ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ Г. НОВОШАХТИНСКА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 10 января 2002 г. N 12/1
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
В целях исполнения архивным отделом действующего
законодательства, активизации развития архивного дела в городе
постановляю:
1. Утвердить Положение об архивном отделе Администрации города
(Приложение N 1).
2. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить
на управляющего делами Администрации города Шевелева В.Г.
Глава Администрации
Мэр города
В.А.СОЛНЦЕВ
Приложение
к постановлению
Главы
Администрации города
от 10.01.2002 N 12/1
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ Г. НОВОШАХТИНСКА
1. Общие положения
1.1. Администрация города в целях эффективной организации
архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия
по:
организации и содержанию архивного отдела Администрации;
обеспечению хранения, комплектования, учета и использования
архивных документов, образовавшихся и образующихся в их
деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной
собственности, а также архивных фондов и архивных документов
юридических и физических лиц, переданных на законном основании в
муниципальную собственность;
решению вопросов о передаче права собственности на архивные
фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению
Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и
субъектов Российской Федерации, ведению субъектов Российской
Федерации.
1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области
архивного дела Администрация города образует в своем составе
архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.
1.3. Архивный отдел является структурным подразделением
Администрации города без статуса юридического лица, пользуется
печатью Администрации города в установленном порядке, имеет
угловой штамп и бланки со своим наименованием.
1.4. Архивный отдел руководит деятельностью муниципальных
архивов - юридических лиц, имеющих самостоятельный баланс,
расчетные и иные счета в банках и других кредитных учреждениях,
печать со своим наименованием и наименованием органа местного
самоуправления учредителя, а также иные необходимые для
осуществления своей деятельности печати, штампы или бланки.
1.5. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется
Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными
нормативными правовыми актами Российской Федерации и ее субъекта,
Уставом города, решениями главы Администрации города, а также
нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы
России, Комитета по управлению архивным делом Ростовской области и
настоящим Положением.
1.6. Положение об архивном отделе утверждается главой
Администрации города с учетом рекомендаций (по согласованию)
Комитета по управлению архивным делом Ростовской области. В
Положении закрепляются организационно-правовой статус архивного
отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия
по их реализации, ответственность за состояние, развитие и
совершенствование архивного дела.
1.7. Штатная численность и номенклатура должностей
муниципальных служащих - работников архивного отдела
устанавливаются главой Администрации города.
1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение
архивного отдела осуществляется за счет средств местного бюджета.
1.8.1. Дополнительными источниками финансирования могут быть:
целевые средства из бюджета субъекта Российской Федерации (при
реализации программы развития архивного дела, включающих
мероприятия в муниципальном образовании; реализации отдельных
государственных полномочий в сфере архивного дела Администрации, в
т. ч. полномочий на хранение отдельных фондов и архивных
документов организаций, отнесенных к государственной собственности
и расположенных на территории муниципального образования);
внебюджетные средства, в т. ч. от приносящей доход
деятельности архивного отдела, предусмотренной настоящим
Положением;
спонсорские и иные средства, полученные законным путем.
1.9. Номенклатура (прейскурант) платных работ и услуг
архивного отдела утверждается Главой Администрации города на
основании перечня платных работ и услуг, разработанного Комитетом
по управлению архивным делом Ростовской области и утвержденного
органом государственной власти субъекта Российской Федерации.
1.10. Администрация города обеспечивает архивный отдел
помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения
сохранности документов; его содержание, техническое оснащение,
оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание
необходимых условий труда работников.
При передаче здания (помещения), в котором размещен архивный
отдел, другим организациям Администрация города принимает решение
о предварительном предоставлении равноценного или более
подходящего для размещения документов здания (помещения).
2. Задачи и функции
Основными задачами и функциями архивного отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов,
подлежащих постоянному и длительному хранению, в т. ч.:
хранение и учет документов, принятых в архивный отдел;
предоставление в установленном порядке учетных данных в Комитет по
управлению архивным делом Ростовской области;
проведение мероприятий по созданию оптимальных условий
хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
подготовка, представление Администрации города и реализация
предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в
архивном отделе.
2.1.1. Архивный отдел обеспечивает хранение:
архивных фондов и архивных документов на различных видах
носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в
состав Архивного фонда субъекта Российской Федерации, в т. ч.
образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с
момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к
муниципальной собственности, а также находящихся в совместном
ведении муниципального образования и субъекта Российской
Федерации;
архивных фондов и архивных документов на различных видах
носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в
состав Архивного фонда субъекта Российской Федерации,
образовавшихся в процессе деятельности органа местного
самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий
Администрации города, которыми она наделена;
архивных фондов и архивных документов юридических и физических
лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании
в муниципальную собственность, в т. ч. личного происхождения,
входящих в негосударственную часть Архивного фонда субъекта
Российской Федерации;
документов на различных видах носителей по личному составу
ликвидированных организаций (не имеющих правопреемников),
действовавших на территории муниципального образования;
печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих
фонды архивного отдела;
учетных документов, архивных справочников и других материалов,
необходимых для осуществления его практической деятельности.
2.1.2. Архивный отдел по согласованию с Администрацией города
может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных
площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных
и государственных организаций, общественных организаций и граждан
на договорных условиях;
2.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда
субъекта Российской Федерации поступают на хранение в архивный
отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками
документов и архивным отделом, действующим от имени Администрации
при наличии доверенности.
