ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 20 августа 1997 г. N 298
О РЕГЛАМЕНТЕ РАБОТЫ
АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. Постановлений Главы администрации РО
от 15.02.1999 N 54, от 24.05.1999 N 176,
от 19.07.1999 N 248, от 11.09.2000 N 336)
В целях установления единой системы делопроизводства, порядка
работы с документами, обеспечения выполнения принимаемых решений и
повышения эффективности управленческой деятельности аппарата
Администрации области постановляю:
1. Утвердить Регламент работы аппарата Администрации области
(прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений аппарата, органов
Администрации области довести Регламент работы аппарата
Администрации до сведения всех работников и обеспечить строгое
соблюдение его в практической деятельности.
3. Контроль за выполнением Регламента работы аппарата
Администрации области возложить на заместителя Главы Администрации
(Губернатора) области - руководителя аппарата Кузнецова С.Г. и
заместителя Главы Администрации (Губернатора) области -
управляющего делами Степанову З.М.
4. Постановления Главы Администрации области от 23.09.92 г.
N 382 "О Регламенте работы аппарата Администрации Ростовской
области" и от 01.06.94 г. N 152 "Об утверждении Инструкции о
порядке подготовки, издания и организации контроля за прохождением
и исполнением служебных документов и писем граждан в аппарате
Администрации Ростовской области" считать утратившими силу.
5. Ранее принятые постановления и распоряжения по вопросам,
регламентирующим работу аппарата Администрации области, действуют
в части, не противоречащей данному Регламенту.
Глава Администрации
(Губернатор) области
В.Ф.ЧУБ
Постановление вносит
управление делами
Администрации области
Приложение
к постановлению
Главы Администрации области
от 20.08.1997 N 298
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. Постановлений Главы администрации РО
от 15.02.1999 N 54, от 24.05.1999 N 176,
от 19.07.1999 N 248, от 11.09.2000 N 336)
I. Общие положения
1. В соответствии с Уставом Ростовской области государственную
власть в области осуществляют Законодательное Собрание области и
Администрация области.
2. Администрация области в своей деятельности руководствуется:
Конституцией Российской Федерации.
Федеральными законами.
Указами, распоряжениями Президента Российской Федерации.
Постановлениями и распоряжениями Правительства Российской
Федерации.
Договором о разграничении предметов ведения и полномочий между
органами государственной власти Российской Федерации и органами
государственной власти Ростовской области.
Соглашениями между Правительством Российской Федерации и
Администрацией Ростовской области.
Уставом Ростовской области.
Областными законами и решениями Законодательного Собрания
области.
Постановлениями и распоряжениями Главы Администрации области.
Настоящим Регламентом.
3. Глава Администрации (Губернатор) Ростовской области
является высшим должностным лицом области, возглавляет
исполнительную государственную власть в области и осуществляет
руководство Администрацией области на принципах единоначалия,
самостоятельно утверждает структуру и штаты аппарата Администрации
области в пределах соответствующих расходов областного бюджета.
Структурные подразделения аппарата Администрации области
юридическими лицами не являются и подчиняются заместителям Главы
Администрации (Губернатора) области в соответствии с
распределением обязанностей между ними или непосредственно Главе
Администрации (Губернатору) области.
Аппарат Администрации области прекращает свои полномочия с
момента вступления в должность вновь избранного Главы
Администрации (Губернатора) области.
Глава Администрации (Губернатор) области формирует аппарат
Администрации области в соответствии с утвержденными структурой и
штатами на условиях срочного трудового договора на период
исполнения своих полномочий.
4. Глава Администрации (Губернатор)области самостоятельно
назначает на должность и освобождает от должности первого
заместителя Главы Администрации (Губернатора) области -
председателя Правительства, других заместителей, руководителей
органов Администрации области на условиях срочного трудового
договора.
5. Заместители Главы Администрации (Губернатора) области
выполняют свои функции в соответствии с распределением
обязанностей.
Проект постановления Главы Администрации области о
распределении обязанностей между Главой Администрации
(Губернатором) области и его заместителями готовится управлением
по работе с кадрами на основании предложений заместителей Главы
Администрации (Губернатора) в 2-х месячный срок после вступления в
должность Главы Администрации (Губернатора) области.
6. В случае временного отсутствия Главы Администрации
(Губернатора) области его обязанности исполняет первый заместитель
Главы Администрации (Губернатора) области - председатель
Правительства, а в его отсутствие исполнение обязанностей Главы
Администрации (Губернатора) области поручается постановлением
(распоряжением) Главы Администрации (Губернатора) области одному
из заместителей.
7. Структурные подразделения аппарата Администрации области
действуют на основе Положений, разрабатываемых их руководителями и
утверждаемых Главой Администрации (Губернатором) области в
месячный срок со дня их образования. Организует и контролирует эту
работу управление по работе с кадрами Администрации области.
Положения об отделах, секторах, входящих в состав управлений,
комитетов, разрабатываются их руководителями и утверждаются
соответствующими заместителями Главы Администрации (Губернатора)
области.
Руководители структурных подразделений в месячный срок со дня
назначения разрабатывают должностные инструкции каждого сотрудника
аппарата на основании примерных должностных инструкций,
разрабатываемых управлением по работе с кадрами, и представляют на
утверждение заместителям Главы Администрации (Губернатора)
области.
8. Отдельные направления деятельности аппарата могут
регламентироваться и конкретизироваться специальными инструкциями,
которые разрабатываются под руководством заместителей Главы
Администрации (Губернатора) области - управляющего делами и
руководителя аппарата.
9. Ответственность за организацию и состояние
делопроизводства, соблюдение установленных настоящим Регламентом
правил и порядка работы с документами в подразделениях
Администрации области возлагается на их руководителей.
10. Работники Администрации области несут ответственность за
выполнение требований настоящего Регламента, сохранность
документов и неразглашение содержащейся в них служебной и
конфиденциальной информации.
11. В аппарате Администрации области используются
автоматизированные системы "Учет документооборота", "Контроль
исполнения постановлений и распоряжений Главы Администрации
области", "Обращения граждан", предназначенные для учета,
регистрации и контроля за прохождением и исполнением документов. В
необходимых случаях могут разрабатываться и внедряться и другие
системы.
Сопровождение программного и информационного обеспечения,
автоматизированных систем в процессе их эксплуатации,
сопровождение и ведение технологической базы данных этих систем, а
также организация разработки и внедрения других осуществляются
отделом электронно-информационного обеспечения Администрации
области.
12. Правила и порядок работы с документами, установленные
настоящим Регламентом, обязательны для всех государственных
служащих Администрации области.
13. Инструктивные материалы управления делами по вопросам
организации и совершенствования работы с документами, устранения
выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны
для исполнения во всех подразделениях Администрации области.
II. Организация работы с кадрами
1. Порядок формирования структуры и штатов аппарата и органов
Администрации области определяется Уставом Ростовской области и
Областными законами "О государственной службе Ростовской области",
"О реестре государственных должностей Ростовской области".
2. Структура и штаты аппарата Администрации области
утверждаются постановлением Главы Администрации области.
3. Заместители Главы Администрации (Губернатора) области,
руководители управлений, комитетов, отделов аппарата Администрации
области назначаются и освобождаются от должности постановлением
Главы Администрации области.
Все остальные работники аппарата Администрации области
назначаются и освобождаются от должности распоряжением Главы
Администрации области.
4. Заместители руководителей министерств, комитетов,
департаментов, управлений и ведомств назначаются и освобождаются
от должности Главой Администрации (Губернатором) области по
представлению Правительства области.
5. Формирование аппарата Администрации области производится на
основе индивидуального подбора кадров с использованием резерва на
выдвижение, а также путем проведения конкурсов. Проведение
конкурсов на замещение вакантных должностей в аппарате
Администрации области обеспечивает управление в работе с кадрами.
6. Предложения по назначению и освобождению кадров готовятся
заместителями Главы Администрации (Губернатора) области через
управление по работе с кадрами.
7. Кандидаты для назначения на должности руководителей органов
Администрации области проходят собеседование с заместителем Главы
Администрации (Губернатора) области, курирующим соответствующее
подразделение, начальником управления по работе с кадрами,
заместителем руководителя аппарата - начальником Главного
контрольного управления, заместителем Главы Администрации
(Губернатора) области - руководителем аппарата, первым
заместителем Главы Администрации (Губернатора) области -
председателем Правительства, Главой Администрации (Губернатором)
области.
8. Заместители руководителей органов Администрации области,
рекомендуемые на должность, до рассмотрения вопроса о назначении
на заседании Правительства области проходят собеседование с
заместителем Главы Администрации (Губернатора) области, курирующим
соответствующее подразделение, начальником управления по работе с
кадрами, заместителем руководителя аппарата - начальником Главного
контрольного управления, заместителем Главы Администрации
(Губернатора) области - руководителем аппарата, первым
заместителем Главы Администрации (Губернатора) области -
председателем Правительства.
9. Кандидатуры, рекомендуемые на должность в аппарат
Администрации области на основе индивидуального подбора, до
назначения проходят собеседование с руководителем соответствующего
подразделения, с заместителем Главы Администрации (Губернатора)
области, курирующим данное подразделение, начальником управления
по работе с кадрами и заместителем Главы Администрации
(Губернатора) области - руководителем аппарата.
Работники, рекомендуемые на должности начальников комитетов,
управлений, отделов, дополнительно проходят собеседование с первым
заместителем Главы Администрации (Губернатора) области -
председателем Правительства и Главой Администрации (Губернатором)
области.
10. Собеседования с работниками, претендующими на должности
государственных служащих Администрации области, проводятся по
понедельникам с 14.00 до 16.00, а также - во второй и четвертый
четверг каждого месяца с 10.00 до 13.00.
11. Постановления и распоряжения по назначению на должности
государственных служащих Администрации области готовятся
управлением по работе с кадрами после представления работником
следующих документов:
- личного заявления на имя Главы Администрации (Губернатора)
области о приеме на должность (с визой соответствующего
заместителя Главы Администрации (Губернатора) области и резолюцией
Главы Администрации (Губернатора) области;
- анкеты;
- автобиографии;
- копий документов, подтверждающих профессиональное
образование;
- справки из органов налоговой службы о предоставлении
сведений о имущественном положении;
- медицинского заключения о состоянии здоровья;
- документов, подтверждающих стаж государственной службы,
включая ее отдельные периоды.
Примечания. 1. Справка из органов налоговой службы
представляется с момента принятия федерального законодательства,
регулирующего данный вопрос.
2. Кандидатуры, которым по характеру занимаемой ими должности
необходим допуск к государственной тайне, могут быть назначены на
эти должности только после оформления допуска по соответствующей
форме.
12. Порядок оформления и прохождения документов по назначению
и освобождению работников аппарата Администрации области
утверждается Главой Администрации (Губернатором) области по
представлению заместителя Главы Администрации (Губернатора)
области - руководителя аппарата.
13. Для определения уровня профессиональной подготовки и
соответствия работников аппарата Администрации области и
руководителей органов Администрации занимаемой государственной
должности государственной службы, а также для решения вопросов
присвоения квалификационных разрядов проводится аттестация
государственных служащих, порядок и условия проведения которой
устанавливаются федеральными и областными законами.
II А. Порядок взаимодействия администрации области
с территориальными органами федеральных органов
исполнительной власти в области
(введен Постановлением Главы администрации РО
от 15.02.1999 N 54)
В соответствии со статьей 2 Договора о разграничении предметов
ведения и полномочий между органами государственной власти
Российской Федерации и органами государственной власти Ростовской
области и в целях проведения согласованной социально-экономической
и кадровой политики Администрация области осуществляет постоянное
взаимодействие с территориальными органами федеральных органов
исполнительной власти в области.
Руководители территориальных органов федеральных органов
исполнительной власти, их заместители, другие должностные лица (по
поручению руководителей) принимают участие в совместной
деятельности:
- в подготовке и реализации федеральных и областных программ,
относящихся к их деятельности;
- в планерных и иных совещаниях, проводимых Главой
Администрации (Губернатором) области, его заместителями и другими
руководителями аппарата и органов Администрации области по
направлениям своей деятельности;
- согласовывают с Главой Администрации (Губернатором) области,
его заместителями принятие социально значимых для области решений
и мероприятий;
- организуют исполнение совместно принятых решений и
осуществляют контроль за их реализацией.
III. О служебных удостоверениях Администрации области
1. Порядок изготовления, выдачи и возврата служебных
удостоверений Администрации области утверждается распоряжением
Главы Администрации области.
2. Учет, выдача и обеспечение возврата служебных удостоверений
возлагается на управление по работе с кадрами Администрации
области.
3. Служебное удостоверение Администрации области оформляется:
- работникам аппарата Администрации области, руководителям
министерств, департаментов и других органов Администрации - на
основании постановления или распоряжения Главы Администрации
области о назначении на должность;
- главам муниципальных образований области - на основании
свидетельства о регистрации главы муниципального образования по
итогам выборов;
- руководителям предприятий областной формы собственности - на
основании приказа о назначении на должность.
4. Порядок пользования служебным удостоверением Администрации
области устанавливается Инструкцией, утверждаемой заместителем
Главы Администрации (Губернатора) области - руководителем
аппарата.
IV. Планирование работы
В аппарате Администрации области вводятся следующие планы
работы:
1. План работы Администрации области (ежеквартальный).
План составляется комитетом по взаимодействию с органами
местного самоуправления и организационной работе на основе
материалов, представляемых приемными заместителей Главы
Администрации (Губернатор) области до 20 числа последнего месяца
квартала и передается на утверждение Главе Администрации
(Губернатору) области не позднее 27 числа данного месяца. В
материалах указываются основные мероприятия, намечаемые к
проведению органами и структурными подразделениями аппарата
Администрации, сроки их исполнения, исполнители, руководитель,
ответственный за контроль исполнения, форма отчета об исполнении.
Общий контроль за исполнением осуществляет Главное контрольное
управление.
2. План мероприятий городов и районов области
(ежеквартальный). План составляется комитетом по взаимодействию с
органами местного самоуправления и организационной работе.
3. План мероприятий, проводимых с участием Главы Администрации
(Губернатора) области и его заместителей (еженедельный).
План мероприятий осуществляется на очередную неделю общим
отделом Администрации области на основании материалов,
представляемых приемными заместителей Главы Администрации
(Губернатора) области каждую пятницу не позже 13.00 час.
