МЭР ГОРОДА ШАХТЫ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 20 октября 2000 г. N 124
О РЕГЛАМЕНТЕ РАБОТЫ АППАРАТА МЭРИИ Г. ШАХТЫ
РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. постановлений Мэра г. Шахты от 19.07.2002 N 141,
от 22.04.2005 N 79)
В целях упорядочения и установления единой системы
делопроизводства, обеспечения четкой и эффективной работы мэрии,
ее структурных подразделений постановляю:
1. Утвердить Регламент работы аппарата мэрии города
(прилагается).
2. Руководителям отделов и управлений довести настоящий
Регламент до сведения всех работников и обеспечить строгое
соблюдение его в практической деятельности.
3. Главам администраций поселков разработать и утвердить
Регламент работы аппаратов поселковых администраций.
4. Постановление N 300 от 16 апреля 1992 г. "О Регламенте
работы городской Администрации" считать утратившим силу.
5. Ранее принятые постановления и распоряжения по вопросам,
регламентирующим работу аппарата, действуют в части, не
противоречащей данному Регламенту.
6. Контроль за выполнением Регламента работы аппарата мэрии
возложить на и. о. управляющего делами Т.Г. Жигунову.
Мэр города
С.А.ПОНАМАРЕНКО
Постановление вносит
общий отдел
Приложение N 1
к постановлению
Мэра города
от 20.10.2000 N 124
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ АППАРАТА МЭРИИ Г. ШАХТЫ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. постановлений Мэра г. Шахты от 19.07.2002 N 141,
от 22.04.2005 N 79)
I. Общие положения
1. В соответствии с принятым Уставом города мэрия города
является исполнительно-распорядительным органом городского
самоуправления.
2. В своей деятельности мэрия руководствуется:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральными законами;
- Уставом Ростовской области, Законами Ростовской области,
Уставом города, настоящим регламентом.
3. Возглавляет мэрию, руководит ею на принципах единоначалия
Мэр, являющийся высшим должностным лицом города. Мэр города
самостоятельно определяет структуру и штаты городской мэрии в
пределах бюджетного финансирования, утверждает своим
постановлением Положение о городской мэрии и ее структурных
подразделениях. Формирует аппарат мэрии на условиях срочного
трудового договора (контракта) на период исполнения своих
полномочий.
4. Мэр города самостоятельно назначает на должность и
освобождает от должности первого заместителя, других заместителей
Мэра.
5. Заместители Мэра города выполняют свои функции в
соответствии с распределением обязанностей, утвержденных
распоряжением Мэра. Проект распоряжения по данному вопросу
готовится управлением по работе с муниципальными служащими на
основе предложений заместителей Мэра в 2-месячный срок после
вступления в должность Мэра города.
6. В случае временного отсутствия Мэра города исполнение его
обязанностей возлагается на первого заместителя Мэра.
7. Структурные подразделения аппарата мэрии осуществляют свою
деятельность на основе Положений, разрабатываемых их
руководителями и утверждаемых Мэром города в месячный срок со дня
их образования. Организует и контролирует эту работу Управление по
работе с муниципальными служащими.
Положения об отделах, секторах, входящих в состав управлений,
комитетов, разрабатываются их руководителями и утверждаются
соответствующими заместителями Мэра.
Руководители структурных подразделений в месячный срок со дня
их назначения разрабатывают должностные инструкции каждого
сотрудника подразделения на основании примерных должностных
инструкций, разрабатываемых управлением по работе с муниципальными
служащими, и представляют на утверждение заместителям Мэра города.
8. Отдельные направления деятельности аппарата могут
регламентироваться и конкретизироваться специальными инструкциями,
которые разрабатываются под руководством управляющего делами
мэрии.
9. Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение
установленных настоящим Регламентом правил и порядка работы с
документами в подразделениях аппарата мэрии возлагается на их
руководителей.
10. Работники аппарата и структурных подразделений мэрии города
несут ответственность за выполнение требований настоящего
Регламента, сохранность документов и неразглашение содержащейся в
них служебной и конфиденциальной информации.
11. В аппарате мэрии используются автоматизированные системы
"Учет входящих, исходящих документов и их оборота", "Контроль
исполнения постановлений и распоряжений Главы Администрации
(Губернатора) области, постановлений и распоряжений Мэра города,
писем организаций, обращений граждан", предназначенные для учета,
регистрации и контроля за прохождением и исполнением документов.
В необходимых случаях могут разрабатываться и внедряться и
другие системы.
Сопровождение программного и информационного обеспечения
автоматизированных систем в процессе их эксплуатации,
сопровождение и ведение технологической базы данных этих систем, а
также организация разработки и внедрения других осуществляется
информационно-техническим отделом мэрии.
12. Правила и порядок работы с документами, установленные
настоящим Регламентом, обязательны для всех муниципальных служащих
мэрии и ее подразделений.
13. Инструктивные материалы общего отдела по вопросам
организации и совершенствования работы с документами, устранения
выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны
для исполнения во всех структурных подразделениях мэрии.
II. Организация работы с кадрами
1. Порядок формирования структуры аппарата и органов мэрии
города определяется Уставом города Шахты и Областными законами "О
муниципальной службе в Ростовской области", "О реестре
муниципальных должностей, должностей муниципальной службы
Ростовской области".
2. Структура мэрии города утверждается решением городской Думы,
штаты аппарата мэрии города - распоряжением Мэра города.
3. Заместители Мэра города назначаются и освобождаются от
должности распоряжением Мэра.
4. Формирование аппарата мэрии города производится на основе
индивидуального подбора кадров с использованием резерва на
выдвижение, а также путем проведения конкурсов. Проведение
конкурсов на замещение вакантных должностей обеспечивает
управление по работе с муниципальными служащими.
6. Предложения по назначению и освобождению кадров готовятся
заместителями Мэра города через управление по работе с
муниципальными служащими.
7. Кандидаты для назначения на должность руководителей органов
мэрии проходят собеседование с заместителем Мэра, курирующим
соответствующее подразделение, начальником управления по работе с
муниципальными служащими, управляющим делами мэрии.
8. Кандидатуры, рекомендуемые на должность в аппарате мэрии
города на основе индивидуального подбора, до назначения проходят
собеседование с руководителем соответствующего подразделения,
заместителем Мэра, курирующим соответственные подразделения,
начальником Управления по работе с муниципальными служащими,
управляющим делами мэрии.
9. Распоряжения по назначению на должности муниципальной службы
мэрии города готовятся управлением по работе с муниципальными
служащими после представления следующих документов:
- личного заявления на имя Мэра города о приеме на должность (с
визой соответствующего заместителя Мэра);
- анкеты;
- автобиографии;
- копий документов, подтверждающих профессиональное
образование;
- справки из органов налоговой службы о предоставлении сведений
об имущественном положении.
10. Для решения вопросов присвоения квалификационных разрядов
проводится аттестация, порядок и условия которой определяются
федеральными и областными законами.
III. О служебных удостоверениях мэрии города
1. Порядок изготовления, выдачи и возврата служебных
удостоверений мэрии города утверждается распоряжением Мэра города
по предложению управления по работе с муниципальными служащими.
2. Учет, выдача и обеспечение возврата служебных удостоверений
возлагаются на управление по работе с муниципальными служащими.
3. Служебное удостоверение муниципального служащего
оформляется:
- работникам аппарата мэрии города, руководителям структурных
подразделений мэрии на основании распоряжения Мэра о назначении на
должность;
- Главам администраций поселков, руководителям муниципальных
предприятий, учреждений на основании распоряжения о назначении на
должность.
4. Порядок пользования служебным удостоверением мэрии города
устанавливается Инструкцией, утверждаемой управляющим делами
мэрии, с содержанием которой управление по работе с муниципальными
служащими в обязательном порядке знакомит каждого, кому выдается
удостоверение.
IV. Планирование работы
1. В целях обеспечения выполнения полномочий мэрии города,
координации деятельности ее структурных подразделений и органов
разрабатываются следующие планы работы: квартальные, месячные,
недельные.
В конце года каждое подразделение мэрии анализирует итоги и
ставит наиболее важные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев с
разбивкой по кварталам, а в конце каждого квартала устанавливаются
ориентиры на ближайшие три месяца и определяется, какие задачи в
следующем квартале надо исключить, какие - перенести, а какие -
добавить. Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся
из квартального плана истекшего месяца. Недельный план
предполагает большую деталировку, в отличие от других.
2. Проекты планов работы мэрии формируются общим отделом на
основе предложений заместителей Мэра, руководителей структурных
подразделений.
Проект квартального плана за 15 дней до начала планируемого
периода общий отдел представляет Мэру, его заместителям на
предварительное рассмотрение.
Откорректированный квартальный план, с учетом поступивших
замечаний, вносится на утверждение Мэру до 25-го числа месяца,
предшествующего планируемому периоду.
3. Квартальный план работы состоит из следующих разделов:
- вопросы, вносимые на заседание Думы;
- вопросы, вносимые на рассмотрение коллегии;
- вопросы, вносимые на рассмотрение Мэра города;
- вопросы, рассматриваемые у заместителей Мэра;
- организационные мероприятия, проводимые мэрией в масштабе
города и по месту жительства населения;
- контроль за исполнением распорядительных документов
нормативно-правового содержания.
4. Вопросы, включаемые в план работы, должны излагаться четко и
грамотно, с указанием места и времени их рассмотрения, количества
участников категории приглашенных и конкретных исполнителей.
