанные с подготовкой заседаний городской Думы, постоянных
комиссий, с визой "Срочно".
4.2.3. Документы и материалы передаются на размножение в
несброшюрованном виде, качественно напечатанными, как правило
первые экземпляры. Материалы загрязненные, с помарками и вклейками
(кроме обращений граждан и присланных документов) на размножение
не принимаются.
5. Номенклатура дел
5.1. В целях правильного формирования и учета дел в
делопроизводстве, обеспечения поиска документов составляется
номенклатура дел городской Думы по установленной форме
(приложение 27). Номенклатура дел согласовывается с архивом и
утверждается Главой городской Думы. Номенклатура составляется на
один год и вступает в силу с 1 января нового года.
5.2. Номенклатура дел включает в себя все виды документов,
образующихся в деятельности Думы.
5.3. Дела в номенклатуре располагаются по степени значимости
включенных в них документов. Сначала перечисляются дела с
организационно-распорядительными документами, затем следует
переписка. Дела по личному составу располагаются в конце
номенклатуры.
Для включения дополнительных дел в конце номенклатуры дел
оставляется несколько резервных номеров.
5.4. В индекс дела входит номер структурного подразделения и
его порядковый номер. Например: 01-10. Под одним и тем же индексом
вносятся в номенклатуру переходящие дела.
5.5. В конце года составляется итоговая запись, в которой
подсчитываются дела постоянного, долговременного и временного
хранения и учитываются переходящие дела.
6. Формирование дел
6.1. Распорядительные документы, переписка руководства и
важнейшие внутренние документы формируются и хранятся в секторе
обработки документов городской Думы.
6.2. Остальные документы формируются в дела и хранятся в самих
структурных подразделениях. Хранение документов и дел у
исполнителей не разрешается.
6.3. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года
заводится папка. На ее обложке указываются название учреждения,
название подразделения, наименование дела, индекс, срок хранения.
В дело подшиваются только исполненные документы.
6.4. Если появились документы, не предусмотренные
номенклатурой, для них заводятся самостоятельные дела, и их
названия включаются в номенклатуре под резервными номерами.
6.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
правила:
- в деле должны находиться документы только за один
календарный год. Исключение составляют переходящие или личные
дела, протоколы и решения городской Думы, протоколы заседаний
постоянных комиссий, которые формируются за период их созыва;
- запрещается помещать в одно дело документы различных сроков
хранения;
- исполненные документы должны включаться в дело только с
отметкой об их исполнении;
- документы включаются только в одном экземпляре. Копии
подшиваются лишь в том случае, если на них есть визы, резолюции,
дополняющие первый экземпляр;
- в дело включается от 200 до 250 листов; если документов
образуется больше, то оформляется новый том данного дела;
- внутри дела документы располагают в хронологической
последовательности. Хронология нарушается в том случае, если на
инициативный документ имеется документ-ответ, который подшивается
за документом-запросом;
- протоколы и решения Думы, распорядительные документы
подшиваются только по хронологии.
6.6. Для дел, содержащих особо ценные документы (протоколы,
решения, распоряжения, личные дела и т.п.), составляется
внутренняя опись, помещаемая в начале дела (приложение 28). В нее
включается каждый подшиваемый документ, его индекс, дата, краткое
содержание и номер листа в деле.
6.7. Документ, помещенный в дело, может быть с разрешения
заведующего сектором по обработке документов временно изъят с
обязательным вложением в дело листа-заместителя, в котором
указывается, кому, когда и на какой срок документ выдан
(приложение 20).
7. Экспертиза ценности документов
7.1. Экспертиза ценности документов проводится под
руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно.
Состав ЭК утверждается распоряжением Главы городской Думы.
В функции ЭК входит:
- организация ежегодного отбора документов на хранение и
уничтожение;
- рассмотрение описи на дела постоянного хранения, подлежащие
передаче в архив, и описи на дела по личному составу постоянного и
долговременного хранения;
- осуществление инструктажей, консультаций и контроля за
формированием дел структурных подразделений Думы.
7.2. Подготовка документов к сдаче в архив производится через
год после их завершения делопроизводством.
7.3. На постоянное хранение оставляется только подлинник.
Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и
направленная для сведения в различные структурные подразделения)
подлежит уничтожению.