В материалах указываются проводимые мероприятия (собрания,
конференции, совещания, семинары и т.д.), рассматриваемые на них
вопросы, дата, место и время проведения, количество участников и
категории приглашенных. В мероприятиях отражаются командировки
заместителей Главы Администрации (Губернатора) области в
территории области и за ее пределы, прием граждан по личным
вопросам.
Подготовленный план мероприятий каждую пятницу до 16.30
передается Главе Администрации (Губернатору) области, его
заместителям и другим должностным лицам, согласно листу рассылки,
утверждаемому заместителем управляющего делами - начальником
общего отдела.
4. В целях недопущения дублирования мероприятий еженедельно, в
четверг, общий отдел информирует приемные заместителей Главы
Администрации (губернатора) области о проводимых на следующей
неделе мероприятиях областного масштаба (заседаниях
Законодательного Собрания области, Правительства области и т.д.).
5. Ежемесячно о проводимых мероприятиях в области с участием
членов Правительства Российской Федерации, министерств и ведомств
Российской Федерации дается информация в Администрацию Президента
Российской Федерации комитетом по взаимодействию с органами
местного самоуправления и организационной работе Администрации
области.
V. Подготовка, оформление и издание постановлений и
распоряжений Главы Администрации области
(в ред. Постановления Главы администрации РО
от 11.09.2000 N 336)
1. Глава Администрации (Губернатор) области по вопросам,
отнесенным к его ведению, издает постановления и распоряжения,
которые подлежат обязательному документальному оформлению.
Постановления принимаются в целях решения наиболее важных и
принципиальных задач, как правило, длительного действия: по
вопросам социально-экономического и культурного развития области,
экономических реформ, финансовым вопросам, а также по назначению и
освобождению заместителей Главы Администрации (Губернатора)
области, руководителей управлений, комитетов, отделов аппарата
Администрации области, награждении и др.
Распоряжения - по оперативным и организационным вопросам
деятельности. Как правило, они имеют ограниченный срок действия и
касаются узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.
Изменения и дополнения в постановления и распоряжения вносятся
соответствующими актами.
Подготовка постановлений (распоряжений) осуществляется на
основании поручения Главы Администрации (Губернатора) области.
2. Правом вносить проекты постановлений или распоряжений
обладают: заместители Главы Администрации (Губернатора) области,
руководители структурных подразделений аппарата и органов
Администрации, мэры городов и главы районов.
Проекты постановлений по важнейшим вопросам социально -
экономического развития области, а также проекты постановлений,
носящих межотраслевой характер, рассматриваются Правительством
Ростовской области. Решение об этом принимает первый заместитель
Главы Администрации (Губернатора) области - председатель
Правительства. На рассмотрение Правительства представляются
проекты решений Правительства, содержащие предложения о принятии
соответствующего постановления Главы Администрации области, и
одновременно проекты постановлений, подготовленные в установленном
порядке, со всеми необходимыми визами, кроме виз первого
заместителя Главы Администрации (Губернатора) области -
председателя Правительства и начальника юридического отдела.
(введен Постановлением Главы администрации РО от 11.09.2000 N 336)
Руководители областных ведомств и общественных организаций
городов и районов, предприятий и организаций области могут
инициативным порядком направлять проекты нормативных актов
заместителям Главы Администрации (Губернатора) области или
непосредственно в подразделения Администрации по принадлежности
вопросов для выработки заключения и внесения проектов в
установленном порядке.
При этом ответственность за соблюдение сроков подготовки,
доработки, согласования (визирования) данных документов
возлагается на государственных служащих соответствующих
подразделений аппарата Администрации области, назначаемых
заместителями Главы Администрации (Губернатора) области.
Согласование (визирование) и доработку проектов постановлений
(распоряжений), внесенных мэрами городов и главами районов,
организуют работники комитета по взаимодействию с органами
местного самоуправления и организационной работе.
3. На основании полученного поручения должностное лицо
(заместители Главы Администрации, руководители структурных
подразделений или органов Администрации) определяет исполнителей и
сроки подготовки проекта, списки должностных лиц, согласовывающих
и визирующих проекты (при необходимости такой список уточняется в
секторе обработки нормативных документов и выпуска постановлений и
распоряжений Главы Администрации области (далее - сектор обработки
нормативных документов).
Для подготовки отдельных постановлений, распоряжений могут
образовываться специальные группы из ответственных работников
аппарата с привлечением руководителей и специалистов органов
Администрации области, областных ведомств, общественных и других
организаций.
На основании поручения исполнитель получает в секторе
обработки нормативных документов необходимые бланки. Сектор ведет
учет подготавливаемых документов и контролирует соблюдение
установленных сроков.
4. Проекты постановлений и распоряжений по назначению и
освобождению кадров, отпускам, премированию по случаю юбилейных
дат, оплате за замещение отсутствующих работников аппарата,
оказанию материальной помощи, присвоению звания "Ветеран труда",
награждению Почетной грамотой Администрации области готовятся
управлением по работе с кадрами.
5. Срок подготовки проектов постановлений, распоряжений (от
поручения на подготовку до передачи на подпись) устанавливается до
15 рабочих дней, а срочных - до 5 рабочих дней. В необходимых
случаях Глава Администрации (Губернатор)области может установить и
другой конкретный срок.
6. Ответственность за качество подготовки проектов
нормативно-распорядительных документов, согласование и визирование
их с заинтересованными сторонами возлагается на заместителей Главы
Администрации (Губернатора) области, включая и случаи внесения
проектов руководителями органов Администрации, муниципальных
образований и другими организациями.
7. Проекты постановлений и распоряжений должны отвечать
следующим требованиям:
Соответствовать действующему федеральному и областному
законодательству, Уставу области, Договору о разграничении
предметов ведения и полномочий между органами государственной
власти Российской Федерации и органами государственной власти
Ростовской области, ранее принятым постановлениям и распоряжениям
Главы Администрации области.
Быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и
четкое изложение существа вопросов, исключающее возможность
двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными
целями и задачами.
Содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой
материально-технической базой, финансированием и исключающие
необходимость выпуска документов в дополнение или изменение
основного.
Содержать указания конкретным исполнителям, выполнение которых
обеспечит решение поставленных задач, реальные сроки исполнения, а
также пункт возложения контроля за их исполнением на заместителей
Главы Администрации, руководителей министерств, департаментов,
управлений, комитетов, отделов, мэров городов и глав районов
области и других должностных лиц.
Если принимаемое постановление или распоряжение исключает
действие ранее принятых нормативных актов, оно должно содержать
пункт о признании их утратившими силу.
При необходимости в документах делается ссылка на
соответствующие нормативно-правовые акты.
Если проект постановления предусматривает обращение с
ходатайством по тому или другому вопросу, к нему должен быть
приложен проект соответствующего письма.
Постановления и распоряжения, принимаемые во исполнение
законов, указов, постановлений и распоряжений Федеральных органов
власти и управления, а также Законодательного Собрания области,
должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих
документов.
При внесении проектов постановлений, требующих принятия закона
или решения Законодательного Собрания, одновременно должны
представляться проекты соответствующих актов и необходимые
документы к ним.
После подписания постановления или распоряжения по данному
вопросу проект закона, решения Законодательного собрания
передается исполнителем заместителю Главы Администрации
(Губернатора) области - управляющему делами для официальной
передачи в Законодательное Собрание.
Постановления и распоряжения, связанные с выделением бюджетных
ассигнований, а также влекущие за собой расходы из бюджета, не
предусмотренные в нем на текущий финансовый год, вносятся с
пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты,
обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий
их реализации.
Если в тексте документа имеются предложения, то делается
ссылка "согласно приложению" или "прилагается" (при наличии
нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами 1, 2, 3).
Подготовленный проект печатается на компьютере в одном
экземпляре на чистом листе бумаги через 1,5 интервала в системе
"WORD", шрифт - 14. Ниже подписи указывается должность, фамилия и
инициалы заместителя Главы Администрации (Губернатора) области,
структурное подразделение аппарата или орган Администрации, мэр
города или глава района, которыми вносится проект.
Проекты документов, не отвечающие изложенным требованиям, к
передаче на подпись сектором не принимаются.
Объем постановлений (распоряжений) не должен превышать 3
страниц и приложений к ним - не более 5 страниц.
Документы, превышающие такой объем, принимаются к производству
по разрешению заместителя Главы Администрации (Губернатора)
области - управляющего делами или заместителя управляющего делами.
8. Проекты документов могут быть признаны сектором обработки
нормативных документов не подготовленными к подписанию и
отправлены на доработку также в случаях:
- низкого качества компьютерного исполнения текста или
несоответствия печатного текста магнитному носителю;
- отсутствия необходимых согласований должностных лиц,
органов, организаций;
- отрицательных выводов экспертизы;
- отсутствия необходимых данных для дальнейшего осуществления
контроля;
- неустраненных принципиальных разногласий по проекту
документа;
- неотредактированности;
- несоответствия положениям настоящего Регламента.
9. Исполнитель организует согласование и визирование проекта.
На последней странице проекта постановления, распоряжения и
каждом приложении к нему (приложения с цифровыми данными
визируются постранично) визируют:
исполнитель, готовивший проект документа (ответственный
исполнитель от аппарата Администрации);
руководитель структурного подразделения (руководитель органа
Администрации, мэр города, глава района);
заместитель Главы Администрации (Губернатора) области -
куратор подразделения или вопроса.
Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку
его фамилии, должность и дату.
Не допускается отказ от визирования, а также внесение
каких-либо исправлений или дополнений непосредственно в тексте
проекта документа.
Особое мнение (замечание) должностного лица, визирующего
документ, излагается отдельной запиской, которая прилагается к
проекту документа. Не снятое разногласие обязательно докладывается
при подписании постановления или распоряжения Главе Администрации
(Губернатору) области или его первому заместителю.
На листе согласования визы проставляют в последовательности:
Руководители заинтересованных министерств, департаментов,
управлений, комитетов, отделов, а также организации, кому в
проекте документа предусматриваются задания или поручения и
поручается исполнение документа.
Заместитель руководителя аппарата - начальник Главного
контрольного управления, а в его отсутствие - заместитель (при
этом определяется необходимость постановки документа на контроль).
Заместитель (заместители) Главы Администрации (Губернатора)
области, в сферу деятельности которого (которых) входят вопросы
издаваемого проекта.
Первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) области -
председатель Правительства.
Начальник юридического отдела, который кроме визы на листе
согласования визирует и текст проекта документа (проекты
постановлений и распоряжений без визы юридического отдела на
подпись не представляются).
Проект постановления Главы Администрации области,
рассмотренный Правительством области, с приложением решения
Правительства направляется на визирование начальнику юридического
отдела, а затем в сектор обработки нормативных документов для
дальнейшего оформления.
(введен Постановлением Главы администрации РО от 11.09.2000 N 336)
Начальник сектора обработки нормативных документов, который
также определяет полноту согласования проекта и в случае
необходимости проведения дополнительного согласования возвращает
проект исполнителю с указанием об этом.
Проект постановления или распоряжения, переданный должностному
лицу на визу, рассматривается им в течение не более рабочего дня,
а в случаях, требующих проведения экспертизы, не более 3 рабочих
дней. Срочные проекты визируются в течение 3 часов.
Передача проектов документов на согласование (визирование)
осуществляется через приемные руководителей структурных
подразделений с указанием даты получения и возврата в листе
согласования.
За нарушение сроков согласования проекта документа несет
ответственность руководитель подразделения, в котором проходит
согласование проекта.
При наличии разногласий по проекту документа последние
рассматриваются у заместителя Главы Администрации (Губернатора)
области, курирующего подразделение, готовившее документ, и по ним
принимается решение об отклонении или принятии замечания. В
исключительных случаях арбитром при разногласиях выступает первый
заместитель Главы Администрации (Губернатора) области -
председатель Правительства.
Если в процессе доработки в проект документа внесены
существенные изменения, то он подлежит повторному визированию
заинтересованными должностными лицами.
10. После визирования исполнитель передает проект с набором
всех необходимых документов и дискетой в сектор обработки
нормативных документов для проверки, обработки и исполнения на
соответствующем бланке и подготовки к подписанию документа. При
этом контролируются сроки подготовки документа, информация о
соблюдении которых ежемесячно готовится сектором и докладывается
руководству.
Ответственность за соответствие текста документа на дискете
завизированному проекту возлагается на исполнителя.
Оформленный на бланке документ с визой ответственного
работника сектора обработки нормативных документов передается на
визу заместителю Главы Администрации (Губернатора) области -
управляющему делами.
Если документ имеет приложения, то он предварительно
передается для подписания приложений заместителю управляющего
делами - начальнику общего отдела, а в его отсутствие -
заместителю начальника общего отдела.
11. Постановления по важнейшим вопросам социально -
экономического развития области и финансам, а также по назначению,
освобождению заместителей Главы Администрации (Губернатора)
области, руководителей управлений, комитетов, отделов аппарата
Администрации области, руководителей министерств, департаментов,
управлений, комитетов, отделов области подписываются только Главой
Администрации области.
12. Организационную работу по подписанию документов проводит
заместитель Главы Администрации (Губернатора) области -
управляющий делами, а в его отсутствие - заместитель управляющего
делами.
Передача на подпись подготовленных проектов постановлений и
распоряжений, минуя заместителя Главы Администрации (Губернатора)
области - управляющего делами, не допускается.
VI. Порядок подготовки и проведения заседаний
Правительства области. Подготовка, оформление, издание
и рассылка решений Правительства области,
распоряжений Администрации области
(в ред. Постановления Главы администрации РО
от 11.09.2000 N 336)
1. Заседания Правительства области проводятся еженедельно по
схеме: первый понедельник месяца - заседание Правительства; второй
и четвертый понедельник месяца - заседание президиума
Правительства; третий понедельник месяца - заседание
координационного совета по собираемости налогов и других
обязательных платежей при Правительстве Ростовской области.
Заседания предусматриваются в плане мероприятий на квартал и
неделю.
(п. 1 в ред. Постановления Главы администрации РО от 11.09.2000
N 336)
2. Подготовка и проведение заседаний Правительства
осуществляется в соответствии с Регламентом работы Правительства
области.
3. Ответственность за подготовку заседаний Правительства
возлагается на секретариат первого заместителя Главы Администрации
(Губернатора) области - председателя Правительства. Руководителем
секретариата разрабатываются и представляются на утверждение
первому заместителю Главы Администрации (Губернатора) области -
председателю Правительства план подготовки и порядок проведения
заседания Правительства.