5. Квартальные планы работы направляются Мэру, его
заместителям, в городскую Думу.
6. Ответственность за своевременную и качественную подготовку
вопросов, включенных в план, несут заместители Мэра города и
руководители структурных подразделений.
7. Контроль за выполнением планов работы осуществляется Мэром
города, его заместителями в соответствии с распределением
обязанностей. Общий контроль за выполнением планов работы мэрии
возлагается на управляющего делами мэрии, который при утверждении
плана работы на предстоящий период докладывает Мэру города о
выполнении предыдущего плана.
8. В случаях, если мероприятия, предусмотренные планом работы,
по каким-либо причинам не могут быть выполнены в срок или
намеченный вопрос не может быть своевременно внесен на
рассмотрение, заместители Мэра информируют об этом Мэра за 3 дня
до намеченного срока проведения мероприятия.
Мэр города рассматривает предложение об изменении или уточнении
плана и принимает по ним решения об их утверждении или отклонении.
9. По поручению Мэра города общий отдел составляет еженедельный
план основных организационно-массовых мероприятий общегородского
значения на текущую неделю, проводимых структурными
подразделениями мэрии.
Планы таких мероприятий с подробным указанием тематики
рассматриваемых вопросов, даты, места и формы проведения, состава
участников заместители Мэра города передают в общий отдел
еженедельно каждую среду не позже 15.00 часов.
За сутки до проведения мероприятия в общий отдел сдается в
отпечатанном виде текст телефонограммы по явке, список
приглашенных (ф.и.о. полностью, место работы, должность), в т. ч.
от городской Думы или областной Администрации, порядок проведения
мероприятия, доклад, протоколы, сводки, проект решения или
рекомендаций, другие материалы.
Ответственность за проведение этих мероприятий возлагается на
соответствующих заместителей Мэра и руководителей структурных
подразделений, которые их проводят.
Итоги проведения мероприятий подводятся на еженедельных
планерках-совещаниях с заместителями Мэра.
10. Информация о предстоящих мероприятиях еженедельно (в
четверг) передается в областную Администрацию.
V. Подготовка, оформление и издание постановлений
и распоряжений Мэра г. Шахты
1. Мэр издает постановления и распоряжения, которые подлежат
обязательному документальному оформлению.
Постановления принимаются в целях решения наиболее важных и
принципиальных задач, как правило, длительного действия:
- по вопросам социально-экономического развития;
- назначению и освобождению заместителей Мэра, руководителей
структурных подразделений;
- по награждению и др.
Распоряжения принимаются по организационным и оперативным
вопросам деятельности. Срок действия, как правило, ограничен, и
касаются они узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
В случае необходимости в постановления и распоряжения могут
быть внесены изменения и дополнения. Вносятся они соответствующими
актами.
Подготовка постановлений и распоряжений осуществляется на
основании поручения Мэра.
2. Правом вносить проекты постановлений или распоряжений
обладают:
- заместители Мэра города;
- руководители структурных подразделений.
3. На основании полученного поручения должностное лицо
(заместители Мэра, руководители структурных подразделений)
определяет исполнителей и сроки подготовки проекта, списки
должностных лиц, согласовывающих и визирующих проекты (при
необходимости такой список уточняется с начальником общего
отдела).
Для подготовки отдельных постановлений, распоряжений могут
образовываться специальные группы из отдельных работников
аппарата, с привлечением руководителей и специалистов структурных
подразделений общественных и других организаций.
4. Проекты постановлений и распоряжений по кадровым вопросам,
отпускам, премированию, оказанию материальной помощи, присвоении
званий, награждению Почетными грамотами Мэра готовятся в
управлении по работе с муниципальными служащими.
5. Срок подготовки проектов постановлений, распоряжений (от
поручения на подготовку до передачи на подпись) устанавливается до
30 рабочих дней.
В необходимых случаях Мэр города может установить и другой
конкретный срок.
6. Ответственность за качество подготовки проектов нормативно-
распорядительных документов, согласование и визирование их
заинтересованными сторонами возлагается на заместителей Мэра
города, включая и случаи внесения проектов руководителями органов
мэрии, муниципальных образований и другими организациями.
7. Проекты постановлений и распоряжений должны отвечать
следующим требованиям:
- соответствовать действующему законодательству, Уставу области
и города, ранее принятым постановлениям и распоряжениям Мэра;
- быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и
четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность
двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными
целями и задачами;
- содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой
материально-технической базой, финансированием и исключающие
необходимость выпуска документов в дополнение или изменение
основного;
- содержать указания конкретным исполнителям, выполнение
которых обеспечит решение поставленных задач, реальные сроки
исполнения, а также пункт возложения контроля за их исполнением на
заместителей Мэра, руководителей структурных подразделений, других
должностных лиц.
Если принимаемое постановление или распоряжение исключает
действие ранее принятых нормативных актов, оно должно содержать
пункт о признании их утратившими силу.
При необходимости в документах делается ссылка на
соответствующие нормативные акты.
К проекту постановления или распоряжения должны быть приложены
все необходимые документы (подлинники или надлежаще заверенные
копии), позволяющие достоверно установить правомерность принятия
постановления или издания распоряжения. При необходимости
получения отсутствующих документов либо нормативных или иных
правовых актов, без которых невозможно осуществить правовую
экспертизу документа, проект возвращается исполнителю.
(введен постановлением Мэра г. Шахты от 19.07.2002 N 141)
Если проект постановления или распоряжения предусматривает
обращение с ходатайством по тому или другому вопросу, к нему
должен быть приложен проект соответствующего письма.
Постановления и распоряжения, принимаемые во исполнение
законов, указов, постановлений и распоряжений Федеральных органов
власти и управления, а также Законодательного Собрания области и
городской Думы, должны содержать ссылку на дату, номер и полное
наименование этих документов.
При внесении проектов постановлений, распоряжений, требующих
решения городской Думы, одновременно представляются проект
соответствующих актов и необходимые документы к ним.
Постановления и распоряжения, связанные с выделением бюджетных
ассигнований, а также влекущие за собой расходы из бюджета, не
предусмотренные в нем на текущий финансовый год, вносятся с
пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты,
обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий
их реализации.
Если в тексте документа имеются приложения, то делается ссылка
"согласно приложению" или "прилагается", при наличии нескольких
приложений они нумеруются арабскими цифрами 1, 2, 3 и т.д.
Подготовленный проект печатается в одном экземпляре на чистом
листе бумаги через 1,5 интервала. Ниже подписи указываются
должность, фамилия и инициалы заместителя Мэра города, структурное
подразделение аппарата, которым вносится проект.
Проекты документов, не отвечающие изложенным требованиям, к
передаче на подпись протокольной частью общего отдела не
принимаются.
Объем постановлений, распоряжений не должен превышать 3 страниц
и приложений к ним - не более 5 страниц.
Документы, превышающие такой объем, принимаются к производству
по разрешению управляющего делами мэрии города или начальника
общего отдела.
8. Проекты документов могут быть признаны протокольной частью
общего отдела не подготовленными к подписанию и отправлены на
доработку в случаях:
- низкого качества исполнения текста;
- отсутствия необходимых согласований должностных лиц, органов,
организаций;
- отрицательных выводов экспертизы;
- отсутствия необходимых данных для дальнейшего осуществления
контроля;
- не устраненных принципиальных разногласий по проекту
документа;
- неотредактированности;
- несоответствия положениям настоящего регламента.
9. Исполнитель организует согласование и визирование проекта.
На последней странице проекта постановления, распоряжения и каждом
приложении к нему визируют:
- исполнитель, готовивший проект документа (с указанием
фамилии, имени, отчества и N телефона);
- руководитель структурного подразделения (начальник отдела,
управления);
- заместитель Мэра города, курирующий данный вопрос;
- начальник юридического отдела.
Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку
его фамилии, должность и дату.
Не допускается отказ от визирования, а также внесение каких-
либо исправлений или дополнений непосредственно в тексте проекта
документа.
Особое мнение (замечание) должностного лица, визирующего
документ, излагается отдельной запиской, которая прилагается к
проекту документа. Не снятое разногласие обязательно докладывается
при подписании постановления, распоряжения Мэру. Проект
возвращается на доработку. При выявлении несоответствия
представленного проекта действующему законодательству составляется
письменное заключение.
(в ред. постановления Мэра г. Шахты от 19.07.2002 N 141)
На листе согласования визы проставляют в последовательности:
- руководители отделов, управлений, а также организаций, кому в
проекте документа предусматриваются задания или поручения и
поручается исполнение документа;
- заместитель Мэра города, в сферу деятельности которого входят
вопросы издаваемого проекта;
- начальник юридического отдела (проекты постановлений и
распоряжений без визы юридического отдела на подпись не
представляются);
- управляющий делами мэрии определяет полноту согласования
проекта и, в случае необходимости проведения дополнительного
согласования, возвращает проект исполнителю с указанием об этом.
Проект постановления или распоряжения, переданный должностному
лицу на визу, рассматривается им в течение 3 дней, а в случаях,
требующих проведения экспертизы, не более 5 рабочих дней. Ввиду
проведения правового анализа предоставляемых на визу проектов
постановлений и распоряжений Мэра срок их рассмотрения начальником
юридического отдела составляет 5 рабочих дней, не считая дня
передачи. В случае необходимости подготовки заключения к
визируемым проектам срок их рассмотрения продлевается до 7 рабочих
дней. В случае предоставления на визу проекта постановления или
распоряжения, содержащего решение по срочным вопросам деятельности
мэрии, определяемым заместителями Мэра по направлениям
деятельности, срок рассмотрения такого проекта составляет один
день.