7.4. ЭК проводит экспертизу ценности документов и делит
документы на документы временного (до 5 лет), долговременного (75
лет) и постоянного хранения. Если в деле содержатся документы
временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с
разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается
по наиболее ценной документации, то есть больший.
7.5. На дела, отобранные к уничтожению, составляют акт
(приложение 30), который рассматривается и одобряется на заседании
ЭК и утверждается Главой городской Думы.
7.6. В конец дел постоянного и долговременного хранения и по
личному составу вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя
(приложение 31) для заверительной надписи и затем дело переплетают
(сшивают).
7.7. На дела, подготовленные к сдаче, составляются описи
(приложение 32). На дела постоянного хранения, дела со сроками
хранения более 10 лет и дела по личному составу описи составляются
раздельно.
7.8. Обложка на архивное дело составляется по специальной
форме (приложение 33).
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 1
ПЕРЕЧЕНЬ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, НЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ
РЕГИСТРАЦИИ В СЕКТОРЕ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ
ГОРОДСКОЙ ДУМЫ
1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие периодические
издания.
2. Рекламные извещения, проспекты с научно-технической
информацией, плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня
конференций, совещаний и заседаний, другие
справочно-информационные материалы, присланные для сведения.
3. Поздравительные открытки и пригласительные билеты.
4. Статистические сборники, документы и формы статистической
отчетности.
5. Счета, квитанции, договоры, накладные, сметы.
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 2
Образец формы регистрационного штампа.
Приложение 3
ЖУРНАЛ УЧЕТА ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
------------T--------------T----------T----------T-------T-------¬
¦ Вх. N ¦Корреспондент,¦ Краткое ¦Резолюция,¦Подпись¦Отметка¦
¦(индекс) и ¦дата и номер ¦содержание¦кому на- ¦о полу-¦об ис- ¦
¦дата доку- ¦(индекс) по- ¦ ¦правлен ¦чении ¦полне- ¦
¦мента ¦ступившего до-¦ ¦документ ¦доку- ¦нии ¦
¦ ¦кумента ¦ ¦ ¦мента ¦ ¦
L-----------+--------------+----------+----------+-------+--------
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 4
СХЕМА ПРОХОЖДЕНИЯ ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
--¬ --¬
-*--¬ ¦ ¦ -*--¬ ¦ ¦
L---- L*- ---------------------¬ L---- L*-
--------------------+ Сектор обработки +-------------¬
¦ ¦ документов ¦ ¦
¦ L---------T----------- ¦
----+----------¬ -*--¬ ¦ -*¬ ------+------¬
¦ Постоянные ¦ L---- ¦ ¦ ¦ ¦ Депутаты ¦
¦ комиссии ¦ ¦ L-- L-------------
L--------------- ¦
¦ --------------------------¬
¦ ¦ -*-¬ ¦
----------+----------¬ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ Глава Думы ¦ ¦ ¦ ¦ - документ ¦
L---------T----------- ¦ L--- ¦
¦ ¦ ¦
---+--¬ ¦ -----¬ - оформление ¦
¦ Р ¦ ¦ ¦ Р ¦ резолюции ¦
L--T--- ¦ L----- ¦
¦ ¦ ¦
----------+----------¬ ¦ ¦
¦ Сектор обработки ¦ ¦ - отметка о ¦
¦ документов ¦ ¦ -------¬ поступлении ¦
L---------T----------- ¦ L-----*- ¦
¦ L--------------------------
-*--¬ ¦ ---*¬
------¬ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ------¬
--+ Р +---+ +----------------+------------------+ +---+ Р +--¬
¦ L------ L---- L---- L------ ¦
¦ ¦
------+-------------------¬ -----------------+-¬
¦ Постоянные комиссии, ¦ ¦ Подразделения ¦
¦ депутаты ¦ ¦ аппарата ¦
L-------------------------- L-------------------
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 5
СХЕМА ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
---------------------------------------------------------¬
¦ -------------¬ ------------¬ ----------------¬ ¦ Подготовка