4. Приглашение и регистрация участников заседания
Правительства, а также дежурство, во время проведения заседания
возлагаются на секретариат первого заместителя Главы Администрации
(Губернатора) области - председателя Правительства, руководителей
органов и структурных подразделений Администрации области, на
которых возложена подготовка вопросов, включенных в повестку дня
настоящего заседания Правительства, а также комитет по
взаимодействию с органами местного самоуправления и
организационной работе, согласно плану подготовки заседания
Правительства.
5. Звукозапись заседаний Правительства и оформление
стенограммы проводится общим отделом. Стенограмма в пятидневный
срок передается в секретариат первого заместителя Главы
Администрации (Губернатора) области - председателя Правительства.
6. Материально-техническое и хозяйственное обеспечение
проведения заседаний правительства и обслуживание их участников
возлагается на социально-хозяйственное управление Администрации
области.
7. Подготовка решений Правительства области и порядок работы с
ними осуществляются в соответствии с настоящим Регламентом,
Положением о Правительстве области и Регламентом работы
Правительства.
8. Решения регистрируются секретариатом первого заместителя
Главы Администрации (Губернатора) области - председателя
Правительства и хранятся в секретариате.
Рассылка этих документов проводится в соответствии с
требованиями настоящего Регламента.
9. Распоряжения Администрации области издаются по вопросам
организационного и хозяйственного обеспечения, соблюдения правил
внутреннего трудового распорядка, а также по отпускам,
командировкам, оплаты за замещение отсутствующих работников
аппарата, оказанию материальной помощи и другим вопросам.
Их подготовка и организация работы с ними осуществляется
сотрудниками соответствующих структурных подразделений аппарата
Администрации области в соответствии с требованиями настоящего
Регламента.
Распоряжения на бланке "Администрации области" подписываются
заместителями Главы Администрации (Губернатора) области -
руководителем аппарата или управляющим делами в соответствии с
распределением обязанностей под единой нумерацией.
VII. Порядок работы с постановлениями и
распоряжениями Главы Администрации области
1. Подписанные постановления и распоряжения вместе со всеми
приобщенными к ним в процессе подготовки материалами и списком
рассылки передаются в сектор обработки нормативных документов для
дальнейшего производства.
В необходимых случаях к списку рассылки прилагаются полные и
точные адреса получателей, которые представляют работники,
готовившие проект документа.
2. Постановления и распоряжения издаются с соблюдением
последовательности нумерации для каждого вида документа,
присваиваемой сектором обработки нормативных документов, которая
ведется с начала и до конца года.
3. Сектор обеспечивает выпуск, тиражирование постановлений
(распоряжений) и передает их вместе с копией листа рассылки в
сектор делопроизводства для рассылки заинтересованным сторонам и
исполнителям, согласно списку рассылки, не позднее чем в
пятидневный срок после подписания, а срочные - в двухдневный
(считаются рабочие дни), а для отправки в федеральные органы, в
службы безопасности и специальной документальной связи -
еженедельно. Ответственность за эту работу возлагается на
начальника сектора обработки нормативных документов.
Каждый экземпляр рассылаемого постановления или распоряжения
заверяется круглой печатью сектора обработки нормативных
документов.
Постановления и распоряжения, передаваемые в органы местного
самоуправления городов и районов с использованием электронных
средств связи, пересылаются по локальной вычислительной сети
администратору электронной почты ГАС "Выборы". Взаимодействие с
ГАС "Выборы" и информацию о получении документов на местах
обеспечивает отдел электронно-информационного обеспечения.
Постановления и распоряжения передаются по электронной почте,
как правило, 2 раза в неделю (вторник и четверг).
4. Поступившие в сектор делопроизводства документы
направляются исполнителям не позже следующего дня, а срочные -
немедленно. Ответственность за организацию этой работы несет
начальник сектора делопроизводства общего отдела.
5. Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие
ранее принятые документы, обязательно направляются всем
учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.
Ответственность за это возлагается на сектор обработки нормативных
документов.
6. В случае необходимости замена или возврат ранее разосланных
документов производится по указанию заместителя управляющего
делами - начальника общего отдела Администрации области.
7. Подлинники постановлений и распоряжений Главы Администрации
области в течение двух лет хранятся в секторе обработки
нормативных документов, а затем до 10 лет в архиве Администрации.
Они предоставляются для ознакомления сотрудникам аппарата
Администрации области, главам муниципальных образований городов и
районов, депутатам Государственной Думы и Законодательного
Собрания области по их требованию, а другим лицам - по разрешению
заместителя управляющего делами - начальника общего отдела.
По истечении десятилетнего срока указанные документы сдаются в
Государственный архив на постоянное хранение.
8. Передача подписанных подлинников актов Главы Администрации
области из сектора обработки нормативных документов не
допускается. Снятие копий с документов по заявкам организаций и
граждан возможна по разрешению заместителя управляющего делами -
начальника общего отдела или его заместителя. Количество отснятых
копий указывается в листе рассылки.
Передача копий нормативных актов представителям средств
массовой информации осуществляется только пресс-службой Главы
Администрации (Губернатора) области.
VIII. Порядок подготовки проектов областных законов,
решений и постановлений Законодательного Собрания,
вносимых на рассмотрение по инициативе Главы
Администрации (Губернатора) области
1. Ответственность за своевременную и качественную подготовку
проектов областных законов, решений и постановлений, вносимых на
рассмотрение Законодательного Собрания по инициативе Главы
Администрации (Губернатора) области, несут заместители Главы
Администрации (Губернатора) области.
Организационные вопросы, связанные с подготовкой,
согласованием и передачей на рассмотрение Законодательного
Собрания проектов областных законов, решений, постановлений,
осуществляет заместитель Главы Администрации (Губернатора) области
- управляющий делами.
2. Предложения заместителей Главы Администрации (Губернатора)
области, руководителей органов Администрации о разработке проектов
законов и решений для последующего их внесения в Законодательное
Собрание области направляются для изучения целесообразности
принятия документа и согласования с Главой Администрации
(Губернатором) области - управляющему делами.
3. Согласованные с Главой Администрации (Губернатором) области
предложения направляются заместителем Главы Администрации
(Губернатора) - управляющим делами для подготовки проекта закона
(решения, постановления) заместителю Главы Администрации
(Губернатора) области, в компетенцию которого входят затрагиваемые
вопросы.
Подготовка проектов правовых нормативных актов, вносимых на
рассмотрение Законодательного Собрания, осуществляется в
соответствии с регламентами работы аппарата Администрации области
и Законодательного Собрания области.
Заместители Главы Администрации (Губернатора) области и другие
должностные лица, ответственные за подготовку нормативных актов,
как правило, принимают участие в работе постоянных комиссий
Законодательного Собрания и заседании Законодательного Собрания
области при рассмотрении соответствующих проектов.
4. Подготовленные проекты законов (решений, постановлений)
вместе с листом согласования и пояснительной запиской с
обоснованием необходимости принятия данного проекта, его
характеристикой и финансово-экономическим обоснованием
представляются заместителю Главы Администрации (Губернатора)
области - управляющему делами для доклада Главе Администрации
(Губернатору) области.
Согласованный с Главой Администрации (Губернатором) области
проект направляется с сопроводительным письмом заместителем Главы
Администрации (Губернатора) области - управляющим делами
председателю Законодательного Собрания для включения в повестку
дня.
5. На подготовку проектов законов, решений, постановлений
устанавливается 20-дневный срок (если он не определяется конкретно
Главой Администрации (Губернатором) области), который исчисляется
с даты согласования подготовки его с Главой Администрации.
Проект должен быть направлен в Законодательное Собрание не
позднее чем за 10 дней до проведения очередного заседания.
6. Проекты законов, решений, постановлений, подготовленные
другими органами и лицами, требующие согласования (визирования) в
Администрации области, передаются из аппарата Законодательного
Собрания заместителю Главы Администрации (Губернатора) -
управляющему делами и направляются им соответствующим должностным
лицам для проработки и визирования.
Согласованные и завизированные проекты с внесенными
поправками, замечаниями и предложениями при необходимости
представляются Главе Администрации (Губернатору) области, а затем
направляются в Законодательное Собрание с сопроводительным письмом
заместителя Главы Администрации (Губернатора) области -
управляющего делами.
Для организации согласования и визирования проекта
устанавливается 15-дневный срок. Проект на согласовании,
визировании у должностного лица может находиться не более двух
рабочих дней, а при необходимости экспертизы - трех дней.
7. Закон, решение или постановление, принятые Законодательным
Собранием, поступают из аппарата Законодательного Собрания для
подписания Главой Администрации (Губернатором) области в сектор
делопроизводства общего отдела, где регистрируются и немедленно
передаются в юридический отдел для подготовки предложений о
подписании или отклонении его, которые готовятся в 5-дневный срок.
Закон (решение, постановление) с визой юридического отдела
передается через сектор делопроизводства заместителю Главы
Администрации (Губернатора) области - управляющему делами для
организации подписания Главой Администрации (Губернатором)
области.
В 10-дневный срок с момента поступления в Администрацию
области принятого закона (решения) он должен быть подписан или
возвращен в Законодательное Собрание с замечаниями и поправками
Главы Администрации (Губернатора) области для повторного
рассмотрения.
8. Подписанный закон (решение) после оформления в аппарате
Законодательного Собрания направляется с сопроводительным письмом
в общий отдел Администрации области для опубликования в
2-недельный срок.
9. Направление законов, решений заинтересованным организациям
и должностным лицам осуществляется соответствующими службами
аппарата Законодательного Собрания области.
VIII А. Порядок подготовки, заключения, организации
выполнения, прекращения действия и хранения договоров
и соглашений с участием администрации Ростовской области
(введен Постановлением Главы администрации РО
от 24.05.1999 N 176)
1. Порядок подготовки, заключения, организации выполнения,
прекращения действия и хранения договоров и соглашений с участием
Администрации Ростовской области определен постановлением Главы
Администрации области от 01.03.99 N 65.
2. Инициатива заключения договоров и соглашений может исходить
от органов государственной власти Российской Федерации, Главы
Администрации (Губернатора) области и его заместителей, субъектов
Российской Федерации, иностранных государств, российских и
зарубежных предприятий и организаций через соответствующих
заместителей Главы Администрации (Губернатора) области в
зависимости от характера затрагиваемых вопросов.
3. Основанием для подготовки проектов договоров и соглашений
или организации подписания представленных документов второй
стороной является резолюция Главы Администрации (Губернатора)
области на письме заместителя Главы Администрации (Губернатора)
области с предложением - обоснованием о заключении договора,
соглашения, им же определяется, кто должен подписать договор,
соглашение.
4. Подготовку, согласование и организацию подписания проводит
заместитель Главы Администрации (Губернатора) области, вносящий
предложение о заключении договора (соглашения). Согласование
документа проводится в соответствии с требованиями Регламента
работы аппарата Администрации области по подготовке нормативных
актов.
5. Оформление к подписанию согласованного текста договора,
соглашения проводится общим отделом Администрации области на
основании представленной исполнителем информации на бумажном и
магнитном носителях.
6. Ответственность за организацию процедуры подписания
соглашения несет заместитель Главы Администрации (Губернатора)
области, которому было поручено подготовить документ.
Общий отдел Администрации области обеспечивает
соответствующими атрибутами для подписания: пресс-папье, ручки,
флажки, папки.
7. Договоры и соглашения об осуществлении международных и
внешнеэкономических связей с субъектами иностранных федеративных
государств, административно-территориальными образованиями
иностранных государств и участии в деятельности международных
организаций подлежат предварительному согласованию с Министерством
иностранных дел Российской Федерации, а при необходимости - и с
другими федеральными органами исполнительной власти.
8. Договоры и соглашения, требующие утверждения
Законодательным Собранием области, вместе с соответствующим
проектом постановления передаются министерством экономики,
международных и внешнеэкономических связей через общий отдел
Администрации области в аппарат Законодательного Собрания области.
Необходимость представления договора или соглашения на
утверждение Законодательным Собранием области определяется
заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - министром
экономики, международных и внешнеэкономических связей, членом
Правительства.
9. Структурные подразделения Администрации области,
ответственные за подготовку и оформление договоров, соглашений, в
трехдневный срок с момента их подписания всеми сторонами передают
под роспись, подлинник договора, соглашения в сектор обработки
нормативных документов и выпуска постановлений и распоряжений
Главы Администрации области для регистрации, учета и хранения.
10. Организацию опубликования текстов договоров, соглашений
осуществляет общий отдел на основании представления министерства
экономики, международных и внешнеэкономических связей области,
утвержденного заместителем Главы Администрации (Губернатора)
области - управляющим делами.
11. Тексты договоров, соглашений по истечении срока действия
передаются сектором обработки нормативных документов и выпуска
постановлений и распоряжений Главы Администрации области для
хранения в архив Администрации области.
IX. Подготовка служебных документов
1. При подготовке и оформлении документов работники аппарата
руководствуются следующими основными требованиями:
Документы (письма, справки, информации, телеграммы и т. д.)
печатаются, как правило, на бланках установленного образца,
регистрируются в приемных руководителей (зам. Главы Администрации,
комитетов, управлений, отделов), то есть по месту их подписания.
К документу объемом более одной страницы составляется
заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание.
Содержание документа должно быть кратким, аргументированным,
обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем
информации.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона
проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа в
левом нижнем углу документа.
Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия
исходящего документа, завизированная исполнителем (при
необходимости с указателем рассылки), помещается в дело в
соответствии с номенклатурой дел.
В письмах-ответах указываются номер и дата документа, на
который дается ответ. Дата и номер письма выносятся в заголовок
его первого листа.
Документы подписываются должностными лицами в соответствии с
предоставленными им полномочиями. При подписании документа
указывается должность (полное наименование, если документ оформлен
не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке)
и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ.
Инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией.
Подписание документа, на котором обозначена подпись одного
должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом "за" или
косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не
допускается.
Представляемые на подпись документы должны быть завизированы
исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за
подготовку документов. Виза проставляется на лицевой стороне
последнего листа документа на нижнем его поле: на первом
экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних
документов, приложения к документу, на копии отправляемого
документа (кроме телеграммы).
Датой документа является дата его подписания или утверждения.
Индекс документа включает индекс по классификатору структурных
подразделений аппарата Администрации, через тире - номер дела по
номенклатуре, через косую черту - порядковый регистрационный
номер. Например: 10-5/60.
