ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ
РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
от 2 апреля 1996 г. N 142
О СОЗДАНИИ В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ОБЛАСТИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПО
ОЦЕНКЕ ВАЖНОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Для организации в аппарате администрации области работы по
оценке важности документов и отбору их на постоянное хранение:
1. Создать экспертную комиссию в составе:
Носов Ф. С. - заместитель начальника общего
отдела, председатель комиссии
Шкриоба А. Г. - заведующая архивом -
секретарь комиссии
Члены комиссии
Головцова Н. Г. - главный специалист отдела
кадров контрольного управления
Балюкина Ю. А. - архивист Госархива (по согласованию)
Кузнецова Л. М. - начальник протокольного сектора
общего отдела
Лаврова Ш. А. - заведующая сектором наград
администрации области
Горбарчук Л. К. - заместитель главного бухгалтера
аппарата администрации области
Комиссия производит проверку качества обработки и
оформления документов, переданных или передаваемых в архив
администрации области.
2. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной
комиссии (ЭК) администрации области (прилагается).
3. Распоряжение главы администрации области от 22.03.94 г.
N 48 по данному вопросу считать утратившим силу.
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на
заместителя управляющего делами - начальника общего отдела
Гривенного Н. И.
Глава администрации
В. Ф. Чуб
Распоряжение вносит:
общий отдел администрации области
Приложение
к распоряжению
Главы администрации области
от 02.04.96 г. N 142
П О Л О Ж Е Н И Е
о постоянно действующей экспертной
комиссии (ЭК) по оценке важности документов в
аппарате администрации области
1. Общее положение.
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК)
создается в аппарате администрации области для организации и
проведения работы по экспертизе ценности документов в приемных
главы администрации, его заместителей, комитетах. отделах и других
подразделениях аппарата администрации.
1.2. В своей работе ЭК руководствуется законодательством
России, Законом РФ "Об Архивном фонде Российской Федерации и
архивах", правилами, инструкциями Комитета по делам архивов при
Правительстве Российской Федерации, нормативно-методическими
документами ГАС, настоящим Положением.
1.3. Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее
решения вступают в силу после их утверждения заместителем главы
администрации области по организационно-правовым вопросам или
управляющим делами.
1.4. Персональный состав экспертной комиссии утверждается
распоряжением главы администрации области.
II. В соответствии с возложенными на нее функциями ЭК:
2.1. Оказывает методическую помощь в организации
делопроизводства в аппарате администрации области.
2.1. Совместно с работниками аппарата администрации
области, отвечающими за делопроизводство, и ведомственным архивом,
проводит ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения или
подлежащих к уничтожению, принимает непосредственное участие в
экспертизе ценности документов.
2.3. Рассматривает и принимает решение об одобрении и
представлении в установленном порядке на утверждение или
согласование:
- сводных описей дел постоянного и долговременного (свыше
10 лет) сроков хранения, в том числе спецдокументации по личному
составу;
- актов о выделении к уничтожению дел, сроки хранения
которых истекли;
- предложений об изменении или уточнении сроков хранения
документов, установленных действующими нормативно-методическими
пособиями (перечни, инструкции, номенклатуры дел и пр.), а также
об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных
этими пособиями;
- сводной номеклатуры дел администрации области,
номенклатур дел его структурных подразделений;
- актов об утере или неисправимом повреждении документов
постоянного и долговременного сроков хранения, документов по
личному составу;
- графиков подготовки и передачи дел на госхранение.
2.4. Обязательному утверждению экспертно-проверочной
комиссией Комитета по управлению архивным делом администрации
области подлежат:
- описи дел постоянного и долговременного сроков хранения;
- предложения об уточнении, изменении, установлении сроков
хранения документов;
- акты о неисправимом повреждении и утрате документов
постоянного и долговременного сроков хранения, документов по
личному составу.
Подлежат согласованию с Комитетом по управлению архивным
делом администрации области перед их утверждением:
- описи дел по личному составу;
- инструкции о делопроизводстве и номенклатура дел
администрации области;
- положение об ЭК администрации области.
2.5. Проводит консультации для сотрудников администрации
области по вопросам работы с документами, экспертизы их ценности,
а также участвует в организации и проведении проверок состояния
работы с документами.
2.6. Участвует в работе по:
- организации использования документов, определению порядка
доступа к документам, имеющим ограниченные грифы, изменению и
снятию таких грифов;
- совершенствованию работы сотрудников администрации с
документами в структурных подразделениях по исполнению
социально-биографических и тематических запросов юридических и
физических лиц.
III. ЭК предоставляется право:
3.1. В пределах своей компетенции давать указания
структурным подразделениям и сотрудникам по всем вопросам работы с
документами.
3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений
розыска недостающих дел постоянного, долговременного хранения и
дел по личному составу, представления ими письменных объяснений в
случае утраты или неисправимого повреждения этих дел.
3.3. Запрашивать от специалистов структурных подразделений
заключения и предложения, необходимые для определения ценности и
сроков хранения документов.
3.4. В случае необходимости заслушивать на своих заседаниях
информации, отчеты руководителей структурных подразделений о
состоянии работы с документами ( обеспечение сохранности,
правильность формирования дела и оформления, утрата или умышленное
уничтожение, экспертиза ценности и подготовка к передаче в архив и
т. д.).
3.5. Принимать участие в организации работы по повышению
деловой квалификации сотрудников администрации по вопросам работы
со служебными документами.
3.6. Приглашать на заседание в качестве экспертов и
консультантов специалистов госархива области.
IV. Организация работы ЭК.
4.1. ЭК работает в тесном контакте с экспертно-проверочными
комиссиями Комитета по управлению архивным делом администрации
области.
4.2. Заседания комиссии проводятся по мере необходимости,
обязательно протоколируются.
Члены ЭК имеют право решающего голоса. Приглашенные
консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в
голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов. При
разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и
руководство администрации (в необходимых случаях по согласованию с
Комитетом по управлению архивным делом администрации области).
Особые мнения членов ЭК, экспертов и консультантов
заносятся в протокол заседания.
4.3. ЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеют
право принимать к рассмотрению и возвращать для доработки
некачественные и небрежно подготовленные документы.
4.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование
ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на
секретаря комиссии.
Начальник общего отдела
Н. И. Гривенный
|