(в ред. постановления Мэра г. Шахты от 19.07.2002 N 141)
Передача проектов документов на согласование осуществляется
через приемные руководителей, с указанием даты получения и
возврата в листе согласования.
За нарушение срока согласования проекта документа несет
ответственность руководитель подразделения, в котором происходит
согласование проекта.
При наличии разногласий по проекту документа последние
рассматриваются у заместителя Мэра города, курирующего
подразделение, готовившее документ, и по ним принимается решение
об отклонении или принятии замечания. В исключительных случаях
арбитром при разногласии выступает Мэр города.
Если в процессе доработки в проект документа внесены
существенные изменения, то он подлежит повторному визированию
заинтересованными должностными лицами.
10. После визирования исполнитель передает проект с набором
всех необходимых документов в общий отдел для проверки, обработки
и исполнения на соответствующем бланке и подготовки к подписанию
документа. При этом контролируются сроки подготовки документа,
информация о соблюдении которых докладывается руководству.
Ответственность за соответствие текста документа проекту
возлагается на исполнителя.
Оформленный на бланке документ с визой ответственного работника
протокольной части общего отдела передается на подпись Мэру
города. Если документ имеет приложения, то он предварительно
передается для подписания приложений управляющему делами мэрии, а
в его отсутствие - начальнику общего отдела.
11. Организационную работу по подписанию документов Мэром
проводит заведующая протокольной частью. Передача на подпись
подготовленных проектов постановлений и распоряжений, минуя
управляющего делами мэрии, не допускается.
VI. Порядок работы с постановлениями и
распоряжениями Мэра города
1. Подписанные проекты постановлений и распоряжений Мэра города
вместе со всеми приобщенными к ним в процессе подготовки
материалами и списком рассылки передаются в протокольную часть для
дальнейшего производства.
В необходимых случаях к списку рассылки прилагаются полные и
точные адреса получателей, которые представляют работники,
готовившие проект документа.
2. Постановления и распоряжения Мэра издаются с соблюдением
последовательности для каждого вида документа, присваиваемой
протокольной частью, которая ведется с начала и до конца года.
3. Протокольная часть обеспечивает выпуск постановлений и
распоряжений, их подписание и передает их с копией листа рассылки
курьеру для рассылки заинтересованным сторонам и исполнителям, не
позднее чем в 5-дневный срок после подписания, а срочные - в 2-
дневный срок (считаются рабочие дни), а для отправки в прокуратуру
- в 10-дневный срок. Ответственность за эту работу возлагается на
заведующего протокольной частью.
Каждый экземпляр рассылаемого постановления и распоряжения
заверяется круглой печатью протокольной части.
Постановления и распоряжения, направляемые в прокуратуру,
относит курьер.
4. Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие
ранее принятые документы, обязательно направляются всем
учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.
Ответственность за это возлагается на протокольную часть.
5. В случае необходимости замена или возврат ранее разосланных
документов производится по указанию управляющего делами мэрии.
6. Подлинники постановлений и распоряжений Мэра хранятся в
протокольной части в течение трех лет, а затем сдаются в
Шахтинский государственный архив.
Документы для ознакомления выдаются сотрудникам аппарата мэрии,
Главам Администрации поселков, депутатам городской Думы по их
требованию, а другим лицам - с разрешения управляющего делами
мэрии.
7. Передача подписанных подлинников актов Мэра из протокольной
части не допускается. Снятие копий с документов по заявкам
организаций и граждан возможна по разрешению управляющего делами
мэрии. Количество отснятых копий указывается в листе рассылки.
Передача копий нормативных актов представителям средств массовой
информации осуществляется только пресс-службой Мэра.
VII. Порядок подготовки, согласования, учета договоров,
заключаемых мэрией
Подготовленный, подписанный, скрепленный печатью договор в 2-х
экз. поступает из организации в юридический отдел для согласования
и регистрации.
Затем через общий отдел передается на подпись Мэру или, в его
отсутствие, первому заместителю.
После подписания договор поступает в общий отдел, где
заверяется печатью.
Один экземпляр направляется в организацию, другой - в
бухгалтерию мэрии для работы.
Ксерокопия остается в общем отделе.
Ответственность за правильность составления договоров и их учет
возлагается на юротдел.
Ответственность за своевременность оплаты возлагается на
бухгалтерию.
VIII. Подготовка служебных документов
1. При подготовке и оформлении документов работники аппарата
руководствуются следующими основными требованиями.
Документы (письма, справки, информации, телеграммы и т.д.)
печатаются на бланках установленного образца в машинописном бюро
или в приемных заместителей Мэра.
К документу объемом более одной страницы составляется
заголовок. Заголовок к тексту формируется составителем документа.
Заголовок должен отвечать на вопрос: "О чем?", кратко и точно
выражать основную мысль, содержание документа. Слова "заголовок" и
"содержание" не указываются.
Текст документа должен быть точным, не допускающим различных
толкований. Объективность документной информации должна сочетаться
с ясностью изложения.
На исходящих документах (справках, письмах) необходимо
указывать фамилию исполнителя и номер его служебного телефона.
Фамилию исполнителя и номер его телефона располагают в левом
нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Эта
отметка предназначена для повышения оперативности в работе,
поскольку нередко возникает потребность установить
непосредственный контакт с лицом, готовившим документ. Сведения об
исполнителе повышают ответственность за качество подготовки
проекта документа.
Исходящие документы отправляются с подлинной подписью. Копия
исходящего документа помещается в дело в соответствии с
номенклатурой дел.
В письмах-ответах указывается номер и дата документа, на
который дается ответ.
Документы подписываются должностными лицами в соответствии с
предоставленными им полномочиями. При подписании документа
указывается должность (полное наименование) и приводится
расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы имени
и отчества ставятся перед фамилией.
Подписание документа, на котором обозначена подпись одного
должностного лица, другим должностным лицом не допускается.
Представляемые на подпись документы должны быть завизированы
исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за
подготовку документов. Исходящие документы (письма, справки и
т.д.) визируют на копиях, остающихся в делах организации.
Виза проставляется на последней странице документа ниже подписи
или на отдельном листе. Первой проставляется виза лица,
подготовившего проект и ответственного за его содержание.
Визированию подлежат и некоторые входящие документы. Виза на
входящих документах свидетельствует об ознакомлении должностного
лица с содержанием документа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения.
Индекс документа включает индекс по классификатору структурных
подразделений аппарата мэрии, через тире - номер дела по
номенклатуре, через косую черту - порядковый регистрационный
номер.
2. Подготовка проектов писем в вышестоящие организации
возлагается на руководителей структурных подразделений,
заместителей Мэра города. Они обязаны следить за прохождением
писем в вышестоящих организациях и принимать меры по получению
ответов на поставленные в них вопросы.
3. Телеграммы подписываются Мэром, его первым заместителем или
заместителями по согласованию с Мэром города.
Проект текста телеграммы визируется исполнителем и
руководителем подразделения мэрии на лицевой стороне последнего
листа в нижней его части.
4. Письма и телеграммы печатаются и тиражируются в зависимости
от количества адресатов.
IХ. Организация работы со служебными документами
1. Документы, поступившие в мэрию города, принимаются и
регистрируются в общем отделе. Полученная корреспонденция
вскрывается, за исключением адресованной лично, и проверяется
целостность вложения. Почта, адресованная или доставленная
ошибочно, возвращается или пересылается в учреждение, которому она
предназначена.
Специалист общего отдела после предварительного ознакомления с
каждым документом сортирует их по адресатам и определяет
документы, подлежащие регистрации.
2. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из
вышестоящих органов, а также других организаций, требующих по
своему характеру решения или ответа.
3. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги,
проспекты с научно-технической информацией, документы по
заключению договоров, объяснительные записки, поздравительные
письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты, счета,
бланки и другие документы.
Документы, подготовленные в подразделениях мэрии и используемые
внутри этих подразделений, относятся к категории внутренних
документов и также регистрируются в общем отделе.
4. Письменные обращения граждан передаются для регистрации в
сектор обращений граждан.
Работники общего отдела регистрируют корреспонденцию в
компьютере в день ее поступления. Запись производится
непосредственно с документа с использованием установленного набора
обязательных реквизитов.
Информация о зарегистрированных документах, их прохождении и
исполнении хранится в базе данных автоматизированной системы не
менее 5 лет.
5. На всех документах при первоначальной обработке
проставляется регистрационный штамп на нижнем поле 1-й страницы и
ставится дата получения и входящий номер документа.
Документы, адресованные управлениям, Комитетам, отделам, не
входящим в состав структуры аппарата мэрии, не регистрируются и
передаются по назначению.
6. После регистрации в общем отделе служебные документы в тот
же день доставляются помощнику Мэра и в приемные заместителей, а
затем и Мэра.
Телеграммы и документы, переданные по факсу, доставляются по
назначению не позднее чем через час после получения. Исключения
составляют телеграммы с пометкой "Срочно". Их обрабатывают и
направляют на исполнение в первую очередь.