2. Подготовка проектов писем в федеральные органы возлагается
на заместителей Главы Администрации (Губернатора) области. Они
обязаны следить за прохождением писем в федеральных органах и
принимать меры по получению ответов на поставленные в них вопросы.
3. Телеграммы подписываются Главой Администрации
(Губернатором), его первым заместителем или заместителями по
согласованию с Главой Администрации (Губернатором) области.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов
(если при этом не искажается его содержание).
Копия телеграммы визируется исполнителем и руководителем
подразделения Администрации на лицевой стороне последнего листа в
нижней его части.
4. Письма печатаются в 3-х экземплярах (1-й экземпляр на
бланке), а телеграммы печатаются и тиражируются в зависимости от
количества адресатов.
Документы, подготовленные и используемые в подразделениях
аппарата Администрации, относятся к категории внутренних
документов и оформляются на чистых листах.
Х. Организация работы со служебными документами
1. Ведение делопроизводства в Администрации области и ее
подразделениях осуществляется службами делопроизводства.
На работников службы делопроизводства подразделений
Администрации возлагается выполнение следующих основных
обязанностей:
- прием, учет (регистрация) и распределение входящих
(поступающих) документов;
- учет (регистрация) внутренних документов;
- передача документов на рассмотрение руководителю и после
получения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственно
работнику - исполнителю;
- внесение в электронную карточку документа резолюций
руководителя или его переадресовку;
- учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов,
передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);
- контроль за прохождением и сроками рассмотрения (исполнения)
документов, писем граждан;
- организация справочно-информационной работы;
- подготовка проекта номенклатуры дел подразделения и в целом
Администрации, ведение и формирование дел в соответствии с
номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, подготовка и
передача дел в архив Администрации;
- выдача работникам документов и дел, контроль за их
возвратом;
- сверка наличия документов, находящихся на исполнении у
работников;
- анализ и информирование руководителя подразделения об
исполнении документов и поручений;
- подготовка предложений по совершенствованию работы с
документами;
- ознакомление работников с нормативными правовыми актами,
распорядительными, информационными и методическими документами по
вопросам, относящимся к организации делопроизводства;
- консультирование работников, проведение практических занятий
по вопросам работы с документами;
- подготовка заявок на изготовление печатей и штампов,
печатно-бланочной продукции, получение средств организационной
техники, канцелярских товаров;
- учет платежей, штампов и бланков документов, используемых в
подразделении.
2. Документы, поступившие в Администрацию области,
принимаются, учитываются и регистрируются сектором
делопроизводства. При вскрытии конвертов работником сектора
проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и
целостность документов, приложений к ним, сверяются номера
документов с номерами, указанными на конвертах. Неправильно
адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы,
пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
3. Корреспонденция с грифом "Лично" не вскрывается, на таком
пакете ставится штамп сектора, проставляется дата поступления и он
передается адресатам. Если в таком пакете находится служебный
документ, то после прочтения адресатом он передается в сектор для
регистрации.
4. На документах, поступивших в Администрацию и
зарегистрированных в установленном порядке, не разрешается вносить
какие-либо правки и пометки.
5. Письма депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации, Законодательного Собрания области
учитываются как служебная корреспонденция, за исключением
корреспонденции, имеющей отношение к обращениям граждан.
6. Начальник сектора делопроизводства (или лицо, замещающее
его) после предварительного ознакомления с каждым документом
сортирует их по адресатам, руководствуясь постановлением Главы
Администрации о распределении обязанностей и в соответствии с
классификатором структурных подразделений Администрации, и
определяет документы, подлежащие регистрации.
7. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из
вышестоящих органов, а также других организаций, требующих по
своему характеру решения или ответа.
8. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги
периодического издания, проспекты с научно-технической
информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки,
пригласительные билеты и другие документы (по определению
начальника сектора).
Документы, подготовленные в подразделении Администрации и
используемые внутри этого подразделения, относятся к категории
внутренних документов и регистрируются (учитываются) их службами
делопроизводства в журналах или компьютером.
Переписка по вопросам текущей деятельности между
подразделениями Администрации ведется, как правило, без
регистрации документов.
9. Письменные обращения граждан учитываются сектором
количественно и передаются для регистрации отделу писем и приема
граждан.
10. Работники сектора регистрируют корреспонденцию на ЭВМ в
день ее поступления с распечаткой 2-х экземпляров учтенных
карточек установленного образца. Одна из них прилагается к
документу, вторая помещается в справочную картотеку.
Запись производится непосредственно с документа с
использованием установленного набора обязательных реквизитов.
Информация о зарегистрированных документах, их прохождении и
исполнении хранится в базе данных автоматизированной системы не
менее 3 лет.
11. На всех входящих документах на нижнем поле первой страницы
документа справа проставляется регистрационный штамп, в котором
указываются дата поступления, индекс приемной, куда направляется
документ, и входящий номер документа.
На указах и распоряжениях Президента Российской Федерации,
правительственных документах регистрационный штамп с
соответствующими реквизитами проставляется на последнем листе
документа с обратной стороны в нижнем левом углу.
На документах, не подлежащих регистрации, в штампе
регистрационный номер не проставляется, а указывается только дата
поступления и индекс приемной или отдела, куда будет передан
документ.
Документы, адресованные министерствам, департаментам,
управлениям, комитетам, отделам, не входящим в состав структуры
аппарата Администрации, не регистрируются и передаются сектором по
назначению.
12. После регистрации в секторе на компьютере служебные
документы два раза в день с 11.30 до 12.00 и с 15.30 до 16.00
доставляются сотрудником сектора делопроизводства в секретариаты
(приемные), одновременно данный сотрудник получает в приемных
ранее переданные им документы с резолюциями руководителей.
Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам
немедленно.
13. Документы, переданные в секретариаты (приемные), изучаются
работниками приемных, по ним готовятся проекты резолюций и, как
правило, в тот же день лично докладываются руководителю.
Документы, переданные руководителям Администрации без личного
доклада, рассматриваются ими в тот же день или не позднее
следующего дня.
14. Поручения по рассмотренным документам отражаются в
резолюциях. Резолюция может проставляться на листке для резолюций
(при этом на него переносится необходимая информация) или
непосредственно на документе, на любой свободной от текста площади
(кроме полей) первого листа документа. Резолюция должна содержать
фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), задание (указание)
о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, формы
контроля, личную подпись и дату.
Резолюция руководителя на документе заносится в компьютер
секретарем приемной, а в его отсутствие - работником, кому поручен
этот вопрос, и вносится (передается по сети) в компьютер сектора
делопроизводства для дальнейшей переадресовки. Ответственность за
полный и своевременный перенос информации возлагается на
секретарей приемных (при выходе из строя ЭВМ документы передаются
обычным способом).
15. Направление документов с резолюцией в два и более адресов
обеспечивается работниками секретариатов (приемных) руководителей,
сделавших такую резолюцию.
Как правило, на документе не должно быть более одной
резолюции. Последующие резолюции необходимы, когда в них
детализируется порядок исполнения документа.
Работник сектора, получив рассмотренные документы в приемных,
через компьютер сектора передает информацию о документах с помощью
локальной компьютерной сети исполнителю, где прослеживается
дальнейший путь каждого служебного документа. Фамилия исполнителя,
текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и
исполнении документа вносятся в электронную карточку.
16. Работники сектора еженедельно проводят сверку прохождения
документов в структурных подразделениях аппарата Администрации.
Начальник сектора ежемесячно готовит сведения об исполнении
документов (кроме поручений Главы Администрации) для
информирования Главы Администрации (Губернатора) области.
17. Ответственным за исполнение документа является лицо,
указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа.
Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа
в установленный срок, ему предоставлено право созыва
соисполнителей.
Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя
представить все необходимые материалы. Они в равной степени несут
ответственность за своевременное и качественное исполнение
указания руководителя.
18. Копии документов с резолюциями Главы Администрации
(Губернатора), требующих контроля, передаются секретариатом Главы
Администрации (Губернатор) области через сектор делопроизводства в
группу контроля общего отдела.
19. Передача зарегистрированных документов из одного
подразделения Администрации в другое производится с согласия лица,
поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между
руководителями подразделений с соответствующим оформлением
переадресования через сектор делопроизводства. На оборотной
стороне последнего листа документа указывается фамилия и инициалы
руководителя подразделения, которому передается документ, а также
дата, время и на основании чего происходит переадресование (не по
назначению, по договоренности и т.д.).
20. Корреспонденция, полученная из аппаратов Администрации
Президента, Правительства, палат Федерального Собрания, членов
Совета Федерации и депутатов Государственной Думы РФ, если она не
адресована конкретному лицу, в тот же день передается для
рассмотрения Главе Администрации (Губернатору), а в его отсутствие
- (по согласованию с руководством секретариата) первому
заместителю Главы Администрации (Губернатора) области -
председателю Правительства.
Руководители структурных подразделений не позднее следующего
дня передают рассмотренную корреспонденцию исполнителям с
конкретной резолюцией, сроками исполнения и порядком отчетности по
фактическому исполнению.
21. Законы, указы, постановления, распоряжения вышестоящих
государственных органов после регистрации в секторе немедленно
передаются в юридический отдел. В тот же день - при утренней
почте, при вечерней - на следующий день, а срочные документы
немедленно передаются юридическим отделом на рассмотрение Главе
Администрации (Губернатору) области, а в его отсутствие - первому
заместителю Главы Администрации (Губернатора) области -
председателю Правительства.
Рассмотренные документы с резолюцией Главы Администрации
(Губернатора) или первого заместителя - председателя Правительства
возвращаются соответствующими секретариатами в юридический отдел,
который направляет их исполнителю не позднее, чем на следующий
день, а срочные - немедленно.
В случае, когда в резолюции не указан срок его исполнения,
правительственный документ исполняется в течение 10 рабочих дней.
Контроль за исполнением резолюции по законам, указам,
постановлениям и распоряжениям федеральных органов осуществляется
юридическим отделом.
22. Ознакомление ответственных работников Администрации с
поступившими документами по поручению руководства осуществляется в
течение 3-х часов с момента получения. Время нахождения документа
на ознакомлении отражается в специальной карточке. Контроль за
своевременным прохождением правительственных документов на
ознакомлении осуществляется юридическим отделом, а по другим -
сектором делопроизводства. Работник, ознакомившийся со служебным
документом, ставит свою подпись и дату.
23. При подготовке распорядительного документа Администрацией
области по правительственному документу последний находится на
исполнении в приемной руководителя до подписания постановления
(распоряжения) Главой Администрации (Губернатором) или снятия им
данного правительственного документа с контроля.
О принятом постановлении (распоряжении) Главы Администрации
исполнителем делается отметка на сопроводительном бланке в разделе
"Принято постановление, распоряжение", а по исполненным документам
- информация о выполнении, и документ возвращается в юридический
отдел.
24. Передача правительственных документов из приемной в
приемную, органам Администрации и другим ведомствам, минуя
юридический отдел, не допускается.
Снятие копий с правительственных документов проводится только
по указанию заместителей Главы Администрации или руководителя
структурного подразделения, о чем делается соответствующая запись
на сопроводительном листе документа.
25. Исходящие документы, подписанные руководителями
подразделений Администрации, регистрируются в подразделении, здесь
же хранятся и копии этих документов.
Копию письма визируют руководители соответствующих структур
Администрации области и заместители Главы Администрации,
ответственные за подготовку данного письма. На письма,
направленные в федеральные органы, в соответствующих приемных
заводятся карточки исходящей корреспонденции.
Копии писем, направляемых в адрес федеральных органов,
передаются исполнителем в сектор делопроизводства для передачи в
Представительство Администрации области при Правительстве
Российской Федерации с целью контроля за их реализацией.
Письма, адресованные в аппараты Президента, Правительства,
палат Федерального Собрания Российской Федерации, отправляются
адресатам только в первом экземпляре (оригинал).
Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем для
отправки в сектор делопроизводства. При этом к письму и телеграмме
прилагаются списки рассылки, необходимое количество копий для
рассылки и полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес,
а при ответе на входящий документ - также номер и дата.
Корреспонденция, поступившая в сектор делопроизводства для
отправки после 14 часов (кроме телеграмм и срочной
корреспонденции), отправляется следующим днем.
Письма и телеграммы в Администрацию Президента РФ, Федеральное
Собрание РФ, министерства и ведомства РФ, субъекты Российской
Федерации могут передаваться по системе связи "Атлас" и "Исток".
Все документы, подписанные руководителями Администрации,
высылаются адресатам только через сектор делопроизводства.
Письма, адресованные администрациям городов и районов области,
могут отправляться по электронной почте, для этого в сектор
делопроизводства представляется дискета с копией письма и списком
рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются
исполнителю.
На отправляемых депутатами Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации письмах (на конвертах) ставится
обратный адрес по месту расположения их офисов.
26. Начальник сектора делопроизводства осуществляет контроль
за установленным порядком прохождения служебных документов,
ежемесячно составляет сводку об их прохождении по приемным Главы
Администрации (Губернатора) области и его заместителей,
анализирует состояние работы по документообороту в структурных
подразделениях аппарата, информирует об этом начальника общего
отдела.
27. Все входящие, исходящие и внутренние документы, имеющие
конкретные задания, поручения и сроки исполнения, ставятся на
контроль с использованием ЭВМ в соответствующих приемных
руководителей.
В каждом структурном подразделении его руководителем
назначается лицо, ответственное за прохождение и контроль
исполнения служебных документов.
Ответ на служебный документ готовится исполнителем документа и
через сектор делопроизводства, после соответствующего оформления,
направляется адресату.
Исполненные документы, а также электронные базы данных
хранятся в делах приемных в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел и по истечении срока хранения сдаются в архив
или уничтожаются по акту.
При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни
работник подразделения Администрации с разрешения своего
непосредственного руководителя передает другому работнику
находящиеся у него на исполнении документы. При увольнении все
числящиеся за исполнителем документы также передаются
ответственному за делопроизводство работнику подразделения.
28. Номенклатура дел разрабатывается руководителями
структурных подразделений, обобщается общим отделом и
представляется на утверждение заместителю Главы Администрации
(Губернатора) области - управляющему делами.
29. Работа с секретными документами и документами с грифом
"Для служебного пользования" регламентируется специальными
инструкциями. Содержание служебных документов не подлежит
разглашению.
Служебные совещания, на которых рассматриваются вопросы,
содержащие государственную тайну, проводятся в соответствии с
Инструкцией по проведению мероприятий закрытого характера в
Администрации Ростовской области.