¦ ¦ Постоянные ¦ ¦ Депутаты ¦ ¦ Подразделения ¦ ¦ проекта
¦ ¦ комиссии ¦ ¦ ¦ ¦ аппарата ¦ ¦ (ответа),
¦ L------------- L------------ L---------------- ¦ согласование
L--------T-----------------T------------------T-----------
¦ ¦ ¦
---+--¬ ---+-¬ ---+-¬
¦ БД ¦ ¦ БД ¦ ¦ БД ¦
----------------------¬ L--T--- L--T-- L--T--
¦ ----------------¬ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ Подготовка ¦ ¦ L----------T------+-----T-------------
¦ ¦ документа ¦ ¦ ¦ Юрист ¦
¦ ¦ (ответа) ¦ ¦ L------T------
¦ L---------------- ¦ ¦ Подписание документа
¦ ¦ ¦ Утверждение документа
¦ ----------------¬ ¦ -----¬ -------+------¬
¦ ¦ Зам. Главы ¦ +----+ БЗ +--¬ ¦ Глава Думы ¦
¦ ¦ Думы ¦ ¦ L----- ¦ L------T-------
¦ L---------------- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ----------------¬ ¦ -----¬ L-----T--------+---------¬
¦ ¦ Постоянные ¦ +----+ БК +--------+ Сектор обработки ¦
¦ ¦ комиссии ¦ ¦ L----- ¦ документов ¦ -----¬
¦ L---------------- ¦ ------+------------------- ¦ БД ¦ - бланк Думы;
¦ ¦ ¦ L-----
¦ ----------------¬ ¦ -----¬ ¦
¦ ¦ Депутаты ¦ +----+ Бд +--- -----¬
¦ ¦ ¦ ¦ L----- Снятие с контроля ¦ БК ¦ - бланк комиссии;
¦ L---------------- ¦ Оперативное хранение L-----
¦ ¦ Регистрация
L---------------------- Отправка документов -----¬ - бланк зам. Главы
¦ БЗ ¦ Думы;
L-----
-----¬
¦ Бд ¦ - бланк депутата;
L-----
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 6
Образец бланка городской Думы города Новочеркасска.
Приложение 7
Образец бланка первого заместителя главы городской Думы
г. Новочеркасска.
Приложение 8
Образец бланка заместителя главы городской Думы
г. Новочеркасска.
Приложение 9
Образец бланка постоянной комиссии по вопросам
жизнедеятельности города, жилищно-коммунального хозяйства,
благоустройства города, торговли и бытового обслуживания населения
городской Думы г. Новочеркасска.
Приложение 10
Образец бланка депутата городской Думы г. Новочеркасска.
Приложение 11
ЖУРНАЛ УЧЕТА ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
-----------------T------------T-------------T---------T----------¬
¦Номер (индекс) и¦ Отправитель¦ Краткое ¦ Кому ¦Отметка об¦
¦дата документа ¦ ¦ содержание ¦направлен¦отправке ¦
¦ ¦ ¦ документа ¦(адресат)¦ ¦
L----------------+------------+-------------+---------+-----------
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 12
Образец формы штампа и печати для пакетов
Приложение 13
РАСШИФРОВКА ПОНЯТИЙ ОСНОВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ГОРОДСКОЙ ДУМЫ
Решение городской Думы, постоянных комиссий - правовой акт,
принимаемый коллегиально.
Протокол заседаний городской Думы, постоянных комиссий,
депутатских групп - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов
и принятия решений на заседаниях.
Выписка из протокола - копия части текста из протокола
заседаний городской Думы или постоянной комиссии.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично Главой
городской Думы.
Запрос - требование официального разъяснения по какому-то
вопросу.
Договор - документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких
сторон.
Юридическое заключение - вывод, сделанный письменно юристом
городской Думы по определенному документу после проведенной
правовой экспертизы.
Служебное письмо - документ, принимаемый для связи, передачи
информации на расстояние между городской Думой и юридическими,
физическими лицами.
Обращение - устное или письменное обращение к кому-то с
просьбой, призывом или предложением.
Резолюция - письменное указание исполнителю о характере и
сроках исполнения документа.
Положение - нормативный акт, устанавливающий системно
связанные между собой правила: порядок образования, структуру,
функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы по
вопросам, отнесенным к компетенции городской Думы.