7. После приема документов специалист общего отдела
регистрирует их в компьютере и передает их на рассмотрение
руководителю. Резолюция руководителя на документе заносится в
компьютер.
8. Руководители мэрии рассматривают документы в тот же день или
не позднее следующего дня.
9. Поручения по рассмотрению документов отражаются в
резолюциях. Резолюция проставляется на отдельном листке для
резолюций или на документе на любой свободной от текста площади.
Резолюция должна содержать Ф.И.О. исполнителя, задание - указание
о порядке и характере исполнения, срок исполнения, формы контроля,
личную подпись и дату.
10. В документе не должно быть более одной резолюции.
Последующие резолюции необходимы, когда в них детализируется
порядок исполнения документов.
11. Ответственным за исполнение документа является лицо,
указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа.
Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа
в установленный срок, ему предоставлено право созыва
соисполнителей.
12. Соисполнители должны по требованию ответственного
исполнителя представить все необходимые материалы. Они в равной
степени несут ответственность за своевременное и качественное
исполнение указания руководителя.
13. Передача документов от одного исполнителя к другому
производится только через общий отдел, по финансовым и бюджетным
вопросам, из органов УВД, ФСБ, прокуратуры, таможни, налоговой
полиции, налоговой инспекции, отделения Федерального казначейства,
горвоенкомата, а в его отсутствие - первому заместителю Мэра
города.
15. Руководители структурных подразделений не позднее
следующего дня передают рассмотренную корреспонденцию исполнителям
с конкретной резолюцией, сроками исполнения и порядком отчетности
по практическому исполнению.
16. В случае, когда в резолюции не указан срок его исполнения,
документ исполняется в течение 30 календарных дней с момента
регистрации в общем отделе.
17. Контроль за исполнением резолюции осуществляется
специалистом по контролю общего отдела.
Х. Порядок рассмотрения письменных и устных обращений
граждан и организация личного приема граждан
(в ред. постановления Мэра г. Шахты
от 22.04.2005 N 79)
1. Отдел по работе с населением ведет прием граждан.
По вопросам, которые не требуют дополнительной проверки и могут
быть решены начальником отдела по работе с населением
непосредственно во время приема предоставляется ответ в устной
форме. При решении вопросов, требующих участия структурных
подразделений мэрии города, муниципальных учреждений, предприятий
и других организаций, начальник отдела вправе привлекать к их
рассмотрению соответствующих работников структурных подразделений
и организаций. Информация начальнику отдела по работе с населением
предоставляется исполнителями незамедлительно либо в установленный
им срок.
Устные обращения в отдел по работе с населением регистрируются
в отделе, требующие контроля - ставятся на контроль. Отчет о
количестве устных обращений, поступивших на приеме в отделе по
работе с населением, еженедельно предоставляется Управляющему
делами мэрии города.
2. Письменные предложения, заявления и жалобы граждан
принимаются и регистрируются количественно отделом по работе с
населением.
Обращения, заявления и жалобы граждан, полученные из отделения
связи общим отделом, передаются в этот же день на регистрацию в
отдел по работе с населением.
Письменные обращения граждан должны содержать изложение
существа заявления или жалобы, фамилию, имя, отчество, адрес, дату
и личную подпись обращающихся.
Обращения, в которых отсутствуют подпись, фамилия, имя,
отчество и адрес, считаются анонимными и рассмотрению не подлежат.
Также не рассматриваются обращения граждан, содержащие выражения,
оскорбляющие честь и достоинство других лиц, и обращения лиц,
имеющих психические заболевания (если имеются на то
соответствующие подтверждения), заявления и жалобы которых носят
абстрактный характер.
3. В том случае, если обращения неподведомственны органу
местного самоуправления, должностному лицу, они адресуются не
позднее чем в пятидневный срок со дня поступления к тому органу, к
компетенции которого относится разрешение поставленного вопроса, о
чем сообщается заявителю.
4. Поступившие в адрес руководителей мэрии письма с пометкой
"Лично", с правильно указанными фамилией, инициалами и адресом, не
вскрываются, передаются отделом по работе с населением
непосредственно в приемную руководителя, которому они адресованы.
В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения,
корреспонденция передается в отдел по работе с населением с
резолюцией руководителя, получившего данную корреспонденцию, для
дальнейшего прохождения.
5. Письменные обращения, передаваемые гражданами во время
личного приема, принимаются лицом, осуществляющим прием, и
регистрируются отделом по работе с населением.
6. Поступившие письма членов Совета Федерации, депутатов
Государственной Думы РФ, Законодательного Собрания области,
городской Думы, отражающие обращения к ним граждан, передаются в
отдел по работе с населением для регистрации. При регистрации
указывается, откуда поступило письмо.
7. В отделе по работе с населением все письма проверяются на
повторность поступления и регистрируются с использованием
компьютерной техники. Если обращение является повторным, материалы
по первому обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы.
8. По содержанию каждого обращения начальник отдела по работе с
населением определяет, кому из руководителей мэрии города согласно
распределению обязанностей надлежит направить для рассмотрения
обращение. После регистрации обращения граждан к Мэру города, его
заместителям передаются отделом по работе с населением на доклад
соответствующим руководителям, которые не позднее следующего дня
определяют исполнителей, дают им необходимые поручения и после
исполнения возвращают документы в отдел по работе с населением.
Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем
должностным лицам, действия которых обжалуются.
9. На доклад Мэру города передаются обращения, носящие
общественно значимый характер, по вопросам деятельности кадров
(назначения, злоупотребления, жалобы на руководящих работников), а
также содержащие информацию о непринятии мер по предыдущим
заявлениям и жалобам.
10. Поступившие в мэрию города обращения граждан из органов
государственной власти (в случаях, если они взяты ими на контроль,
с пометкой об этом) передаются Мэру города, его заместителям,
которые определяют порядок их дальнейшего рассмотрения. Ими же
подписываются ответы на эти обращения в органы государственной
власти и заявителям. В ответах заявителям указывается, каким
органом государственной власти поручено рассмотрение письма.
Об исполнении обращений, взятых органом государственной власти
на контроль, уведомляется отдел писем и приема граждан
Администрации области либо соответствующий орган государственной
власти.
В таком же порядке рассматриваются и другие обращения граждан,
поступившие из федеральных органов власти, в том числе областных.
11. Обращения граждан с поручениями Мэра города или
заместителей Мэра города исполнителям - работникам структурных
подразделений мэрии города, руководителям муниципальных
предприятий, учреждений и подведомственных организаций - после
компьютерной обработки в отделе по работе с населением передаются
на рассмотрение в соответствующие структурные подразделения мэрии
города или в подведомственные организации согласно резолюциям, а
после исполнения возвращаются в отдел по работе с населением.
Не допускается передача материалов из одного структурного
подразделения мэрии в другое, минуя отдел по работе с населением.
Обращения граждан с поручениями Мэра города или заместителей
Мэра города исполнителям передаются только через курьера общего
отдела мэрии.
При необходимости срочной передачи поручения или дела на доклад
специалист отдела по работе с населением забирает его из
соответствующей службы мэрии города и передает по назначению.
12. Если в резолюции по исполнению обращения граждан значится
несколько исполнителей, то всю работу по организации рассмотрения
и направления ответа заявителю проводит должностное лицо,
указанное первым. Первый исполнитель несет персональную
ответственность за окончательную подготовку ответа заявителю и за
сохранность материалов, приложенных к обращению.
13. Контроль за исполнением поручений, данных Мэром города,
заместителями Мэра города по обращениям граждан осуществляется
соответственно заместителями Мэра города, руководителями
подведомственных структурных подразделений мэрии города.
Ответственность за подготовку ответов по существу рассматриваемых
вопросов несут исполнители. Ответы гражданам на обращения,
поступившие в мэрию, подписываются Мэром города или заместителем
Мэра города, поручившим рассмотреть их.
Контроль по срокам исполнения осуществляет отдел по работе с
населением.
14. Непосредственное исполнение обращений граждан поручается
руководителям структурных подразделений мэрии города. При
повторных обращениях и в других необходимых случаях для
рассмотрения обращений создаются комиссии в составе ответственных
работников мэрии, депутатов (по согласованию), специалистов
департаментов, управлений, отделов и иных организаций. В этих
проверках могут принимать участие сами заявители.
Исполнитель готовит информацию с четким докладом по затронутым
вопросам для принятия решения или проект ответа заявителю, который
подписывается Мэром города или заместителем Мэра города, давшим
поручение о рассмотрении. В ответе должны быть указаны сведения об
исполнителе в соответствии с требованиями делопроизводства.
С пометкой "В дело" вся информация возвращается в отдел по
работе с населением для отметки в компьютере и снятия с контроля.
15. По поручению Мэра города, заместителей Мэра города
руководители структурных подразделений и подведомственных
организаций в установленные сроки направляют ответ о принятых
мерах, предварительно согласованный с отделом по работе с
населением, непосредственно заявителю. В ответе должно быть
указано, что обращения граждан рассматриваются по поручению Мэра
города или его заместителей.
О направлении обращения для ответа в структурные подразделения
мэрии города и подведомственные организации заявителю сообщается
отделом по работе с населением.
Копия ответа и заявление граждан со всеми материалами
передаются в отдел по работе с населением для отметки в компьютере
и передачи руководителям, дававшим поручения, для снятия с
контроля.
16. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в
мэрию города, подлежат рассмотрению в срок до одного месяца со дня
их поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки
- не позднее 15 дней.
В случае, когда для рассмотрения обращения необходимо
проведение специальной проверки, истребование дополнительных
материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть
в порядке исключения продлены Мэром города, его заместителями, но
не более чем на один месяц. О продлении срока информируются отдел
по работе с населением и заявитель исполнителем обращения.
17. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей
рассматриваются не позднее 7 дней со дня поступления. При
необходимости эти сроки могут быть в порядке исключения продлены
Мэром города, его заместителями, но не более чем на 15 дней, с
сообщением заявителю и в отдел по работе с населением.
18. Начальник отдела по работе с населением имеет право
возвращать исполнителям недоработанные или неправильно и
недостаточно аргументированно подготовленные ответы (проекты
ответов) гражданам.
Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на
все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры,
заявитель проинформирован о результатах в письменной или устной
форме.
Рассмотрение обращения не считается законченным, если заявителю
сообщено лишь о предполагаемых мерах по решению поставленных
автором вопросов или даны промежуточные ответы.
19. Ответы на обращения, требующие дополнительного контроля за
исполнением намеченных мер в ходе рассмотрения, ставятся на
дополнительный контроль Мэром города, заместителями Мэра города
или начальником отдела по работе с населением. Исполнитель, на
которого возложены обязанности предоставления дополнительного
ответа, организует работу по исполнению намеченных мер, в
установленный срок представляет в отдел по работе с населением
окончательный ответ, подписанный руководителем. Контроль за
соблюдением срока представления дополнительного ответа организует
и осуществляет отдел по работе с населением.
Ответы гражданам на обращения в мэрию подписываются Мэром
города или заместителем Мэра города, поставившим их на
дополнительный контроль, или начальником отдела по работе с
населением, если письмо взято на контроль непосредственно отделом.
20. Ответственность за организацию контроля за исполнением
поступивших в мэрию города обращений граждан возлагается на
начальника отдела по работе с населением.
При нарушении сроков рассмотрения обращений граждан
департаментами, управлениями, комитетами, отделами и другими
структурными подразделениями мэрии информация о фактах нарушений
передается начальником отдела по работе с населением Управляющему
делами для принятия мер.
21. Личный прием граждан осуществляется Мэром города и его
заместителями. Время приемов устанавливается согласно графику,
который ежемесячно составляется отделом по работе с населением,
утверждается Мэром города и публикуется в печати.
График приема вывешивается на доступном для обозрения месте.
22. Прием граждан Мэром города организуется отделом по работе с
населением с участием юридического отдела. Отделом по работе с
населением мэрии города ведется предварительная запись на прием
Мэра города, выясняются причины обращений и результаты их
рассмотрения ранее должностными лицами в структурах мэрии и
подведомственных организациях. До записи на прием к Мэру города
обращения граждан должны быть рассмотрены подведомственными
структурами.
При обращении граждан по вопросам, не отнесенным к ведению
мэрии города, специалистами отдела по работе с населением даются
необходимые разъяснения гражданам по существу затрагиваемых
проблем и путях их решения.
Отдел по работе с населением осуществляет контроль исполнения
должностными лицами поручений Мэра города по конкретным вопросам
обращений граждан и представляет информацию Мэру города.
23. Регистрация граждан, обращающихся на прием к заместителям
Мэра города, производится за 1 час до начала приема.
Учет обращений граждан и контроль их исполнения ведется
работниками приемных заместителей Мэра города с передачей карточек
приема в отдел по работе с населением для регистрации.
24. Снятие с контроля обращения производится по заключению
лица, ведущего прием.
Карточки приема после снятия с контроля хранятся в отделе по
работе с населением.
25. Отдел по работе с населением ежемесячно готовит анализ
письменных и устных обращений граждан, результатов рассмотрения
обращений граждан, поступивших в мэрию города. По результатам
рассмотрения анализа при выявлении фактов нарушений отделом по
работе с населением предоставляется информация Управляющему делами
для принятия мер.
26. Отдел по работе с населением представляет в Администрацию
области аналитический материал по работе с обращениями граждан в
мэрии города за полугодие и за год, а также по требованию.
ХI. Организация контроля и проверки исполнения
в мэрии города
Система контроля определяет организацию, порядок работы
должностных лиц с находящимися на контроле документами, регулярное
информирование Мэра города о ходе их выполнения, своевременное
предупреждение срыва сроков их исполнения как в аппарате мэрии
города, так и в других исполнительных органах.
Контроль за исполнением документов должен обеспечивать их
своевременное и качественное исполнение, своевременное выявление
нарушения сроков выполнения заданий, представление руководству
информации о ходе и результатах исполнения документов.
Контроль исполнения включает:
- внесение в документы подконтрольных пунктов;
- учет служебных документов в аппарате мэрии;
- доведение документов до исполнителей;
- определение сроков представления информации о ходе
выполнения;
- направление напоминаний об истечении сроков исполнения;
- непосредственную проверку хода исполнения;
- проверку качества исполнения;
- учет и анализ результатов исполнения;
- снятие документов с контроля;
- подготовку информаций о состоянии контроля и исполнения.
Контролю и проверке исполнения подлежат:
- резолюции руководства по постановлениям и распоряжениям Главы
Администрации области;
- постановления и распоряжения Мэра города;
- решения городской Думы (в части, касающейся деятельности
мэрии);
- поручения Мэра города;
- письма и обращения граждан;
- служебные письма.
На контроль могут браться и другие документы, целесообразность
постановки которых определяют Мэр города, его заместители,
управляющий делами мэрии.
За полным и своевременным исполнением постановлений,
распоряжений, решений и поручений контроль осуществляют Мэр
города, его заместители, управляющий делами мэрии, руководители
структурных подразделений мэрии и уполномоченные ими лица.
Оперативный контроль за фактическим исполнением входящих
документов осуществляется Мэром, его заместителями, управляющим
делами, помощником, секретарями приемных, юридическим отделом,
другими структурными подразделениями аппарата.
Если контроль за выполнением возлагается на несколько
должностных лиц, то ответственным за исполнение документа является
лицо, указанное в резолюции первым. Документ передается ему.
Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа
в установленный срок, ему предоставлено право созыва
соисполнителей.
Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя
предоставить все необходимые материалы. Они в равной степени несут
ответственность за своевременное и качественное исполнение
указания руководителя.
Заместители или другие должностные лица, на которых возлагается
контроль за исполнением, в течение 2 дней после получения
поручения определяют в резолюциях меры по организации исполнения и
сроки представления информаций об исполнении с учетом введения
учреждающих (промежуточных) сроков контроля исполнения документов,
позволяющих внести соответствующие коррективы в процесс и сроки
его выполнения.
Сбор информации, обработку и представление ее Мэру осуществляет
общий отдел точно в установленные сроки отчетности или по их
требованию.
Информация о ходе выполнения или о выполнении контролируемого
документа должна быть конкретной, расположенной по очередности
пунктов постановления (распоряжения), решения, письма и полной по
каждому вопросу, с указанием принимаемых конкретных мер по
реализации данных документов.
Руководители структурных подразделений городской мэрии и другие
должностные лица, обеспечивающие фактическое исполнение документов
или отдельных их пунктов (мероприятий), ответственны за
своевременное, достоверное и объективное обобщение хода выполнения
документов и представленного по ним информационного материала в
вышестоящие органы.
Несоблюдение сроков отчетности или неполнота представляемых
сведений считается нарушением хода выполнения постановления,
распоряжения, закона, решения, поручения, о чем ставится в
известность Мэр города в информации, представляемой
соответствующими структурами.
Если в процессе реализации документов выясняется невозможность
соблюдения указанного срока, то лицом, ответственным за выполнение
данного документа, готовится на имя Мэра города или его
заместителей (в зависимости от вида документа) аргументированное
представление о продлении срока действия данного документа или о
снятии его с контроля в связи с объективной невозможностью его
дальнейшего выполнения.
Продление срока исполнения документа или отдельных его
положений должно быть оформлено не менее чем за три дня до
истечения срока его выполнения.
Несоблюдение сроков отчетности или неполнота представленных
сведений считается нарушением хода выполнения документа, о чем
ставится в известность Мэр или его заместители.
Сроки исполнения контролируемых документов указываются в
текстах документов или резолюциях; исчисляются в календарных днях
с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других
организаций - с даты поступления в мэрию.
Сроки представления промежуточной или конечной информации о
ходе выполнения определяются Мэром города, его заместителями и
другими лицами, ответственными за контроль исполнения.
Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются,
как правило, в течение месяца со дня регистрации документа в
мэрии.
Поручения с пометкой "Срочно" исполняются в 3-дневный срок.
Некоторые документы, поступающие из прокуратуры, должны быть
исполнены в 10-дневный срок (протест прокурора).
Сроки исполнения документов, установленные Мэром города, могут
быть изменены только им.
При организации исполнения постановлений, распоряжений,
резолюций и поручений Мэра города применяются следующие меры
упреждающего (промежуточного) контроля:
- разработка планов и других мероприятий с указанием конкретных
сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение поручения;
- направление ответственным исполнителям предупредительных
запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о
принятии мер по выполнению поручения. В случае возникновения
обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение поручений, в
промежуточной информации указываются причины этих обстоятельств и
меры, принимаемые по обеспечению своевременного их выполнения;
- проведение контрольных проверок хода исполнения поручений;
- заслушивание на оперативных совещаниях либо специальных
заседаниях сообщений должностных лиц о проделанной работе по
выполнению поручения;
- внесение предложений относительно должностных лиц,
допускающих факты несвоевременного или ненадлежащего исполнения
поручений.