30. По истечении года лица, ответственные в подразделениях
аппарата за делопроизводство, обеспечивают отбор и оформление дел
на постоянное и временное хранение. Контроль за проведением этой
работы обеспечивает заведующий архивом Администрации области.
31. Ответственность за организацию и правильное ведение
делопроизводства в Аппарате Администрации возлагается на
заместителя Главы Администрации (Губернатора) области -
управляющего делами.
В каждом структурном подразделении аппарата Администрации
области ответственным за организацию и правильное ведение
делопроизводства является его руководитель.
При утрате документов руководитель подразделения Администрации
области назначает служебное расследование, о результатах которого
информирует заместителя Главы Администрации (Губернатора) области
- управляющего делами, а в случае разглашения содержащейся в
документах служебной информации докладывает заместителю Главы
Администрации (Губернатора) области - руководителю аппарата для
принятия мер.
Подразделения Администрации области могут использовать в
работе не противоречащие настоящему Регламенту методические
документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации
делопроизводства в подразделении.
Инструктивные письма управления делами по вопросам организации
и совершенствования работы с документами, устранения выявленных
недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для
исполнения в подразделениях Администрации области.
XI. Порядок рассмотрения письменных обращений
и организация личного приема граждан
(в ред. Постановления Главы администрации РО
от 19.07.1999 N 248)
1. Администрация области организует прием населения,
рассматривает жалобы, заявления и предложения граждан в пределах
своей компетенции.
Письменные предложения, заявления и жалобы граждан, полученные
по почте, регистрируются количественно сектором делопроизводства
общего отдела, проставляется штампик и дата. В тот же день
сотрудники службы писем и приема граждан получают в секторе
делопроизводства корреспонденцию по количеству под роспись и
проводят ее обработку и регистрацию.
В службе писем и приема граждан на лицевой стороне первого
листа проставляется дата поступления письма и регистрационный
номер.
Обращения, передаваемые гражданами во время личного приема,
принимаются должностным лицом, осуществляющим прием, и
регистрируются службой писем и приема граждан.
Поступившие в адрес руководителей Администрации области письма
с пометкой "лично", правильно указанными фамилией, инициалами и
должностью не вскрываются. Они передаются сектором
делопроизводства непосредственно в приемную руководителя, которому
адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются как
обращения, корреспонденция передается помощником руководителя в
службу писем и приема граждан для регистрации и направления по
принадлежности для рассмотрения.
Письменные обращения, передаваемые гражданами непосредственно
в Администрацию области, принимаются службой писем и приема
граждан.
В соответствии со статьей 3 Закона Российской Федерации от
05.03.92 N 2449-1 (ред. от 16.11.97) "О краевом, областном Совете
народных депутатов и краевой, областной администрации"
Администрация области не вправе самостоятельно принимать к
рассмотрению вопросы, отнесенные к компетенции других органов
государственной власти и управления или органов местного
самоуправления.
2. В службе писем и приема граждан все письма проверяются на
повторность поступления и регистрируются с использованием
компьютерной техники. Если обращение является повторным, материалы
по первому обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы.
По содержанию каждого обращения должностное лицо в службе
писем и приема граждан определяет, кому из руководителей
Администрации области направить его за подписью начальника службы
писем для рассмотрения.
Сообщения авторам писем о том, куда направлены для
рассмотрения их обращения, направляются за подписью начальника
службы писем и приема граждан на формализованных бланках. Возможны
и нестандартные обращения.
Не уведомляются, как правило, авторы писем, если:
- по содержанию письмо является некорректным или
бессмысленным;
- отсутствует полный адрес заявителя.
Ежедневно, в 17.00 (или по утвержденному графику) помощники
заместителей Главы Администрации (Губернатора) области и
должностные лица других структур получают письма по курируемым
вопросам в службе писем и приема граждан под роспись, срочные
обращения передаются незамедлительно.
Срок прохождения обращений граждан с момента поступления в
службу писем и приема граждан до передачи ведомству, которому
поручено рассмотрение письма, не должен превышать 2 дней.
Не допускается передача материалов из одного структурного
подразделения в другое, минуя службу писем и приема граждан.
Любая передача письменных предложений, заявлений и жалоб
граждан производится под роспись.
При необходимости срочной передачи поручения или дела на
доклад в течение дня специалист службы писем и приема граждан
забирает его из соответствующей приемной и передает по назначению.
Рассмотренное обращение с подписанным ответом передается в
службу писем и приема граждан помощниками заместителей Главы
Администрации (Губернатора) области и других руководителей или по
их поручению непосредственными исполнителями.
3. Поступившие в Администрацию области обращения граждан из
вышестоящих органов власти в случаях, если они взяты ими на
контроль, передаются службой писем и приема граждан с пометкой об
этом Главе Администрации (Губернатору) области или его
заместителям, которые определяют порядок их дальнейшего
рассмотрения. Ими же подписываются ответы на эти обращения в
вышестоящие инстанции и заявителям. В ответах заявителям
указывается, каким вышестоящим органом или должностным лицом
поручено рассмотрение письма.
Если в резолюции по исполнению обращения граждан значится
несколько исполнителей, то всю работу по организации рассмотрения
и направления ответа заявителю проводит должностное лицо,
указанное первым. Подготовленные ответы визируются всеми
исполнителями.
4. Обращения к Главе Администрации (Губернатору) области, его
заместителям передаются не позднее следующего дня на доклад
соответствующим руководителям, которые определяют исполнителей и
дают необходимые поручения.
5. На доклад Главе Администрации (Губернатору) области
передаются обращения, содержащие общественнозначимый характер,
вопросы деятельности кадров (назначения, злоупотребления, жалобы
на руководящих работников), а также по вопросам, связанным с
деятельностью правоохранительных, налоговых, таможенных органов и
Вооруженных Сил. Письма, передаваемые на доклад Губернатору,
непосредственно определяются начальником службы писем и приема
граждан.
Контроль за исполнением обращений, а также поручений, данных
Главой Администрации (Губернатором) области по обращениям граждан,
осуществляется его заместителями, руководителями структурных
подразделений. Контроль по срокам и фактическому исполнению
осуществляет служба писем и приема граждан.
Помощник заместителя Губернатора (исполнитель) готовит ответ
заявителю и в вышестоящие органы и при необходимости - информацию
Главе Администрации (Губернатору) области за подписью заместителя
Губернатора с четким докладом по существу затронутых вопросов или,
если вопрос не решен полностью, с предложением о продлении срока
исполнения. В случае выявления фактов нарушения конституционных
прав заявителя, информируют о принятых мерах к виновным и
принесении заявителю извинения. В ответе в вышестоящие органы и
информации указывается, что заявителю сообщено письменно о
результатах рассмотрения, информация визируется лицами, указанными
в поручении, и передается помощником заместителя Губернатора в
службу писем и приема граждан Администрации области, а затем
начальник службы передает их в секретариат Губернатора.
Подписанные Губернатором ответы или информации с резолюцией
Губернатора передаются секретариатом Губернатора в соответствующую
приемную заместителя Губернатора, а затем передаются помощникам в
службу писем и приема граждан для отправки адресатам, отметки в
компьютере и снятия с контроля.
Персональную ответственность за сохранность материалов дела
несет исполнитель, указанный первым в поручении.
6. Поступившие в сектор делопроизводства письма членов Совета
Федерации, депутатов Государственной Думы Российской Федерации и
Законодательного Собрания области, отражающие обращения к ним
граждан, передаются в службу писем и приема граждан с регистрацией
каждого письма сектором делопроизводства в специальном журнале.
7. Обращения, содержащие вопросы, отнесенные к ведению
городских, районных администраций, министерств, комитетов,
департаментов, управлений и отделов Администрации области, иных
организаций, направляются на рассмотрение в эти организации
непосредственно службой писем и приема граждан. Ответственность за
правомерность направления писем исполнителям возлагается на
начальника службы.
О направлении обращения на рассмотрение в города (районы) или
органы Администрации области служба писем и приема граждан
уведомляет авторов писем.
Извещения заявителям о направлении обращений на рассмотрение
исполнителям направляет служба писем и приема граждан.
В случае направления обращений на исполнение в приемные либо в
органы Администрации области извещения авторам писем направляются
через службу писем и приема граждан помощниками руководителей или
уполномоченными должностными лицами.
Государственные и общественные органы, предприятия,
учреждения, организации, их руководители и другие должностные лица
при рассмотрении предложений, заявлений и жалоб обязаны:
- внимательно разбираться в из существе, в случае
необходимости истребовать нежные документы, направлять работников
на места для объективного разрешения вопроса;
- принимать обоснованные решения по предложениям, заявлениям,
жалобам, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих
решений;
- сообщать гражданам в письменной форме о решениях, принятых
по предложениям, заявлениям, жалобам, а в случае их отклонения
указывать мотивы, по просьбам граждан разъяснять порядок
обжалования;
- систематически анализировать и обобщать предложения,
заявления, жалобы, содержащиеся в них критические замечания с
целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих
нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения
общественного мнения, совершенствования работы государственных и
общественных органов, предприятий, учреждений и организаций.
Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем
органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
Ответы гражданам о принятых по их обращениям мерах дают
руководители органов, в которые направлены эти обращения на
рассмотрение, в установленные сроки. Об исполнении обращений
администрациями городов, районов, ведомствами письменно
уведомляется служба писем и приема граждан Администрации области с
приложением копий ответов.
8. Непосредственное исполнение обращений граждан поручается
работникам структурных подразделений аппарата и органов
Администрации, администрациям городов и районов области.
В необходимых случаях для рассмотрения обращений создаются
комиссии в составе ответственных работников Администрации области,
депутатов всех уровней, представителей министерств, комитетов,
департаментов, управлений, отделов и иных организаций. В этих
проверках могут принимать участие сами заявители.
9. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в
Администрацию области, подлежат рассмотрению в срок до одного
месяца со дня их поступления, а не требующие дополнительного
изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней.
В целях предупреждения возможных задержек материалов при
прохождении их и ускорения работы с обращениями граждан,
требующими неотложного исполнения, могут использоваться цветные
сигналы "Весьма срочно" и "Срочно".
В случае, когда для рассмотрения обращения необходимо
проведение специальной проверки, истребование дополнительных
материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут
быть, в порядке исключения, продлены Главой Администрации
(Губернатором) области, его заместителями, но не более чем на один
месяц. О продлении срока информируются служба писем и приема
граждан и заявитель исполнителем обращения.
В особых случаях (рассмотрение дел в суде) продление срока
рассмотрения может быть разрешено на более длительное время, при
этом заявителю направляется промежуточный ответ.
Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей
рассматриваются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня
поступления. При необходимости эти сроки могут быть, в порядке
исключения, продлены Главой Администрации (Губернатором) области,
его заместителями, но не более чем на 15 дней, с сообщением
заявителю и службе писем и приема граждан.
Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие из
редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств
массовой информации в Администрацию области, рассматриваются в
порядке и в сроки, предусмотренные настоящим Регламентом.
Не подлежат рассмотрению анонимные обращения, не содержащие
конкретных данных о совершении преступлений, обращения лиц,
имеющих психические заболевания (если имеются на то
соответствующие подтверждения), заявления и жалобы которых носят
абстрактный характер, некорректные по тону или бессмысленные, а
также вопросы, не входящие в компетенцию Администрации области:
- пересмотр судебных решений и деятельности суда и
прокуратуры;
- вмешательство в расследование уголовных дел и ведение
следственных действий;
- разрешение трудовых, имущественных и иных
гражданско-правовых споров.
Государственные и общественные органы, предприятия,
учреждения, организации, их руководители и другие должностные
лица, к ведению которых не относится решение вопросов,
поставленных в предложениях, заявлениях, жалобах, направляют их не
позднее чем в 2-дневный срок по принадлежности, извещая об этом
заявителей, а при личном приеме разъясняют, куда им следует
обратиться.
10. Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны
ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые
меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной форме.
Ответы на обращения граждан подписываются тем заместителем
Главы Администрации (Губернатора) области, кому поручено
рассмотреть их или кому они направлены службой писем и приема
граждан.
11. Ответственность за организацию контроля за исполнением
поступивших в Администрацию области обращений граждан возлагается
на начальника службы писем и приема граждан Администрации области.
При нарушении порядка рассмотрения обращений граждан в
аппарате Администрации области городскими, районными
администрациями, министерствами, комитетами, департаментами,
управлениями, отделами, ведомствами незамедлительно информация о
фактах нарушений передается службой писем и приема граждан в
Главное контрольное управление Администрации области для принятия
мер и внесения предложений Губернатору области для наказания
виновных.
12. Личный прием граждан осуществляется Главой Администрации
(Губернатором) области, его заместителями по вопросам, отнесенным
к их ведению. В случае необходимости на прием приглашаются главы
муниципальных образований городов и районов, руководители
подразделений Администрации области. Время приемов устанавливается
согласно графику, который ежемесячно составляется начальником
службы писем и приема граждан и публикуется в печати. График
приема вывешивается в приемной службы на доступном для обозрения
месте.
13. Прием граждан ведется в помещении службы писем и приема
граждан Администрации области.
14. Заместители Главы Администрации (Губернатора) области, при
выезде на места с информационными группами, а также находясь в
командировках, как правило, предусматривают время для проведения
личного приема граждан в городских, районных администрациях.
После проведения заместителем Главы Администрации
(Губернатора) области личного приема граждан при выезде из места с
информационными группами или в командировках все материалы с
поручениями заместителя Главы Администрации (Губернатора) области
передаются в службу писем и приема граждан в целях количественного
учета, оформления и передачи исполнителям.
Рассмотрение принятых на выездных приемах писем проводится в
соответствии с установленным Регламентом порядком.
15. Предварительная беседа с гражданами, запись на прием,
организация и проведение личного приема возлагаются на начальника
службы писем и приема граждан. При обращении граждан по вопросам,
не отнесенным к ведению Администрации области, начальник службы
дает необходимые разъяснения по существу затрагиваемых проблем,
оказывает правовую помощь.
Определение конкретного руководителя Администрации области для
проведения личного приема гражданина производится начальником
службы писем и приема граждан в соответствии с вопросами,
отнесенными к ведению руководителей Администрации согласно
Распределению обязанностей между Главой Администрации
(Губернатором) области и его заместителями.
За два дня до начала приема материалы по приему граждан
передаются помощнику заместителя Главы Администрации (Губернатора)
области для ознакомления и выработки решения по затрагиваемым
вопросам.