Инструкция - правовой акт, в котором излагается порядок
осуществления какой-либо деятельности и применения положений
законодательных и других актов.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и
подтверждающий установленные факты или события.
Служебная справка - документ, содержащий описание и
подтверждение тех или иных фактов и событий.
Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы,
направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица
(лиц) учреждению или должностному лицу.
Заявка - заявление о своих правах, о предоставлении прав на
что-то или на потребность чего-то (денег, материалов).
План - система мероприятий, предусматривающая порядок,
последовательность и сроки выполнения работ.
Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке и
проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий,
командировок и других мероприятий.
Программа - документ, излагающий основные направления работы
учреждения на определенный период времени или этапы и сроки
осуществления крупных работ.
Список - перечисление лиц или предметов в определенном
порядке, составленное в целях регистрации или информации.
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 14
Образец заверительного штампа и печати управления делами
городской Думы.
Приложение 15
СХЕМА ПОДГОТОВКИ РЕШЕНИЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ
Г. НОВОЧЕРКАССКА
------------------¬ -----------------------¬ ---------------------¬
¦ Проект решения ¦Не позднее,чем за 5 ¦ Заседание постоянной ¦ ¦ Протокол заседания ¦
¦ (на заседание +--------------------+ комиссии +------+ рабочей группы ¦
¦ комиссии) ¦дней до заседания ¦ ¦ ¦ депутатов ¦
L------------------ комиссии L----------T------------ L---------------------
¦
--------------------------+----------------------------¬
-------+-----¬ -----------+----------¬ ----------+---------¬
¦ Доработка ¦ ¦ Проект решения (на ¦ ¦ Снятие проекта ¦
L------------- ¦ заседание Думы) ¦ ¦ решения с рассмо- ¦
L---------T------------ ¦ трения ¦
--------------¬ ¦ L--------------------
¦ Решение ¦ ¦
¦ городской ¦ Не позднее, чем за 12
¦ Думы ¦ дней до заседания
L------T------- городской Думы
¦ ¦
-------+------¬ ¦
¦ Заседание ¦ ------+-----¬
¦ городской +----------------------¬ ¦ Юрист +-------------
¦ Думы ¦ ¦ L------------ Не позднее, чем за 7
L-------------- ¦ дней до заседания
¦ городской Думы
---+-------------------------¬
¦ Сектор организационной ¦ ¦
¦ работы (формирование ¦ ¦
¦ повестки дня, рабочих +--------------
¦ папок депутатов,рассылка ¦
¦ документов) ¦
L-----------------------------
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 16
СПРАВКА К ПРОЕКТУ РЕШЕНИЯ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ
По вопросу ___________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Проект решения внесен ________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Председатель постоянной комиссии _____________________________
(подпись) (Ф.И.О.)
Юрист ________________________________________________________
(подпись) (Ф.И.О.)
Управляющий делами ___________________________________________
(подпись) (Ф.И.О.)
Записи о согласовании проекта решения с заинтересованными
организациями:
---------------------------------T--------------T----------------¬
¦ Наименование организации, ¦ Дата ¦Подпись руково- ¦
¦ ¦ согласования ¦дителя (возраже-¦
¦ ¦ ¦ния оформляются ¦
¦ ¦ ¦отдельным доку- ¦
¦ ¦ ¦ментом, прилага-¦
¦ ¦ ¦емым к справке) ¦
+--------------------------------+--------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+--------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+--------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+--------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+--------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+--------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+--------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------------+--------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦
L--------------------------------+--------------+-----------------
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 17
СПИСОК ПРИГЛАШЕННЫХ
По вопросу ___________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
-----T----------------------------------------T------------------¬
¦ N ¦ Фамилия, имя, отчество ¦ Должность ¦
¦п/п ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------------------------------------+------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
L----+----------------------------------------+-------------------
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 18
ГОРОДСКАЯ ДУМА Г. НОВОЧЕРКАССКА
РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РЕШЕНИЕ
от 15.11.2001 г. Протокол N
Заголовок пишется без кавычек. Заголовок должен быть кратким,
должен точно передавать смысл текста. Заголовок должен начинаться
с предлога о (об). При печатании используется одинарный
межстрочный интервал. Заголовок отделяется от текста 3-4
интервалами.
