МЭР ГОРОДА РОСТОВА-НА-ДОНУ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 7 августа 2001 г. N 2222
О РЕГЛАМЕНТЕ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА РОСТОВА-НА-ДОНУ
В целях совершенствования управленческой деятельности
администрации города постановляю:
1. Утвердить регламент работы администрации города
(прилагается).
2. Руководителям комитетов и управлений, начальникам отделов и
служб администрации города довести регламент работы администрации
до сведения всех работников и обеспечить строгое выполнение его в
практической деятельности.
3. Считать утратившими силу постановления мэра города от
20.05.1999 г. N 1111, от 23.11.1999 г. N 2680, от 31.05.2000 г.
N 1430, от 12.09.2000 г. N 2455, от 20.12.2000 г. N 3511.
4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить
на заместителей главы администрации города и управляющего делами
С.Д. Синякову.
Мэр города
М.А.ЧЕРНЫШЕВ
Постановление вносит контрольно-
организационный отдел
Приложение
к постановлению Мэра
г. Ростова-на-Дону
от 07.08.2001 N 2222
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ Г. РОСТОВА-НА-ДОНУ
г. Ростов-на-Дону
2001 год
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. В соответствии с Конституцией Российской Федерации,
Законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в
РФ" и Уставом г. Ростова-на-Дону администрация города является
органом местного самоуправления, который осуществляет
исполнительно-распорядительные полномочия.
1.2. Администрация города в своей деятельности
руководствуется:
- Конституцией Российской Федерации;
- федеральными законами РФ;
- указами, распоряжениями Президента РФ;
- постановлениями, распоряжениями Правительства РФ;
- решениями Законодательного Собрания области;
- постановлениями, распоряжениями Главы Администрации
(Губернатора) области;
- решениями городской Думы;
- Уставом города;
- постановлениями, распоряжениями Мэра города;
- настоящим Регламентом.
1.3. Администрация города реализует свои полномочия под
руководством и контролем Мэра как главы администрации города.
Структура администрации и штаты администрации утверждаются
Мэром города в пределах бюджетных средств, выделенных на их
содержание, согласно штатному расписанию.
1.4. Мэр города руководит деятельностью администрации на
принципах единоначалия и несет ответственность за осуществление ее
полномочий согласно Уставу города.
1.5. Заместители главы администрации выполняют функции в
соответствии с распределением обязанностей, установленным Мэром
города.
Проект распоряжения Мэра города о распределении обязанностей
между его заместителями готовится первым заместителем главы
администрации на основании предложений заместителей главы
администрации в 2-месячный срок после их назначения.
В соответствии с распределением обязанностей между
заместителями главы администрации города ими разрабатываются
должностные Инструкции, утверждаемые Мэром города.
1.6. В случае временного отсутствия Мэра города его
обязанности как главы администрации города выполняет первый
заместитель главы администрации, а в случае отсутствия первого
заместителя - один из заместителей главы администрации
города.
1.7. Структурные подразделения администрации города действуют
на основе положений, разрабатываемых их руководителями и
утверждаемых Мэром города в месячный срок со дня их образования.
На время отсутствия одного из заместителей главы администрации
города его обязанности, как правило, возлагаются на другого
заместителя главы администрации. Не допускается возложение
обязанностей заместителя главы администрации города на
руководителей муниципальных учреждений (предприятий).
1.8. Руководители структурных подразделений в месячный срок с
момента образования разрабатывают и утверждают должностные
обязанности (Инструкции) каждого сотрудника администрации.
1.9. Работу по совершенствованию деятельности сотрудников
администрации, соблюдению трудовой дисциплины, созданию
необходимых условий для работы координирует управляющий делами.
1.10. Ответственность за организацию и состояние
делопроизводства, соблюдение установленных настоящим Регламентом
правил и порядка работы с документами в подразделениях
администрации города возлагается на их руководителей.
1.11. Работники администрации города несут ответственность за
выполнение требований настоящего Регламента, сохранность
документов.
1.12. В администрации города используются автоматизированные
системы "Учет документооборота", "АИСС - Контроль", "Обращения
граждан", "Учет и начисление заработной платы", "Квартирный учет",
"Расчет бюджета прожиточного минимума", нормативно-справочные
системы "Консультант-Плюс" (Российский и Ростовский выпуски),
электронные почты ГАС "Выборы", RELCOM, INTERNET и другие системы.
1.13. В администрации города используется электронный
документооборот между администрацией города и
- Администрацией области;
- Законодательным Собранием области;
- министерством финансов области;
- администрациями районов города;
- областным управлением статистики;
- управлением ГО и ЧС;
- администрациями городов России;
- Ассоциацией российских городов;
- Ассоциацией городов Юга России (АГЮР);
- Ассоциацией сибирских и дальневосточных городов;
- городской прокуратурой;
- самостоятельными структурными подразделениями администрации
города.
1.14. В администрации города установлен и настроен
коммуникационный узел, позволяющий работать пользователям
локальной сети городской сети и администраций районов в INTERNET
с осуществлением удаленного доступа к базам данных, а также
предоставлять услуги электронной почты (с выделением почтовых
ящиков).
Отдел автоматизированной обработки информации обеспечивает
доступ к Интернету структурных подразделений администрации
города, имеет собственный WWW-сервер, который является официальным
представителем администрации г. Ростова-на-Дону в информационном
пространстве Интернета.
Адрес администрации в Интернете: www.rostov-gorod.ru.
Адрес электронной почты: meria@rostov-gorod.ru.
Сопровождение программного и информационного обеспечения
автоматизированных систем в процессе их эксплуатации, ведение
технологической базы данных этих систем, а также организация их
разработки осуществляются отделом автоматизированной обработки
информации администрации города.
2. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ
2.1. Планирование работы является одним из основных средств
организационного обеспечения деятельности администрации города по
осуществлению своих полномочий.
2.2. Планы мероприятий разрабатываются заместителями главы
администрации, руководителями структурных подразделений с целью
организационного обеспечения своевременного и полного исполнения
наиболее важных программ социально-экономического развития, а
также по директивным документам вышестоящих органов.
Контроль за исполнением плановых мероприятий осуществляется
заместителями главы администрации города и контрольно -
организационным отделом.
2.3. Планы работы составляются:
- в администрации города - на неделю, месяц, квартал
(полугодие);
- в подразделениях администрации города - на неделю, на
квартал;
- в районных администрациях - на неделю.
2.4. Квартальный план включает в себя: основные мероприятия,
конкретные сроки их исполнения, лиц, ответственных за их
исполнение, формы текущего контроля (постановление, справка,
докладная записка, совещание и т. д.), подведение итогов
исполнения плана в целом.
2.5. Квартальный план составляется контрольно-организационным
отделом на основе материалов, предоставляемых приемными
заместителей главы администрации в печатном и электронном виде до
15-го числа последнего месяца и передается на утверждение Мэру не
позднее 27-го числа данного месяца.
2.6. Недельный план мероприятий, проводимых с участием Мэра
города, заместителей главы администрации, управлениями, отделами и
другими подразделениями администрации города, а также глав
администраций районов составляется контрольно-организационным
отделом.
2.7. Материалы к плану мероприятий на неделю предоставляются
помощниками заместителей главы администрации города и
контрольно-организационными отделами районных администраций каждую
пятницу не позднее 11.00 в контрольно-организационный отдел
администрации города в электронном виде в папку "Plan" каталога
"Kontr" на сервере администрации города.
Материалы к плану мероприятий и проверок на месяц
предоставляются не позднее 25-го числа месяца, предшествующего
отчетному, в контрольно-организационный отдел администрации города
в электронном виде в папку "Plan" каталога "Kontr" на сервере
администрации города.
В материалах указываются проводимые мероприятия (собрания,
конференции, совещания, проверки и т.д.) и рассматриваемые на них
вопросы, дата, место и время проведения. В мероприятиях отражаются
выезды заместителей главы администрации по территории города.
2.8. Предложения в недельный план согласовываются с
заместителями главы администрации и подписываются его помощником.
2.9. Подготовленный план мероприятий каждую пятницу до 16.00
передается Мэру, заместителям главы администрации, управляющему
делами, начальнику контрольно-организационного отдела, пресс -
службе мэра города.
3. ПОДГОТОВКА, ИЗДАНИЕ И РАССЫЛКА ПОСТАНОВЛЕНИЙ
И РАСПОРЯЖЕНИЙ МЭРА ГОРОДА
3.1. Мэр города по вопросам, отнесенным к его компетенции,
принимает постановления и распоряжения, которые подлежат
обязательному документальному оформлению.
3.2. Постановления принимаются в целях решения наиболее важных
и принципиальных задач развития города, по правовым, финансовым и
др. вопросам, как правило, длительного действия. Распоряжения - по
оперативным и организационным вопросам деятельности. Как правило,
они имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга
организаций, должностных лиц и граждан.
Ответственность за своевременное внесение изменений и
дополнений в действующие постановления и распоряжения Мэра города,
а также их отмена возлагается на заместителей главы администрации
города по курируемым направлениям, глав администраций районов.
3.3. Проекты постановлений и распоряжений Мэра города
относятся к официальным документам и оформляются на бланках
установленного образца. Постановления, содержащие служебную
информацию ограниченного распространения, выпускаются с пометкой:
"Для служебного пользования" и подлежат специальной регистрации,
обработке и выпуску в протокольном секторе.
3.4. Подготовка постановлений и распоряжений осуществляется в
соответствии с поручением Мэра города или во исполнение
нормативно-правовых актов государственных органов власти и
управления, а также инициативным путем заместителями главы
администрации, главами районных администраций, комитетами,
отделами, управлениями, департаментами по согласованию с Мэром
города.
Для подготовки проектов постановлений могут образовываться
специальные группы ответственных работников.
Постановления и распоряжения, принимаемые во исполнение
законов, указов, постановлений и распоряжений федеральных и
областных органов власти и управления, а также городской Думы,
должны содержать ссылку на их дату, номер и полное наименование.
3.5. Руководители департаментов, комитетов, отделов городской
администрации обращаются к соответствующему заместителю главы
администрации с письменным заявлением, мотивирующим необходимость
принятия постановления или распоряжения, соответственно
руководители районных служб обращаются к главе администрации
района.
3.6. Заместители главы городской администрации, главы районных
администраций согласовывают с Мэром целесообразность подготовки
данного проекта постановления.
3.7. Протокольный сектор выдает обложку и листок для
прохождения проекта только при наличии служебной записки
заместителя главы администрации города или главы администрации
района о необходимости подготовки проекта постановления,
распоряжения с положительной резолюцией Мэра города.
При необходимости дополнительного выделения средств из бюджета
необходимо обязательное согласование с руководителем МУ
"Муниципальное казначейство".
В целях сокращения сроков подготовки и прохождения проектов
постановлений Мэра города по вводу объектов в эксплуатацию, а
также распоряжений Мэра города по полному или частичному
закрытию движения транспорта для производства работ по прокладке
инженерных сетей и коммуникаций в виде исключения допускается
подготовка указанных проектов без предварительного согласования с
курирующим заместителем главы администрации города.
3.8. Проекты постановлений и распоряжений должны отвечать
следующим требованиям:
- соответствовать действующему законодательству, должны быть
тщательно отредактированы, иметь ясное изложение существа вопроса,
четко сформулированные и обоснованные цели и задачи;
- содержать конкретные мероприятия, обеспеченные необходимой
материально-технической базой, финансированием и исключающие
необходимость выпуска документов в дополнение или изменение
основного;
- содержать указание конкретным исполнителям, объем работ и
реальные сроки исполнения, а также пункт о возложении контроля за
их исполнением соответствующему заместителю главы администрации,
руководителям отделов и управлений, главам администраций районов;
- иметь краткое и четкое изложение, исключающее возможность
двоякого его толкования;
- учитывать ранее принятые постановления или распоряжения по
данному вопросу во избежание повторений или противоречий;
- соответствовать правилам визирования служебных документов
(личная подпись визирующего, расшифровка фамилии, должности, дата
подписания).