Данные о гражданах, записанных на прием, заносятся в
компьютер. Контроль за исполнением принятых на приеме решений
осуществляет служба писем и приема граждан.
16. Служба писем и приема граждан ежеквартально готовит для
доклада Главе Администрации (Губернатору) области анализ
письменных и устных обращений граждан, поступивших в Администрацию
области, ежемесячно информирует Главу Администрации (Губернатора)
области и заместителя Главы Администрации (Губернатора) области -
управляющего делами о ходе рассмотрения обращений граждан в
области.
XII. Организация контроля и проверки
исполнения в Администрации области
1. Система контроля определяет организацию, порядок работы
должностных лиц с находящимися на контроле документами, регулярное
информирование Главы Администрации (Губернатора) области о ходе их
выполнения, своевременное предупреждение срыва сроков их
исполнения как в аппарате Администрации области, так и в других
исполнительных органах.
2. Контролю и проверке исполнения подлежат:
- резолюции руководства по указам и распоряжениям Президента
Российской Федерации, федеральным законам, постановлениям Совета
Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской
Федерации - юридическим отделом;
- постановления и распоряжения Главы Администрации области,
областные законы и решения Законодательного Собрания (в части,
касающейся деятельности Администрации области) - Главным
контрольным управлением Администрации области (далее ГКУ);
- поручения Главы Администрации (Губернатора) области -
группой контроля общего отдела;
- письма и обращения граждан - отделом писем и приема граждан;
- служебные письма - сектором делопроизводства общего отдела;
- решения Правительства области - секретариатом первого
заместителя Главы Администрации (Губернатора) области -
председателя Правительства области.
На контроль могут браться и другие документы, целесообразность
постановки которых определяет Глава Администрации (Губернатор)
области или его первый заместитель.
Поручения Главы Администрации (Губернатора) области
рассматриваются безотлагательно.
Контроль за исполнением документов должен обеспечивать их
своевременное и качественное исполнение, своевременное выявление
нарушения сроков выполнения заданий, представление руководству
информации о ходе и результатах исполнения документов.
Контроль исполнения включает:
- внесение в документы подконтрольных пунктов;
- учет служебных документов в аппарате Администрации;
- доведение документов до исполнителей;
- определение сроков предоставления информации о ходе
исполнения;
- контроль за сроками исполнения;
- направление напоминаний об истечении сроков исполнения;
- непосредственную проверку хода исполнения;
- проверку качества исполнения;
- учет и анализ результатов исполнения;
- снятие документов с контроля;
- подготовку информаций о снятии с контроля и исполнения.
3. Контроль за своевременным и полным исполнением
постановлений и распоряжений, законов и решений осуществляют Глава
Администрации (Губернатор) области, его заместители, заместитель
руководителя аппарата - начальник Главного контрольного управления
Администрации области, руководители структурных подразделений
Администрации области и уполномоченные ими лица.
Законы и решения Законодательного Собрания области, по которым
должны представляться информации об исполнении Администрацией
области, направляются на контроль в соответствующие структуры
аппарата по согласованию с Главой Администрации (Губернатором)
области заместителем Главы Администрации (Губернатора) области -
управляющим делами. О постановке на контроль таких документов
информация направляется в ГКУ.
4. Оперативный контроль за сроками исполнения постановлений и
распоряжений Главы Администрации, находящихся на контроле,
возлагается на секретариаты (приемные) Главы Администрации
(Губернатора) области и его заместителей, заместителя руководителя
аппарата - начальника Главного контрольного управления
Администрации области, руководителей структурных подразделений
Администрации.
Если контроль за выполнением возлагается на нескольких
должностных лиц или структурных подразделений, то созыв и
отчетность за реализацию постановления (распоряжения), законов и
решений возлагается на записанного первым. Организация и контроль
исполнения отдельных пунктов может поручаться различным
должностным лицам.
Заместители Главы Администрации (Губернатора) области или
другие должностные лица, на которых возлагается контроль за
исполнением, в течение 2-х дней после получения поручения
определяют в резолюциях меры по организации исполнения и сроки
представления информаций об исполнении с учетом введения
упреждающих (промежуточных) сроков контроля исполнения документов,
позволяющих внести соответствующие коррективы в процесс и сроки
его выполнения.
5. Отдел контроля исполнения, юридический отдел, отдел писем и
приема граждан, группа контроля и сектор делопроизводства общего
отдела, используя сетевую программу "Контроль исполнения
постановлений и распоряжений Главы Администрации области" и другие
формы, доводят до руководителей секретариатов (приемных) Главы
Администрации (Губернатора) области и его заместителей
установленные сроки предоставления информаций об исполнении.
Помощники заместителей Главы Администрации (Губернатора)
области должны регулярно контролировать сроки подачи сведений о
ходе выполнения постановлений и распоряжений, указов, законов,
решений, поручений и писем, пользуясь сетевой программой "Контроль
за исполнением постановлений и распоряжений Главы Администрации
области" и другими формами контроля.
6. По постановлениям и распоряжениям, законам и решениям
первая информация должна представляться в ГКУ не позднее 30 дней
после выхода поставленного на контроль документа (если не
установлен другой срок) и должна содержать сведения о принятых
мерах для выполнения контролируемого постановления или
распоряжения, закона или решения (принятые постановления или
распоряжения администрациями городов и районов по данному вопросу,
изданные приказы и т.д.).
7. Сбор информации, обработка и представление ее в
контролирующие структуры осуществляется под личную ответственность
помощником заместителя Главы Администрации (Губернатора) области
или другим должностным лицом, ответственным за контроль
документов, точно в установленные сроки отчетности или по их
требованию.
Информация о ходе выполнения или о выполнении контролируемого
документа должна быть конкретной, расположенной по очередности
пунктов постановления (распоряжения), закона или решения, письма,
и полной по каждому вопросу с указанием принимаемых конкретных мер
по реализации данных документов и исполнителей, завизирована
заместителем Главы Администрации (Губернатора) области или другим
должностным лицом, на которого возлагается контроль за исполнением
документа.
Несоблюдение сроков отчетности или неполнота представляемых
сведений считается нарушением хода выполнения постановления,
распоряжения, закона, решения, поручения, письма, о чем ставится в
известность Глава Администрации (Губернатор) области в
представляемой соответствующими структурами информации.
8. Руководители структурных подразделений Администрации
области и другие должностные лица, обеспечивающие фактическое
исполнение документов или отдельных их пунктов (мероприятий),
ответственны за своевременное, достоверное и объективное обобщение
хода выполнения документов и представление по ним информационного
материала в вышестоящие органы.
9. Информация об исполнении постановления (распоряжения),
закона, решения, документа и согласованное со всеми
заинтересованными должностными лицами предложение о снятии его с
контроля представляется в ГКУ помощником заместителя Главы
Администрации (Губернатора) области, осуществляющего контроль за
выполнением данного документа, не позднее пяти дней до
установленного срока его исполнения.
10. При невыполнении постановления (распоряжения), закона,
решения и отсутствии аргументированных объяснений причины
невыполнения и принимаемых мер отдел контроля исполнения
информирует об этом начальника Главного контрольного управления
Администрации области и вносит предложение о целесообразности
проведения контрольной проверки хода выполнения данного документа,
по результатам которой может направляться предписание ГКУ по
устранению выявленных недостатков.
11. Если в процессе реализации постановления (распоряжения),
закона, решения и других документов выясняется невозможность
соблюдения указанного срока, то лицом, ответственным за выполнение
данного документа, готовится на имя Главы Администрации
(Губернатора) области, за подписью осуществляющего контроль
заместителя Главы Администрации (Губернатора) области,
аргументированное представление о продлении срока действия данного
документа или снятии его с контроля в связи с объективной
невозможностью его дальнейшего выполнения (копия передается в
контролирующие структуры).
Продление срока исполнения постановления (распоряжения),
закона, решения или отдельных его положений должно быть оформлено
не менее, чем за 5 дней до истечения срока его выполнения.
В противном случае постановление (распоряжение), закон,
решение или отдельные их положения считаются не исполненными в
срок, о чем Главным контрольным управлением информируется Глава
Администрации (Губернатор) области, и вносятся предложения по
мерам.
12. Главное контрольное управление Администрации области
ежеквартально или по требованию представляет информацию о ходе
выполнения постановлений, распоряжений, законов, решений и целевых
программ и о мерах, принимаемых по обеспечению их выполнения,
Главе Администрации (Губернатору) области и его заместителям.
13. В случае принятия решения о снятии постановления
(распоряжения) с контроля отделом контроля исполнения готовится в
установленном порядке проект распоряжения Главы Администрации
области о снятии документов с контроля.
14. Письменные поручения с резолюциями Главы Администрации
(Губернатора) области направляются секретариатом всем указанным в
них адресатам. Если поручение дается нескольким должностным лицам,
то отчетность за исполнение этого поручения возлагается на
записанного в резолюции первым (если созыв не возложен на другого
исполнителя), который обязан при подготовке ответа учесть мнение
других исполнителей. Ответ должен быть ими завизирован или
согласован по телефону, о чем ответственный за исполнение должен
сделать соответствующую запись.
15. Копии поручений с грифом "Контроль", "Срочно", "Весьма
срочно" передаются секретариатом через сектор делопроизводства в
группу контроля общего отдела для организации контроля. Срок
исполнения поручений устанавливается Главой Администрации
(Губернатором) области. Поручения, по которым срок исполнения не
указан, исполняются в течение календарного месяца со дня
рассмотрения их Главой Администрации.
16. Каждый понедельник всем заместителям Главы Администрации
(Губернатора) области, начальнику Главного контрольного
управления, руководителям секретариатов Главы Администрации и
первого заместителя Главы Администрации - председателя
Правительства, другим исполнителям передается подготовленная
группой контроля общего отдела информация о письменных поручениях,
срок исполнения которых истекает на текущей неделе (с понедельника
по воскресенье (включительно). В течение недели заместители
информируют Главу Администрации (Губернатора) области накануне или
в день истечения указанного срока об исполнении конкретного
поручения.
Снятие с контроля письменных поручений согласовывается
исполнителем с Главой Администрации (Губернатором) области по
телефону или при личной встрече и при получении согласия
Губернатора на снятие с контроля на материалах поручения или
листках поручений исполнителем ставится виза: "Снять с контроля по
согласованию с В.Ф.Чубом", дата и подпись. Этот материал
немедленно передается в группу контроля общего отдела и является
основанием для снятия поручения с контроля.
В исключительных случаях по письменным поручениям Главы
Администрации готовится ответ (как правило, объемом не более 1
страницы). В таком случае соответствующая приемная самостоятельно
передает этот материал в секретариат Главы Администрации
(Губернатора) области и при получении резолюции Губернатора по
ответу представляет копию его (с резолюцией) в группу контроля
общего отдела, что также является основанием для снятия поручения
с контроля.
В случае невозможности исполнения поручения в указанный срок
вопрос о его продлении решается с Главой Администрации
(Губернатором) области не позднее, чем за 2 дня до его истечения,
и при положительном решении сообщается в группу контроля общего
отдела для соответствующей корректировки срока исполнения.
В пятницу группа контроля на основании данных, представляемых
исполнителями до 13.00, готовит Главе Администрации (Губернатору)
области информацию о неисполненных письменных поручениях. Такая
информация передается всем должностным лицам, ответственным за
исполнение поручений.
17. Каждый понедельник после планерки заместитель управляющего
делами - начальник общего отдела, а в его отсутствие - заместитель
начальника общего отдела оформляет протокол совещания у Главы
Администрации (Губернатора) области или его первого заместителя -
председателя Правительства, в котором указываются устные
поручения, сроки их исполнения и ответственные за исполнение. Этот
протокол передается в тот же день заместителям Главы Администрации
(Губернатора) области и всем другим указанным в нем исполнителям.
По мере исполнения поручений, но не позже 12.00 в пятницу,
работники приемных передают в группу контроля общего отдела
согласованную с исполнителем краткую информацию об исполнении
поручения или состояния работы с ним письменно или по телефону
63-15-93. При необходимости исполнителем представляется письменная
информация на имя Главы Администрации (Губернатора) области (как
правило, объемом не более 1 страницы) в группу контроля общего
отдела для приобщения ее к информации об исполнении протокола,
которая готовится и передается Главе Администрации (Губернатору)
области и другим ответственным за исполнение протокола лицам в
пятницу до 16.30.
18. Контролю подлежат все без исключения указы, распоряжения,
поручения Президента и Правительства Российской Федерации, в
которых содержатся порученческие пункты Администрации области или
по которым сделаны резолюции (поручения) Главой Администрации или
его первым заместителем.
По каждому такому указу, распоряжению, должностное лицо,
которому давалось поручение Главой Администрации (Губернатором)
области, готовит доклад об исполнении документов. Информация,
представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение
причин задержки.
Сроки исполнения указов, распоряжений и поручений Президента и
Правительства Российской Федерации исчисляются в календарных днях.
Если срок исполнения указанных документов не определен в
резолюции, то - устанавливается в один месяц и исчисляется с даты
их поступления в Администрацию.
Ответы по исполнению указов, распоряжений Президента и
Правительства Российской Федерации, законов Федерального Собрания
Российской Федерации готовит заместитель Главы Администрации, кому
поручен контроль, а подписывает, как правило, Глава Администрации
(Губернатор) области или его первый заместитель.
По указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, в
которых отсутствуют конкретные сроки исполнения и которые
рассчитаны на длительное действие, информация о ходе исполнения
представляется по запросу Главного контрольного управления
Президента Российской Федерации.
19. Исполнение писем и заявлений граждан контролируется в
соответствии с законодательством отделом писем и приема граждан.
20. Решения Правительства области контролируются в
соответствии с Регламентом работы Правительства.
21. Сроки исполнения контролируемых документов указываются в
текстах документов или поручений (резолюциях) руководителей.
Сроки выполнения документов исчисляются в календарных днях с
даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других
организаций - с даты поступления в Администрацию.
Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются,
как правило, в течение месяца со дня регистрации документа в
Администрации. Сроки представления информации о ходе исполнения
определяются Главой Администрации (Губернатором) области, его
заместителями, заместителем руководителя аппарата - начальником
Главного контрольного управления и другими должностными лицами,
ответственными за контроль исполнения.
Поручения с пометкой "Весьма срочно" исполняются в трехдневный
срок, "Срочно" - в пятидневный срок, если руководителем не
определен другой конкретный срок.
При необходимости изменения срока выполнения поручения
должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за два
дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение
мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.