Снятие документов с контроля осуществляется после их полного
исполнения на основании распоряжения или резолюции Мэра города,
его заместителей.
Свидетельством исполнения является наличие подготовленного
исполнителем документа (справки) об исполнении с резолюциями: "В
дело" или "Снять с контроля".
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна
включать следующие данные:
- краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ,
свидетельствующий об исполнении или, при наличии такого документа,
ссылку на его дату и номер, слова: "В дело N" и номер дела, в
котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа
и направлении его в дело должна быть подписана и датирована
исполнителем документа или руководителем структурного
подразделения, в котором исполнен документ.
Снять документ с контроля может только руководитель,
поставивший его на контроль, или другое лицо по его поручению.
Общий отдел по требованию руководителей мэрии представляет
информацию о ходе выполнения постановлений, распоряжений,
поручений, других служебных документов и о мерах, принимаемых по
обеспечению их выполнения.
ХII. Порядок представления к награждению
государственными наградами Российской Федерации
1. Государственные награды Российской Федерации являются высшей
формой поощрения граждан за выдающиеся заслуги перед государством
и народом.
2. Ходатайства о награждении государственными наградами
возбуждаются в коллективах предприятий, учреждений, организаций
независимо от форм собственности, либо заместителями Мэра города.
Ходатайство адресуется Главе Администрации (Губернатору)
области, оформляется на бланках организации, подписывается
руководителем. В нем кратко указываются мотивы представления к
награждению государственной наградой и наименование награды.
3. Кандидатура представляемого к награждению согласовывается с
Мэром города. После согласования наградных документов у
заместителей Главы Администрации (Губернатора) области, курирующих
соответствующие отрасли, документы передаются в отдел по
государственным наградам и обеспечению социальных гарантий
государственных служащих Администрации области для проверки
правильности оформления.
Проверенные наградные документы передаются заместителю Главы
Администрации (Губернатора) области - руководителю аппарата,
который организует их рассмотрение Главой Администрации
(Губернатором) области.
4. Наградные листы, подписанные Главой Администрации
(Губернатором) области, передаются в министерства и ведомства
Российской Федерации. В случае отсутствия вышестоящих федеральных
органов, наградные документы с ходатайством Главы Администрации
(Губернатора) области направляются в соответствующее Управление
Президента Российской Федерации.
5. Повторное награждение государственной наградой за новые
заслуги возможно не ранее чем через 3 года после предыдущего
награждения, за исключением награждения за совершение геройского
подвига, проявленное мужество, смелость, отвагу.
6. В случае отказа Мэра в награждении - управляющим делами
направляется ответ, где мотивируются причины отказа.
7. Ответственность за качественное оформление документов несут
работники управления по работе с муниципальными служащими.
ХIII. Порядок представления к награждению Почетной
грамотой мэрии города Шахты, Приветственным адресом,
Благодарственным письмом мэрии города
1. Почетная грамота мэрии города Шахты, Приветственный адрес,
Благодарственное письмо являются формой поощрения граждан за
многолетний и добросовестный труд.
2. Подготовка материалов и награждение Почетной грамотой мэрии
города Шахты осуществляются в соответствии с Положением о Почетной
грамоте мэрии города Шахты.
3. По случаю юбилейных и знаменательных дат, иных событий в
адрес граждан, коллективов предприятий, учреждений, независимо от
форм собственности, могут направляться Приветственные адреса мэрии
города.
Заместитель Мэра города, чью компетенцию затрагивает
поднимаемый вопрос, согласовывает возможность о поощрении Мэром и
при положительном решении дает соответствующее поручение для
оформления Приветственного адреса, Благодарственного письма.
Основанием для подготовки этих материалов является поручение
Мэра города.
4. Ответственность за подготовку текстов Приветственных
адресов, Благодарственных писем возлагается на заместителей Мэра
города. Текст Приветственного адреса, Благодарственного письма
согласовывается с управлением по работе с муниципальными
служащими.
5. Подписывается Приветственный адрес, Благодарственное письмо
Мэром города.
6. Печатание Приветственных адресов, Благодарственных писем
осуществляет управление по работе с муниципальными служащими.
7. Вручение Приветственных адресов, Благодарственных писем
проводит Мэр города или, по его поручению, заместители Мэра
города, другие руководители.
ХIV. Порядок публикаций официальных материалов и
работы с опубликованными критическими материалами
в средствах массовой информации
1. Публикации решений городской Думы осуществляются в
соответствии с регламентом, утвержденным Шахтинской городской
Думой.
2. Решения о публикации постановлений, распоряжений и иных
документов мэрии города принимаются отделом по связям с
общественными организациями и СМИ мэрии, кроме случаев, особо
оговоренных в принимаемых документах.
3. Заместители Мэра, руководители управлений и структурных
подразделений мэрии, а также муниципальных и бюджетных организаций
не позднее двух недель со дня опубликования критических материалов
направляют в соответствующие средства массовой информации итоги
рассмотрения публикаций. Ответы должны носить срочный характер, с
обязательным указанием мер на выступление в СМИ.
Контроль за своевременным направлением на выступление в СМИ
возлагается на отдел по связям с общественными организациями и СМИ
мэрии и отдел по работе с письмами и обращениями граждан.
4. Организационные вопросы по взаимодействию заместителей Мэра,
руководителей структурных подразделений мэрии со средствами
массовой информации по вопросам их деятельности осуществляются
работниками отдела по связям с общественными организациями и СМИ
мэрии.
ХV. Порядок подготовки и проведения совещаний
в мэрии города
1. Проведение совещаний по различным направлениям деятельности
определяется Мэром города или его заместителями. Они
предусматриваются в планах работы.
2. Ответственность за подготовку совещания возлагается на
заместителей Мэра города, начальников структурных подразделений,
должностных лиц, принявших решение о его проведении.
Им же утверждается план подготовки и порядок проведения
совещания.
Координация вопросов по подготовке совещаний с участием Мэра
города возлагается на управление делами. Им же готовится и план
обеспечения и подготовки совещания.
3. Подготовка необходимых материалов (доклад, информации,
справки, список участников, проект решения и т.д.), план
подготовки, порядок проведения, составление протокола поручений
совещания, а также приглашение и регистрация участников совещания
возлагаются на руководителей структурных подразделений, которые
проводят совещание согласно плану подготовки.
4. В необходимые случаях проводится стенографирование
совещания. В таких случаях заявка подается в общий отдел не
позднее чем за сутки до его проведения.
Стенограмма в недельный срок после совещания передается
протокольной частью должностному лицу, ответственному за его
подготовку, для составления протокола поручений.
Подписанный ведущим совещание протокол поручений передается
вместе с листом рассылки, завизированным ответственным за
подготовку совещания, в машбюро для тиражирования и передачи на
рассылку исполнителям и специалисту по контролю общего отдела.
Стенограмма и протокол хранятся в общем отделе мэрии.
5. Порядок, срок и ответственный за подготовку информации об
исполнении поручений определяется должностным лицом, подписавшим
протокол.
6. Материально-техническое и хозяйственное обеспечение
проведения совещаний и обслуживание их участников возлагается на
общий отдел.
I. Служебные (производственные) совещания
Служебные совещания по итогам работы за квартал с участием
руководителей отделов и управлений, служб мэрии, Глав
Администраций поселков города проводятся до 15-го числа следующего
за последним месяцем квартала с 15 часов.
С основными документами на них выступают заместитель Мэра по
экономическим вопросам и начальник Управления финансов (до 30 мин.
и до 15 мин. соответственно).
На этих совещаниях:
а) анализируется ход выполнения плана развития городского
хозяйства и бюджета;
б) заслушиваются сообщения о ходе выполнения решений городской
Думы и мэрии города;
в) участников совещаний информируют о решениях вышестоящих
государственных органов, других актуальных вопросах.
Руководство мэрии, руководители отделов, управлений, комитетов
собирают совещания с участием руководителей предприятий и
организаций города только в тех случаях, когда это вызвано крайней
необходимостью коллективного обсуждения вопросов и разработкой мер
по их решению.
В остальных случаях приглашаются руководители, которые несут на
предприятии или в организации непосредственную ответственность по
должности и полномочны решать поставленные вопросы.
Совещания должны тщательно готовиться, носить конкретный,
деловой характер.
Городское собрания, совещания с привлечением больших групп
работников, начальников структурных подразделений проводятся по
согласованию с руководством мэрии.
Каждую неделю Мэр и его первый заместитель проводят оперативные
совещания с заместителями Мэра, помощником Мэра, управляющим
делами, другими руководителями организаций по вопросам текущей
работы, заслушивают отчеты, информации ответственных работников.
С учетом повестки дня совещаний по указанию Мэра в них
принимают участие другие работники аппарата, структурных
подразделений и служб мэрии города.
Заместители Мэра еженедельно проводят планерки с руководителями
курируемых управлений, отделов, комитетов, служб по итогам работы
за неделю и задачам на последующий период времени.
Продолжительность проведения таких совещаний (планерок), как
правило, не должна превышать полутора часов.