Если принимаемые постановления или распоряжения отменяют
действия ранее принятых нормативных актов или вносят изменения в
вышедшие постановления, распоряжения, они должны содержать
указание о признании их утратившими силу и быть приложенными к
проекту.
При подготовке постановлений и распоряжений о ходе выполнения
ранее принятых постановлений или распоряжений следует указать
конкретных лиц, виновных в невыполнении или срыве сроков
выполнения мероприятий.
Если проект постановления предусматривает обращение с
ходатайством по тому или другому вопросу, к нему должен быть
приложен проект соответствующего письма.
Если в тексте документа имеются приложения, то делается
ссылка: "Согласно приложению" или "Прилагается" (при наличии
нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами).
Ответственность за качество подготовки проектов постановлений
и распоряжений Мэра города возлагается на соответствующих
заместителей главы администрации и глав администраций районов.
3.9. Подготовленный проект печатается на компьютере в одном
экземпляре на чистом листе бумаги в:
редактор Word-97;
название файла - N папки.Doc;
основной шрифт - Times New Roman Cyr;
размер шрифта - 14;
параметры страницы: левое поле - 3 см;
правое поле - 1,5 см;
верхнее поле - 2 см;
нижнее поле - 1,5 см.
Заголовок не выделяется жирным шрифтом, без кавычек.
Межстрочный интервал заголовка - 13 пт (пиксел).
В основном тексте межстрочный интервал - одинарный.
Размер листа приложения - А4 (210х297 мм).
На одной дискете должен находиться только один файл с
подготавливаемым проектом постановления или распоряжения (и
приложение).
Передаваемая в протокольный сектор дискета обязательно
проверяется исполнителем на наличие вирусов.
3.10. Ниже подписи Мэра города указывается, каким структурным
подразделением вносится проект, и содержится подпись его
руководителя. Перенос подписи Мэра на следующий лист проекта без
текста не допускается.
Сведения о заместителе главы городской администрации, главе
района либо структурном подразделении, внесшем проект
постановления, переносятся отдельной строкой в подлинник
постановления и располагаются ниже подписи Мэра.
3.11. На документе обязательны визы: заместителя главы
администрации в соответствии с распределением обязанностей по
направлениям работы, руководителей организаций, которым в
документе предусматриваются задания или поручения, юридического
отдела, управляющего делами.
Проекты постановлений и распоряжений Мэра города,
предусматривающие дополнительное выделение средств бюджета города
и изменения в штатные расписания муниципальных учреждений и их
уставные документы, подлежат обязательному согласованию с
руководителем МУ "Муниципальное казначейство".
Проекты без визы юридического отдела и управляющего делами на
подпись Мэру города не представляются.
Проекты постановлений и распоряжений по структуре и штатам
администрации города и ее самостоятельных структурных
подразделений, созданию новых и реорганизации действующих
муниципальных предприятий, учреждений и структурных подразделений,
а также назначению или замене их руководителей должны
согласовываться с управлением по вопросам муниципальной службы и
кадров.
Проекты распоряжений Мэра города о проведении ремонтных работ
МУП ПО "Водоканал", могущих оказать негативное воздействие на
окружающую природную среду, подлежат обязательному согласованию с
природоохранными органами.
3.12. Организационные вопросы по визированию документа
проводятся только работниками подразделений администрации.
Контроль за прохождением согласования служебных документов, а
также правильностью подготовки, визирования, соблюдения сроков
оформления возлагается на помощников заместителей главы
администрации (вносящих проект), руководителей структурных
подразделений администрации города, района.
3.13. Прохождение проекта документа в процессе визирования по
подразделениям администрации, заинтересованным службам и
организациям оформляется отдельным листом прохождения. В нем
содержатся: отметка о наименовании подразделения (организации),
дата получения проекта, указание Ф. И. О. и роспись лица,
принявшего документ. При выдаче листа прохождения документа
протокольный сектор делает отметку о дате начала прохождения
проекта.
Форма листа согласования устанавливается управляющим делами.
3.14. Проект постановления или распоряжения, переданный
должностному лицу для визирования, подлежит рассмотрению в течение
не более одного рабочего дня, а в случаях, требующих специального
согласования, не более 3 рабочих дней. Срочные проекты визируются
в течение 3 часов.
Общий срок прохождения проекта постановления не должен
превышать 30 дней.
3.15. При наличии разногласий по проекту документа они должны
быть рассмотрены у соответствующего заместителя главы
администрации; в этом случае принимается решение об отклонении или
принятии замечания.
Замечание (особое мнение) должностного лица излагается
отдельной запиской к проекту документа. В случае если исправления
или дополнения вносятся непосредственно в текст проекта документа,
каждое из них сопровождается росписью вносящего их должностного
лица на полях. Отказ от визирования проекта не допускается.
3.16. Если в процессе доработки в проект документа внесены
существенные изменения (кардинально изменяющие его первоначальное
значение, содержащие дополнительные поручения и т. д.), то он
подлежит повторному визированию должностными лицами.
3.17. После визирования исполнитель передает проект
постановления с набором всех необходимых документов и дискетой в
протокольный сектор для проверки, обработки, исполнения на
соответствующем бланке и подготовки к подписанию документа. Тексты
постановлений, распоряжений, все приложения к ним должны быть
набраны в одном файле. Ответственность за соответствие текста
документа на дискете завизированному проекту возлагается на
исполнителя. Оформленный на бланке документ передается
протокольным сектором на подпись Мэру города.
3.18. Проекты документов могут быть признаны не
подготовленными к подписанию и отправлены на доработку в случаях:
- отсутствия необходимых согласований должностных лиц,
организаций;
- отсутствия электронной версии проекта (дискеты) или
подготовки ее с нарушением вышеуказанных требований;
- наличия стилистических или орфографических ошибок;
- отсутствия необходимых данных для дальнейшего осуществления
контроля за исполнением;
- отрицательных выводов экспертизы;
- неустраненных принципиальных разногласий по проекту
документа.
3.19. В отсутствие Мэра города (отпуск, командировка более
двух дней) или по его поручению постановления подписываются первым
заместителем главы администрации города.
Первый экземпляр приложений к постановлению подписывает
управляющий делами.
3.20. Подписанные постановления и необходимые первичные
материалы передаются в протокольный сектор для дальнейшей
обработки.
Справочные и иные документы, прилагаемые к проектам
постановлений Мэра города, из протокольного сектора возврату не
подлежат, за исключением личных дел работников, которые
возвращаются в управление по вопросам муниципальной службы и
кадров.
3.21. Лист рассылки постановлений (распоряжений) составляется
и подписывается заведующим протокольным сектором. В случае, когда
рассылка проектов постановлений, распоряжений необходима
адресатам, не упоминающимся в тексте документов, проект
постановления, распоряжения сопровождается проектом листа рассылки
за подписью соответствующего руководителя.
3.22. Постановления и распоряжения издаются на бланках
установленного образца, с соблюдением последовательности нумерации
для каждого вида документа, присваиваемой протокольным сектором, а
постановления (распоряжения), содержащие государственную тайну, -
спецчастью администрации города. Каждый экземпляр рассылаемого
постановления или распоряжения заверяется круглой печатью
протокольного сектора (при необходимости документы заверяются
подписью заведующего протокольным сектором и штампом: "Верно").
3.23. Рассылка постановлений, распоряжений осуществляется
протокольным сектором через канцелярию городской администрации
согласно списку рассылки не позднее чем в 3-дневный срок после
подписания, а срочные - в течение дня. Постановления и
распоряжения, содержащие государственную тайну, выпускаются,
тиражируются и рассылаются спецчастью администрации города.
Постановления Мэра города в городскую прокуратуру, районные
администрации, службы, управления и др. отсылаются протокольным
сектором, как правило, по электронной почте.
3.24. Снятие копий с документов по заявкам организаций, служб,
управлений, граждан производится только с разрешения управляющего
делами. Заверение постановлений и распоряжений Мэра города печатью
протокольного сектора по заявкам служб, управлений, граждан
осуществляется в 2-дневный срок заведующим сектором после
проведения экспертизы документов с полистным просмотром.
3.25. Постановления и распоряжения Мэра города в течение 5 лет
хранятся в протокольном секторе городской администрации, а затем
передаются на постоянное хранение в архив.
4. ПОРЯДОК РАБОТЫ И ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ НА
ЗАСЕДАНИЕ КОЛЛЕГИИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
4.1. Коллегия администрации города - совещательный орган при
Мэре города, призванный вырабатывать согласованные решения по
решению важнейших вопросов развития муниципального образования.
4.2. Коллегия администрации города руководствуется в своей
работе Положением о коллегии администрации города.
4.3. Заседания коллегии администрации города проводятся один
раз в месяц (2-й четверг каждого месяца в 10.00). В случае
необходимости Мэр города может созвать внеочередное заседание
коллегии и перенести сроки ее проведения.
4.4. Заседание коллегии проходит под председательством Мэра
города, а в его отсутствие проводится первым заместителем главы
администрации.
4.5. На заседаниях коллегии вправе присутствовать должностные
лица органов государственной власти, а также прокуратуры области и
города.
4.6. Главы администраций районов города, руководители
структурных подразделений администрации города, предприятий,
учреждений и организаций города, специалисты, эксперты участвуют
на заседаниях коллегии по приглашению при рассмотрении
соответствующих вопросов.
Вопросы присутствия представителей средств массовой информации
и представителей общественных организаций на заседаниях коллегии
решаются пресс-секретарем Мэра города совместно с заместителями
главы администрации города.
4.7. Вопросы на заседаниях коллегии рассматриваются в
соответствии с планом работы коллегии.
План работы составляется на полугодие контрольно -
организационным отделом по предложениям, вносимым заместителями
главы администрации.
Проект плана рассматривается на заседании коллегии и
утверждается ею.
4.8. Материалы для рассмотрения вопросов на заседаниях
коллегии (проекты решений, справки, аналитические материалы)
готовят соответствующие подразделения администрации города.
Проекты решений коллегии визируются заместителями главы
администрации в соответствии с распределением должностных
обязанностей. Другие материалы визируют начальники подразделений,
готовившие их.
4.9. Оформление проектов решений коллегии производится в
соответствии с требованиями, предъявляемыми к проектам
постановлений и распоряжений Мэра города.
4.10. Материалы на заседание коллегии, согласованные с
юридическим отделом и начальником МУ "Муниципальное казначейство",
а также списки приглашенных (фамилия, имя, отчество, должность,
организация), порядок рассмотрения вопроса передаются в
контрольно-организационный отдел администрации города не позднее
чем за 7 дней до проведения заседания.
Материалы на заседание коллегии предоставляются на магнитных
носителях и должны быть продублированы печатным текстом.
В случае несвоевременного предоставления документов на
заседание коллегии контрольный отдел не включает вопрос в
повестку дня.
4.11. Повестка дня и материалы к рассматриваемым вопросам
раздаются членам коллегии за 3 дня до заседания коллегии.
4.12. Вопросы, требующие срочного рассмотрения на заседании
коллегии, но не включенные в повестку дня заседания, выносятся на
заседание коллегии только по разрешению Мэра города.
4.13. Оповещение приглашенных на заседание коллегии, а также
их регистрацию и ознакомление с рассматриваемыми материалами
обеспечивает приемная заместителя главы администрации,
ответственного за подготовку вопроса.