Ответы на правительственные и директивные документы, а также
ответы на документы министерств и ведомств Российской Федерации
подлежат отправке не позднее, чем за 5 дней до истечения сроков,
указанных в этих документах.
При особых обстоятельствах, приведших к нарушению срока
исполнения лицом, ответственным за контроль, представляется
объяснительная записка, после чего может быть установлен новый
срок исполнения.
Сроки исполнения документов, установленные Главой
Администрации (Губернатором) области, могут быть изменены только
Главой Администрации (Губернатором). Целесообразность изменения
сроков исполнения необходимо обосновать в предложениях
заместителей Главы Администрации (Губернатора) области.
Снятие документов (поручений) с контроля производится после их
полного исполнения на основании распоряжения или резолюции Главы
Администрации (Губернатора) области, его заместителей.
Свидетельством исполнения является наличие подготовленного
исполнителем документа (справки) об исполнении с резолюцией Главы
Администрации (Губернатора) области или его устное указание.
Снять документ (поручение) с контроля может только
руководитель, поставивший его на контроль, или другое лицо по его
поручению.
22. При организации исполнения постановлений, распоряжений,
законов, резолюций и поручений Главы Администрации (Губернатора)
области применяются следующие меры упреждающего контроля:
- определение средств и методов контроля за своевременным
исполнением поручений, в том числе принятие решений
(постановлений, распоряжений и т.п.). Разработка планов, других
мероприятий с указанием конкретных сроков и должностных лиц,
ответственных за исполнение поручений;
- направление ответственным исполнителям предупредительных
запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о
принятых мерах по выполнению поручений. В случае возникновения
обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение поручений, в
промежуточной информации указываются причины этих обстоятельств и
принимаемые меры по обеспечению своевременного их выполнения;
- осуществление контрольных проверок хода исполнения
поручений;
- регулярное заслушивание на оперативных совещаниях либо
специальных заседаниях сообщений (отчетов) должностных лиц о
проделанной работе по выполнению поручений;
- проведение служебных расследований по фактам
несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений;
- внесение предложений по привлечению к ответственности
виновных должностных лиц.
XIII. Порядок представления к награждению
государственными наградами Российской Федерации
1. Государственные награды Российской Федерации являются
высшей формой поощрения граждан за выдающиеся заслуги перед
государством и народом.
2. Ходатайства о награждении государственными наградами
возбуждаются в коллективах предприятий, учреждений, организаций
независимо от форм собственности, либо органами местного
самоуправления муниципальных образований городов и районов
области.
Ходатайство адресуется Главе Администрации (Губернатору)
области, оформляется на бланках организаций, подписывается
руководителем. В нем кратко указываются мотивы представления к
награждению государственной наградой и наименование награды.
В ходатайстве должны быть отражены технико-экономические
показатели за последние 5 лет, а также документы, подтверждающие
своевременную уплату налогов в федеральный, областной, местный
бюджеты и выплату заработной платы работникам.
3. Кандидатура представляемого к награждению согласовывается с
главой администрации (мэром) города, района.
После согласования наградных документов у заместителей Главы
Администрации (Губернатора) области, курирующих соответствующие
отрасли, документы передаются в отдел по государственным наградам
и обеспечению социальных гарантий служащих Администрации области
для проверки правильности оформления.
Проверенные наградные документы передаются заместителю Главы
Администрации (Губернатора) области - руководителю аппарата,
который организует их рассмотрение Главой Администрации
(Губернатором) области.
4. Наградные листы, подписанные Главой Администрации
(Губернатором) области, возвращаются в областные организации для
направления в министерства и ведомства РФ. В случае отсутствия
вышестоящих федеральных органов, наградные документы с
ходатайством Главы Администрации (Губернатора) области
направляются в соответствующее Управление Президента Российской
Федерации.
5. Повторное награждение государственной наградой за новые
заслуги возможно не ранее чем через 3 года после предыдущего
награждения, за исключением награждения за совершение геройского
подвига, проявленное мужество, смелость, отвагу.
6. В случае отказа заместителем Главы Администрации
(Губернатора) области - руководителем аппарата направляется ответ,
где мотивируются причины отказа.
7. Ответственность за качественное оформление наградных
документов несут сотрудники отдела по государственным наградам и
обеспечению социальных гарантий государственных служащих области.
XIV. Порядок представления к награждению
Почетной грамотой Администрации Ростовской области,
Приветственным адресом, Благодарственным письмом
Администрации области
1. Почетная грамота Администрации Ростовской области,
Приветственный адрес, Благодарственное письмо являются формой
поощрения граждан за многолетний и добросовестный труд.
2. Подготовка материалов и награждение Почетной грамотой
Администрации Ростовской области осуществляется в соответствии с
Положением о Почетной грамоте Администрации Ростовской области
(постановления Главы Администрации области от 20.11.96 г. N 33 и
от 03.02.97 г. N 38).
3. По случаю юбилейных и знаменательных дат, иных событий в
адрес граждан, органов местного самоуправления, а также
коллективов предприятий, учреждений, организаций независимо от
форм собственности могут направляться Приветственные адреса
Администрации области.
Заместители Главы Администрации (Губернатора) области, чью
компетенцию затрагивает поднимаемый вопрос, согласовывают
возможность о поощрении с Главой Администрации (Губернатором)
области и при положительном решении дают соответствующие поручения
для оформления Приветственного адреса, Благодарственного письма.
Основанием для подготовки этих материалов является поручение
Главы Администрации (Губернатора) области.
4. Ответственность за подготовку текстов Приветственных
адресов, Благодарственных писем возлагается на заместителей Главы
Администрации (Губернатора) области. Текст Приветственного адреса,
Благодарственного письма согласовывается с пресс-службой Главы
Администрации (Губернатора) области.
5. Подписывается Приветственный адрес, Благодарственное письмо
Главой Администрации (губернатором) области.
6. Печатание Приветственных адресов, Благодарственных писем
осуществляет общий отдел Администрации области.
7. Выдачу папок и бланков Приветственных адресов,
Благодарственных писем, учет поощренных проводит отдел по
государственным наградам и обеспечению социальных гарантий
государственных служащих Администрации области.
8. Вручение Приветственных адресов, Благодарственных писем
проводит Глава Администрации (Губернатор) области или по его
поручению заместители Главы Администрации (Губернатора) области,
министры, другие руководители.
XV. Порядок публикаций официальных материалов и
работы с опубликованными критическими материалами
в средствах массовой информации
1. Публикация законов и решений Законодательного Собрания
области осуществляется на основании постановления Законодательного
Собрания области о необходимости публикации нормативных актов в
средствах массовой информации и организуется общим отделом
Администрации области в соответствии с постановлением Главы
Администрации области от 30.09.94 г. N 272 "Об организации
публикаций официальных документов Законодательного Собрания
области".
2. Публикация постановлений и распоряжений Главы Администрации
области производится на основании распоряжения Главы Администрации
(Губернатора) области от 05.06.97 г. N 213 "О размещении
документов Администрации области в СМИ и порядке оплаты услуг,
предоставленных средствами массовой информации".
Решения о публикации постановлений, распоряжений и иных
документов Администрации области принимаются руководителем
пресс-службы Главы Администрации (Губернатора) области, кроме
случаев, особо оговоренных принимаемыми документами, при наличии
визы руководителя пресс-службы.
Организационные вопросы по публикации проводит пресс-служба
Главы Администрации (Губернатора) области.
3. Заместители Главы Администрации (Губернатора) области,
руководители органов и структурных подразделений аппарата
Администрации области не позднее двух недель с момента
опубликования критических материалов направляют в соответствующие
средства массовой информации итоги рассмотрения публикаций. Ответы
должны носить конкретный характер, с обязательным указанием мер на
выступление в СМИ.
Контроль за своевременным реагированием на выступления в СМИ
возлагается на пресс-службу Главы Администрации (Губернатора)
области и Главное контрольное управление Администрации области.
4. Организационные вопросы по взаимодействию заместителей
Главы Администрации (Губернатора) области, руководителей
структурных подразделений аппарата Администрации со средствами
массовой информации по вопросам их деятельности и работы
Администрации осуществляются работниками пресс-службы Главы
Администрации (Губернатора) области.
XVI. Порядок подготовки и проведения
совещаний в Администрации области
1. Проведение совещаний по различным направлениям деятельности
определяется Главой Администрации (Губернатором) области или его
заместителями. Они предусматриваются в плане мероприятий на
квартал и неделю.
2. Ответственность за подготовку совещания возлагается на
заместителей Главы Администрации (Губернатора) или заместителя
руководителя аппарата - начальника Главного контрольного
управления, начальников комитетов, управлений, отделов должностным
лицом, принявшим решение о его проведении. Им же утверждается план
подготовки и порядок проведения совещания. Координация вопросов по
подготовке совещаний с участием Главы Администрации (Губернатора)
возлагается на Главное контрольное управление, им же готовится и
план обеспечения подготовки и проведения совещания.
3. Подготовка необходимых материалов (доклад, информации,
справки и т.д.), план подготовки, порядок проведения, составление
протокола поручений совещания, а также приглашение и регистрация
участников совещания возлагаются на аппараты заместителей Главы
Администрации (Губернатора), согласно плану подготовки совещания.
4. Звукозапись совещаний проводится общим отделом по
согласованию с Главой Администрации (Губернатором) области или его
первым заместителем.
В необходимых случаях проводится стенографирование
мероприятий. В таких случаях заявка подается в общий отдел
Администрации не позднее, чем за три дня до его проведения.
Стенограмма (расшифрованная аудиозапись) в трехдневный срок
после совещания передается общим отделом должностному лицу,
ответственному за его подготовку, для составления протокола
поручений.
Подписанный ведущим совещания протокол поручений передается
вместе с листом рассылки, завизированным ответственным за
подготовку совещания, в сектор делопроизводства отдела для
тиражирования и передачи на рассылку исполнителям и группе
контроля общего отдела.
Стенограммы и протоколы совещания передаются ответственным за
подготовку на хранение в секторе обработки нормативных документов
общего отдела Администрации области.
5. Порядок, срок и ответственный за подготовку информации об
исполнении поручений определяется должностным лицом, подписавшим
протокол.
6. Материально-техническое и хозяйственное обеспечение
проведения совещаний и обслуживание их участников возлагается на
социально-хозяйственное управление Администрации.
XVII. Порядок оформления отпусков работникам
аппарата Администрации, руководителям органов
Администрации, главам муниципальных образований
городов и районов области
1. Заявления на отпуск заместителями Главы Администрации
(Губернатора) области, заместителем руководителя аппарата -
начальником Главного контрольного управления пишутся на имя Главы
Администрации (Губернатора) области и оформляются распоряжением
Главы Администрации области.
2. Все остальные сотрудники аппарата Администрации области
пишут заявления на имя заместителей Главы Администрации
(Губернатора) области (кураторов) с последующей передачей
заявлений в управление по работе с кадрами для оформления
распоряжений.
Издаются указанные распоряжения за подписью заместителя Главы
Администрации (Губернатора) области - руководителя аппарата или
заместителя Главы Администрации (Губернатора) области -
управляющего делами на бланках "Администрация области.
Распоряжение".
Подготовку распоряжений, контроль за наличием необходимых виз
на заявлениях осуществляет управление по работе с кадрами, а
направление должностным лицам копий распоряжений в соответствии с
листом рассылки обеспечивает сектор обработки нормативных
документов общего отдела Администрации области.
3. Избранные главы муниципальных образований согласовывают
отпуск с Главой Администрации (Губернатором) области, а в его
отсутствие - с первым заместителем Главы Администрации -
председателем Правительства без оформления распоряжений.
4. Руководители органов Администрации области согласовывают
отпуск с Главой Администрации (Губернатором) области, а в его
отсутствие - с первым заместителем Главы Администрации
(Губернатора) области - председателем Правительства, с
визированием у заместителя Главы Администрации (Губернатора) -
куратора и первого заместителя Главы Администрации (Губернатора) -
председателя Правительства. Копии заявлений с визами передаются в
управление по работе с кадрами для учета использованных отпусков.
XVIII. Порядок получения разрешения и оформления
командировок работникам аппарата Администрации области
1. Для получения разрешения на выезд работников аппарата за
пределы области (в пределах России) соответствующий заместитель
Главы Администрации подписывает заявку определенной формы и
передает ее заместителю Главы Администрации (Губернатора) области
- управляющему делами для проведения согласования с Главой
Администрации (Губернатором) области, а в его отсутствие - с
первым заместителем.
Согласованная заявка на командировку является основанием для
оформления командировочного удостоверения.
2. Выезд сотрудников аппарата за пределы Российской Федерации
оформляется распоряжением Главы Администрации области, которое
готовится в соответствии с Регламентом работы аппарата
Администрации области.
Выезд руководителей органов Администрации за пределы
Российской Федерации согласовывается с Главой Администрации
(Губернатором) области.
3. Для получения командировочного удостоверения на
командировку в пределах области оформляется заявка установленного
образца на имя заместителя Главы Администрации (Губернатора)
области (куратора подразделения). Подписанная заявка является
основанием для оформления командировочного удостоверения.
4. Оформление командировочных удостоверений осуществляет
социально-хозяйственное управление, а удостоверение их подлинности
печатью - бухгалтерия Администрации области.
5. Подписывает командировочные удостоверения заместитель Главы
Администрации (Губернатора) области - управляющий делами.
6. По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней
сотрудник Администрации области обязан отчитаться в бухгалтерии о
командировочных расходах, а также представить непосредственному
руководителю информацию о проделанной в командировке работе.
На бланке авансового отчета заместители Главы Администрации
(Губернатора) области делают запись об информировании Главы
Администрации области по итогам командировки, а остальные
работники аппарата прилагают к авансовому отчету копию информации
о проделанной работе, представляемую ими непосредственному
руководителю.
XIХ. Печати, бланки и штампы
1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности,
ставится печать.
В Администрации области имеются следующие печати:
Гербовая печать - "Глава Администрации Ростовской области".
Ставится на документах, подписанных Главой Администрации
(Губернатором) области. Хранится у начальника сектора обработки
нормативных документов.
Гербовая печать - "Администрация Ростовской области". Ставится
на банковских документах, договорах по финансовым вопросам и
других документах, подписанных заместителями Главы Администрации
(Губернатора) области. Хранится у начальника сектора обработки
нормативных документов.