В целях упорядочения работы аппарата, его структурных
подразделений:
1) Каждым из руководителей мэрии разрабатывается регламент его
рабочей недели;
2) Общий отдел каждую среду, по предложениям руководителей
мэрии, составляет план основных мероприятий на предстоящую неделю
с указанием даты, времени, места проведения, категории
приглашенных, рассматриваемый вопрос и передает информацию о них в
областную Администрацию.
II. Регламент заседаний комиссий при городской мэрии
По предложению мэрии, утвержденному решением городской Думы,
создаются комиссии при мэрии.
Их заседания, в соответствии с компетенцией, проводят:
1. Административная комиссия - ежедневно с 15.00 час.
2. Комиссия по делам несовершеннолетних - 1, 3-я среда с 13.00
час.
3. Комиссия по регистрации граждан по месту жительства - по
четвергам с 14.00 час.
4. Общественная комиссия по жилищным вопросам - последняя
пятница месяца с 14.00 час.
5. Комиссия по земельным спорам - 2, 4-я среда с 15.00 час.
6. Комиссия по соцподдержке - 1, 3-я среда с 14.00 час.
7. Комиссия по выплате областного пособия по нуждаемости - 2, 4-
я среда с 14.00 час.
8. Комиссия по субсидиям на строительство частного жилья - по
мере поступления средств.
9. Комиссия по защите прав (КУИ) вкладчиков - 1 раз в квартал.
10. Согласительная комиссия - 1 раз в квартал.
11. Комиссия по защите прав акционеров (КУИ) - 1 раз в квартал.
12. Комиссия по безопасности движения - 1 раз в квартал.
13. Комиссия по правам реабилитированных граждан - по мере
поступления документов.
14. Наблюдательный совет - 1 раз в квартал.
15. Координационный совет - еженедельно по пятницам.
16. Заседание коллегии - 1 раз в месяц.
ХVI. Порядок оформления отпусков работникам
аппарата мэрии, руководителям органов мэрии,
Главам администраций поселков
1. Заявления на отпуск работниками аппарата мэрии,
руководителями органов мэрии, Главами Администраций поселков
пишутся на имя Мэра города и оформляются распоряжением Мэра.
2. Сотрудники аппарата мэрии согласовывают заявления на отпуск
с заместителями Мэра (кураторами) с последующей передачей
заявлений в управление по работе с муниципальными служащими для
оформления распоряжений.
3. Подготовку распоряжений, контроль за наличием необходимых
виз на заявлениях осуществляет управление по работе с
муниципальными служащими, а направление должностным лицам копий
распоряжений обеспечивает общий отдел мэрии города.
4. Руководители муниципальных предприятий и учреждений пишут
заявления на отпуск на имя Мэра города с последующей передачей в
Управление по работе с муниципальными служащими для оформления
распоряжений.
ХVII. Порядок получения разрешения и оформления
командировок работникам аппарата мэрии города
1. Разрешение не выезд работников аппарата мэрии за пределы
города (в пределах области) согласовывается соответствующим
заместителем Мэра.
Согласованное и подписанное распоряжение на командировку
является основанием для оформления командировочного удостоверения.
2. Выезд сотрудников аппарата за пределы области оформляется
распоряжением Мэра города.
Выезд руководителей мэрии за пределы области согласовывается с
Мэром города.
Распоряжение Мэра города является основанием для оформления
командировочного удостоверения.
3. Оформление командировочных удостоверений осуществляет
управление по работе с муниципальными служащими.
4. Подписывает командировочные удостоверения начальник
управления по работе с муниципальными служащими.
5. По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней
муниципальный служащий обязан отчитаться в бухгалтерии о
командировочных расходах, а также предоставить непосредственному
руководителю информацию о проделанной в командировке работе.
ХVIII. Печати, бланки и штампы
1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности,
ставится печать. В мэрии города имеются следующие печати:
- мастичная гербовая печать "Мэрия города Шахты Ростовской
области", ставится на документах, подписанных Мэром города и
первым заместителем Мэра. Хранится у управляющего делами мэрии;
- мастичная гербовая печать "Мэрия города Шахты Ростовской
области" для финансовых документов, ставится на банковских
документах, командировочных удостоверениях, договорах по
финансовым вопросам и других документах, подписанных Мэром и
заместителями Мэра. Хранится у главного бухгалтера.
Простые печати с обозначениями:
- "Протокольная часть, мэрия города Шахты Ростовской области",
ставится на постановления и распоряжения Мэра. Хранится в
протокольной части;
- "Управление по работе с муниципальными служащими, мэрия
города Шахты Ростовской области", ставится на трудовых книжках,
справках. Хранится в Управлении по работе с муниципальными
служащими;
- "Общий отдел, мэрия города Шахты Ростовской области",
ставится на документах, подписываемых заместителями Мэра,
начальниками отделов, управлений. Хранится в общем отделе;
- "Комитет по молодежной политике, мэрия города Шахты
Ростовской области", ставится на документы, регламентирующие
деятельность Комитета. Хранится у председателя Комитета по
молодежной политике.
Металлические печати для опечатывания сейфов и кабинетов:
N 1 - хранится у Мэра;
N 2 - хранится в отделе по военно-мобилизационной работе;
N 3 - хранится в бухгалтерии;
N 4 - хранится в Управлении делами;
N 5 - хранится в протокольной части.
Мастичные печати "Для пакетов, мэрия города Шахты Ростовской
области" и "Отдел по военно-мобилизационной работе мэрии города
Шахты Ростовской области" ставятся на пакетах отправляемых
документов, реестрах, других документах, регламентирующих работу
отдела.
Мастичный штамп "Мэрия г. Шахты" для регистрации входящих и
исходящих документов, проходящих по отделу военно-мобилизационной
работы.
Мастичная печать "Для хранилищ, мэрия г. Шахты" - хранится в
отделе по военно-мобилизационной работе.
Мастичные штампы:
"Мэрия г. Шахты Ростовской области" - хранится в бухгалтерии;
"Мэрия г. Шахты Ростовской области" и "Копия верна" - хранятся
в Управлении по работе с муниципальными служащими;
"Мэрия г. Шахты Ростовской области" для входящих документов -
хранится в общем отделе;
"Мэрия г. Шахты Ростовской области" - хранится в отделе дорог;
"Профком, мэрия г. Шахты Ростовской области" - хранится у
председателя профкома;
"Управляющий делами мэрии г. Шахты" - хранится у управляющего
делами мэрии.
Факсимиле подписи Мэра - 2 (две) штуки, одно хранится в
протокольной части, второе - у Мэра города. Факсимиле подписи
первого заместителя Мэра хранится в протокольной части.
Печати, штампы, факсимиле хранятся в сейфах.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования
и хранения печатей в подразделениях мэрии возлагаются на их
руководителей.
2. Бланки документов, применяемые в аппарате мэрии, структурных
подразделениях должны использоваться строго по назначению и без
соответствующего разрешения не могут передаваться другим
организациям и лицам.
Бланки разрабатываются информационно-техническим отделом по
предложению отделов, управлений, согласовываются с начальником
общего отдела и утверждаются управляющим делами мэрии.
Структурные подразделения, приемные руководителей, имеющие
компьютеры, при подготовке писем, как правило, пользуются бланками
"Мэрия города Шахты".
3. Чистые бланки должны храниться в сейфах или закрытых шкафах.
4. Заказы на изготовление печатей и штампов подаются в общий
отдел на согласование, утверждаются управляющим делами мэрии.
Изготовление печатей и штампов возлагается на общий отдел.
5. Пришедшие в негодность и аннулированные печати возвращаются
в отдел по военно-мобилизационной работе и уничтожаются по акту.
ХIХ. Выполнение машинописных,
копировально-множительных работ
1. Печатание и копирование (тиражирование) документов
осуществляется в машинописном бюро, а также непосредственно в
структурных подразделениях на компьютерах или пишущих машинах.
2. Машинописное бюро выполняет работы объемом более 2 печатных
страниц.
Материалы до 2 страниц машинописного текста печатаются в
соответствующих приемных, в структурных подразделениях и только в
отдельных случаях - в машинописном бюро.
3. Тексты писем печатаются на лазерном принтере в информационно-
техническом отделе и машинописном бюро на бланках установленного
образца.
4. Материалы для выполнения машинописных работ принимаются от
работников мэрии заведующей машбюро с визой начальника общего
отдела.
Рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть
написаны разборчиво на одной стороне листа, с соблюдением правил
орфографии и пунктуации, тщательно отредактированы, выполнены
фиолетовыми, черными или синими чернилами (пастой) и завизированы
исполнителем.
Заведующая машинописным бюро вправе не принять для печатания
материал, написанный или правленый неразборчивым почерком,
красными, зелеными чернилами или карандашом.
Не принимаются в печать документы, не подписанные автором.
5. Отредактированные проекты писем печатают на простом листе
бумаги и только после согласования текста с руководителем,
подписывающим документ, оформляются на необходимом бланке через
1,5 интервала.
Материалы, подлежащие дополнительному корректированию,
печатаются в одном экземпляре через 2 интервала.
6. Корректорские работы специалистами, печатающими документы,
не производятся.
7. В конце отпечатанного документа в левом нижнем углу
проставляется отметка, которая содержит наименование файла на
машинном носителе, дату и место создания документа, инициалы имени
и фамилии специалиста, печатавшего документ.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона
проставляются на лицевой стороне последнего листа документа,
внизу, слева.