4.14. Проекты решений коллегии дорабатываются лицами,
готовившими проект на заседание, в течение 3 дней (или в срок,
установленный коллегией) и предоставляются в контрольно -
организационный отдел с визой соответствующего заместителя главы
администрации.
Доработанные проекты решений и протокол заседания коллегии,
подписанный управляющим делами, передаются контрольным отделом на
подпись Мэру города, а затем рассылаются районным администрациям и
подразделениям администрации согласно листу рассылки.
5. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ РАССМОТРЕНИЯ
ГОРОДСКОЙ ДУМОЙ И РАБОТЫ С РЕШЕНИЯМИ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ
5.1. Организация работы городской Думы определяется Уставом
города Ростова-на-Дону и Регламентом Ростовской-на-Дону городской
Думы.
5.2. Правотворческая инициатива в Ростовской-на-Дону городской
Думе принадлежит:
- Мэру города;
- депутатам Думы и ее депутатским комиссиям;
- депутатам Законодательного Собрания Ростовской области,
избранным от города Ростова-на-Дону;
- главам районных администраций города;
- органам территориального общественного самоуправления.
5.3. Вопросы, выносимые на рассмотрение Думы, должны входить в
ее компетенцию.
5.4. Пакеты документов, включающие в себя проекты решений,
справки и другие поясняющие материалы, в виде оригиналов
передаются заместителю Мэра города по местному самоуправлению за
14 дней до предстоящего заседания городской Думы.
5.5. Документы представляются на магнитном носителе,
продублированном печатным текстом.
5.6. Проекты решений, выносимые на рассмотрение городской
Думы, должны визироваться заместителями главы администрации по
направлениям, юридической службой администрации.
Приложения к проектам решений визируются руководителями
соответствующих управлений, отделов и служб администрации города.
Проекты решений, предусматривающих финансирование, визируются
заместителем главы администрации по экономическому развитию и
начальником муниципального казначейства.
5.7. Консультанты, эксперты, руководители служб администрации
приглашаются на заседание Думы (депутатские слушания) лицами, в
чьем ведении находится рассматриваемый вопрос.
Список приглашенных представляется за три дня до заседания
Думы (депутатских слушаний) в отдел местного самоуправления.
5.8. Заседания Думы проводятся в третий вторник месяца в 10.00
(не реже одного раза в два месяца). При необходимости могут
проводиться внеочередные заседания.
5.9. Изменения, дополнения и любые другие виды корректировки
по решениям и рекомендациям депутатских комиссий (депутатских
слушаний) вносятся в проекты решений и приложения к ним теми
службами, которые разрабатывали данный проект в течение 2 дней, но
не позднее 7 дней до заседания Думы.
5.10. Рассылку решений и приложений к ним, а также публикацию
решений городской Думы в бюллетене "Ростов официальный" производит
отдел местного самоуправления через канцелярию администрации
города.
Копии решений городской Думы заверяются в отделе местного
самоуправления специальной печатью-штампом.
5.11. Решения городской Думы обязательны к исполнению по
срокам, указанным в данном решении. В случае неисполнения решений
городской Думы в срок представляется объяснительная записка на имя
заместителя Мэра по местному самоуправлению.
5.12. Информация по исполнению решений городской Думы
представляется в отдел местного самоуправления.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КАДРАМИ
6.1. Организация работы с кадрами в администрации города
осуществляется Управлением по вопросам муниципальной службы и
кадров, которое функционально подчиняется Мэру города.
6.2. Порядок формирования структуры и штатов администрации
города, ее органов управления определяется Уставом
г. Ростова-на-Дону, областными законами по вопросам муниципальной
службы в Ростовской области, постановлениями и распоряжениями Мэра
города.
6.3. Структура и штаты органов управления администрации
города, а также вносимые в них изменения в установленном порядке
согласовываются с Управлением по вопросам муниципальной службы и
кадров и утверждаются постановлением Мэра города.
6.4. Формирование городской и районных администраций, органов
управления осуществляется на основе индивидуального подбора
кадров, с приоритетным использованием резерва на выдвижение, а
также конкурсов на замещение вакантных должностей согласно
областному Закону "О муниципальной службе в Ростовской области" и
Положению об их проведении, утвержденному решением городской Думы.
6.5. При приеме на работу с работниками заключается трудовой
договор (контракт) в письменной форме. Форма типового договора
(контракта) утверждается постановлением Мэра города.
6.6. Назначение, перемещение или освобождение работников,
рекомендуемых на должность или занимающих должность в органах
администрации города, производится согласно Уставу города, а также
перечню должностей (установленному распоряжением Мэра города),
кадровые изменения по которому утверждаются или согласовываются
администрацией города.
6.7. Работники администрации города, главы администраций
районов, руководители органов управления назначаются на должность
и освобождаются от должности распоряжением Мэра города.
Распоряжения по назначению, перемещению или освобождению
указанных работников администрации города готовятся Управлением по
вопросам муниципальной службы и кадров.
6.8. Назначение (увольнение) руководителей муниципальных
предприятий и учреждений и заключение с ними контрактов
производится согласно "Порядку назначения (увольнения)
руководителей муниципальных предприятий и учреждений и заключения
с ними контрактов", утвержденному решением городской Думы и
постановлениями Мэра города о делегировании права приема и
увольнения данных руководителей органам управления и
администрациям районов.
Кандидатуры на должности руководителей муниципальных
предприятий и учреждений согласовываются с Управлением по вопросам
муниципальной службы и кадров в порядке, предусмотренном настоящим
разделом регламента.
Перезаключение трудовых договоров (контрактов) на новый срок с
руководителями муниципальных предприятий и учреждений
осуществляется аналогичным образом, как при назначении.
При этом заместителем главы администрации города,
руководителем отраслевого органа администрации города, главой
администрации района, осуществляющих координацию и регулирование
деятельности в соответствующей отрасли (сфере управления)
представляется заключение о деятельности руководителя предприятия,
учреждения за истекший период, с учетом мнения МУ "Комитет по
управлению имуществом". В заключении должны быть отражены основные
результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия,
учреждения, эффективность использования муниципальной
собственности, находящейся в хозяйственном ведении предприятия.
6.9. Для получения согласия на назначение работника,
рекомендуемого на должность, входящую в перечень должностей,
обязательных для утверждения или согласования в администрации
города, заместителями главы, управляющим делами, главами
администраций районов, руководителями органов управления
администрации города на имя Мэра города вносится представление.
В представлении излагается суть предложения, обосновываются
причины и целесообразность назначения, а также указывается, кто
персонально рекомендует данного работника на эту должность.
К представлению должны прилагаться должностные инструкции на
вакантную муниципальную должность муниципальной службы и
заключение о возможности их исполнения кандидатом, подписанное
заместителем главы администрации, руководителем органа
администрации города, главой администрации района.
В представлении, кроме того, отмечаются результаты его
трудовой деятельности, деловые и личностные качества, уровень
профессиональной квалификации и творческой активности,
производственные (экономические) показатели руководимого им
подразделения и другая конкретная информация, характеризующая
данного работника.
При назначении на вакантную должность лица, не состоящего в
резерве на данную должность, в представлении обосновываются
причины отклонения работников, состоящих в резерве на эту
должность.
6.10. Поступившие предложения по назначению, перемещению и
освобождению работников администрации города докладываются Мэру
города начальником Управления по вопросам муниципальной службы и
кадров еженедельно по пятницам.
6.11. Кандидаты для назначения на должности представляют в
администрацию города следующие документы:
- личное заявление на имя Мэра города;
- документ, удостоверяющий личность;
- анкету;
- автобиографию;
- трудовую книжку;
- документы, подтверждающие профессиональное образование (и их
копии);
- медицинское заключение о состоянии здоровья;
- справку о соблюдении ограничений, связанных с замещением
должностей муниципальной службы, с отметкой о подаче декларации о
доходах и имуществе в органы государственной налоговой инспекции
(при назначении на муниципальную должность);
- фотографии (цветные) размером 4х5 см - 2 шт., 3х4 - 2 шт.;
- карточку пенсионного страхования.
6.12. Формирование документов личного дела организуют приемные
заместителей главы, управляющего делами, управляющие делами
администраций районов, кадровые службы органов управления
администраций города. Для подтверждения деловых и личностных
качеств кандидатов на них предоставляется характеристика.
В целях разносторонней и объективной оценки кандидата также
может производиться сбор отзывов. Сбор отзывов производится тем
структурным подразделением администрации города, которое вносит
предложение о назначении или перемещении работника.
Отзывы о рекомендуемом берутся у лиц, знающих кандидата не
менее одного года и способных дать объективную оценку. Возможен
сбор отзывов в устной форме с последующим обобщением и письменным
оформлением. Характеристика на кандидата берется, как правило, с
предыдущего места его работы.
6.13. Для подтверждения подлинности документов о
профессиональном образовании делается запрос в соответствующее
учебное заведение. В отдельных случаях в соответствии с
федеральными и областными законами может быть предусмотрена
проверка сведений, представленных гражданином при поступлении на
муниципальную службу.
6.14. Документы личного дела гражданина, поступающего на
должность в администрацию города, представление на него и
должностная инструкция на вакантную должность передаются в
Управление по вопросам муниципальной службы и кадров, которое,
руководствуясь существующими положениями, определяет порядок
согласования и организовывает проведение собеседований с
рекомендуемым в администрации города с учетом времени,
предусмотренного регламентом работы для рассмотрения кадровых
вопросов.
6.15. Собеседования с кадрами, рекомендуемыми на должности в
администрацию города, проводятся Мэром города, заместителями главы
и управляющими делами (по курируемым направлениям) еженедельно по
понедельникам и вторникам с 15.00 до 17.00. В листке учета
собеседований после проведения личных бесед высказываются мнения
или делаются отметки о согласии или несогласии с предложенной
кандидатурой.
6.16. При условии положительного решения вопроса о назначении
(по результатам собеседований) и подписания кандидатом трудового
договора (контракта) Управление по вопросам муниципальной службы и
кадров готовит проект распоряжения Мэра города о назначении
данного кандидата на должность.
6.17. Кандидатуры, которым по характеру данной должности
необходим допуск к государственной и иной охраняемой законом
тайне, могут быть назначены на эти должности только после
оформления допуска по соответствующей форме в установленном
порядке.
6.18. Распоряжения о приеме, перемещениях и увольнении
работников администрации города направляются протокольным сектором
в Управление по вопросам муниципальной службы и кадров (в двух
экземплярах) и в бухгалтерию.
6.19. Проекты распоряжений Мэра города по отпускам и
командировкам работников администрации города готовятся и вносятся
Управлением по вопросам муниципальной службы и кадров согласно
графику отпусков.
Предложения по отпускам и командировкам глав администраций
районов города, руководителей органов управления администрации
города вносятся Управлением по вопросам муниципальной службы и
кадров на основании их заявления или служебной записки и
оформляются только с разрешения Мэра города.
6.20. На время отсутствия главы администрации района (его
заместителей) его обязанности возлагаются на одного из
заместителей главы администрации района. Не допускается возложение
обязанностей заместителя главы администрации на руководителей
муниципальных учреждений (предприятий).
Оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек (форма
Т-2) на работников администрации города, а также оформление им
страховых медицинских полисов, составление списков по
персонифицированному пенсионному учету и подготовку документов для
назначения пенсий данным работникам производит Управление по
вопросам муниципальной службы и кадров.
6.21. Для определения уровня профессиональной подготовки и
соответствия занимаемой должности работников администрации города,
ее органов управления, а также администраций районов проводится
аттестация кадров, порядок и условия проведения которой
определяются областным законом "О муниципальной службе в
Ростовской области", положением "Об аттестации муниципальных
служащих в администрации города", утвержденным решением городской
Думы, постановлениями и распоряжениями Мэра города.