Гербовая печать - "Администрации Ростовской области. Для
финансовых документов". Ставится на финансовых и банковских
документах, подписанных должностными лицами Администрации области,
имеющими право подписи на финансовых и банковских документах, а
также на командировочных удостоверениях. Хранится у главного
бухгалтера.
Гербовые печати - "Глава Администрации Ростовской области",
"Администрация Ростовской области" (размер 30 мм) ставятся на
служебных удостоверениях Администрации области. Хранятся у
заместителя начальника управления по работе с кадрами - начальника
отдела учета и оформления кадров.
Простые печати с обозначениями "Администрация Ростовской
области":
"Управление по работе с кадрами" - ставится на справках и
трудовых книжках.
"Общий отдел" - ставится на документах, подписываемых
начальником общего отдела.
"Отдел по военно-мобилизационной работе" - ставится на
документах, регламентирующих работу отдела.
"Социально-хозяйственное управление" - ставится на
командировочных удостоверениях (о прибытии, убытии) и документах,
подписываемых начальником социально-хозяйственного управления.
"Сектор обработки нормативных документов" - ставится на
постановлениях и распоряжениях Главы Администрации области.
"Секретариат председателя Правительства Ростовской области" -
ставится на решениях Правительства области.
"Сектор делопроизводства" - ставится на телеграммах, описях
отправляемых телеграмм, описях писем, отправляемых за рубеж.
"Сектор организации пропускного режима" - ставится на
постоянных, временных и разовых пропусках.
"Спецчасть" - ставится на пакетах отправляемых документов,
реестрах, описях и разносных книгах на получаемую и отправляемую
секретную корреспонденцию.
Печати должны храниться в сейфах.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка
использования и хранения печатей в подразделениях Администрации
возлагаются на их руководителей.
2. Бланки документов, применяемые в Администрации области,
должны использоваться строго по назначению и без соответствующего
разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Бланки разрабатываются структурными подразделениями,
согласовываются с начальником общего отдела и утверждаются
заместителем Главы Администрации (Губернатора) области -
управляющим делами.
Структурные подразделения аппарата при направлении писем, как
правило, пользуются бланками "Администрация Ростовской области".
Бланки с продольным и угловым штампом имеют: пресс-служба
Главы Администрации (Губернатора) области, управление по
международным и внешнеэкономическим связям.
3. Для проставления отметок о получении, регистрации,
прохождении и исполнении документов, других отметок справочного
характера применяются соответствующие штампы.
4. Бланки и штампы должны храниться в сейфах или закрытых
шкафах.
5. Заказы на изготовление печатей и штампов подаются
работниками аппарата Администрации в общий отдел на согласование,
а утверждаются заместителем Главы Администрации (Губернатора)
области - управляющим делами. Изготовление печатей и штампов
возлагается на социально-хозяйственное управление.
XX. Выполнение машинописных, копировально -
множительных, типографских работ, магнитофонных
и стенографических записей
1. Печатание и копирование (тиражирование) документов
осуществляется в секторе машинописных и копировально-множительных
работ, а также непосредственно в подразделениях Администрации, на
компьютерах или пишущих машинах.
2. Машинописное бюро выполняет работы объемом более 2 печатных
страниц. Материалы до двух страниц машинописного текста и письма
печатаются в соответствующих приемных и только в отдельных случаях
- в машинописном бюро.
3. Материалы для выполнения машинописных работ принимаются
начальником сектора машинописных и копировально-множительных работ
от работников аппарата Администрации в соответствии с заказом на
бланке установленной формы за подписью начальника структурного
подразделения или его заместителя.
Заказ на выполнение машинописных или копировально-множительных
работ на выходные дни передается в письменной форме в пятницу до
15.00 с указанием объема работ начальнику сектора машинописных и
копировально-множительных работ с визой начальника общего отдела
или его заместителя.
Рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки должны быть
написаны разборчиво на одной стороне листа с соблюдением правил
орфографии и пунктуации, выполнены фиолетовыми, синими или черными
чернилами (пастой) и завизированы исполнителем.
Начальник сектора машинописных и копировально-множительных
работ вправе не принять для печатания материал, написанный или
правленный неразборчивым почерком, красными, зелеными чернилами
или карандашом.
4. Письма распечатываются на чистом листе бумаги и только
после визирования начальником соответствующего подразделения на
необходимом бланке через полтора интервала. Материалы, подлежащие
дополнительному редактированию, печатаются в одном экземпляре
через два интервала. Корректорские работы специалистами,
печатающими документы, не производятся.
На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу
проставляется отметка (колонтитул), которая содержит наименование
файла на машинном носителе, дату и место создания документа,
инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (по
требованию исполнителя) проставляются на лицевой стороне
последнего листа документа внизу слева.
5. Машинописные работы выполняются по трем категориям
срочности: весьма срочная, срочная и обычная.
Весьма срочная - при наличии визы заместителей Главы
Администрации (Губернатора) области - в срок до 4 часов.
Срочная - с визой начальника общего отдела - в течение дня.
Обычная - в течение двух дней.
Внеочередными машинописными работами являются поручения Главы
Администрации (Губернатора) области, материалы за его подписью.
Материал, сданный в сектор после 17 часов, выполняется на
следующий день.
При необходимости выполнения машинописных работ в другие сроки
разрешение дает начальник общего отдела или его заместитель.
6. Тиражирование документов производится в типографии или
копировально-множительном бюро. Заказы на множительные работы
оформляются на специальных бланках, подписанных руководителями
структурных подразделений или их заместителями, помощниками
заместителей Главы Администрации (Губернатора) области. Заказ
согласовывается с начальником общего отдела или его заместителем,
а по постановлениям и распоряжениям Главы Администрации области -
с начальником сектора обработки нормативных документов.
Тиражирование документов с расходом более 80 листов бумаги
производится, как правило, в типографии.
7. На копирование передаются первые экземпляры (подлинники)
материалов или качественно исполненные копии. Специалист
копировально-множительного бюро вправе не принимать к размножению
материал, не отвечающий соответствующим требованиям.
Не подписанный или не завизированный материал к размножению не
принимается.
8. Готовый материал выдается заказчику в копировально -
множительном бюро под роспись в журнале регистрации исполненных
работ.
В секторе машинописных и копировально-множительных работ
печатаются и тиражируются документы только служебного характера.
Объем выполненных работ учитывается на основании заказов.
Копирование бланков документов, используемых в Администрации, не
разрешается.
9. Звукозапись или стенографическую запись мероприятий,
проводимых с участием Главы Администрации (Губернатора) области
или его первого заместителя, обеспечивает общий отдел, если это
предусмотрено планом подготовки и проведения мероприятий.
Учет, техническую обработку и хранение звукозаписей в течение
3-х месяцев обеспечивает сектор машинописных и копировально -
множительных работ.
10. Стенографирование совещаний проводится при необходимости с
оплатой по договору. Заявки на стенографирование подаются в общий
отдел не позднее, чем за 3 дня до совещания.
Время на составление стенограммы устанавливается из расчета 1
час записи - 4 часа расшифровки.
Организация и проведение этой работы возлагается на
заместителя начальника общего отдела и начальника сектора
машинописных и копировально-множительных работ общего отдела
Администрации области.
11. Заказы на работы в типографии Администрации области
оформляются на специальном бланке, который подписывают
руководители комитетов, управлений, отделов, служб аппарата
Администрации области и их заместители.
Заказы согласовывает заместитель управляющего делами -
начальник общего отдела, а в его отсутствие - заместитель
начальника общего отдела, что является основанием для исполнения
заказа типографией.
Каждый заказ регистрируется в приемной общего отдела и ему
присваивается номер, без которого типография заказ не принимает.
После регистрации заказчик самостоятельно передает в типографию
документы, подлежащие тиражированию, а исполненный заказ получает
под роспись.
XXI. Порядок оформления документов к сдаче в архив
и использование архивных документов
1. Документы находятся в делах текущего делопроизводства в
течение двух лет, после чего сдаются в архив Администрации
области. Документы со сроками хранения до 3 лет могут в архив не
сдаваться, а храниться в структурных подразделениях.
2. Оформление дел для сдачи в архив Администрации области
проводится работниками структурных подразделений согласно
номенклатуре дел аппарата Администрации области, при методической
помощи архива Администрации области и госархива области.
3. Контроль за своевременным оформлением дел для сдачи в архив
и ответственность за передачу необходимых документов несет
заведующий архивом Администрации области.
4. Дела постоянного срока хранения переплетаются, нумеруются.
Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат
частичному оформлению: дела можно хранить в скоросшивателях, листы
не нумеруются.
На все завершенные делопроизводством дела постоянного и
временного хранения и дела по личному составу в структурных
подразделениях составляются описи, на основании которых документы
передаются в архив Администрации области.
При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в
делах. Вместе с делами в архив передаются и регистрационно -
контрольные картотеки на документы.
Ответственность за своевременное и качественное составление
описей дел несут руководители структурных подразделений.
5. Передача дел в архив Администрации осуществляется ежегодно
структурными подразделениями по графику, составляемому архивом
Администрации области и утверждаемому заместителем Главы
Администрации (Губернатора) области - управляющего делами.
6. Документы, находящиеся на хранении в архиве Администрации,
предоставляются сотрудникам подразделений Администрации для работы
в комнате архива, а в некоторых случаях - во временное пользование
(до 3 дней) вне архива под расписку. В необходимых случаях по ним
выдаются копии. Сотрудники несут ответственность за сохранность
полученных архивных материалов.
7. Постановления и распоряжения Главы Администрации и
распоряжения Администрации области после 2-летнего нахождения в
секторе обработки нормативных документов передаются на хранение в
архив, где выдаются по ним необходимые справки.
Материалы по обращениям граждан до 2 лет хранятся в отделе
писем и приема граждан, который дает по ним информацию, затем
также сдаются в архив Администрации области.
8. В государственный архив комитета по управлению архивным
делом Администрации области передаются дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их
передача осуществляется по описям. Осуществляет эту работу
заведующий архивом Администрации области.
XXII. Дежурство в Администрации области
1. Дежурство в Администрации области в приемной первого
заместителя Главы Администрации (Губернатора) области -
председателя Правительства ведется штатными работниками -
дежурными инспекторами ежедневно в рабочие дни с 18 часов текущего
дня до 9 часов следующего дня, а в выходные и праздничные дни -
круглосуточно. Организационные вопросы их работы решает
руководитель секретариата председателя Правительства области.
2. В праздничные и воскресные дни дежурство осуществляется
также заместителями Главы Администрации (Губернатора) области,
заместителем руководителя аппарата - начальником Главного
контрольного управления, начальником управления по работе с
кадрами по графику, который готовится общим отделом и утверждается
заместителем Главы Администрации (Губернатора) области -
руководителем аппарата.
В праздничные дни дополнительно могут назначаться дежурные из
числа руководителей министерств, комитетов, департаментов,
управлений, отделов, ведомств.
3. Дежурные руководствуются специальной инструкцией.
XXIII. Внутренний трудовой распорядок и создание
необходимых условий для работы сотрудников аппарата
1. Ответственность за организацию работы сотрудников аппарата,
соблюдение ими внутреннего трудового распорядка возлагается на
руководителей структурных подразделений.
2. Учет выхода на работу сотрудников ведется секретарями
руководителей или другими уполномоченными на то работниками.
Табель учета выхода на работу подписывается руководителем
структурного подразделения и в установленные сроки передается в
бухгалтерию.
3. За добросовестное отношение к работе с учетом эффективности
и качества работы работники аппарата могут быть представлены к
награждению государственными наградами, Почетной грамотой
Администрации области.
По ходатайству руководителя структурного подразделения
работник аппарата может премироваться и ему может оказываться
материальная помощь.
Вопросы премирования и оказания материальной помощи работникам
аппарата Администрации регламентируются постановлениями и
распоряжениями Главы Администрации области.
4. За допущенные нарушения трудовой и служебной дисциплины по
предложению руководителя структурного подразделения к работнику
могут применяться меры административного воздействия, вплоть до
освобождения от занимаемой должности.
5. Материально-техническое обеспечение работы сотрудников
аппарата возлагается на социально-хозяйственное управление
Администрации области.
Для получения оргтехники, канцтоваров, проведения ремонтных
работ руководители структурных подразделений подают заявку в
социально-хозяйственное управление.
XXIV. Порядок входа в здание
Администрации области, выноса и вноса имущества
1. Вход в здание Администрации области регламентируется
Инструкцией по организации пропускного режима в здании
Администрации области.
2. По своим служебным удостоверениям в здание пропускаются
категории граждан в соответствии с Инструкцией по организации
пропускного режима в здании Администрации области, утвержденной
заместителем Главы Администрации (Губернатора) области -
руководителем аппарата.
Утверждены три вида пропусков установленной формы:
Постоянный пропуск выдается сотрудникам организаций и
учреждений, расположенных в здании Администрации области, а также
представителям сторонних организаций по предварительным заявкам
руководителей структурных подразделений Администрации области на
имя начальника общего отдела.
Временный пропуск выдается сроком до одного месяца по
предварительным заявкам руководителей структурных подразделений
аппарата.
Заявки подаются на имя начальника сектора организации
пропускного режима и рассматриваются им.
Разовый пропуск выдается на каждое лицо отдельно на одно
посещение и дает право входа в здание только в день его выдачи и в
те подразделения, которые указаны в пропуске.
Список лиц, имеющих право заказа разовых пропусков,
утверждается заместителем управляющего делами - начальником общего
отдела Администрации области.
3. В случае проведения массовых (свыше 5 человек) мероприятий
(совещания, заседания и т.д.) их участники пропускаются по списку,
подписанному ответственным за проведение мероприятия, без
оформления разовых пропусков с предъявлением гражданами паспорта
или иного документа, удостоверяющего личность.
4. В выходные и праздничные дни в здание могут быть пропущены
лица только в случае служебной необходимости. Для этого
руководители структурных подразделений заранее подают на имя
начальника сектора списки таких лиц.
5. Иностранные граждане как ближнего, так и дальнего зарубежья
пропускаются в здание с разрешения начальника сектора организации
пропускного режима только в сопровождении ответственного лица по
заявкам структурных подразделений, согласованным с начальником
(заместителем) управления по международным и внешнеэкономическим
связям Администрации области.
6. Внос и вынос имущества и иных материальных ценностей в
здании осуществляется по заявкам руководителей соответствующих
структурных подразделений, завизированным работниками
социально-хозяйственного управления, под контролем сектора.
Заместитель управляющего делами -
начальник общего отдела
Администрации области
Н.И.ГРИВЕННЫЙ
|