Констатирующая часть должна печататься с красной строки, с
шестой позиции. В констатирующей части излагается состояние
вопроса, цели, задачи решения. Если основанием к принятию решения
является документ вышестоящей организации, то в констатирующей
части указывается ссылка на название, дату, номер и заголовок
этого документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если
предписываемые решением действия не нуждаются в ней.
ГОРОДСКАЯ ДУМА РЕШИЛА:
Распорядительная часть должна содержать перечень мероприятий
или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроков
исполнения. Распорядительная часть решения излагается в
повелительной форме. Распорядительная часть может делиться на
пункты, если решение предписывает несколько различных по характеру
действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в
одном пункте. Каждый пункт должен начинаться с указания
исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в
неопределенной форме. В качестве исполнителей могут быть указаны
организации или структурные подразделения. Должностное лицо может
быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если
исполнение действия предписывается конкретному лицу. Должность
исполнителя, наименование структурного подразделения, организации,
фамилия исполнителя пишутся в дательном падеже.
При печатании используется одинарный межстрочный интервал.
Мэр города Глава городской Думы
М. П. М. П.
______________И.О. Фамилия _____________И.О. Фамилия
"____" ___________200___ г. "___" _________200___ г.
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 19
РЕЕСТР НА РАССЫЛКУ РЕШЕНИЯ
Решение от _________________ N _______ разослать
----T--------------------------------------T---------------------¬
¦ N ¦ Полное наименование организаций, ¦ Почтовый индекс ¦
¦п/п¦ которым необходимо разослать решение ¦ и адрес организаций ¦
+---+--------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+--------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
L---+--------------------------------------+----------------------
Подпись ______________________________________________________
(фамилия и личная подпись председателя или заместителя
председателя постоянной комиссии, вносящей проект)
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 20
ГОРОДСКАЯ ДУМА Г. НОВОЧЕРКАССКА
РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРОТОКОЛ N
15.11.2001 г.
Вид коллегиальной работы и
наименование коллегиального
органа (в именительном падеже)
Председатель заседания - Ф.И.О.
Присутствовали: (Ф.И.О. членов коллегиального органа в
алфавитном порядке. Если количество членов коллегиального органа
больше 15 человек, то указывается их общее количество, а в скобках
указывается: регистрационный лист прилагается).
Приглашенные: Ф.И.О. в алфавитном порядке (в наименование
должности включается наименование организации).
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О... (наименование вопроса).
Докладчик, наименование должности, Ф.И.О. (в именительном
падеже).
2. О... (далее, как в п 1).
1. СЛУШАЛИ: О... (наименование вопроса).
Ф.И.О. докладчика (доклад прилагается).
(или делается краткая запись содержания доклада (отчета,
сообщения, информации), изложенная от первого лица).
Вопросы:
Ф.И.О. (Формулировка вопроса).
ОТВЕТ:
(Формулировка ответа),
и т.д.
ВЫСТУПИЛИ:
Ф.И.О. - Краткая запись выступления, изложенная от первого
лица. (При необходимости после фамилии в скобках можно указать
наименование должности).
Ф.И.О. Краткое содержание выступления и т.д.
1. РЕШИЛИ:
(Решение прилагается)
2. СЛУШАЛИ: О... (Формулировка вопроса из повестки дня).
Текст второго вопроса повестки дня строится по аналогичной
схеме:
Слушали - выступили - решили.
Председатель заседания (подпись) И.О. Фамилия
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 21
ФОРМА КРАТКОГО ПРОТОКОЛА
Городская Дума Утверждаю
г. Новочеркасска Глава городской Думы
Ростовской области _________И.О.Фамилия
"___"________0000 г.
Наименование постоянной комиссии
ПРОТОКОЛ
00.00.00 г. N ____
заседания
Председатель - Ф.И.О.
Секретарь - Ф.И.О.
Присутствовали: ______________________________________________
(должности, фамилии, инициалы)
РАССМОТРЕННЫЕ ВОПРОСЫ:
1. ___________________________________________________________
______________________________________________________________
2. ___________________________________________________________
______________________________________________________________
ПРИНЯТЫЕ РЕШЕНИЯ:
1. ___________________________________________________________
______________________________________________________________
2. ___________________________________________________________
______________________________________________________________
(Решения прилагаются)
Председатель Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы,
фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные
решения.