6.22. Переподготовку и повышение квалификации (за счет
бюджетных средств) работников администрации города, а также лиц,
включенных в кадровый резерв, организует и координирует Управление
по вопросам муниципальной службы и кадров.
В течение января месяца в Управление по вопросам муниципальной
службы и кадров представляется для согласования кадровый резерв
всех структурных подразделений администрации города, ее органов
управления и администраций районов города.
6.23. Контроль за ежегодной подачей муниципальными служащими
деклараций о доходах и имуществе, принадлежащем им на праве
собственности, в государственную налоговую инспекцию и проверку
соблюдения ими ограничений, связанных с замещением должностей
муниципальной службы, осуществляет Управление по вопросам
муниципальной службы и кадров.
6.24. При наличии вакантных должностей Управление по вопросам
муниципальной службы и кадров рассматривает каждый конкретный
случай и вносит соответствующие предложения по их замещению.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
7.1. Документы в аппарате администрации готовятся в
соответствии с требованиями ГСДОУ и ГОСТов, Типовой инструкции по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
нормативно-методических документов государственных органов власти
и настоящего Регламента.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать
правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и
качественное их исполнение и поиск, возможность обработки
документов с помощью средств вычислительной и компьютерной
техники, качество документов как источников информации.
Документ имеет юридическую силу при наличии обязательных
реквизитов: полное наименование организации, название вида
документа, заголовок (краткое содержание), число, месяц, год
подписания документа, регистрационный номер, текст, подпись. При
отсутствии официального типового бланка на служебном документе
проставляется угловой штамп, содержащий полные реквизиты
организации-автора или печать организации-отправителя.
7.2. Служебные документы, адресованные администрации города,
должны поступать только через канцелярию. Полученная
корреспонденция, за исключением с пометкой: "Лично", вскрывается
работниками канцелярии и проверяется целостность вложений.
Служебные документы, полученные на личном приеме Мэра города,
заместителей главы администрации, управляющего делами, после
нанесения резолюции передаются на регистрацию в канцелярию, затем
направляются исполнителям.
Служебные документы, полученные по электронной почте,
регистрируются в установленном настоящим регламентом порядке.
Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной
формы, без проставления регистрационного штампа, передаются
адресатам под расписку в день их приема.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется
устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается)
получателем.
Почта, адресованная или доставленная ошибочно, возвращается.
Письма депутатов Федерального Собрания, областного
Законодательного Собрания и городской Думы учитываются как
служебная корреспонденция, за исключением корреспонденции, имеющей
отношение к обращениям граждан.
7.3. Работники канцелярии после предварительного ознакомления
с поступившей корреспонденцией определяют документы, подлежащие
регистрации, и передают их на регистрацию.
Регистрации подлежат документы, поступающие из органов
государственной власти, организаций и предприятий, требующие по
своему характеру решения или ответа.
Регистрация документов ведется по группам:
- поступающих от органов государственной власти, организаций
(входящих) - в канцелярии;
- исходящих (инициативных и ответных) - в приемных
руководителей;
- постановлений и распоряжений Мэра города - в протокольном
секторе;
- связанных с секретным делопроизводством - в секторе по
военно-мобилизационной работе;
- личных и коллективных обращений граждан - в секторе-приемной
по обращениям граждан.
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день
поступления, издаваемые - в день подписания или утверждения. При
передаче зарегистрированного документа из одной приемной в другую
он повторно не регистрируется и новый номер ему не присваивается.
7.4. Работники канцелярии регистрируют корреспонденцию в день
ее поступления на компьютере. Письменные обращения граждан (личные
и коллективные) не учитываются канцелярией, а сразу передаются
сектору обращений граждан на регистрацию.
На всех входящих служебных документах на нижнем поле первой
страницы документа справа проставляется регистрационный штамп, в
котором указываются дата поступления, входящий номер документа и
индекс приемной или отдела.
На каждый документ, подлежащий регистрации, компьютер выдает
регистрационную карточку в двух экземплярах.
После регистрации в канцелярии служебные документы с
приложенными к ним двумя экземплярами регистрационных карточек в
тот же день доставляются в соответствующую приемную и передаются
инспекторами или помощниками на рассмотрение руководителю.
Первый экземпляр регистрационной карточки с подписью
инспектора приемной или помощника руководителя возвращается в
канцелярию и хранится в картотеке.
Второй экземпляр регистрационной карточки остается в приемной
для контроля за дальнейшим прохождением и сроком исполнения
документа. Регистрационные карточки в приемных систематизируются в
картотеке по срокам исполнения. После исполнения документа копия
ответа и документ (если не требовался его возврат) подшиваются в
папки для исполненных документов по классификации отделов или по
характеру вопросов.
Передача зарегистрированных в канцелярии документов из одной
приемной в другую производится только через канцелярию. Передача
документов из одного подразделения в другое производится по
договоренности между руководителями подразделений.
Срочные документы и телеграммы немедленно регистрируются и
сразу доставляются адресатам. Доставка в приемные входящей и
внутренней служебной корреспонденции, а также сбор исходящей
корреспонденции осуществляются канцелярией в 10.00 и 15.00.
7.5. Руководители администрации рассматривают документы в тот
же день или не позднее следующего дня.
Поручения по рассмотрению документов отражаются в резолюциях.
Резолюция проставляется на документе ниже реквизита адреса на
любой свободной от текста площади (кроме полей) первого листа
документа. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы
исполнителя, задание или указание о порядке и характере исполнения
документа, срок исполнения, личную подпись и дату.
Работники приемной обязаны внести в электронную
регистрационную карточку Ф. И. О. исполнителя и дату отправки
документа.
Текст резолюции и срок исполнения старший инспектор или
специалист приемной фиксирует в карточке. Как правило, на
документе не должно быть более одной резолюции.
Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное
в резолюции первым, ему дается подлинник документа. Ответственный
исполнитель обязан организовать исполнение документа в
установленный срок, ему предоставлено право созыва соисполнителей.
Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя
представить все необходимые материалы. Они в равной степени несут
ответственность за своевременное и качественное исполнение
указания руководителя.
Если согласно резолюции Мэра города документ подлежит рассылке
двум и более заместителям, то размножение необходимого количества
экземпляров осуществляет канцелярия.
Если согласно резолюции заместителя главы администрации города
документ подлежит передаче в две и более курируемые службы, то
размножение необходимого количества экземпляров осуществляет
инспектор приемной.
7.6. Исполнение резолюций (письменных поручений) Мэра города
на документах (справках, актах, информациях, аналитических
записках и т.п.), в том числе по результатам проверки деятельности
служб и подразделений администрации города и районов,
муниципальных предприятий и учреждений осуществляется в следующем
порядке:
7.6.1. Должностное лицо, подготовившее такого рода документ,
направляет его Мэру города только через общий отдел администрации
города;
7.6.2. Сроки исполнения документа определяются Мэром города.
Документ подлежит исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющий в тексте
пометку "Срочно" - исполняются в 3-дневный срок;
- имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок;
- остальные - в срок не более 30 дней.
7.6.3. Документ с резолюцией Мэра (письменным поручением)
обязывает руководителя:
- подготовить письменную информацию на имя Мэра города;
- разработать и приложить к информации план мероприятий по
устранению недостатков, выявленных в результате проверки;
- направить письменную информацию и план мероприятий в
установленные сроки Мэру города только через общий отдел.
7.6.4. План мероприятий и срок предоставления итоговой
информации ставятся на контроль в общем отделе администрации
города:
- поручение считается исполненным и снимается с контроля после
фактического выполнения мероприятий плана по существу,
документированного подтверждения исполнения;
- решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения
поручений принимает Мэр города;
- начальник общего отдела еженедельно составляет сводку о ходе
исполнения поручений, о состоянии исполнительской дисциплины по
выполнению поручений Мэра города;
- управляющий делами регулярно проводит проверки хода
исполнения поручений Мэра города, вносит представления о
привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном и
ненадлежащем исполнении, либо неисполнении поручений Мэра города,
к дисциплинарной ответственности.
7.7. Корреспонденция, полученная из аппарата Президента РФ,
Правительства РФ, Федерального Собрания, Полномочного
представителя Президента РФ в Южном федеральном округе,
Законодательного Собрания Ростовской области, областной
Администрации, если она не адресована конкретному лицу, в тот же
день передается для рассмотрения Мэру города, а в его отсутствие -
первому заместителю главы администрации.
Рассмотренные документы с резолюцией возвращаются в канцелярию
и направляются исполнителю не позднее чем на следующий день.
Срочные документы доставляются в приемные немедленно. Документы со
сроком исполнения менее 5 дней через канцелярию не отправляются.
Старший инспектор или специалист приемной вызывает представителя
необходимой службы и передает документ под роспись.
В случае, когда в резолюции не указан срок его исполнения,
документ исполняется в течение 10 дней.
Делать какие-либо пометки на документах государственных
органов власти не допускается.
Снятие копий с документов государственных органов власти
производится по указанию заместителей главы администрации или
управляющего делами.
7.8. Письма, адресованные в аппарат Президента РФ,
Правительства РФ, Федерального Собрания России, Полномочному
представителю Президента РФ в Южном федеральном округе, Главе
Администрации (Губернатору) Ростовской области, председателю
Законодательного Собрания РО отправляются адресатам только в
первом экземпляре и подписываются Главой администрации (Мэром)
города, а в его отсутствие - первым заместителем главы
администрации.
Письма в другие государственные органы и учреждения, комитеты,
ведомства, департаменты, управления, отделы подписывают: Мэр
города, заместители главы администрации, управляющий делами, в
зависимости от характера содержимого письма, согласно
распределению обязанностей.
7.9. Письма, исходящие из администрации города, исполняются на
бланке "Мэр города Ростова-на-Дону", "Глава Администрации города
Ростова-на-Дону", "Администрация города".
Документы, подготавливаемые и используемые в подразделениях
аппарата администрации, относятся к категории внутренних
документов и оформляются на бланках со штампом, воспроизведенным с
помощью средств вычислительной техники, или на чистых листах.
Если письмо представляется на подпись Мэру города, то на его
копии должна быть виза заместителя главы администрации или
управляющего делами. Копию письма, представленного на подпись
заместителю главы администрации, визирует исполнитель.
Письма в адрес государственных органов власти, носящие
инициативный характер, требующие разъяснения, содержащие просьбу,
подписываются Главой Администрации (Мэром) города, заместителями
Главы Администрации города и управляющим делами.
Инициативное письмо, как правило, должно содержать один
вопрос, краткое содержание которого отражается в левом верхнем
углу письма. В письме должны быть указаны полные реквизиты
(наименование организации, должность фамилия, имя, отчество)
адресата.
Подготовка письма-ответа в органы государственной власти,
организации и учреждения, согласно резолюции руководителя, может
быть возложена на исполнителя.
Письмо-ответ должно быть лаконичным, содержать полный ответ на
все поставленные вопросы или носить разъяснительный характер,
основанный на действующем законодательстве.
В письме-ответе кроме полных реквизитов адресата необходимо
указывать номер и дату письма, на который дается ответ. В
письме-ответе на телефонные и другие устные запросы в тексте
указывается дата запроса.
Письма, телеграммы, представленные на магнитных носителях,
могут быть отосланы по электронной почте в любой город России по
указанному электронному адресу при наличии подписи Мэра города или
управляющего делами.