8. Машинописные работы выполняются по двум категориям: срочные,
обычные. Срочные - с визой начальника общего отдела - в течение
часа. Обычные - в течение одного дня.
Поручения Мэра, материалы за его подписью являются
внеочередными и печатаются незамедлительно. Материалы, сданные в
машбюро после 17.00 часов, выполняются на следующий день.
При необходимости выполнения машинописных работ в другие сроки
разрешение дает начальник общего отдела.
9. Тиражирование документов производится специалистами общего
отдела на множительной технике после согласования заказа с
начальником общего отдела.
10. На копирование передаются первые экземпляры (подлинники)
отпечатанных материалов или качественно исполненные копии.
Специалисты общего отдела вправе не принимать к размножению
материал, не отвечающий соответствующим требованиям.
Не подписанный или не завизированный материал к размножению не
принимается.
11. Готовый материал выдается заказчику под роспись в журнале
регистрации заказов.
12. В машинописном бюро и информационно-техническом отделе
производятся машинописные работы только служебного характера.
13. Стенографирование совещаний проводится специалистами
протокольной части. Заявка на стенографирование подается в общий
отдел вместе с недельным планом работы.
Организация и проведение этой работы возлагается на начальника
общего отдела.
14. Работа с секретными документами ведется отделом по военно-
мобилизационной работе и протокольной частью в соответствии с
инструкцией "О секретном делопроизводстве".
ХХ. Порядок оформления документов к сдаче в архив
и использование архивных документов
1. Документы находятся в делах текущего делопроизводства в
течение 2 лет, после чего сдаются в Муниципальный архив документов
по личному составу и Шахтинский филиал областного госархива.
Документы со сроками хранения до 3 лет могут в архив не
сдаваться, а храниться в структурных подразделениях.
2. Оформление дел для передачи в архивные учреждения проводятся
работниками структурных подразделений согласно Номенклатуре дел
аппарата мэрии и "Основным правилам работы ведомственных архивов"
при методической помощи Муниципального архива и филиала госархива
области.
3. Контроль за своевременным оформлением дел для передачи в
архивные учреждения и ответственность за передачу необходимых
документов несут начальник структурного подразделения и Экспертная
комиссия мэрии города.
4. Дела постоянного срока хранения переплетаются, нумеруются.
Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат
частичному оформлению: дела можно хранить в скоросшивателях, листы
не нумеруются.
На все завершенные делопроизводством дела постоянного и
временного хранения и дела по личному составу (75 лет хранения) в
структурных подразделениях составляются описи. Дела временного
срока хранения хранятся в структурных подразделениях в
запирающихся шкафах; дела по личному составу передаются в
Муниципальный архив документов по личному составу; постоянного
срока хранения - в филиал госархива области.
При приеме особо ценных документов в делах проверяется
количество листов. Вместе с делами в архивные учреждения
передаются и регистрационно-контрольные картотеки на документы.
Ответственность за своевременное и качественное составление
описей дел несут руководители структурных подразделений. Контроль
осуществляют управляющий делами мэрии и Экспертная комиссия мэрии
города.
5. Передача дел в Муниципальный архив и филиал госархива
области осуществляется ежегодно структурными подразделениями по
графику соответствующих архивных учреждений.
6. Документы, находящиеся на хранении в структурных
подразделениях мэрии города, предоставляются сотрудникам
подразделений мэрии для работы в помещении структурного
подразделения, а в некоторых случаях - во временное пользование
вне данного отдела, но в здании мэрии под расписку.
Выдача дел за пределы отдела регистрируется в книге выдачи дел
в рабочие помещения мэрии города.
В необходимых случаях по архивным делам выдаются копии,
архивные справки и архивные выписки, соответствующим образом
заверенные.
7. Постановления и распоряжения Мэра после 2-летнего нахождения
в протокольной части передаются на хранение в филиал госархива
области.
Распоряжения по кадрам - в Муниципальный архив документов по
личному составу.
Материалы по обращениям граждан хранятся в секторе обращений
граждан общего отдела.
8. В Муниципальный архив передаются дела по личному составу, в
филиал госархива области - дела постоянного срока хранения. Их
передача осуществляется по описям. Осуществляют эту работу
начальники структурных подразделений под руководством управляющего
делами мэрии города.
ХХI. Дежурство в мэрии города
1. Организация дежурства в мэрии города: составление дежурства,
назначение дежурных, их инструктирование возлагаются на Управление
по работе с муниципальными служащими.
Ответственность за правильное (в соответствии с требованиями
инструкции дежурного) исполнение обязанностей дежурного в равной
степени несут руководитель управления по работе с муниципальными
служащими и дежурный.
2. Дежурство в мэрии города ведется круглосуточно: в рабочие
дни - диспетчером управления коммунального хозяйства, в
предпраздничные и праздничные дни - заместителями Мэра,
руководителями структурных подразделений, их заместителями по
специальному графику, утвержденному Мэром.
ХХII. Внутренний распорядок и создание необходимых
условий для работы сотрудников аппарата
1. Прием, увольнение, права и обязанности муниципальных
служащих мэрии и структурных подразделений осуществляются в
пределах существующих нормативных документов РФ.
2. Ответственность за организацию работы сотрудников аппарата,
соблюдение ими правил внутреннего распорядка возлагается на
руководителей структурных подразделений.
3. Время начала, окончания работы и перерыва для отдыха и
питания устанавливается следующее:
начало работы - 8.00;
перерыв - с 12.00 до 13.00;
окончание работы - 17.00.
В предпраздничные дни рабочий день заканчивается в 16.00.
Для сотрудников машинописного бюро и информационно-технического
отдела устанавливается график работы с 8.00 до 18.00 (с 17.00 до
18.00 - по скользящему графику).
4. Заместители Мэра, руководители структурных подразделений
обязаны сообщать в свои приемные об отъезде в командировку, об
уходе в отпуск, об отсутствии в связи с болезнью, о своем месте
нахождения во время отсутствия на рабочем месте продолжительностью
более 3 часов по другим причинам.
Во всех структурных подразделениях мэрии уход работников с
рабочего места должен производиться с ведома руководителя.
5. Учет выхода на работу сотрудников ведут уполномоченные на то
работники. Табель учета выхода на работу подписывается
руководителем структурного подразделения и в установленные сроки
передается в бухгалтерию.
6. За добросовестное отношение к работе с учетом эффективности
и качества работы работники аппарата могут быть представлены к
награждению государственными наградами, Почетными грамотами
Администрации области, мэрии города.
По ходатайству руководителя структурного подразделения работник
аппарата может быть премирован и ему может оказываться
материальная помощь.
Вопросы премирования и оказания материальной помощи работникам
аппарата мэрии регламентируются постановлениями и распоряжениями
Мэра города.
7. За допущенные нарушения трудовой и служебной дисциплины, по
предложению руководителя структурного подразделения, к работнику
могут применяться меры административного воздействия, вплоть до
освобождения от занимаемой должности.
8. Материально-техническое обеспечение сотрудников возлагается
на общий отдел, который обеспечивает получение канцтоваров,
оргтехники по заявкам руководителей структурных подразделений.
Время ежегодного и дополнительного отпуска за выслугу лет
устанавливается для каждого сотрудника в соответствии с Законом о
муниципальной службе.
По желанию сотрудников, оплачиваемые отпуска могут
предоставляться им мэрией по частям в течение года.
График отпусков составляется на каждый календарный год в январе
месяце, утверждается Мэром, согласовывается с профсоюзным
комитетом и доводится до сведения работников.
ХХIII. Порядок входа в здание мэрии города,
выноса и вноса имущества
1. Вход в здание мэрии города регламентируется Инструкцией по
организации пропускного режима в здании мэрии (распоряжение Мэра N
3 от 6.01.99).
2. По своим служебным удостоверениям в здание пропускаются
категории граждан в соответствии с Инструкцией по организации
пропускного режима в здании мэрии, утвержденной управляющим делами
мэрии.
Утверждены три вида пропусков установленной формы:
Постоянный пропуск выдается сотрудникам организаций и
учреждений, расположенных в здании мэрии (ул. Советская, 158), ее
отделов (пр. К. Маркса, 67, ул. Советская, 134), а также
представителям сторонних организаций по предварительным заявкам
руководителей структурных подразделений на имя начальника
управления по работе с муниципальными служащими.
Временный пропуск выдается сроком до одного месяца по
предварительным заявкам руководителей структурных подразделений
аппарата.
Разовый пропуск выдается на каждое лицо отдельно на одно
посещение и дает право входа в здание только в день его выдачи и в
те подразделения, которые указаны в пропуске.
Список лиц, имеющих право заказа разовых пропусков,
утверждается управляющим делами мэрии.
1. В случае проведения массовых (свыше 5 человек) мероприятий
(совещания, заседания и т.д.) их участники пропускаются по списку,
подписанному ответственным за проведения мероприятия, без
оформления разовых пропусков с предъявлением гражданами паспорта
или иного документа, удостоверяющего личность.
2. В выходные и праздничные дни в здание могут быть пропущены
лица только в случае служебной необходимости. Для этого
руководители структурных подразделений заранее подают на имя
начальника общего отдела списки таких лиц.
3. Внос и вынос имущества и иных материальных ценностей в
здание осуществляется по заявкам руководителей соответствующих
структурных подразделений, завизированным комендантом здания.
Управляющий делами
Т.Г.ЖИГУНОВА
|