По усмотрению председателя, особые мнения или важные
выступления могут быть внесены в краткий протокол полностью.
Протокол подписывается председателем и секретарем собрания
(совещания).
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 22
ФОРМА КРАТКОГО ПРОТОКОЛА
Городская Дума Утверждаю
г. Новочеркасска Глава городской Думы
Ростовской области _________И.О.Фамилия
"___"________0000 г.
Наименование депутатской рабочей группы
ПРОТОКОЛ
00.00.00 г. N ____
заседания
Председатель - Ф.И.О.
Секретарь - Ф.И.О.
Присутствовали: ______________________________________________
(должности, фамилии, инициалы)
РАССМОТРЕННЫЕ ВОПРОСЫ:
1. ___________________________________________________________
______________________________________________________________
2. ___________________________________________________________
______________________________________________________________
ПРИНЯТЫЕ РЕШЕНИЯ:
1. ___________________________________________________________
______________________________________________________________
2. ___________________________________________________________
______________________________________________________________
(Решения прилагаются)
Председатель Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы,
фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные
решения.
По усмотрению председателя, особые мнения или важные
выступления могут быть внесены в краткий протокол полностью.
Протокол подписывается председателем и секретарем собрания
(совещания).
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 23
ФОРМА КРАТКОГО ПРОТОКОЛА
Городская Дума
г. Новочеркасска
Ростовской области
Наименование рабочей группы постоянной комиссии
ПРОТОКОЛ
00.00.00 г. N ____
заседания
Председатель - Ф.И.О.
Секретарь - Ф.И.О.
Присутствовали: ______________________________________________
(должности, фамилии, инициалы)
РАССМОТРЕННЫЕ ВОПРОСЫ:
1. ___________________________________________________________
______________________________________________________________
2. ___________________________________________________________
______________________________________________________________
ПРИНЯТЫЕ РЕШЕНИЯ:
1. ___________________________________________________________
______________________________________________________________
2. ___________________________________________________________
______________________________________________________________
(Решения прилагаются)
Председатель Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы,
фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные
решения.
По усмотрению председателя, особые мнения или важные
выступления могут быть внесены в краткий протокол полностью.
Протокол подписывается председателем и секретарем собрания
(совещания).
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 24
ГЛАВА ГОРОДСКОЙ ДУМЫ ГОРОДА НОВОЧЕРКАССКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ N
"___" октября 2001 г.
Краткое содержание, выраженное отглагольным
существительным в предложном падеже,
начинается предлогом "О (Об)"
Констатирующая часть. Приводятся факты, послужившие основанием
для издания распоряжения. Констатирующая часть может
отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в
разъяснении. Распорядительная часть начинается словами
ОБЯЗЫВАЮ:
ПРЕДЛАГАЮ:
1. Полное наименование должности исполнителя, Фамилия И.О. (в
дательном падеже) или наименование структурного подразделения -
предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной
форме, - срок исполнения (без слов "срок").
2. Полное наименование должности, Фамилия И.О. или
наименование структурного подразделения (если в пункте
распоряжения несколько предписываемых действий, разных по
характеру, то каждое из них выделяется в подпункт):
2.1. Предписываемое действие и срок исполнения.
2.2. То же.
3. Последний пункт определяет контроль за исполнением
распоряжения и имеет постоянную формулировку.
Контроль за исполнением распоряжения возложить на...
(указывается структурное подразделение или лицо, на которое
возлагается контроль; наименование должности, Фамилия, И.О.
пишутся в винительном падеже).
Глава городской Думы (подпись) И.О. Фамилия
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 25
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
ТЕЛЕФОНОГРАММА N
21.01.02 г. Депутату городской Думы
г. Новочеркасска
(Ф.И.О.)
25 января 2002 года в 10-00 в зале заседаний городской Думы по
адресу: пр. Платовский, 59-б состоится заседание городской Думы.
22 января 2002 года в секторе организационной работы Вам
необходимо получить проекты решений по предлагаемой повестке дня.