Подписанные исходящие письма регистрируются в приемных
исполнителя и передаются в канцелярию для отправки. При оформлении
писем и телеграмм исполнителем указывается индекс и полный
почтовый или телеграфный адрес. Корреспонденция, поступившая в
канцелярию для отправки после 16.00 (кроме телеграмм),
отправляется следующим днем. Неправильно оформленные документы
возвращаются исполнителю. Копии писем, оформленные в установленном
порядке, остаются и хранятся в соответствующей приемной
администрации.
Телеграммы подписываются Мэром города, заместителями главы
администрации или управляющим делами, в зависимости от характера
телеграммы.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов
(если при этом не искажается ее содержание). Текст печатается
заглавным шрифтом в 2 экземплярах. Второй экземпляр телеграммы с
реестром отправки хранится в канцелярии.
7.10. Все важные входящие документы, имеющие конкретные
задания, поручения и сроки исполнения, ставятся на контроль в
соответствующих приемных руководителей.
Старшие инспектора или специалисты приемных ведут учет
служебных документов (входящих и исходящих) и ежемесячно
составляют сводку об исполнении контрольных писем и представляют
ее своим руководителям.
Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем
вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.
В регистрационных карточках инспектор приемной проставляет
полные сведения об исполнении документа (исходящий номер и дату
отправки).
Исполненные документы, а также второй экземпляр
регистрационной карточки хранятся в приемной в соответствии с
определенной номенклатурой и по истечении 3 лет срока хранения
сдаются в архив в установленном порядке.
7.11. Канцелярия:
- осуществляет контроль за установленным порядком прохождения
служебных документов, ежемесячно анализирует состояние работы по
документообороту в аппарате, информирует об этом управляющего
делами и начальника общего отдела;
- проводит проверку приемных и отделов администрации за
соблюдением правил ведения делопроизводства. О результатах
проведенной проверки информация предоставляется начальнику общего
отдела;
- осуществляет контроль за исполнением писем органов
государственной власти, следит за соблюдением срока исполнения
контрольных писем;
- предоставляет еженедельную информацию о состоянии
контрольных писем в приемные: Мэра города, заместителей главы
администрации и управляющего делами. О нарушении срока исполнения
писем, взятых на контроль органом государственной власти,
информирует начальника общего отдела.
7.12. На документах, требующих особого удостоверения
подлинности, ставится печать. В администрации города имеются
следующие печати:
- гербовая печать администрации города хранится у управляющего
делами;
- гербовая печать главы администрации хранится у помощника
Мэра города;
- печати с обозначениями;
- общий отдел - у начальника общего отдела;
- протокольный сектор - у заведующего протокольным сектором;
- спецчасть администрации города - у главного специалиста по
военно-мобилизационной работе;
- канцелярия - у ведущего специалиста общего отдела;
- отдел внешних связей (для приглашений) - у начальника отдела
внешних связей;
- управление по вопросам муниципальной службы и кадров - у
начальника управления;
- специальная печать-штамп городской Думы - в отделе местного
самоуправления.
Гербовыми печатями заверяются подписи Мэра города, первого
заместителя главы администрации и управляющего делами. Кроме того,
Гербовой печатью администрации города заверяется подпись
заместителя главы администрации по экономическому развитию на
бланке лицензии на право розничной продажи алкогольной продукции.
Печатями с обозначениями:
- протокольного сектора - заверяются копии постановлений и
распоряжений Мэра города;
- общего отдела - заверяются выдаваемые командировочные
удостоверения и доверенности на получение материальных ценностей,
бланки удостоверений администрации города;
- спецчасти - заверяются документы, связанные с секретным
делопроизводством;
- канцелярии - заверяются описи по сдаче телеграмм, реестры по
отправке заказной корреспонденции, квитанции по расчетам за услуги
почтовой связи, акты показаний маркировальной машины, заявки на
подписную периодическую печать (газеты и журналы);
- управления по вопросам муниципальной службы и кадров -
заверяются документы по кадровым вопросам, трудовые книжки, копии
дипломов, справок, анкет и т. д.;
- специальной печатью-штампом городской Думы заверяются копии
решений городской Думы.
Право подразделений администрации иметь свою печать и ее
образец устанавливает управляющий делами.
Правила хранения печатей определяют руководители структурных
подразделений.
7.13. Весь процесс документирования в администрации города
ведется на бланках и с помощью штампов, разработанных структурными
подразделениями совместно с общим отделом и утвержденных
управляющим делами.
Заказы на изготовление бланков и штампов подаются в общий
отдел к 1 декабря соответствующего года.
Бланки документов, используемые в аппарате администрации,
хранятся в сейфах или закрытых шкафах.
7.14. Работа с секретными документами регламентируется
специальными инструкциями, документами с грифом: "Для служебного
пользования" и осуществляется в соответствии с постановлением Мэра
города N 1дсп от 04.02.99 года.
7.15. По истечении года лица, ответственные в подразделениях
аппарата за делопроизводство, обеспечивают отбор и оформление дел
на постоянное и временное хранение. Контроль за этой работой
обеспечивает начальник общего отдела.
7.16. Ответственность за организацию и правильное ведение
делопроизводства в аппарате администрации возлагается на
начальника общего отдела.
В каждом структурном подразделении аппарата администрации
города ответственным за организацию и правильное ведение
делопроизводства является его руководитель, который в случае
утраты работником служебного документа проводит расследование, о
результатах которого информирует управляющего делами.
7.17. Перечень документов, не подлежащих регистрации в
канцелярии:
- газеты, журналы, брошюры и другие периодические издания;
- поздравительные письма и телеграммы;
- извещения о совещаниях, конференциях, семинарах, программы и
повестки дня;
- пригласительные билеты, приглашения;
- рекламные проспекты;
- документы, поступающие в копиях для сведения;
- переписка по административно-хозяйственным вопросам
второстепенного характера: оплата счетов, о выделении автомобилей
для перевозки грузов, заявки структурных подразделений на подписку
периодических изданий, на оборудование, канцтовары, оргтехнику и
др.;
- документы, поступившие в адрес профсоюзной организации;
- первичные документы бухгалтерского, материального и
статистического учета и отчетности;
- статистические сводки, справочники и др.
7.18. Типовые сроки исполнения документов.
Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня
поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки -
безотлагательно, не позднее 15 дней.
Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей:
безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления.
Письма организаций - 30 дней.
Письма Президента Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации - в срок, указанный в поручении, либо в
месячный срок со дня его подписания.
Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключением
предложений, которые требуют дополнительного изучения.
Обращения депутатов - безотлагательно, а при необходимости
получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня
получения обращения.
Обращения, поступившие в Интернет-приемную, - в 5-дневный
срок.
Если последний день срока исполнения документа приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее
рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
При необходимости изменения срока исполнения документа
ответственный исполнитель представляет на имя руководителя,
давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не
позднее 3 дней до истечения этого срока.
8. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ПИСЬМАМИ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЯ
ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН
8.1. Сроки рассмотрения могут быть в порядке исключения
продлены Мэром города, заместителями главы администрации,
управляющим делами в случаях, когда для рассмотрения обращений
необходимо проведение специальной проверки, истребование
дополнительных материалов, либо принятие других мер.
Исполнитель обязан информировать заявителя (вышестоящий орган)
о продлении рассмотрения обращения не позднее чем за три дня до
истечения срока рассмотрения.
Рассмотрение обращения не считается законченным, если
заявителю или органу, из которого поступило обращение, сообщено
лишь о предполагаемых мерах по решению поставленных автором
вопросов или даны промежуточные ответы.
Обращения граждан считаются рассмотренными в тех случаях,
когда даны ответы на все поставленные в них вопросы и приняты
необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах в
письменной форме.
Регистрация обращений, контроль за их исполнением, постановка
на дополнительный контроль, снятие с контроля, а также запись на
прием производятся сотрудниками приемной граждан с использованием
комплексной компьютерной программы "Обращения граждан".
Регистрация обращений и жалоб граждан, поступивших в
Интернет-приемную администрации города (по Интернету),
осуществляется в базе данных "АИСС-Контроль" контрольно -
организационным отделом.
8.2. Письменные предложения, заявления и жалобы граждан
принимаются сотрудниками приемной граждан администрации города,
которые регистрируют их в установленном порядке.
Согласно распределению обязанностей между заместителями главы
администрации и в соответствии с содержанием каждого обращения
специалисты приемной граждан администрации города определяют, кому
из руководителей администрации направить его для рассмотрения и
передачи по принадлежности.
Обращения, заявления и жалобы граждан, полученные из отделения
связи канцелярией, передаются в этот же день на регистрацию в
приемную граждан администрации города.
Если обращение является повторным, материалы по первичному
обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы. Ответы
заявителям даются на все их обращения. Допускается подготовка
одного ответа на несколько обращений заявителя, идентичных по
содержанию, но при этом в ответе указывается перечень заявлений,
на которые дается ответ. В исключительных случаях заявителю могут
быть даны ответы в устной форме, о чем составляется справка за
подписью руководителя, рассмотревшего данное обращение.
Обращения, передаваемые в приемные и службы администрации
города, администрации районов, после исполнения подлежат возврату
со всеми материалами.
Передача материалов из одного структурного подразделения в
другое, минуя приемную граждан администрации города, не
допускается.
В случае утери обращения заявителя или материалов из его дела
исполнитель представляет управляющему делами объяснительную
записку за подписью своего руководителя для принятия мер и
оформления дубликата дела.
Ответы заявителям отправляются в установленном порядке, после
списания их "в дело" соответствующими должностными лицами, по
поручению которых они готовились.
Ответы, подготовленные по резолюциям Мэра города, списываются
"в дело" Мэром города или по согласованию с Мэром управляющим
делами администрации города.
8.3. В резолюции руководителя должна содержаться следующая
информация: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей),
содержание поручения, срок исполнения резолюции, подпись
руководителя, дата.
Ответственность за подготовку ответов по существу
рассматриваемых обращений, а также за их отправку заявителям или в
другие органы несут исполнители.
Резолюции руководителей, содержащие поручение нескольким
исполнителям, направляются приемной граждан первому исполнителю,
который несет персональную ответственность за доведение данных
резолюций до остальных исполнителей и окончательную подготовку
ответа заявителям. Такие ответы считаются подготовленными тогда,
когда их вторые экземпляры завизированы всеми исполнителями.
При уходе в отпуск, в случае болезни, увольнения или
перемещения сотрудник, ответственный за работу с обращениями
граждан, обязан передать другому сотруднику по согласованию с
руководителем и приемной граждан все контролируемые обращения.
8.4. Поступившие в администрацию города обращения граждан из
органов государственной власти в случаях, если они взяты ими под
контроль, передаются Мэру города, заместителям главы администрации
или управляющему делами, которые определяют порядок их дальнейшего
рассмотрения. Ими же подписываются ответы на эти обращения.
При подготовке ответов на обращения граждан в обязательном
порядке заявители информируются о том, по распоряжению каких
должностных лиц они готовились. Например: "На Ваше обращение...",
"По поручению...", "В соответствии с указаниями..." и т. п.
8.5. Исполнение обращений, носящих общественно значимый
характер, а также содержащих информацию о непринятии мер по
предыдущим заявлениям и жалобам граждан, берется на контроль. При
поступлении наиболее важных обращений, требующих немедленного
разбирательства, заведующий приемной граждан обязан немедленно
информировать о них Мэра города.
В необходимых случаях, по инициативе руководителей
администрации, для рассмотрения обращений создаются комиссии в
составе ответственных работников администраций города,
представителей департаментов, комитетов, отделов и управлений,
иных организаций, которые принимают необходимые решения с выездом
на места.
8.6. Контроль за выполнением обращений, по существу,
осуществляется Мэром города, заместителями главы администрации,
управляющим делами, руководителями других структурных
подразделений, давшими поручения по этим обращениям, а также их
помощниками, имеющими поручение по контролю.
Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан
осуществляется приемной граждан администрации города, которая
еженедельно информирует управляющего делами об исполнительской
дисциплине должностных лиц, несущих ответственность за работу по
рассмотрению обращений.
Заведующий приемной ежемесячно готовит для доклада Мэру города
анализ письменных и устных обращений граждан, поступивших в
администрацию города, и информацию об исполнительской дисциплине
должностных лиц.
При систематическом нарушении установленных сроков
рассмотрения обращений граждан приемными, районными
администрациями, департаментами, комитетами, отделами и
управлениями администрации города информация о фактах нарушений
передается заведующим приемной граждан начальнику общего отдела,
управляющему делами для принятия мер.
Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан в
Интернет-приемную осуществляет контрольно-организационный отдел.
8.7. Не подлежат рассмотрению анонимные обращения, а также
обращения лиц, имеющих психические заболевания (если имеются на то
соответствующие подтверждения), заявления и жалобы, которые носят
абстрактный характер, а также не допускается направление жалоб на
рассмотрение должностным лицам или организациям, действия которых
обжалуются.
8.8. Личный прием граждан осуществляется Мэром города,
заместителями главы администрации города, управляющим делами по
вопросам, отнесенным к их ведению, в присутствии руководителей
комитетов, департаментов, управлений, отделов администраций при
поступлении обращений, рассмотрение которых находится в их
компетенции.
Периодичность и время приема устанавливаются согласно графику,
утвержденному Мэром города. Порядок записи на прием к
руководителям помещается в приемной граждан на доступном для
обозрения месте.
Предварительная беседа с гражданином, запись на прием,
организация и проведение личного приема возлагаются на
заведующего приемной граждан администрации города.
При обращениях граждан по вопросам, не отнесенным к ведению
администрации города, заведующий приемной граждан администрации
города дает необходимые разъяснения и рекомендации заявителям по
решению их проблем.
За день до начала приема помощники обязаны представить своим
руководителям список лиц, записавшихся на личный прием.
Перед приемом граждан заместителями главы администрации
города, их помощники обязаны подобрать дела заявителей, ранее
обращавшихся в администрацию города, пригласить сотрудников,
которые по решению руководителей должны присутствовать на приеме,
а также своевременно оповестить заведующего приемной граждан о
проведении приема другим должностным лицом, в случае отсутствия
руководителя.
В случае невозможности проведения приема граждан руководителем
или другим должностным лицом помощник руководителя в обязательном
порядке лично информирует об этом лиц, записавшихся на прием,
совместно с заведующим приемной граждан решает вопрос о порядке
дальнейшего рассмотрения их обращений.
Рассылку документов, поступивших с личного приема Мэра города,
исполнителям производит заведующий приемной граждан, рассылку
документов с приемов заместителя главы администрации города
производит его помощник.
Помощники руководителей в обязательном порядке заполняют
списки граждан с устного приема. Данные списки формируются в папке
согласно номенклатуре дел и используются для повседневной работы с
заявителями.
Помощники руководителей, проводящих прием в своих приемных,
должны иметь пакет документов: журнал учета приема граждан; дела
на посетителей или подшивку ответов на обращения посетителей;
документы по контролю за исполнением дел; анализ по работе с
обращениями граждан.
Руководители департаментов жилищно-коммунального хозяйства и
энергетики, социальной защиты населения, управления муниципального
жилья, юридического отдела в обязательном порядке направляют своих
представителей в приемную граждан каждый вторник с 9.00 до 12.00,
для участия в записи граждан на прием Мэра города по личным
вопросам. Перед приемом Мэра города, по пятницам, в 10.00, в
приемной граждан с представителями указанных подразделений
проводится совещание по подготовке к приему граждан Мэром города.
8.9. Рассмотрение обращений граждан, поступивших в
Интернет-приемную, и подготовку ответов на них в пятидневный срок
со дня регистрации обращения осуществляют заместители главы
администрации города, главы администраций районов, руководители
департаментов, комитетов, управлений, отделов в соответствии с
распределениями обязанностей.
Ответ заявителю в установленной форме за подписью
ответственного лица в электронном виде направляется по системе
"АИСС-Контроль" (электронной почте, дискетой) в контрольно -
организационный отдел для дальнейшей обработки.
9. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
9.1. Основными документами, регламентирующими организацию
контроля за исполнением документов, являются:
- перечень документов, подлежащих обязательному контролю;
- информационные материалы по предупредительному контролю;
- информационные материалы по исполнению контролируемых
документов;
- статистический отчет по количеству и качеству исполнения.
9.2. Контроль исполнения документов включает:
- ведение предупредительного контроля;
- контроль за сроком исполнения;
- учет, анализ и обобщение информации о ходе и результатах
исполнения;
- оперативное воздействие на полноту и качество исполнения
решаемых вопросов.
9.3. Ответственность за общее состояние работы по организации
контроля за исполнением документов в администрации города несет
Мэр города.
9.4. Методическое руководство работой по организации контроля
в администрации города и проверку его состояния осуществляет
управляющий делами через контрольно-организационный отдел.
9.5. Право контроля за выполнением постановлений Мэра города,
за исключением постановлений, контроль за исполнением которых Мэр
города оставляет за собой, делегируется Мэром города
соответствующему заместителю главы администрации города или главе
администрации района (куратору вопроса).
Подобные постановления снимаются с контроля (либо срок их
выполнения продлевается) контрольно-организационным отделом по
электронному письму, помещенному в единую систему "АИСС-Контроль"
непосредственным исполнителем, на имя куратора вопроса при наличии
его положительной визы.
Исполнение постановлений Мэра города, контроль за выполнением
которых Мэр города оставляет за собой, контролируется помощником
Мэра города. Подобные постановления снимаются с контроля (либо
срок их выполнения продлевается) контрольно-организационным
отделом по письму соответствующего заместителя главы администрации
города (или главы администрации района) на имя Мэра города при
наличии положительной визы Мэра города.
Кураторы несут ответственность за организацию контроля в
управлениях, комитетах, отделах администраций города и районов,
подведомственных учреждениях и организациях в соответствии с
распределением обязанностей; определяют лиц, ответственных за
контроль.
Если контроль за выполнением постановления возложен на более
чем одного куратора (исполнителя), то обобщение материала по
выполнению данного постановления возлагается на куратора
(исполнителя), фамилия которого указана первой.
9.6. Ответственными исполнителями контролируемых документов
являются председатели комитетов, начальники управлений, отделов и
служб, а также другие должностные лица.
9.7. Документы, подлежащие контролю:
9.7.1. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации;
9.7.2. Постановления и распоряжения Правительства Российской
Федерации;
9.7.3. Письма и телеграммы центральных органов Российской
Федерации;
9.7.4. Решения Законодательного Собрания области;
9.7.5. Постановления, распоряжения Главы Администрации
(Губернатора) области;
9.7.6. Письма и телеграммы Администрации области;
9.7.7. Решения городской Думы;
9.7.8. Постановления, распоряжения Мэра города;
9.7.9. Решения Коллегии администрации города;
9.7.10. Сроки подготовки проектов постановлений Мэра города;
9.7.11. Квартальный план работы администрации города;
9.7.12. Критические публикации в СМИ.
9.8. Контролироваться могут и другие документы,
целесообразность постановки на контроль которых определяют Мэр
города и заместители главы администрации.
9.9. На контроль ставятся все указанные в п. п. 9.7.1. -
9.7.12 документы, если:
- необходимость их контроля определена резолюциями
руководства;
- в документах установлены конкретные задания, сроки
исполнения и предоставления информации об исполнении;
- предусмотрено предоставление сообщений в государственные
органы власти и управления о ходе выполнения.
9.10. Документ с резолюцией Мэра города, либо подписанное им
постановление (распоряжение) через канцелярию доводится до
сведения кураторов и исполнителей. Каждый куратор (заместитель
главы администрации, глава администрации района), указанный в
резолюции, получает свой экземпляр.
Постановления Администрации области и решения Законодательного
Собрания Ростовской области из канцелярии перед рассылкой
передаются в контрольно-организационный отдел для постановки их на
контроль.
9.11. Кураторы определяют ответственных исполнителей, сроки
промежуточного контроля, дату и форму предоставления итоговой
информации, в обязательном порядке передают документы помощнику
(лицу, ответственному за контроль) для организации исполнения
документа и контроля за его исполнением.
9.12. Помощники (лица, ответственные за контроль) на
исполняемый документ оформляют контрольное дело, которое включает
в себя:
- план организационных мероприятий по исполнению документа
(мероприятия, сроки исполнения или промежуточного контроля, сроки
предоставления итоговой информации и т. д.);
- записки, справки, информацию о ходе исполнения документа;
- итоговую записку об исполнении документа.
В контрольное дело могут включаться и другие необходимые
документы.
9.13. По результатам исполнения документа помощники (лица,
ответственные за контроль) готовят итоговую информацию об
исполнении документа для куратора. Куратор определяет фактическое
исполнение документа и определяет необходимость дальнейшей работы
по реализации данного документа или снимает его с контроля.
Электронная версия итоговой информации, после рассмотрения
куратором, его помощником (лицом, ответственным за контроль)
помещается в систему "АИСС-Контроль".
Контрольно-организационный отдел проводит анализа
представленной информации и периодическую проверку фактического
исполнения документов, о чем информирует Мэра.
Контрольно-организационный отдел также информирует Мэра о
неисполнении или неоднократном продлении сроков реализации
документа.
9.14. Если в резолюции указано более одного исполнителя
(куратора) и ответ требует обобщения материала об исполнении, то
это обобщение делает исполнитель (куратор), фамилия которого
указана первой в резолюции.
9.15. Информация об исполнении документа направляется в
государственные органы власти и управления за подписью Мэра города
или другого лица по его поручению.
9.16. По документам, в которых отсутствуют конкретные сроки
исполнения и которые рассчитаны на длительное действие, сроки
промежуточного и итогового контроля определяются контрольно -
организационным отделом и куратором вопроса, информация о ходе
исполнения в вышестоящий орган предоставляется по запросу этого
органа.
9.17. Изменение сроков исполнения документа производит по
представлению куратора только руководитель, поставивший его на
контроль, или другое лицо по его поручению. О новом сроке
исполнения документа контрольно-организационный отдел
информируется незамедлительно.
Снятие с контроля постановлений Мэра осуществляет куратор на
основании информации исполнителей о выполнении всех пунктов
документа.
Данная информация передается в контрольно-организационный
отдел в электронном виде в единой системе "АИСС-Контроль".
9.18. Документы, снятые с контроля, не прекращают своего
действия. После исполнения документа контрольное дело хранится у
помощника (лица, ответственного за контроль) и сдается в архив в
установленном порядке.
9.19. Особо важные документы по личному указанию Мэра города
контролируются его помощником.
9.20. Поручения Мэра города в письменной форме контролируются
общим отделом администрации города.
Поручения Мэра города, данные на расширенном планерном
совещании с заместителями главы администрации города, главами
администраций районов и руководителями структурных подразделений,
контролируются в соответствии с оформляемым помощником Мэра города
протоколом совещания контрольно-организационным отделом.