2.2. Комплектование архивного отдела документами, имеющими
историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и
культурное значение для муниципального образования, в т. ч.:
составление списков организаций - источников комплектования
архивного отдела, утверждаемых Администрацией муниципального
образования и согласовываемых с органом управления архивным делом
субъекта Российской Федерации; систематическая работа по их
уточнению;
отбор и прием документов постоянного (долговременного)
хранения в архивный отдел;
проведение в установленном порядке экспертизы ценности
документов, хранящихся в архивном отделе.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью
ведомственных архивов и организаций документов в делопроизводстве
органов местного самоуправления, муниципальных организаций,
содействие организациям других форм собственности в порядке
реализации отдельных государственных полномочий Администрации
города в сохранении, комплектовании и использовании их архивов,
включая;
проведение проверок состояния делопроизводства и
ведомственного хранения документов, в т. ч. по личному составу;
ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в
организациях - источниках комплектования и других организациях,
находящихся на территории муниципального образования;
рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах,
экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников
комплектования архивного отдела и инструкций по делопроизводству;
рассмотрение и представление в Комитет по управлению архивным
делом Ростовской области поступивших от организаций описей дел
постоянного хранения;
рассмотрение и согласование описей дел по личному составу
организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел в
порядке, установленном Комитетом по управлению архивным делом
Ростовской области;
изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и
делопроизводственных служб, распространение их положительного
опыта;
оказание организационно-методической помощи, проведение
совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и
методики работы с документами;
разработка и реализация мероприятий по улучшению работы
вневедомственных архивов, организации документов в
делопроизводстве, внедрению государственной системы
делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению
квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
2.4. Информационное обеспечение органов местного
самоуправления, организация использования архивных документов,
удостоверение прав граждан на архивную информацию, в т. ч.:
информирование органов местного самоуправления, иных
организаций муниципального образования о составе и организации
документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение
запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в
т. ч. на договорной основе;
организация работы пользователей документами, изготовление
копий документов по их запросам, подготовка документальных
выставок, материалов для средств массовой информации, проведение
встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача
архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;
рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
создание и совершенствование научно-справочного аппарата к
документам архивного отдела, автоматизированных
информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных
справочников о составе и содержании документов.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий
Администрации города в сфере архивного дела при наделении ими
органом государственной власти субъекта Российской Федерации в
установленном порядке, в т. ч. контроль за соблюдением
юридическими и физическими лицами архивного законодательства
Российской Федерации.
3. Права
Архивному отделу Администрации для выполнения возложенных на
него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять орган местного самоуправления по всем
вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.
3.2. Вносить на рассмотрение Администрации муниципального
образования и органа управления архивным отделом субъекта
Российской Федерации предложения по развитию архивного дела,
улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования
документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы
ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве
организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении органами
местного самоуправления вопросов архивного дела и
делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных
документов.
3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников
комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности,
необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов,
организации документов в делопроизводстве.
3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на
территории муниципального образования, независимо от их
ведомственной подчиненности и форм собственности, требований
федерального и регионального архивного законодательства.
3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям,
находящимся на территории муниципального образования, обязательные
для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и
организации документов в делопроизводстве,
3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и
мероприятиях, проводимых Администрацией города и ее структурными
подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий
организаций.
3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных
комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности
документов.
3.8. Ставить перед органами местного самоуправления,
государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за
нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц,
выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных
организациях, а также физических лиц.
3.9. Осуществлять в установленном порядке отдельные виды
приносящей доход деятельности, заключать договоры и производить
расчеты с организациями за выполнение договорных работ и платных
услуг при наличии доверенности от Администрации города.
3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с органами
местного самоуправления, организациями муниципального образования,
органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации,
региональным отделением Российского общества историков-архивистов,
другими общественными организациями; создавать на общественных
началах совет, утверждаемый Администрацией города, для
рассмотрения организационно-методических и практических вопросов
архивного дела.
4. Организация работы
4.1. Архивный отдел возглавляет заведующий (начальник).
Заведующий (начальник) и специалисты архивного отдела являются
муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных
должностей.
Заведующий архивным отделом назначается и освобождается главой
Администрации города. Это решение может согласовываться с органом
управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
При смене заведующего архивным отделом прием-передача дел
проводится специально созданной комиссией, включающей
представителей Администрации города, а также органа управления
архивным делом субъекта Российской Федерации. Акт приема-передачи
утверждается Управляющим делами Администрации города и
представляется в орган управления архивным делом субъекта
Российской Федерации.
4.2. Заведующий архивным отделом:
4.2.1. Организует деятельность архивного отдела и несет
персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный
отдел задач и функций;
4.2.2. Отчитывается о работе архивного отдела в муниципальном
образовании перед Администрацией города и в установленном порядке
- перед органом управления архивным делом субъекта Российской
Федерации.
4.3. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии
с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной
архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы,
утверждаемых Администрацией города с учетом рекомендаций органа
управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
4.4. Реорганизация или ликвидация архивного отдела
осуществляется по решению Главы Администрации города в
установленном порядке.
Архивные фонды и архивные документы при реорганизации
архивного отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его
ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на
постоянное хранение в один из государственных архивов субъектов
Российской Федерации в установленном порядке.
Управляющий делами
Администрации города
В.Г.ШЕВЕЛЕВ
|