Подписал телефонограмму
Глава городской Думы И.О. Фамилия
Передала И.О. Фамилия, телефон
Принял И.О. Фамилия, телефон
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 26
ОБРАЗЕЦ ФАКСИМИЛЬНОГО СООБЩЕНИЯ
Кому: ________________________ Факс: _______________________
(введите имя) (введите имя)
От: ________________________ Дата: _______________________
(введите имя) (введите имя)
На: ________________________ Стр.: _______________________
(введите имя) (введите имя)
Копия: ________________________
(введите имя)
______________________________________________________________
Срочно Секретно На утверждение Требует ответа Разослать
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 27
Городская Дума Утверждаю
г. Новочеркасска Глава городской Думы
Ростовской области _________И.О.Фамилия
Номенклатура дел "___"________0000 г.
20.12.01 г. N 2
г. Новочеркасск
на 2002 год
ГОРОДСКАЯ ДУМА Г. НОВОЧЕРКАССКА 3-ГО СОЗЫВА
-------T-------------------------T----------T-------------T------¬
¦Индекс¦ Заголовок дела ¦Кол-во дел¦Срок хранения¦Приме-¦
¦ дела ¦ (тома, части) ¦ (томов, ¦дела и N ста-¦чание ¦
¦ ¦ ¦ частей) ¦тей по пере- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦чню ¦ ¦
+------+-------------------------+----------+-------------+------+
¦ 01. Название раздела ¦
+------T-------------------------T----------T-------------T------+
L------+-------------------------+----------+-------------+-------
Управляющий делами
городской Думы (Подпись) И.О.Фамилия
"____" января 2002 года
Одобрено
Протокол ЭК
от ____01.02 г. N 1
Председатель ЭК
________________И.О. Фамилия
Итоговая запись о категории и количестве
дел, заведенных в 2002 году в городской
Думе г. Новочеркасска
--------------------------------T----------T---------------------¬
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе: ¦
¦ ¦ +----------T----------+
¦ ¦ ¦ Перехо- ¦С отметкой¦
¦ ¦ ¦ дящих ¦ "ЭПК" ¦
+-------------------------------+----------+----------+----------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------+----------+----------+----------+
¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------+----------+----------+----------+
¦Временного (до 10 лет включи- ¦ ¦ ¦ ¦
¦тельно) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------+----------+----------+----------+
¦Итого: ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------------------------+----------+----------+-----------
Управляющий делами
городской Думы (Подпись) И.О.Фамилия
"____" ______ 2002 года
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности
передавшего сведения (Подпись) И.О.Фамилия
"____" ____________ 2002 года
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 28
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ
ДЕЛА N ____________________
----T-------------T---------------T------------T---------T-------¬
¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера ¦ Приме-¦
¦п/п¦ документа ¦ документа ¦ документа ¦ листов ¦ чание ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ ¦
+---+-------------+---------------+------------+---------+-------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+-------------+---------------+------------+---------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+-------------+---------------+------------+---------+--------
Итого _________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ___________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела (подпись) Расшифровка подписи
Дата
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 29
ОБРАЗЕЦ ЛИСТА-ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДОКУМЕНТА В ДЕЛЕ
----------T--------------------T----------------T----------------¬
¦ N, дата ¦ Дата выдачи и кому ¦ Дата возврата ¦ФИО и должность ¦
¦документа¦ выдан документ ¦(до какого числа¦сотрудника, вы- ¦
¦ ¦(подпись, расшифров-¦выдан документ) ¦давшего документ¦
¦ ¦ка подписи) ¦ ¦ ¦
+---------+--------------------+----------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------+--------------------+----------------+-----------------
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 30
Городская Дума Утверждаю
г. Новочеркасска Глава городской Думы
__________И.О.Фамилия
"__"_________ 2002 г.