9.21. Функциональные обязанности по контролю:
9.21.1. Помощники заместителей главы администрации:
- осуществляют организацию контроля за исполняемыми
документами. Напоминают исполнителям о приближении контрольных
сроков, запрашивают и получают от исполнителей информацию,
справки, отчеты в соответствии с установленными заданиями;
- информируют куратора о ходе исполнения документа;
- ведут контрольные дела;
- осуществляют связь с контрольно-организационным отделом по
вопросам контроля и исполнения документов;
9.21.2. Руководители подразделений определяют из числа
ответственных работников исполнителя (лицо, ответственное за
контроль), который обеспечивает контроль, обработку и обобщение
информации, подготовку необходимых документов о ходе и результатах
исполнения документа, а также снятие его с контроля;
9.21.3. Контрольно-организационный отдел:
- на основании резолюции Мэра города ставит на контроль
документы;
- следит за своевременным и правильным оформлением документов
на контроле;
- контролирует прохождение документов, состояние
исполнительской дисциплины по каждому документу и исполнителю,
ведет предупредительный контроль;
- готовит информацию о состоянии контроля и исполнения
документов;
- запрашивает от приемных, отделов, управлений администрации
города материалы, необходимые для анализа выполнения
контролируемых документов;
- осуществляет выборочный контроль фактического исполнения
контролируемых документов;
- проводит проверки организации контроля и исполнения
документов в приемных, отделах, управлениях и службах
администрации города, администрациях районов;
- обобщает результаты работы по контролю и исполнению
документов и представляет предложения по осуществлению мер,
обеспечивающих безусловное и качественное исполнение руководящих
документов;
- осуществляет методическое руководство по организации
контроля за исполнением документов в администрации города, ее
отделах и службах.
9.22. Контроль за выполнением постановлений о предоставлении
земельных участков для проектирования, строительства,
реконструкции объектов:
9.22.1. Результатом контроля за исполнением постановления Мэра
города о предоставлении земельного участка для проектирования и
строительства (реконструкции) объекта может быть:
- отмена постановления Мэра города в связи с невыполнением
условий предоставления земельного участка;
- продление постановления Мэра города на новый срок новым
постановлением;
- снятие постановления Мэра города с контроля постановлением
по утверждению акта ввода объекта в эксплуатацию.
9.22.2. Продление срока контроля по вопросам проектирования
без подготовки нового постановления Мэра города возможно в случае
объективной причины его невыполнения. При этом продление
осуществляется в пределах срока, отведенного на проектирование и
строительство объекта, но не более шести месяцев со дня завершения
установленного срока, и на срок до трех месяцев, в случае если
земельный участок отведен только на проектирование. Основанием для
продления постановления служит письмо главного архитектора города.
9.22.3. По постановлениям о резервировании (предоставлении)
земельных участков для проектирования строительства
(реконструкции) объектов и при отсутствии согласованного проекта в
установленный срок Комитет по архитектуре определяет причины
невыполнения данного положения, возможные сроки завершения
указанных работ и принимает одно из решений:
- подготовить проект постановления Мэра города об отмене
постановления;
- подготовить проект постановления Мэра города о продлении
постановления на проектирование;
- направить предложение в контрольно-организационный отдел
администрации города о продлении, на срок до 3 месяцев, срока
контроля за данным положением постановления на проектирование;
- направить предложение в контрольно-организационный отдел
администрации города о продлении, в пределах срока, установленного
постановлением для проектирования и строительства (но не более
шести месяцев), срока контроля за данным положением постановления
Мэра города.
9.22.4. По постановлениям о предоставлении земельных участков
для строительства объектов за один месяц до истечения контрольного
срока, в порядке предупредительного контроля, контрольно -
организационный отдел администрации города направляет в Комитет по
архитектуре и градостроительству информацию о постановлении, срок
действия которого истекает. Комитет по архитектуре запрашивает
информацию о состоянии строительства объекта в инспекции
Госархстройнадзора и, в зависимости от степени готовности объекта,
принимает одно из следующих решений:
- подготовить проект постановления Мэра города о продлении
постановления на строительство при наличии незавершенного
строительством объекта;
- подготовить проект постановления Мэра города об отмене
постановления на строительство объекта;
- направить предложение в контрольно-организационный отдел
администрации города о продлении срока контроля за постановлением
Мэра города на срок до трех месяцев с целью подготовки
застройщиком документации по вводу объекта в эксплуатацию.
9.22.5. В случае несвоевременного исполнения иных требований
постановлений, касающихся предоставления (резервирования) участков
для проектирования, строительства, реконструкции объектов на
территории города (например, межевание земельного участка,
заключение договора аренды, получение технических условий и АПЗ,
заключение договоров на инвестиционные платежи, отселение граждан
с реконструируемой территории и т. д.) служба, к компетенции
которой относится контроль за выполнением указанных условий,
направляет в Комитет по архитектуре и градостроительству
ходатайство об отмене указанных постановлений.
10. ПОРЯДОК ПУБЛИКАЦИИ ОФИЦИАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ И РАБОТА
С ОПУБЛИКОВАННЫМИ КРИТИЧЕСКИМИ МАТЕРИАЛАМИ В СРЕДСТВАХ
МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
10.1. Правовые акты, затрагивающие права, свободы,
обязанности, законные интересы членов местного сообщества
публикуются в средствах массовой информации. Публикации остальных
постановлений и распоряжений Мэра города и решений Коллегии
администрации проводятся на основании записи в документе о
необходимости его опубликования в СМИ или указания Мэра города.
Организационные вопросы по публикациям постановлений,
распоряжений Мэра, а также решений Коллегии администрации города
проводит пресс-служба Мэра города.
10.2. Заместители главы администрации города, руководители
отделов и служб, а также муниципальных учреждений и предприятий
рассматривают сообщения, опубликованные в городских средствах
массовой информации, о нарушениях должностными лицами или
работниками подведомственных им служб законов РФ, указов
Президента РФ, постановлений Главы Администрации (Губернатора) РО,
постановлений и распоряжений Мэра города в 3-дневный срок.
Не позднее 2 недель с момента опубликования итоги рассмотрения
о нарушениях направляют в СМИ.
Ответы на публикации должны носить конкретный характер, с
обязательным указанием конкретных действий на выступления.
Пресс-служба Мэра города направляет копию критических
публикаций, с указанием конкретного источника даты публикации, в
соответствующее подразделение администрации.
Копия ответа направляется в пресс-службу Мэра города.
11. ПОРЯДОК РАБОТЫ И ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ
WWW-СЕРВЕРА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
11.1. WWW - сервер администрации города (www.rostov-gorod.ru)
представляет официальную информацию администрации г. Ростова -
на-Дону в глобальной сети INTERNET.
11.2. Работы по техническому и программному обеспечению
функционирования сервера проводятся сектором администрирования
WWW-сервера отдела автоматизированной обработки информации.
11.3. Информация для размещения на сайте представляется
структурными подразделениями по графику:
- новости, оперативная информация - не реже одного раза в
неделю;
- квартальные отчеты - раз в квартал, в срок не позднее
месяца, следующего за отчетным кварталом;
- долгосрочные планы и программы - обновление не реже раза в
полугодие.
11.4. Отбор, формирование, редактирование и передачу
материалов для сайта администрации осуществляют сотрудники,
назначенные ответственными за обновление информации в
подразделениях и службах.
11.5. Информация предоставляется в структурированном,
электронном виде (тексты в WORDе, фотографии или графические
файлы - обязательно с пояснением).
12. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
12.1. Проведение совещаний по различным направлениям
деятельности определяется Мэром города или заместителями главы
администрации города. Они предусматриваются в плане мероприятий на
неделю.
12.2. Мэр города проводит планерные совещания:
- первый понедельник месяца - в 8.00, расширенное, с
руководителями подразделений администрации города и руководителями
основных городских служб, заместителями главы администрации,
главами районных администраций;
- каждый вторник - в 8.00, с заместителями главы
администрации;
- каждый понедельник (кроме первого) - в 8.00, с главами
районных администраций.
12.3. Ответственность за подготовку совещания возлагается на
заместителя главы администрации или руководителя отдела, комитета,
управления должностным лицом, принявшим решение о его проведении.
Им же утверждается план подготовки и порядок проведения совещания.
12.4. Подготовка необходимых материалов (доклад, информация,
справки и т. д.), план подготовки, порядок проведения совещания, а
также приглашение и регистрация участников совещания возлагаются
на помощников соответствующих заместителей главы администрации и
специалистов структурных подразделений согласно плану подготовки
совещания.
12.5. Подписанный ведущим совещание протокол поручений
передается вместе с лицом рассылки в общий отдел для тиражирования
и рассылки исполнителям.
12.6. Порядок, срок и ответственный за подготовку информации
об исполнении поручений определяется должностным лицом,
подписавшим протокол.
12.7. Материально-техническое обеспечение проведения совещаний
и обслуживание участников совещания возлагаются на общий отдел
администрации и МУ "Городское хозяйственное управление".
13. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ИНОСТРАННЫМИ ДЕЛЕГАЦИЯМИ
13.1. Все руководители управлений, комитетов, отделов и служб
администрации города, муниципальных предприятий, а также
организаций, работа которых связана с деятельностью администрации
города, обязаны своевременно информировать соответствующего
заместителя главы администрации и отдел внешних связей о своих
официальных контактах с представителями иностранных деловых,
финансовых, промышленных кругов, общественных, религиозных,
благотворительных, культурных, научных и других организаций и
фондов, а также иностранных граждан, прибывающих в город как с
официальным визитом, так и частными образом (далее - иностранные
делегации).
13.2. Заместители главы администрации совместно с отделом
внешних связей определяют программу пребывания делегации и лиц,
ответственных за работу с ней.
13.3. Предоставление какой-либо служебной информации
представителям иностранных делегаций производится только с
разрешения соответствующего заместителя главы администрации.
Он также определяет возможность проведения анкетирования или
другого вида сбора информации в подведомственных структурных
подразделениях.
13.4. По результатам работы (встреч) с иностранными
делегациями составляется в течение 5 дней (не считая выходных),
письменный отчет, который в обязательном порядке включает:
- состав иностранной делегации и документальное подтверждение
ее полномочий;
- список должностных лиц, участвующих в работе, со стороны
администрации и других организаций города;
- перечень вопросов, рассматриваемых на встречах;
- результат проведенных встреч.
Если заключены письменные соглашения, обязательства и т. п.,
прилагаются копии этих документов.
Отчеты за подписью соответствующего заместителя главы
администрации направляются начальнику отдела внешних связей.
14. ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ К НАГРАЖДЕНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННЫМИ НАГРАДАМИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
14.1. Государственные награды Российской Федерации являются
высшей формой поощрения граждан за выдающиеся заслуги перед
государством и народом.
К государственной награде представляются лица только через 3
года после очередного получения награды.
14.2. Ходатайство о награждении государственными наградами
инициируется в коллективах предприятий, учреждений, организаций,
независимо от форм собственности, городскими, общественными,
политическими, профсоюзными, религиозными организациями, а также
органами местного самоуправления.
Ходатайство о награждении граждан согласовывается главами
администраций районов и направляется для согласования заместителям
главы администрации города по курируемым направлениям. В нем
коротко указываются мотивы представления к награждению
государственной наградой и наименование награды.
В ходатайстве должны быть отражены технико-экономические
показатели за последние 5 лет, согласие вышестоящего руководства,
а также приложены документы, подтверждающие своевременную оплату
налогов в федеральный, областной, местный бюджеты и выплату
заработной платы.
Наградные документы передаются в Управление по вопросам
муниципальной службы и кадров администрации города для
согласования с Мэром города.
14.3. Наградные листы с сопроводительным письмом на имя Главы
Администрации (Губернатора) Ростовской области, подписанные Мэром
города и с визой заместителя Главы областной Администрации,
передаются в службу по государственным наградам Администрации
Ростовской области.
В сопроводительном письме указывается, с кем согласована
кандидатура и вид награды в вышестоящей организации, а также
содержится информация, подтверждаемая справками соответствующих
ведомств, о финансово-экономическом состоянии предприятия,
отсутствии задолженности по уплате налогов в бюджеты всех уровней,
отсутствии задолженности по выплате заработной платы работникам
предприятия (организации, учреждения).
15. ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ К НАГРАЖДЕНИЮ ПОЧЕТНОЙ ГРАМОТОЙ
МЭРА ГОРОДА РОСТОВА-НА-ДОНУ, ПООЩРЕНИЮ БЛАГОДАРСТВЕННЫМ
ПИСЬМОМ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА, ПРИСВОЕНИЮ ЗВАНИЯ "ПОЧЕТНЫЙ
ГРАЖДАНИН Г. РОСТОВА-НА-ДОНУ" И НАПРАВЛЕНИЯ ПРИВЕТСТВЕННОГО
АДРЕСА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА. ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ К
НАГРАЖДЕНИЮ И ПООЩРЕНИЮ АДМИНИСТРАЦИИ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
15.1. Подготовка материалов и награждение Почетной грамотой
осуществляются в соответствии с Положением "О Почетной грамоте
Мэра города Ростова-на-Дону" (утверждено Решением Ростовской -
на-Дону городской Думы от 04.02.2000 г. N 250).
15.2. Приветственный адрес, Благодарственное письмо являются
формой поощрения граждан за многолетний и добросовестный труд.
15.3. Подготовка материалов и поощрение Благодарственными
письмами администрации города осуществляется в соответствии с
Положением о Благодарственном письме администрации г. Ростова -
на-Дону (постановление Мэра города от 08.10.97 г. N 1889).
Порядок поощрения Благодарственным письмом администрации
г. Ростова-на-Дону аналогичен порядку награждения Почетной
грамотой.
15.4. Порядок присвоения звания "Почетный гражданин
г. Ростова-на-Дону" определен постановлением Главы Администрации
города N 973 от 27.07.95 г. "О звании "Почетный гражданин
г. Ростова-на-Дону". Материалы на присвоение звания "Почетный
гражданин г. Ростова-на-Дону" направляются не позднее чем за 3
месяца до празднования Дня города, в комиссию по рассмотрению
материалов по кандидатурам на присвоение звания "Почетный
гражданин города", которая рассматривает представленные материалы
и рекомендует коллегии администрации города внести на утверждение
городской Думы кандидатуры на присвоение звания "Почетный
гражданин г. Ростова-на-Дону".
15.5. По случаю юбилейных и знаменательных дат, иных событий в
адрес граждан, органов местного самоуправления, а также
коллективов предприятий, учреждений, организаций, независимо от
форм собственности, могут направляться Приветственные адреса
администрации города.
Заместители главы администрации города, чью компетенцию
затрагивает поднимаемый вопрос, согласовывают возможность о
поощрении с Мэром города и при положительном решении направляют
соответствующие документы для оформления Приветственного адреса
начальнику общего отдела администрации города.
Основанием для подготовки этих материалов является поручение
Мэра города.
15.6. Порядок предоставления документов к награждению и
поощрению Почетной грамотой, Благодарственным письмом,
Благодарностью Главы Администрации (Губернатора) Ростовской
области коллективов предприятий, учреждений, организаций,
отдельных граждан определен постановлениями Главы Администрации
(Губернатора) Ростовской области от 20.11.96 г. N 33, от
03.02.97 г. N 38, от 23.10.98 г. N 438.
Порядок представления материалов и документов аналогичен
порядку, отраженному в подпунктах 14.1, 14.3 - 14.5 данного
пункта.
16. ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК СОТРУДНИКОВ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
16.1. Для оформления командировочного удостоверения работник
администрации подает соответствующие документы на имя Мэра города.
16.2. Выезд в командировку в пределах РФ производится на
основании распоряжения Мэра города, либо лица, его замещающего;
выезд за пределы РФ оформляется соответствующим постановлением
Мэра города. При выезде в командировку на служебном автомобильном
транспорте в распоряжение (постановление) Мэра города на
командировку вносится соответствующий разрешающий пункт.
16.3. На основании подписанного распоряжения или постановления
бухгалтерия администрации оформляет и выдает под роспись
командируемому работнику командировочное удостоверение.
Командировочное удостоверение передается на подпись управляющему
делами или первому заместителю Главы Администрации.
16.4. Подписанное и удостоверенное печатью командировочное
удостоверение является основанием для бухгалтерии на выдачу аванса
на командировочные расходы.
16.5. По возвращении из командировки в течение 3 дней (не
считая выходных) работник администрации обязан отчитаться в
бухгалтерии о командировочных расходах.
16.6. Заместители Главы Администрации города представляют
отчеты о проделанной работе в командировках на имя Мэра города.
16.7. Остальные категории работников администрации в течение
5 дней (не считая выходных) передают отчеты с визой заместителя
главы по отраслям о проделанной в командировке работе в
контрольно-организационный отдел.
17. ВЫПОЛНЕНИЕ МАШИНОПИСНЫХ
И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ
17.1. Документы, относящиеся к деятельности приемных и отделов
администрации города, ее структурных подразделений печатаются
старшими инспекторами приемных и соответствующих служб.
17.2. Все постановления и распоряжения Мэра города по кадровым
вопросам печатаются только в Управлении по вопросам муниципальной
службы и кадров.
17.3. Протокольным сектором печатаются:
- постановления и распоряжения Мэра города, решения, протоколы
заседаний коллегии администрации;
- нормативно-методические документы администрации города.
Документы со сведениями, отнесенными к государственной тайне,
печатаются и размножаются только в спецчасти администрации города.
17.4. Материалы и документы, поступающие в администрацию
города из районных администраций, учреждений и организаций,
подведомственных администрации города, для печати не
принимаются.
17.5. Организация копировально-множительных работ.
17.5.1. Ответственность за организацию копировально -
множительных работ возлагается на общий отдел администрации
города.
17.5.2. Общий отдел производит копировально-множительные
работы документов только служебного характера.
17.5.3. Необходимость размножения служебных документов
определяют управляющий делами и начальник общего отдела
администрации города, которые несут ответственность за содержание
размножаемых документов; размножение постановлений и распоряжений
Мэра города определяет заведующий протокольным сектором.
17.5.4. Работники множительной техники несут ответственность
за сохранность размножаемых документов и сроки выполнения заказа.
17.5.5. Заказы на размножение материалов выполняются при
наличии подписи управляющего делами или начальника общего отдела
администрации города.
17.5.6. При передаче документов на размножение указываются
дата сдачи материалов, фамилия исполнителя, телефон, наименование
приемной или отдела, количество листов в оригинале, нужное
количество экземпляров, расчет рассылки.
17.5.7. Множительные работы выполняются по двум категориям
срочности: срочные и обычные. Срочные работы выполняются в течение
3 часов; обычные - не более 3 дней (в зависимости от объема
размножаемого материала).
17.5.8. Заказы, поступающие для ксерокопирования, выполняются
в порядке их поступления.
17.5.9. На копирование передаются первые экземпляры
(подлинники) материалов.
18. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЖУРСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
18.1. Для оперативного решения вопросов работы электро-,
автотранспорта, водоснабжения, электроснабжения, служб жилищно -
коммунального хозяйства, торговли и других вопросов, касающихся
жизнеобеспечения города, ведется дежурство в администрации города
диспетчерами (дежурными) ежедневно: в рабочие дни с 18.00 текущего
до 9.00 следующего дня, а в выходные и в праздничные дни -
круглосуточно.
Координацию их работы осуществляют помощник Мэра города и
начальник МУ "Городское хозяйственное управление".
18.2. В праздничные и выходные дни по распоряжению Мэра города
дополнительно назначаются дежурными заместители Главы
Администрации города и управляющий делами.
18.3. Обеспечение дежурным автотранспортом для оперативного
руководства возлагается на МУ "Городское хозяйственное
управление".
19. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
19.1. Вход в здание работников администрации, ее структурных
подразделений, а также работников администраций районов и
руководителей предприятий и организаций города разрешен с 8.00 до
18.00 по предъявлению служебного удостоверения дежурному
милиционеру.
С 9.00 до 17.00 посторонним вход в здание разрешается по
разовому пропуску, выписанному в бюро пропусков на основании
документа, удостоверяющего личность, а также заявки руководителя
службы на данное лицо (телефон бюро пропусков 39-06-55, дежурного
милиционера - 39-05-04).
После 18.00 вход в здание посторонним лицам запрещен.
19.2. В выходные дни пропуск в здание разрешается заместителям
Главы Администрации, управляющему делами, руководителям
управлений, комитетов, департаментов, отделов. Остальным
сотрудникам администрации - по спискам, заверенным управляющим
делами, в его отсутствии - лицом, его замещающим, по заявке
руководителя службы.
19.3. Вход в здание уборщицам и работникам столовой разрешен с
5.30 часов утра.
19.4. Нахождение в здании после 19 часов запрещается всем
сотрудникам, кроме заместителей Главы Администрации, руководителей
структурных подразделений и дежурных лиц.
19.5. Вынос документов, имущества и других ценностей из здания
разрешается на основании пропуска, выданного управляющим делами по
заявке руководителя службы.
19.6. Вход в здание сотрудникам милиции с оружием и частным
лицам, имеющим разрешение на ношение оружия, запрещен, кроме
работников поста милиции, фельдсвязи.
19.7. Ключи от верхних ворот, подвала и шлагбаума, а также от
всех кабинетов находятся на посту милиции.
19.8. Учет выхода на работу сотрудников ведется старшими
инспекторами приемной или другими уполномоченными на то
работниками. Табель учета выхода на работу подписывается
руководителем структурного подразделения и в установленные сроки
передается в бухгалтерию.
19.9. За добросовестное отношение к работе, с учетом
эффективности и качества работы, производится премирование
работников.
Вопросы премирования и оказания материальной помощи работникам
администрации регламентируются Положением, утвержденным
постановлением Мэра города N 3665 от 29.12.2000 г.
19.10. При увольнении работник администрации обязан сдать
служебное удостоверение - начальнику общего отдела, компьютерную
технику - начальнику информационно-вычислительного центра, другие
материальные ценности - коменданту здания, личные номерные
печати - в спецчасть администрации, о чем делаются отметки в
обходном листе.
Материально-техническое обеспечение работы сотрудников
администрации (мебель, обслуживание жизненно необходимых систем)
возлагается на МУ "Городское хозяйственное управление".
На проведение хозяйственных и ремонтных работ руководители
структурных подразделений подают заявку в МУ "Городское
хозяйственное управление".
19.11. Категорически запрещается дополнительное подключение в
комнатах и помещениях электроприборов без согласования с МУ
"Городское хозяйственное управление".
19.12. После окончания рабочего дня все электроприборы
отключаются; окна, форточки и двери рабочих комнат и других
помещений закрываются.
19.13. В случае возникновения пожара или других стихийных
бедствий необходимо немедленно известить работников поста милиции
(39-05-04), дежурного администрации города (тел. 44-13-23) и
принять меры к тушению пожара, спасению имущества.
19.14. Ответственность за организацию работы сотрудников
администрации, соблюдение ими внутреннего трудового распорядка,
поддержание порядка в комнатах и помещениях, сохранность имущества
и документации возлагается на руководителей служб и структурных
подразделений.
20. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В
РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
20.1. Предложения по изменению и дополнению регламента работы
администрации города вносятся по инициативе комитетов, управлений,
отделов и служб администрации города через соответствующего
заместителя главы администрации города и управляющего делами.
20.2. После согласования предложенных изменений и дополнений
заинтересованными сторонами они вносятся в регламент работы
администрации города посредством принятия постановления Мэра
города по этому вопросу.
Управляющий делами
С.Д.СИНЯКОВА
|