АКТ
_________N _________
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании _________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
__________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы:
----T--------------T---------T----------T-------T---------T------¬
¦ N ¦Заголовок дела¦Дата дела¦Индекс де-¦Количе-¦Срок хра-¦Приме-¦
¦п/п¦или групповой ¦или край-¦ла по но- ¦чество ¦нения и ¦чание ¦
¦ ¦заголовок дел ¦ние даты ¦менклатуре¦дел ¦NN статей¦ ¦
¦ ¦ ¦дел ¦или N дела¦(томов)¦по пере- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦по описи ¦ ¦чню ¦ ¦
+---+--------------+---------+----------+-------+---------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+--------------+---------+----------+-------+---------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого _______________________ дел за ____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел за ___________________ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК ________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _____________________________ N __________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов (подпись) Расшифровка подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) от ____________________N ___________________
Документы в количестве ____________________________ дел, весом
(цифрами и прописью)
_______ кг сданы в _______________________________________________
(наименование организации)
N _____________________
Наименование должности работника
организации, сдавшего документы (подпись) Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы (подпись) Расшифровка подписи
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 31
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
Фонд N ________ Опись N _______ Дело N _______
В дело подшито и пронумеровано _____________________ (листов)
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные NN листов ___________________________________________
пропущенные NN листов ________________________________________
пронумерованные чистые листы _________________________________
+ листов внутренней описи ____________________________________
Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих
нумерации
______________________________________________________________
(разновидности документов и их количество)
-------------------------------------------T---------------------¬
¦ Особенности формирования, оформления ¦ NN листов ¦
¦ физического состояния, нумерации и ¦ ¦
¦ учета документов дела ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦1. Брошюры, др. печатные издания ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦2. Листовки ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦3. Вырезки из газет ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦4. Открытки ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦5. Конверты ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦6. Секретки ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦7. Марки почтовые ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦8. Марки гербовые ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦9. Штемпели почтовые и другие ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦10. Специальные почтовые отметки ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦11. Сургучные, мастичные печати ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦12. Фотодокументы ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦13. Карты, планы, чертежи и др. НТД ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦14. Рисунки, гравюры, акварели ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦15. Автограммы видных деятелей ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦16. Склеенные листы ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦17. Утрата части листа ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦18. ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦
+------------------------------------------+---------------------+
¦ ¦ ¦
L------------------------------------------+----------------------
00.00.00 _____________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 32
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛА
__________________________________________________________________
(наименование организации)
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Утверждаю
Глава городской Думы
____________И.О.Фамилия
"___"__________2002 г.
ОПИСЬ N
-----------------------------------------------------------------¬
¦ Название раздела ¦
+---T-----------T---------T--------T------------T---------T------+
¦ N ¦ Индекс ¦Заголовок¦ Дата ¦Кол-во лис- ¦ Срок ¦Приме-¦
¦п/п¦дела (тома,¦дела (то-¦ дела ¦тов в деле ¦хранения ¦чание ¦
¦ ¦ части) ¦ма,части)¦ (тома, ¦(томе,части)¦дела (то-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦ма,части)¦ ¦
+---+-----------+---------+--------+------------+---------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+-----------+---------+--------+------------+---------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
В данную опись внесено ____________________ дел с N _________
(цифрами и прописью)
по N ________________________________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО
Наименование должности Протокол ЭК
руководителя службы структурного подразделения
делопроизводства организации
Подпись Расшифровка подписи от ________ N ________
Дата
Передал __________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и _________________________________ регистрационно-контрольных
(цифрами и прописью)
картотек к документам
Наименование должности
сотрудника структурного
подразделения (подпись) Расшифровка подписи
Дата
Принял _______________________ дел и _________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.
Наименование должности
работника ведомственного
архива (подпись) Расшифровка подписи
Дата
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
Приложение 33
------------------------¬
Название фонда ___________________ ¦ Государственный архив ¦
___________________________________ ¦ Ростовской области ¦
___________________________________ +-----T-----------------+
___________________________________ ¦ ¦Фонда __________ ¦
___________________________________ ¦ N ¦Описи __________ ¦
___________________________________ ¦ ¦Ед.хр. _________ ¦
___________________________________ ¦ ¦Связки _________ ¦
L-----+------------------
Структурная часть: ___________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
Делопроизводственный N ___________________ Том N _____________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
-------------------------¬ Начато __________________________
¦ Государственный архив ¦ _________________________________
¦ Ростовской области ¦
+-----T------------------+ Окончено ________________________
¦ ¦Фонда __________ ¦ _________________________________
¦ N ¦Описи __________ ¦
¦ ¦Ед.хр. _________ ¦ На ____________ листах.
¦ ¦Связки _________ ¦
L-----+-------------------
Глава городской Думы
В.И.ЗОЛОТОРЕНКО
|
